Hướng Dẫn In Hóa Đơn Điện Tử Chi Tiết Nhất 2024

Giới thiệu về in hóa đơn điện tử

Chào bạn, trong thời đại số hóa này, hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Nhưng nhiều khi, chúng ta vẫn cần in hóa đơn điện tử ra giấy để tiện lưu trữ, đối chiếu hoặc gửi cho khách hàng không quen sử dụng công nghệ. Vậy, làm thế nào để hướng dẫn in hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và đúng quy định? Bài viết này sẽ giải đáp tất tần tật, từ A đến Z, giúp bạn in hóa đơn điện tử một cách dễ dàng nhất.

Tại sao doanh nghiệp cần in hóa đơn điện tử?

Bạn có thể nghĩ rằng, thời đại 4.0 rồi, ai còn in hóa đơn nữa? Nhưng thực tế, việc in hóa đơn điện tử vẫn rất quan trọng, nhất là trong một số trường hợp cụ thể:

• Lưu trữ hồ sơ: Dù là bản điện tử, nhiều doanh nghiệp vẫn thích có bản cứng để lưu trữ cho chắc ăn. "Cẩn tắc vô áy náy" mà, đúng không?
• Đối chiếu, kiểm tra: Khi cần đối chiếu số liệu hoặc kiểm tra thông tin, bản in sẽ giúp bạn thao tác nhanh hơn so với việc mở file trên máy tính.
• Gửi cho khách hàng: Không phải khách hàng nào cũng quen với việc nhận hóa đơn điện tử. Đặc biệt là các bác lớn tuổi hoặc ở vùng sâu vùng xa, một tờ hóa đơn giấy vẫn là lựa chọn tối ưu.
• Yêu cầu từ cơ quan thuế: Trong một số trường hợp kiểm tra, thanh tra, cơ quan thuế có thể yêu cầu bạn cung cấp bản in hóa đơn điện tử.

Quy định pháp luật về in hóa đơn điện tử năm 2024

Trước khi bắt tay vào in ấn, chúng ta cần nắm rõ các quy định của pháp luật để tránh sai sót không đáng có. Theo Thông Tư 78 Thuế: Giải Mã Chi Tiết & Mới Nhất 2024, việc in hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Bản in phải đầy đủ nội dung: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, thông tin hàng hóa/dịch vụ, giá trị, thuế suất, tổng tiền thanh toán,...
• Phải có chữ ký số (nếu có): Nếu hóa đơn điện tử có chữ ký số thì bản in cũng phải thể hiện được chữ ký này.
• Đảm bảo tính toàn vẹn: Bản in phải giống hoàn toàn với bản gốc điện tử, không được chỉnh sửa, cắt xén.
• Tuân thủ quy định về lưu trữ: Bản in cũng phải được lưu trữ cẩn thận theo quy định của pháp luật về lưu trữ chứng từ kế toán.

Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo thêm Hóa Đơn Điện Tử Thông Tư 32: A-Z Cho Doanh Nghiệp để nắm rõ hơn về các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử nói chung. Nghe thì có vẻ phức tạp, nhưng thực ra cũng không quá khó đâu. Quan trọng là mình cứ làm đúng theo hướng dẫn là được.

Hướng dẫn chi tiết các bước in hóa đơn điện tử

Bây giờ, chúng ta sẽ đi vào phần quan trọng nhất: hướng dẫn in hóa đơn điện tử. Các bước thực hiện có thể khác nhau tùy thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng, nhưng về cơ bản sẽ bao gồm:

• Bước 1: Mở hóa đơn điện tử cần in.
• Bước 2: Chọn chức năng "In" (Print) hoặc "Xuất PDF" (Export PDF).
• Bước 3: Nếu chọn "Xuất PDF", hãy mở file PDF vừa tạo bằng phần mềm đọc PDF (ví dụ: Adobe Acrobat Reader).
• Bước 4: Trong phần mềm đọc PDF, chọn chức năng "In" (Print).
• Bước 5: Chọn máy in và các tùy chọn in (số lượng bản in, khổ giấy,...)
• Bước 6: Bấm "In" (Print) và chờ đợi thành quả.

Ví dụ thực tế: Mình hay dùng phần mềm hóa đơn điện tử của HuviSoft. Để in hóa đơn, mình chỉ cần mở hóa đơn đó ra, bấm vào nút "Tải về" (biểu tượng mũi tên xuống), chọn định dạng PDF, sau đó mở file PDF bằng Adobe Acrobat Reader và in như bình thường. Rất đơn giản và nhanh chóng.

Các lưu ý quan trọng khi in hóa đơn điện tử

Để đảm bảo việc in hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ và đúng quy định, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

• Kiểm tra kết nối máy in: Đảm bảo máy in đã được kết nối với máy tính và hoạt động bình thường.
• Chọn đúng máy in: Nếu có nhiều máy in, hãy chọn đúng máy in bạn muốn sử dụng.
• Kiểm tra mực in và giấy in: Đảm bảo máy in còn đủ mực và giấy để in.
• Xem trước bản in: Trước khi in, hãy xem trước bản in để đảm bảo không có lỗi về định dạng, nội dung,...
• In thử một bản: Nếu in số lượng lớn, hãy in thử một bản để kiểm tra trước khi in hàng loạt.

Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu thêm về Tra Cứu Biên Lai Điện Tử: A-Z Cho Doanh Nghiệp 2024 để nắm rõ các quy trình liên quan đến hóa đơn, biên lai điện tử.

Phần mềm hỗ trợ in hóa đơn điện tử nào tốt nhất?

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm hỗ trợ in hóa đơn điện tử. Mỗi phần mềm đều có những ưu, nhược điểm riêng. Để lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất, bạn nên cân nhắc các yếu tố sau:

• Tính năng: Phần mềm có đầy đủ các tính năng bạn cần hay không? (ví dụ: tạo hóa đơn, quản lý hóa đơn, in hóa đơn,...)
• Giá cả: Chi phí sử dụng phần mềm có phù hợp với ngân sách của bạn hay không?
• Độ ổn định: Phần mềm có hoạt động ổn định, ít lỗi hay không?
• Dễ sử dụng: Giao diện phần mềm có thân thiện, dễ sử dụng hay không?
• Hỗ trợ kỹ thuật: Nhà cung cấp phần mềm có hỗ trợ kỹ thuật tốt hay không?

Một số phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay bao gồm:

• HuviSoft: Phần mềm này được đánh giá cao về tính năng, độ ổn định và dễ sử dụng. Đặc biệt, HuviSoft có Phần mềm tra cứu hóa đơn rất tiện lợi, giúp bạn dễ dàng tra cứu và quản lý hóa đơn.
• MISA meInvoice: Đây là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử lâu đời và uy tín nhất trên thị trường.
• Bkav eHoadon: Bkav eHoadon được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ tính bảo mật cao.
• Viettel Invoice: Viettel Invoice phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, yêu cầu tính tùy biến cao.

Bảng so sánh nhanh một số phần mềm:

Câu hỏi thường gặp về in hóa đơn điện tử

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về việc in hóa đơn điện tử:

1. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu khi in không?
   Trả lời: Không. Hóa đơn điện tử đã có giá trị pháp lý khi được ký bằng chữ ký số. Bản in không cần đóng dấu đỏ của công ty.
2. In hóa đơn điện tử có cần dùng giấy đặc biệt không?
   Trả lời: Không bắt buộc. Bạn có thể in trên giấy A4 thông thường. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng và độ bền của bản in, bạn có thể sử dụng giấy in có chất lượng tốt hơn.
3. Tôi có thể in hóa đơn điện tử màu được không?
   Trả lời: Có. Việc in màu hay đen trắng không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử.
4. In hóa đơn điện tử bị mờ thì phải làm sao?
   Trả lời: Kiểm tra lại mực in và chất lượng giấy in. Nếu vẫn bị mờ, bạn nên in lại hóa đơn.

Kết luận

Hy vọng rằng, với hướng dẫn in hóa đơn điện tử chi tiết này, bạn đã có thể tự tin in hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và đúng quy định. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để được giải đáp nhé! Và đừng quên ghé thăm Phần mềm tra cứu hóa đơn của HuviSoft để quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!