Hướng Dẫn In Hóa Đơn Điện Tử Chuẩn Nhất 2024

Mục Lục

1. Tại sao cần in hóa đơn điện tử?

Trong thời đại số hóa, hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn giấy truyền thống. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc in hóa đơn điện tử vẫn là cần thiết. Ví dụ, khách hàng yêu cầu hóa đơn bản cứng, hoặc doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn cho mục đích kế toán, kiểm toán. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn in hóa đơn điện tử chi tiết, dễ hiểu, giúp bạn thực hiện nhanh chóng và đúng quy định.

Nói thật, nhiều khi mình cũng thấy phiền khi phải in hóa đơn điện tử, nhất là khi mọi thứ đang số hóa hết rồi. Nhưng mà đôi khi khách hàng lại thích cầm tờ hóa đơn trên tay hơn, cảm giác nó "thật" hơn ấy mà. Hoặc là mấy bác kế toán, bác nào cũng muốn có bản in để lưu trữ cho chắc cú. Nên thôi, cứ biết cách in cho nhanh gọn lẹ vẫn hơn.

2. Điều kiện để in hóa đơn điện tử

Trước khi đi vào hướng dẫn in hóa đơn điện tử, bạn cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Hóa đơn điện tử hợp lệ: Hóa đơn phải được phát hành và ký số hợp lệ, có đầy đủ thông tin theo quy định của pháp luật.
• Thiết bị in ấn: Máy in hoạt động bình thường, kết nối với máy tính và đã cài đặt driver.
• Phần mềm đọc file PDF: Cần có phần mềm đọc file PDF để mở và in hóa đơn (nếu hóa đơn được lưu dưới dạng PDF).
• Giấy in: Sử dụng giấy in có chất lượng tốt, kích thước phù hợp (thường là A4).

Nếu chưa đăng ký hóa đơn điện tử, bạn có thể tham khảo các thủ tục để đăng ký hóa đơn điện tử trên trang của Tổng cục Thuế. Hoặc bạn có thể tìm hiểu thêm về Hóa Đơn GTGT Theo Thông Tư 78 để hiểu rõ hơn về các quy định hiện hành.

3. Hướng dẫn in hóa đơn điện tử chi tiết

Có hai cách chính để in hóa đơn điện tử:

3.1. In trực tiếp từ phần mềm hóa đơn điện tử

Đây là cách nhanh chóng và tiện lợi nhất nếu bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Các bước thực hiện như sau:

1. Mở phần mềm hóa đơn điện tử: Đăng nhập vào phần mềm mà doanh nghiệp bạn đang dùng.
2. Tìm kiếm hóa đơn cần in: Sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm hóa đơn theo số hóa đơn, ngày phát hành, hoặc thông tin khách hàng.
3. Chọn chức năng in: Trong giao diện chi tiết hóa đơn, tìm nút "In" hoặc biểu tượng máy in.
4. Cài đặt in: Chọn máy in, số lượng bản in, và các tùy chọn khác (nếu cần).
5. In hóa đơn: Nhấn nút "In" để bắt đầu in hóa đơn.

Ví dụ, công ty tôi dùng phần mềm hóa đơn của HuviSoft, thao tác in cực kỳ đơn giản, chỉ cần vài click chuột là xong. Mà nói thật, cái phần mềm tra cứu hóa đơn này cũng tiện, tìm kiếm hóa đơn nhanh, quản lý cũng dễ nữa.

3.2. In từ file PDF hóa đơn điện tử

Nếu bạn nhận được hóa đơn điện tử dưới dạng file PDF, bạn có thể in theo các bước sau:

1. Mở file PDF hóa đơn: Sử dụng phần mềm đọc PDF như Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader, hoặc trình duyệt web (Chrome, Firefox, Edge) để mở file.
2. Chọn chức năng in: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P (Windows) hoặc Command + P (Mac) để mở hộp thoại in. Hoặc bạn có thể chọn "File" -> "Print" trong menu của phần mềm.
3. Cài đặt in: Chọn máy in, số lượng bản in, và các tùy chọn khác. Đảm bảo chọn đúng khổ giấy (A4) và chất lượng in phù hợp.
4. In hóa đơn: Nhấn nút "Print" để bắt đầu in.

Lưu ý: Đôi khi, file PDF hóa đơn có thể bị khóa, bạn cần có mật khẩu để mở và in. Mật khẩu này thường được cung cấp bởi bên phát hành hóa đơn.

4. Định dạng và yêu cầu khi in hóa đơn điện tử

Khi in hóa đơn điện tử, bạn cần đảm bảo các yêu cầu sau:

• Khổ giấy: Thường là A4.
• Chất lượng in: Đảm bảo rõ nét, không bị mờ, nhòe.
• Đầy đủ thông tin: Hóa đơn in ra phải đầy đủ các thông tin như trên hóa đơn điện tử gốc, bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, danh mục hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế GTGT (nếu có), tổng tiền thanh toán, chữ ký số (nếu có).
• Không chỉnh sửa: Tuyệt đối không được chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào trên hóa đơn sau khi in.

Việc in hóa đơn phải tuân thủ theo Thông Tư 78 Thuế và các văn bản pháp luật liên quan. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn thuế.

5. Lưu ý quan trọng khi in hóa đơn điện tử

• Kiểm tra kỹ thông tin: Trước khi in, hãy kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn để đảm bảo chính xác.
• Sử dụng máy in tốt: Máy in kém chất lượng có thể làm giảm độ rõ nét của hóa đơn.
• Lưu trữ bản in cẩn thận: Bản in hóa đơn cần được lưu trữ cẩn thận, tránh bị rách, mờ, hoặc mất.
• Đối chiếu với bản điện tử: Nên đối chiếu bản in với bản điện tử để đảm bảo tính nhất quán.

Một kinh nghiệm nhỏ của tôi là nên in một bản nháp trước khi in hàng loạt. Như vậy, nếu có sai sót gì thì mình còn kịp thời chỉnh sửa.

6. Các phần mềm hỗ trợ tra cứu và in hóa đơn điện tử

Ngoài các phần mềm hóa đơn điện tử, bạn có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ tra cứu và in hóa đơn điện tử như:

• Phần mềm tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế: Cho phép tra cứu thông tin hóa đơn đã được đăng ký với cơ quan thuế.
• Phần mềm đọc file PDF: Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader, Nitro PDF Reader,...
• Các phần mềm kế toán: Nhiều phần mềm kế toán hiện nay tích hợp chức năng quản lý và in hóa đơn điện tử.

Việc lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý hóa đơn điện tử.

7. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về in hóa đơn điện tử

8. Kết luận

Hy vọng với hướng dẫn in hóa đơn điện tử chi tiết này, bạn có thể dễ dàng thực hiện việc in ấn hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác. Đừng quên tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử để tránh gặp phải các rủi ro pháp lý. Chúc bạn thành công!