Kiểm Tra Số Hóa Đơn: Hướng Dẫn Chi Tiết & Lưu Ý Quan Trọng 2024

Tại sao phải kiểm tra số hóa đơn?

Chắc hẳn bạn đã từng nghe câu chuyện của một doanh nghiệp vừa và nhỏ nào đó bị phạt nặng vì sử dụng hóa đơn không hợp lệ, hoặc tệ hơn là hóa đơn giả. Tôi từng chứng kiến một người bạn làm kế toán phải vật lộn cả tuần để giải trình với cơ quan thuế chỉ vì một lô hóa đơn đầu vào có số hóa đơn không khớp với dữ liệu trên hệ thống. Hậu quả không chỉ là tiền phạt, mà còn là uy tín và thời gian của doanh nghiệp. Đó chính là lý do tại sao việc kiểm tra số hóa đơn lại quan trọng đến vậy, nó không còn là thủ tục mà đã trở thành một phần “văn hóa” bắt buộc trong quản trị tài chính.

Việc này giúp bạn xác minh tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn trước khi hạch toán và khấu trừ thuế. Một số hóa đơn “ma”, hóa đơn đã bị hủy bỏ hoặc số không tồn tại trên hệ thống của Tổng cục Thuế có thể khiến doanh nghiệp của bạn gặp rắc rối lớn. Theo thống kê không chính thức từ một số chuyên gia tư vấn thuế mà tôi trao đổi, số vụ vi phạm liên quan đến hóa đơn bất hợp pháp chiếm tỷ lệ không nhỏ trong các cuộc thanh tra, kiểm tra thuế hàng năm.

Các phương pháp kiểm tra số hóa đơn phổ biến

Hiện nay, có khá nhiều cách để bạn thực hiện việc kiểm tra số hóa đơn, từ thủ công đến tự động. Tùy vào quy mô và nguồn lực, bạn có thể lựa chọn phương án phù hợp.

Tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Đây là kênh chính thống và miễn phí. Bạn truy cập vào website của Tổng cục Thuế, tìm mục tra cứu hóa đơn và nhập các thông tin như mã số thuế người bán, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn. Phương pháp này cho kết quả chính xác nhất nhưng đôi khi tốn thời gian nếu bạn có lượng hóa đơn lớn cần kiểm tra. Tôi thấy nhiều kế toán trẻ mới vào nghề rất hay sử dụng cách này, vừa an toàn vừa… rèn tính kiên nhẫn!

Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên dụng

Đây là xu hướng tất yếu cho các doanh nghiệp hiện đại. Thay vì nhập liệu thủ công từng hóa đơn, các phần mềm tra cứu hóa đơn cho phép bạn tích hợp, tự động hóa quy trình. Chúng có thể kiểm tra hàng loạt hóa đơn cùng lúc, báo cáo chi tiết và thậm chí cảnh báo ngay lập tức nếu phát hiện hóa đơn nghi ngờ. Nếu bạn quan tâm đến giải pháp toàn diện hơn, có thể tham khảo bài viết hướng dẫn đầy đủ về kiểm tra hóa đơn cho doanh nghiệp của chúng tôi.

Kiểm tra qua ứng dụng di động “Hóa đơn điện tử”

Tổng cục Thuế cũng đã phát triển ứng dụng di động để người dùng thuận tiện tra cứu mọi lúc, mọi nơi. Chỉ cần quét mã QR trên hóa đơn điện tử là có thể xem được thông tin cơ bản về tính hợp lệ. Cách này rất tiện cho cá nhân hoặc khi bạn cần kiểm tra nhanh một vài hóa đơn lẻ.

Hướng dẫn chi tiết từng bước kiểm tra

Để bạn dễ hình dung, tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra số hóa đơn phổ biến nhất: tra cứu trên Cổng thông tin điện tử Thuế.

1. Truy cập cổng thông tin: Vào website chính thức của Tổng cục Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn).
2. Đăng nhập: Sử dụng tài khoản đã đăng ký (tài khoản chữ ký số của doanh nghiệp hoặc tài khoản cá nhân đã đăng ký).
3. Tìm chức năng tra cứu: Trong mục “Hóa đơn điện tử”, chọn “Tra cứu hóa đơn”.
4. Nhập thông tin: Điền đầy đủ các trường thông tin bắt buộc: Mã số thuế người bán, Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày lập hóa đơn. Lưu ý nhập chính xác, kể cả dấu chấm, dấu gạch.
5. Xem kết quả: Hệ thống sẽ trả về thông tin chi tiết về hóa đơn nếu nó hợp lệ và tồn tại. Nếu không tìm thấy hoặc hóa đơn đã bị hủy, hệ thống sẽ thông báo lỗi.

Đối với hóa đơn internet, quy trình có thể có chút khác biệt. Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn trong bài hướng dẫn chuyên sâu về kiểm tra hóa đơn internet.

So sánh các phương pháp kiểm tra hóa đơn

Những lưu ý “sống còn” khi kiểm tra số hóa đơn

Trong quá trình làm việc và tư vấn, tôi nhận thấy có một số lỗi mà nhiều doanh nghiệp hay mắc phải, dẫn đến hậu quả đáng tiếc.

• Không chỉ kiểm tra mỗi số hóa đơn: Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần số hóa đơn tồn tại trên hệ thống là đủ. Sai lầm! Bạn cần đối chiếu toàn bộ thông tin: mã số thuế người bán có đúng không? Tên công ty có khớp? Ngày lập hóa đơn có trong kỳ kế toán bạn cần hạch toán? Một hóa đơn “thật” nhưng của một công ty khác hoặc ở thời điểm khác vẫn là không hợp lệ.
• Kiểm tra ngay khi nhận hóa đơn, đừng chờ đến cuối kỳ: Thói quen để dồn hóa đơn đến cuối tháng, cuối quý mới kiểm tra là cực kỳ nguy hiểm. Nếu phát hiện hóa đơn có vấn đề, bạn sẽ không còn thời gian để liên hệ người bán điều chỉnh hoặc xuất lại hóa đơn mới. Hãy kiểm tra trong vòng 7-10 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn.
• Lưu ý về thông tư mới: Các quy định về hóa đơn điện tử luôn được cập nhật. Ví dụ, Thông tư 78/2021/TT-BTC (và các văn bản sửa đổi) có nhiều điểm mới về mẫu số, ký hiệu mà bạn cần nắm rõ để việc kiểm tra được chính xác.
• Cảnh giác với hóa đơn có giá trị bất thường: Những hóa đơn có giá trị quá lớn so với giao dịch thông thường, hoặc từ một nhà cung cấp mới xuất hiện cần được kiểm tra kỹ lưỡng gấp đôi.

Giải pháp phần mềm hỗ trợ kiểm tra toàn diện

Nếu doanh nghiệp bạn đang phát triển và số lượng hóa đơn ngày càng nhiều, việc đầu tư vào một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn bài bản là điều nên cân nhắc. Không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra số hóa đơn, các phần mềm này còn mang lại nhiều giá trị hơn thế.

Chúng giúp tự động hóa toàn bộ quy trình: từ lúc nhận file hóa đơn điện tử (pdf, xml), trích xuất thông tin, gửi lên hệ thống Tổng cục Thuế để xác minh, đến lưu trữ và phân loại. Bạn sẽ nhận được báo cáo tức thì về hóa đơn hợp lệ, hóa đơn nghi ngờ (số không tồn tại, đã hủy, MST không đúng…). Điều này giúp bộ phận kế toán giảm tới 80% thời gian làm việc thủ công và quan trọng hơn là giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất. Tôi đã thấy nhiều khách hàng nhẹ nhõm hẳn sau khi triển khai phần mềm, họ có thời gian tập trung vào phân tích tài chính thay vì ngồm ghiền kiểm tra từng con số.

Hơn nữa, một số phần mềm tiên tiến còn tích hợp sẵn tính năng cảnh báo theo quy định mới nhất của Bộ Tài chính, giúp doanh nghiệp bạn luôn cập nhật và tuân thủ pháp luật một cách chủ động.

Câu hỏi thường gặp về kiểm tra số hóa đơn

Kiểm tra số hóa đơn có mất phí không?

Việc tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế là hoàn toàn miễn phí. Các phần mềm của bên thứ ba sẽ có phí dịch vụ hoặc phí bản quyền tùy theo nhà cung cấp và gói tính năng.

Nếu kiểm tra thấy hóa đơn không tồn tại trên hệ thống thì phải làm sao?

Trước hết, hãy kiểm tra lại thông tin bạn đã nhập có chính xác tuyệt đối chưa (MST, ký hiệu, số hóa đơn). Nếu vẫn báo lỗi, bạn cần liên hệ ngay với bên bán hàng để thông báo và yêu cầu họ kiểm tra lại. Có thể hóa đơn chưa được kê khai lên hệ thống, bị ghi sai số, hoặc đã bị hủy. Tuyệt đối không được hạch toán hay thanh toán cho hóa đơn đó cho đến khi có hóa đơn hợp lệ thay thế.

Có bắt buộc phải kiểm tra tất cả hóa đơn đầu vào không?

Về mặt pháp lý, không có quy định nào bắt buộc bạn phải kiểm tra từng hóa đơn. Tuy nhiên, trách nhiệm chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu thuộc về doanh nghiệp bạn. Do đó, việc kiểm tra là cách tốt nhất để bạn tự bảo vệ mình, tránh bị truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính về sau. Nó giống như việc bạn mua hàng vậy, kiểm tra kỹ bao giờ cũng yên tâm hơn là cứ thế mà nhận.

Khoảng thời gian nào thì hóa đơn được cập nhật lên hệ thống tra cứu?

Thông thường, sau khi người bán thực hiện kê khai và nộp tờ khai thuế GTGT (hàng tháng hoặc hàng quý), thông tin hóa đơn sẽ được cập nhật lên hệ thống dữ liệu tập trung của Tổng cục Thuế. Vì vậy, có thể có độ trễ từ vài ngày đến vài tuần tùy vào kỳ kê khai của người bán. Đây là lý do vì sao đôi khi bạn không tra cứu được hóa đơn mới nhận ngay lập tức.

Tóm lại, kiểm tra số hóa đơn là công việc tưởng chừng đơn giản nhưng lại đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro về thuế và pháp lý. Dù bạn chọn phương pháp thủ công hay tự động hóa bằng phần mềm tra cứu hóa đơn, hãy biến nó thành một quy trình bắt buộc và thực hiện một cách nghiêm túc, kịp thời. Đầu tư thời gian và công sức cho việc này ngay hôm nay chính là cách bạn tiết kiệm chi phí và bảo vệ uy tín cho doanh nghiệp trong tương lai.