Tại sao lưu trữ hóa đơn điện tử lại quan trọng đến vậy?

Bạn biết đấy, trong thời đại số hóa này, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu. Nhưng, chỉ xuất hóa đơn điện tử thôi chưa đủ, việc lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn, bảo mật và tuân thủ pháp luật mới là điều quan trọng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc lưu trữ hóa đơn điện tử, các phương pháp lưu trữ hiệu quả và những lưu ý quan trọng để tránh rắc rối về sau. Nghe có vẻ khô khan nhưng thực tế lại rất gần gũi với công việc hàng ngày của chúng ta, đặc biệt là những ai làm trong lĩnh vực kế toán, tài chính. Đọc tiếp nhé, tôi tin chắc bạn sẽ tìm thấy những thông tin hữu ích!

Tầm quan trọng của lưu trữ hóa đơn điện tử

Ngày xưa, khi còn dùng hóa đơn giấy, việc lưu trữ là cả một vấn đề. Nào là tủ đựng hồ sơ chiếm diện tích, nào là nguy cơ mất mát, hư hỏng do ẩm mốc, mối mọt. Giờ đây, với hóa đơn điện tử, mọi thứ đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Tuy nhiên, không phải cứ có hóa đơn điện tử là xong, việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách mang lại rất nhiều lợi ích:

• Tuân thủ pháp luật: Như bạn biết, việc lưu trữ hóa đơn là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật. Việc lưu trữ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có.
• Dễ dàng tra cứu và đối chiếu: Khi cần tìm kiếm một hóa đơn nào đó, bạn chỉ cần vài thao tác đơn giản trên máy tính là có thể tìm thấy ngay lập tức. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức hơn rất nhiều so với việc lục tung cả tủ hồ sơ. Đặc biệt khi cần Kiểm Tra Số Hóa Đơn Điện Tử: 5+ Cách Nhanh & Chuẩn, việc này trở nên cực kỳ đơn giản.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ vật lý và nhân công quản lý hóa đơn.
• Bảo vệ môi trường: Góp phần giảm thiểu lượng giấy thải ra môi trường, hướng tới một tương lai xanh hơn.

Quy định pháp luật về lưu trữ hóa đơn điện tử

Nói đến pháp luật thì có vẻ hơi "khô", nhưng thực tế thì nắm vững các quy định này sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều rắc rối đấy. Theo quy định hiện hành, việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Tính toàn vẹn: Hóa đơn phải được lưu trữ đầy đủ, không bị sửa đổi, tẩy xóa.
• Tính bảo mật: Đảm bảo an toàn, không bị truy cập trái phép.
• Thời gian lưu trữ: Theo quy định của Luật Kế toán, thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử là tối thiểu 10 năm.
• Khả năng truy xuất: Dễ dàng truy xuất và cung cấp thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Bạn có thể tham khảo thêm các văn bản pháp luật liên quan như Luật Kế toán, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ để nắm rõ hơn các quy định chi tiết.

Các hình thức lưu trữ hóa đơn điện tử phổ biến

Hiện nay, có rất nhiều hình thức lưu trữ hóa đơn điện tử khác nhau. Mỗi hình thức đều có ưu và nhược điểm riêng. Dưới đây là một số hình thức phổ biến:

• Lưu trữ trên máy tính cá nhân: Đây là hình thức đơn giản nhất, tuy nhiên lại tiềm ẩn nhiều rủi ro về bảo mật và an toàn dữ liệu. Nếu máy tính bị virus tấn công, ổ cứng bị hỏng thì nguy cơ mất dữ liệu là rất cao.
• Lưu trữ trên ổ cứng di động, USB: Hình thức này có ưu điểm là tính di động cao, dễ dàng mang theo. Tuy nhiên, cũng giống như lưu trữ trên máy tính cá nhân, hình thức này cũng không đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu.
• Lưu trữ trên dịch vụ đám mây: Đây là hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Với dịch vụ đám mây, dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ trên các máy chủ đặt tại các trung tâm dữ liệu hiện đại, đảm bảo an toàn và bảo mật. Ngoài ra, bạn có thể truy cập dữ liệu của mình từ bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào chỉ cần có kết nối internet.
• Sử dụng phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử: Đây là giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Phần mềm sẽ giúp bạn tự động hóa quá trình lưu trữ, quản lý và tra cứu hóa đơn. Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp nhiều tính năng bảo mật giúp bảo vệ dữ liệu của bạn một cách tốt nhất.

Phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử: Giải pháp tối ưu

Như đã đề cập ở trên, việc sử dụng phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Các Phần mềm tra cứu hóa đơn hiện nay không chỉ giúp bạn lưu trữ hóa đơn một cách an toàn, bảo mật mà còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác như:

• Tự động hóa quá trình lưu trữ: Phần mềm sẽ tự động tải về và lưu trữ hóa đơn từ email, cổng thông tin của nhà cung cấp.
• Quản lý hóa đơn tập trung: Tất cả hóa đơn sẽ được lưu trữ tại một nơi duy nhất, giúp bạn dễ dàng quản lý và tra cứu.
• Tìm kiếm nhanh chóng: Bạn có thể tìm kiếm hóa đơn theo nhiều tiêu chí khác nhau như số hóa đơn, ngày hóa đơn, nhà cung cấp,...
• Báo cáo thống kê: Phần mềm sẽ cung cấp các báo cáo thống kê về tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
• Tích hợp với các phần mềm khác: Phần mềm có thể tích hợp với các phần mềm kế toán, quản lý khác để tối ưu hóa quy trình làm việc.

Khi lựa chọn phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử, bạn nên cân nhắc các yếu tố sau:

• Uy tín của nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp có uy tín, kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
• Tính năng của phần mềm: Đảm bảo phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết cho doanh nghiệp của bạn.
• Khả năng bảo mật: Phần mềm phải có các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu của bạn.
• Chi phí: So sánh chi phí của các phần mềm khác nhau để lựa chọn phần mềm phù hợp với ngân sách của bạn.

Một số phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay bao gồm: MISA eSign, BKAV eHoadon, Viettel CA,...

Những lưu ý quan trọng khi lưu trữ hóa đơn điện tử

Để đảm bảo việc lưu trữ hóa đơn điện tử được thực hiện đúng cách, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp: Cân nhắc kỹ các hình thức lưu trữ khác nhau để lựa chọn hình thức phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.
• Đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn: Không được sửa đổi, tẩy xóa hóa đơn sau khi đã được phát hành.
• Bảo mật thông tin: Thiết lập các biện pháp bảo mật để ngăn chặn truy cập trái phép vào dữ liệu hóa đơn.
• Sao lưu dữ liệu thường xuyên: Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ để phòng ngừa rủi ro mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật.
• Tuân thủ quy định của pháp luật: Nắm vững và tuân thủ các quy định của pháp luật về lưu trữ hóa đơn điện tử.

Đừng quên rằng, việc Ký Hóa Đơn Điện Tử: Thủ Tục, Lợi Ích & Lưu Ý 2024 cũng rất quan trọng, hãy đảm bảo hóa đơn của bạn được ký hợp lệ trước khi lưu trữ.

Đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu

An toàn và bảo mật dữ liệu là yếu tố then chốt trong quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử. Dưới đây là một số biện pháp bạn có thể áp dụng để bảo vệ dữ liệu của mình:

• Sử dụng mật khẩu mạnh: Đặt mật khẩu mạnh cho tài khoản lưu trữ hóa đơn và thay đổi mật khẩu thường xuyên.
• Kích hoạt xác thực hai yếu tố: Bật tính năng xác thực hai yếu tố để tăng cường bảo mật.
• Sử dụng phần mềm diệt virus: Cài đặt và cập nhật thường xuyên phần mềm diệt virus để bảo vệ máy tính khỏi các phần mềm độc hại.
• Kiểm soát quyền truy cập: Chỉ cấp quyền truy cập vào dữ liệu hóa đơn cho những người có liên quan.
• Sử dụng kết nối an toàn: Truy cập vào dữ liệu hóa đơn qua kết nối internet an toàn (ví dụ: HTTPS).

Tôi thấy nhiều doanh nghiệp chủ quan trong vấn đề bảo mật này. Họ nghĩ rằng dữ liệu hóa đơn không quan trọng lắm. Nhưng thực tế, nếu dữ liệu này bị đánh cắp, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với rất nhiều rủi ro, từ việc bị phạt hành chính đến việc mất uy tín với khách hàng.

Bảng so sánh các hình thức lưu trữ hóa đơn điện tử

Câu hỏi thường gặp về lưu trữ hóa đơn điện tử

Câu hỏi 1: Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?

Theo quy định của Luật Kế toán, thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử là tối thiểu 10 năm.

Câu hỏi 2: Hóa đơn điện tử bị mất thì phải làm sao?

Bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu cấp lại hóa đơn. Hoặc bạn có thể truy xuất lại hóa đơn từ hệ thống lưu trữ của mình (nếu bạn đang sử dụng phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử).

Câu hỏi 3: Có cần in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ không?

Không cần thiết. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống là đủ, miễn là bạn đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất của hóa đơn.

Câu hỏi 4: Làm thế nào để đảm bảo tính bảo mật của hóa đơn điện tử khi lưu trữ?

Bạn có thể sử dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập, sử dụng mật khẩu mạnh,...

Câu hỏi 5: Doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử không?

Có, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo hệ thống đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất theo quy định của pháp luật.

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn. Nếu bạn vẫn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết hơn. Và, đừng quên cảnh giác với các hành vi Làm Giả Hóa Đơn Điện Nước: Hậu Quả & Cách Nhận Biết, luôn kiểm tra kỹ thông tin trước khi lưu trữ nhé!