Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Chào các bạn, có lẽ nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán trưởng hay chủ doanh nghiệp nhỏ, đang cảm thấy đau đầu với cụm từ "lưu trữ hóa đơn điện tử theo thông tư 78". Tôi cũng từng như vậy. Nhớ lại hồi mới chuyển sang hóa đơn điện tử, cứ nghĩ gửi đi là xong, ai ngờ phần lưu trữ mới là "cửa ải" lớn, đầy rẫy quy định mà nếu không nắm rõ, hậu quả pháp lý và tài chính không hề nhỏ. Bài viết này, tôi muốn chia sẻ lại những gì mình đã tìm hiểu, trải nghiệm và cả những sai sót để giúp bạn hiểu rõ và thực hiện đúng việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo thông tư 78 một cách bài bản, tránh rủi ro.

Thông Tư 78 Là Gì Và Tại Sao Doanh Nghiệp Phải Quan Tâm?

Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính là văn bản chính thức hướng dẫn về hóa đơn điện tử, thay thế cho Thông tư 32/2011. Nó không chỉ quy định về việc lập, phát hành mà còn chi tiết hóa các yêu cầu về lưu trữ hóa đơn điện tử. Nhiều người hay nhầm lẫn, nghĩ rằng chỉ cần có file PDF hay XML là đủ, nhưng thực tế, Thông tư 78 yêu cầu một hệ thống lưu trữ đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật, khả năng truy xuất nguồn gốc và sẵn sàng cho thanh tra, kiểm tra bất cứ lúc nào.

Theo tôi, đây là điểm then chốt mà doanh nghiệp cần tập trung. Việc lưu trữ không đơn thuần là "cất vào một folder" trên máy tính. Nó phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý nhất định. Nếu bạn đang tìm một cái nhìn tổng quan hơn, có thể tham khảo bài viết hướng dẫn toàn diện về lưu trữ hóa đơn điện tử của chúng tôi.

Quy Định Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78 Chi Tiết

Vậy cụ thể, lưu trữ hóa đơn điện tử theo thông tư 78 yêu cầu những gì? Tôi tóm gọn lại mấy điểm chính mà doanh nghiệp nào cũng phải nhớ:

• Đối tượng phải lưu trữ: Không chỉ hóa đơn đầu ra (bán hàng) mà còn cả hóa đơn đầu vào (mua hàng, dịch vụ). Tất cả các loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã đều phải được lưu trữ.
• Nội dung lưu trữ: Phải lưu trữ đầy đủ dữ liệu hóa đơn. Quan trọng nhất là file dữ liệu điện tử (thường là định dạng XML) chứa đầy đủ thông tin theo schema của Tổng cục Thuế. File PDF hay hình ảnh chỉ là để tham khảo, không thay thế được file dữ liệu gốc này.
• Tính toàn vẹn và bảo mật: Hệ thống lưu trữ phải đảm bảo dữ liệu không bị thay đổi, xóa bỏ, sao chép hoặc làm giả trong suốt thời gian lưu trữ. Điều này liên quan mật thiết đến chữ ký số và các giải pháp công nghệ.
• Khả năng truy xuất: Phải dễ dàng tìm kiếm, tra cứu, xuất trích và in ấn hóa đơn khi cần thiết phục vụ cho công tác kế toán, kiểm toán hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu.

File XML - "Linh Hồn" Của Hóa Đơn Điện Tử

Tôi nhấn mạnh lại, file XML mới là thứ bắt buộc phải lưu. Nó chứa toàn bộ dữ liệu gốc, được ký số, và có cấu trúc chuẩn để hệ thống máy tính của cơ quan thuế có thể đọc và xác thực. Nếu chỉ lưu file PDF mà mất file XML, về mặt pháp lý, bạn có thể gặp rắc rối vì không chứng minh được tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đó. Việc kiểm tra thông tin hóa đơn chính xác cũng phải dựa trên dữ liệu gốc này.

Thời Gian Lưu Trữ Bắt Buộc: Đừng Để "Quá Hạn" Mới Lo

Đây là lỗi phổ biến mà tôi thấy nhiều doanh nghiệp mắc phải. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định rõ ràng:

• 10 năm: Đây là thời gian lưu trữ tối thiểu đối với hóa đơn điện tử. Thời gian này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm mà hóa đơn đó phát sinh. Ví dụ: hóa đơn ngày 15/03/2023, kỳ kế toán năm 2023 kết thúc ngày 31/12/2023, thì thời hạn lưu trữ sẽ đến hết ngày 31/12/2033.
• Lưu ý đặc biệt: Trong trường hợp doanh nghiệp đang có tranh chấp, khiếu kiện, thanh tra, kiểm tra thuế... thì phải tiếp tục lưu trữ cho đến khi vụ việc đó kết thúc, bất kể đã hết 10 năm hay chưa.

Việc không tuân thủ thời gian lưu trữ này có thể bị xử phạt hành chính về thuế. Tôi từng chứng kiến một công ty bị phạt vì không xuất trình được hóa đơn đầu vào từ 8 năm trước khi cơ quan thuế kiểm tra đột xuất, dẫn đến phải điều chỉnh tăng chi phí và nộp bổ sung một khoản thuế không nhỏ.

Các Hình Thức Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Được Phép

Theo Thông tư 78, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức sau, miễn là đáp ứng đủ các yêu cầu về tính toàn vẹn, bảo mật và truy xuất:

1. Tự lưu trữ: Doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống máy chủ, phần mềm và các biện pháp kỹ thuật để lưu trữ. Cách này đòi hỏi nguồn lực công nghệ và chi phí bảo trì lớn, phù hợp với các tập đoàn, doanh nghiệp lớn.
2. Sử dụng dịch vụ lưu trữ của bên thứ ba: Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn. Bạn thuê dịch vụ của các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc các trung tâm dữ liệu được cấp phép. Họ sẽ chịu trách nhiệm về hạ tầng, bảo mật và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
3. Lưu trữ thông qua Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Khi bạn mua giải pháp hóa đơn điện tử trọn gói, nhà cung cấp thường tích hợp luôn dịch vụ lưu trữ đạt chuẩn.

Dù chọn hình thức nào, bạn cũng phải đảm bảo có hợp đồng dịch vụ rõ ràng, trong đó quy định trách nhiệm của nhà cung cấp trong việc đảm bảo các tiêu chuẩn lưu trữ theo quy định.

So Sánh Phương Pháp Lưu Trữ: Tự Làm vs. Sử Dụng Phần Mềm

Để giúp bạn có cái nhìn trực quan hơn, tôi lập một bảng so sánh nho nhỏ giữa hai phương án phổ biến:

Cá nhân tôi, sau khi cân nhắc, thấy rằng việc sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp tích hợp lưu trữ là lựa chọn tối ưu về chi phí, thời gian và độ an tâm.

Rủi Ro Khi Không Tuân Thủ Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78

Nhiều người chủ quan nghĩ "ít khi bị kiểm tra lắm", nhưng rủi ro thì luôn hiện hữu. Nếu không thực hiện đúng việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo thông tư 78, doanh nghiệp có thể đối mặt với:

• Xử phạt hành chính về thuế: Mức phạt có thể lên đến vài chục triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
• Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Đây là thiệt hại tài chính trực tiếp và lớn nhất. Nếu không có hóa đơn hợp lệ, hợp pháp được lưu trữ đúng cách để chứng minh, toàn bộ số thuế GTGT đầu vào đó sẽ không được khấu trừ, làm tăng chi phí thuế phải nộp.
• Không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN: Tương tự, khoản chi phí không có hóa đơn hợp lệ sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ, làm tăng lợi nhuận tính thuế và số thuế TNDN phải nộp.
• Rủi ro pháp lý khác: Trong trường hợp có tranh chấp với đối tác, khách hàng, việc không xuất trình được hóa đơn gốc có thể khiến doanh nghiệp thua kiện. Vấn đề làm giả hóa đơn cũng là một rủi ro cần phòng ngừa từ xa.

Giải Pháp Tối Ưu: Lựa Chọn Phần Mềm Tra Cứu Hóa Đơn Chuyên Nghiệp

Sau tất cả những phân tích trên, tôi tin rằng giải pháp hiệu quả và an toàn nhất cho đa số doanh nghiệp chính là tìm đến một nền tảng phần mềm tra cứu hóa đơn uy tín. Một giải pháp tốt sẽ giúp bạn:

• Tự động hóa toàn bộ quy trình: Từ nhận hóa đơn điện tử (qua email, portal), lưu trữ tự động file XML/PDF vào hệ thống đám mây an toàn, phân loại và gán nhãn.
• Lưu trữ đúng chuẩn: Đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về thời gian, tính toàn vẹn và bảo mật của Thông tư 78.
• Tra cứu tức thì: Tìm kiếm hóa đơn theo mã số thuế, ký hiệu, ngày tháng, số tiền... chỉ trong vài giây, phục vụ đối chiếu kế toán và công tác thanh tra.
• Báo cáo thông minh: Xuất báo cáo tổng hợp, báo cáo theo dõi công nợ, báo cáo thuế... một cách dễ dàng.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần đầu tư hạ tầng, không cần nhân sự vận hành phức tạp. Bạn chỉ cần tập trung vào kinh doanh.

Việc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ thuộc danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn có kinh nghiệm và được nhiều doanh nghiệp tin dùng là bước đi thông minh để bảo vệ doanh nghiệp của bạn trước các rủi ro pháp lý không đáng có.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử

1. Có bắt buộc phải lưu cả file XML và PDF không?
Về mặt pháp lý, file XML (dữ liệu gốc có chữ ký số) là bắt buộc phải lưu trữ. File PDF hoặc hình ảnh chỉ để tiện xem và in ấn, không thay thế được file XML. Tốt nhất nên lưu cả hai để tiện sử dụng.

2. Nếu nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử ngừng hoạt động, dữ liệu của tôi sẽ thế nào?
Đây là rủi ro cần lưu ý khi ký hợp đồng. Bạn nên yêu cầu điều khoản cam kết bàn giao lại toàn bộ dữ liệu (file XML gốc) dưới dạng có thể sử dụng được nếu chấm dứt hợp đồng. Chọn nhà cung cấp uy tín, có chính sách rõ ràng về vấn đề này.

3. Tôi có thể tự backup dữ liệu hóa đơn ra ổ cứng ngoài không?
Có thể, nhưng phải đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Việc copy file thông thường có thể làm mất thuộc tính metadata hoặc không đảm bảo file không bị thay đổi. Nếu tự backup, cần có quy trình và công cụ phù hợp. Sử dụng phần mềm chuyên nghiệp thường có tính năng backup tự động và an toàn hơn.

4. Hóa đơn điện tử lập sai có cần lưu trữ không?
Có. Bạn phải lưu trữ cả hóa đơn điện tử bị lập sai, sau đó lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Việc lưu trữ hóa đơn sai giúp truy xuất được lịch sử và là căn cứ cho việc điều chỉnh.

5. Chi phí cho dịch vụ lưu trữ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp khoảng bao nhiêu?
Chi phí rất đa dạng, tùy thuộc vào dung lượng lưu trữ, số lượng hóa đơn, tính năng đi kèm và nhà cung cấp. Thông thường, mô hình thuê bao (SaaS) có mức phí từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi năm, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tóm lại, việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo thông tư 78 không phải là việc có thể làm qua loa. Nó đòi hỏi sự hiểu biết về quy định và đầu tư đúng mức vào giải pháp công nghệ. Hy vọng những chia sẻ thực tế trên đây sẽ giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng được một quy trình lưu trữ chặt chẽ, an toàn và tuân thủ pháp luật, từ đó vận hành trơn tru và tránh được những rủi ro không đáng có. Nếu còn băn khoăn, đừng ngần ngại tìm hiểu sâu hơn về các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn trên thị trường để có lựa chọn phù hợp nhất.