Mẫu 01 Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Nếu bạn đang làm kế toán hay quản lý doanh nghiệp, chắc hẳn cụm từ "mẫu 01 hóa đơn điện tử theo thông tư 78" đã không còn xa lạ. Nhưng thực tế, tôi thấy nhiều người vẫn còn lúng túng, từ việc hiểu đúng về mẫu này cho đến cách áp dụng sao cho chuẩn chỉnh, tránh những rắc rối về sau. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ với bạn mọi thứ tôi biết về mẫu hóa đơn này, từ khái niệm cơ bản, cấu trúc chi tiết, cho đến những lưu ý quan trọng mà bạn dễ bỏ qua. Đặc biệt, tôi cũng sẽ đề cập đến các công cụ hỗ trợ trong lĩnh vực phần mềm tra cứu hóa đơn để công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.

Mẫu 01 Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? Tại Sao Lại Quan Trọng?

Nói một cách đơn giản, mẫu 01 hóa đơn điện tử theo thông tư 78 là mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) điện tử được quy định chính thức tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Đây là mẫu hóa đơn phổ biến nhất, được sử dụng cho hầu hết các giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nước. Tôi nhớ hồi mới áp dụng, nhiều doanh nghiệp nhỏ của bạn bè tôi cứ loay hoay vì không biết dùng mẫu nào cho đúng, sợ sai quy định bị phạt.

Tầm quan trọng của nó thì khỏi phải bàn. Việc sử dụng đúng mẫu này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật về thuế, tránh bị xử phạt hành chính (mà số tiền phạt không hề nhỏ đâu), mà còn tạo sự chuyên nghiệp trong giao dịch với đối tác, khách hàng. Hơn nữa, hóa đơn điện tử nói chung và mẫu 01 nói riêng giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí in ấn, lưu trữ và tăng hiệu quả công việc kế toán.

Cấu Trúc Chi Tiết Mẫu 01 Theo Thông Tư 78

Để hiểu rõ, chúng ta cần "mổ xẻ" từng phần một của mẫu 01 hóa đơn điện tử theo thông tư 78. Về cơ bản, mẫu này được chia làm 3 phần chính:

Phần 1: Tiêu đề hóa đơn

Phần này bao gồm các thông tin cố định của doanh nghiệp phát hành hóa đơn: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản ngân hàng. Đây là phần nhiều người hay chủ quan, nhập sai mã số thuế hoặc địa chỉ không khớp với đăng ký kinh doanh, dẫn đến hóa đơn không hợp lệ.

Phần 2: Nội dung hóa đơn

Đây là phần quan trọng nhất, chứa thông tin về giao dịch. Nó bao gồm:

• Ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn: Do hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử tự sinh, đảm bảo tính duy nhất.
• Ngày tháng năm lập hóa đơn: Phải là ngày thực tế phát sinh giao dịch.
• Thông tin người mua: Tên, mã số thuế (nếu có), địa chỉ. Nếu khách hàng là cá nhân không có MST thì có thể để trống, nhưng tốt nhất nên ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ.
• Bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (chưa thuế).
• Tổng tiền thanh toán: Bao gồm tổng tiền hàng, thuế suất thuế GTGT (nếu có) và tổng số tiền phải thanh toán bằng cả chữ và số.

Phần 3: Chữ ký số và các thông tin bổ sung

Phần cuối cùng là chữ ký số của người bán (doanh nghiệp phát hành hóa đơn). Đây là yếu tố bắt buộc để hóa đơn có giá trị pháp lý. Ngoài ra, có thể có thêm mã tra cứu hóa đơn (mã QR) để người mua dễ dàng kiểm tra tính xác thực. Việc tra cứu hóa đơn điện tử thông qua mã này hiện nay rất phổ biến và tiện lợi.

So Sánh Mẫu 01 Với Các Mẫu Hóa Đơn Khác

Nhiều người hay nhầm lẫn giữa các mẫu. Dưới đây là bảng so sánh nhanh để bạn dễ hình dung:

Như vậy, bạn cần căn cứ vào bản chất giao dịch để chọn mẫu cho đúng. Dùng sai mẫu, ví dụ dùng mẫu 02 cho giao dịch B2B cần khấu trừ thuế, sẽ gây khó khăn cho cả hai bên.

Hướng Dẫn Lập Và Sử Dụng Mẫu 01 Chuẩn

Từ kinh nghiệm của tôi, để lập một mẫu 01 hóa đơn điện tử theo thông tư 78 chuẩn chỉnh, bạn cần tuân thủ các bước sau:

1. Chọn đúng phần mềm hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính chấp thuận: Đây là điều kiện tiên quyết. Phần mềm sẽ có sẵn mẫu 01 chuẩn, bạn chỉ cần nhập liệu.
2. Nhập chính xác thông tin người mua: Đặc biệt chú ý mã số thuế. Bạn có thể dùng công cụ tra cứu MST của Tổng cục Thuế để kiểm tra.
3. Mô tả hàng hóa, dịchợ vụ rõ ràng: Tránh ghi chung chung như "tiền hàng", "dịch vụ". Nên ghi chi tiết: "Laptop Dell Inspiron 15", "Dịch vụ tư vấn thiết kế website".
4. Áp dụng đúng thuế suất: Xác định xem hàng hóa/dịch vụ của bạn thuộc diện chịu thuế suất nào (0%, 5%, 8%, 10%) hay không chịu thuế. Áp dụng sai sẽ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
5. Ký số và phát hành: Sau khi kiểm tra kỹ, thực hiện ký số bằng token hoặc USB ký số. Hệ thống sẽ sinh ra hóa đơn có mã xác thực duy nhất.
6. Gửi hóa đơn cho khách hàng: Gửi file PDF hoặc XML qua email, hoặc cung cấp mã tra cứu. Không nên chỉ in ra giấy và giao tay, vì như thế không còn là hóa đơn điện tử đúng nghĩa.

Các Lỗi Thường Gặp Và Cách Khắc Phục

Dù đã cẩn thận, đôi khi vẫn có sai sót. Dưới đây là một số lỗi phổ biến khi sử dụng mẫu 01 hóa đơn điện tử theo thông tư 78 mà tôi hay thấy:

• Lỗi về ngày tháng: Ngày trên hóa đơn sớm hơn hoặc muộn hơn nhiều so với ngày thực tế giao hàng/lập chứng từ. Cách khắc phục: Cần đồng bộ quy trình, lập hóa đơn ngay khi hoàn thành giao dịch.
• Lỗi thông tin người mua: Sai tên công ty, sai một vài số trong MST. Lỗi này nghiêm trọng vì ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế đầu vào của họ. Cách khắc phục: Luôn yêu cầu khách hàng cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc xác nhận MST trên Cổng thông tin quốc gia.
• Lỗi về thuế suất: Áp dụng nhầm thuế suất 0% và không chịu thuế, hoặc áp dụng sai thuế suất ưu đãi. Cách khắc phục: Cập nhật thường xuyên các văn bản pháp luật về thuế hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia.
• Lỗi kỹ thuật: Chữ ký số không hợp lệ, file hóa đơn bị lỗi không mở được. Cách khắc phục: Kiểm tra lại token ký số, thời hạn chứng thư số. Đảm bảo gửi cho khách hàng đủ cả file PDF và XML.

Khi phát hiện lỗi, tùy mức độ mà bạn có thể xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định, tuyệt đối không tự ý sửa chữa file hóa đơn đã phát hành.

Lưu Trữ Và Tra Cứu Hóa Đơn Mẫu 01

Sau khi phát hành, việc lưu trữ và tra cứu hóa đơn mẫu 01 cũng quan trọng không kém. Theo quy định, doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian ít nhất 10 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Bạn không thể chỉ lưu mỗi file PDF trong máy tính cá nhân được, rủi ro mất dữ liệu rất cao.

Giải pháp là sử dụng các hệ thống lưu trữ đám mây an toàn, có tính bảo mật cao và đảm bảo khả năng truy xuất. Bạn có thể tham khảo bài viết chuyên sâu về lưu trữ hóa đơn điện tử để biết thêm chi tiết.

Về phía người mua, khi nhận được hóa đơn mẫu 01, họ cần tra cứu để xác minh tính hợp lệ, hợp pháp trước khi hạch toán. Công việc tra cứu thủ công trên trang web của Tổng cục Thuế đôi khi khá mất thời gian nếu số lượng hóa đơn nhiều. Lúc này, các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn tự động hóa sẽ phát huy tác dụng. Một công cụ như M Invoice Tra Cứu có thể giúp bạn nhập danh sách hàng loạt hóa đơn và kiểm tra nhanh chóng tính hợp lệ, trạng thái sử dụng, tránh được rủi ro nhận hóa đơn giả, hóa đơn đã bị hủy.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Mẫu 01 hóa đơn điện tử theo thông tư 78 có bắt buộc phải có mã QR không?

Không bắt buộc. Tuy nhiên, việc có mã QR giúp người mua dễ dàng quét và tra cứu thông tin hóa đơn trên điện thoại, tăng tính tiện lợi và minh bạch. Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín đều tự động tích hợp tính năng này.

Tôi có thể tự thiết kế mẫu 01 khác với mẫu của Bộ Tài chính không?

Không được. Bạn phải sử dụng đúng mẫu quy định tại Phụ lục I Thông tư 78. Bạn có thể tùy chỉnh một số yếu tố về font chữ, kích thước, logo công ty (đặt ở góc trên), nhưng không được thay đổi cấu trúc, vị trí và nội dung bắt buộc của các tiêu đề, trường thông tin.

Khi nào thì lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn mẫu 01?

Bạn lập hóa đơn điều chỉnh khi có sai sót về thông tin không ảnh hưởng đến số tiền thuế phải nộp và số tiền người mua phải thanh toán, như: sai tên, địa chỉ, mã số thuế người mua (mà người mua không được khấu trừ thuế), sai đơn vị tính, sai tên hàng hóa... Còn nếu sai về số lượng, đơn giá, thuế suất dẫn đến sai số tiền, bạn phải lập hóa đơn thay thế (hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới).

Doanh nghiệp tôi mới thành lập, chưa có doanh thu có cần lập hóa đơn mẫu 01 không?

Nếu bạn có phát sinh bất kỳ giao dịch bán hàng, cung ứng dịch vụ nào, dù giá trị nhỏ, cũng cần lập hóa đơn. Nếu chưa có doanh thu, bạn không cần lập. Tuy nhiên, cần phân biệt giữa "chưa có doanh thu" và "có giao dịch nhưng chưa thu tiền". Trường hợp sau vẫn phải lập hóa đơn.

---

Hy vọng với những chia sẻ chi tiết trên, bạn đã có cái nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về mẫu 01 hóa đơn điện tử theo thông tư 78. Việc nắm vững và áp dụng đúng không chỉ là tuân thủ pháp luật, mà còn là cách bạn xây dựng sự chuyên nghiệp và uy tín cho doanh nghiệp của mình. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tìm hiểu sâu hơn về các giải pháp công nghệ hỗ trợ như phần mềm tra cứu hóa đơn, đừng ngần ngại tìm hiểu thêm các bài viết trong danh mục của chúng tôi. Chúc bạn thực hiện thật suôn sẻ!