Mẫu Đơn Bán Hàng: Bí Quyết & Tải Ngay [2024]

Mẫu đơn bán hàng là gì và tại sao nó quan trọng?

Chào bạn, nếu bạn đang kinh doanh, chắc hẳn bạn đã quá quen thuộc với việc lập đơn hàng mỗi ngày. Nhưng bạn có biết, một mẫu đơn bán hàng được thiết kế khoa học và chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn ghi lại thông tin giao dịch mà còn là một công cụ đắc lực để quản lý bán hàng, theo dõi doanh thu và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng? Nghe có vẻ hơi quá, nhưng thực tế là vậy đó!

Mẫu đơn bán hàng (hay còn gọi là phiếu bán hàng) là một tài liệu ghi lại thông tin chi tiết về giao dịch mua bán giữa người bán và người mua. Nó bao gồm các thông tin như tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền, thông tin khách hàng, thông tin người bán, và các điều khoản thanh toán (nếu có). Một mẫu đơn bán hàng chi tiết còn giúp bạn đối chiếu với thông tin trên Phần mềm tra cứu hóa đơn, đảm bảo tính chính xác.

Vậy, tại sao mẫu đơn bán hàng lại quan trọng đến vậy? Có thể kể đến một vài lý do sau:

• Ghi nhận giao dịch: Đơn giản là để nhớ đã bán cái gì, cho ai, với giá bao nhiêu. Cái này quan trọng nhất nè, không có thì coi như... mất trắng!
• Quản lý hàng tồn kho: Dựa vào đơn hàng để biết số lượng hàng đã bán ra, từ đó điều chỉnh kế hoạch nhập hàng cho phù hợp.
• Theo dõi doanh thu: Tổng hợp các đơn hàng để biết doanh thu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, giúp bạn đánh giá hiệu quả kinh doanh.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng: Lưu trữ thông tin khách hàng để chăm sóc, hỗ trợ và đưa ra các chương trình khuyến mãi phù hợp.
• Hỗ trợ kế toán: Cung cấp thông tin cần thiết cho việc hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính, và làm việc với cơ quan thuế.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện về mẫu đơn bán hàng, từ các loại mẫu phổ biến, nội dung cần có, quy trình lập, cách quản lý, đến mối liên hệ với hóa đơn điện tử. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ các mẫu đơn bán hàng miễn phí để bạn tải về và sử dụng ngay. Đừng bỏ lỡ nhé!

Các loại mẫu đơn bán hàng phổ biến hiện nay

Thực tế, không có một quy chuẩn chung nào cho mẫu đơn bán hàng. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, quy mô, và yêu cầu quản lý, bạn có thể lựa chọn một mẫu đơn phù hợp. Dưới đây là một số loại mẫu đơn bán hàng phổ biến:

• Mẫu đơn bán hàng thủ công: Đây là loại đơn hàng truyền thống, được viết tay hoặc in sẵn và điền thông tin vào. Thường được sử dụng cho các cửa hàng nhỏ lẻ, chợ truyền thống. Ưu điểm là đơn giản, dễ sử dụng, nhưng nhược điểm là tốn thời gian, dễ sai sót, khó quản lý.
• Mẫu đơn bán hàng trên Excel: Sử dụng bảng tính Excel để tạo và quản lý đơn hàng. Phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có kiến thức cơ bản về Excel. Ưu điểm là dễ tùy chỉnh, tính toán tự động, nhưng nhược điểm là khó chia sẻ, bảo mật kém, khó tích hợp với các hệ thống khác.
• Mẫu đơn bán hàng trên Word: Tương tự như Excel, nhưng sử dụng phần mềm soạn thảo Word. Thường được sử dụng để tạo các mẫu đơn in sẵn. Ưu điểm là dễ tạo, chỉnh sửa, nhưng nhược điểm là không có tính toán tự động, khó quản lý dữ liệu.
• Mẫu đơn bán hàng trên phần mềm quản lý bán hàng: Sử dụng các phần mềm chuyên dụng để tạo, quản lý, và theo dõi đơn hàng. Phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có nhu cầu quản lý chuyên nghiệp. Ưu điểm là tự động hóa, tích hợp nhiều tính năng, bảo mật cao, nhưng nhược điểm là chi phí đầu tư ban đầu cao.
• Mẫu đơn bán hàng điện tử (E-order): Sử dụng các ứng dụng, website, hoặc nền tảng thương mại điện tử để tạo và quản lý đơn hàng trực tuyến. Phù hợp với các doanh nghiệp bán hàng online. Ưu điểm là tiện lợi, nhanh chóng, dễ dàng tiếp cận khách hàng, nhưng nhược điểm là cần có kết nối internet, đòi hỏi kỹ năng công nghệ.

Ngoài ra, còn có một số mẫu đơn bán hàng đặc thù, ví dụ như mẫu đơn bán hàng xuất khẩu, mẫu đơn bán hàng trả góp, mẫu đơn bán hàng dự án,... Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của bạn, hãy tìm hiểu và lựa chọn một mẫu đơn phù hợp nhất nhé.

Nội dung cần có trong một mẫu đơn bán hàng chuẩn chỉnh

Một mẫu đơn bán hàng chuẩn chỉnh cần có đầy đủ các thông tin sau:

• Thông tin người bán: Tên công ty/cửa hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (nếu có). Cái này để khách hàng biết mình là ai, ở đâu, để còn... liên hệ khi cần.
• Thông tin người mua: Tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email (nếu có). Cái này quan trọng để giao hàng và chăm sóc khách hàng sau này.
• Thông tin đơn hàng: Số đơn hàng, ngày lập đơn hàng. Cái này để theo dõi và quản lý đơn hàng.
• Thông tin sản phẩm: Tên sản phẩm, mã sản phẩm (nếu có), đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Tổng tiền thanh toán: Tổng số tiền khách hàng phải trả, bao gồm cả thuế (nếu có) và phí vận chuyển (nếu có).
• Hình thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng,...
• Điều khoản thanh toán: Nếu có trả góp hoặc thanh toán sau.
• Ghi chú: Các thông tin bổ sung khác, ví dụ như yêu cầu đặc biệt của khách hàng, hoặc các chương trình khuyến mãi áp dụng.
• Chữ ký: Chữ ký của người bán và người mua (nếu có).

Dưới đây là một bảng so sánh giữa các hình thức mẫu đơn bán hàng khác nhau:

Ngoài ra, bạn có thể thêm logo của công ty/cửa hàng, hoặc thiết kế mẫu đơn theo phong cách riêng của mình để tạo ấn tượng với khách hàng. Nhưng nhớ là phải đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết nhé.

Quy trình lập mẫu đơn bán hàng hiệu quả (kèm ví dụ)

Quy trình lập mẫu đơn bán hàng hiệu quả thường bao gồm các bước sau:

1. Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng: Khách hàng muốn mua sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu?
2. Kiểm tra hàng tồn kho: Đảm bảo có đủ hàng để bán cho khách hàng.
3. Tạo đơn hàng: Điền đầy đủ thông tin vào mẫu đơn bán hàng.
4. Xác nhận đơn hàng: Kiểm tra lại thông tin đơn hàng với khách hàng.
5. Thanh toán: Khách hàng thanh toán tiền cho người bán.
6. Giao hàng: Giao sản phẩm cho khách hàng (nếu có).
7. Lưu trữ đơn hàng: Lưu trữ đơn hàng để theo dõi và quản lý.

Ví dụ: Chị Lan vào cửa hàng tạp hóa của bạn và muốn mua 2 chai nước mắm, 1 kg đường, và 5 gói mì tôm. Bạn kiểm tra thấy còn đủ hàng, sau đó bạn lấy mẫu đơn bán hàng (có thể là mẫu viết tay hoặc mẫu trên Excel) và điền thông tin vào:

• Thông tin người bán: Tên cửa hàng của bạn, địa chỉ, số điện thoại.
• Thông tin người mua: Chị Lan (nếu chị Lan cung cấp thông tin).
• Thông tin đơn hàng: Số đơn hàng (ví dụ: DH001), ngày lập đơn hàng.
• Thông tin sản phẩm:
  • Nước mắm: 2 chai x 25.000đ/chai = 50.000đ
  • Đường: 1 kg x 20.000đ/kg = 20.000đ
  • Mì tôm: 5 gói x 5.000đ/gói = 25.000đ
• Tổng tiền thanh toán: 50.000đ + 20.000đ + 25.000đ = 95.000đ
• Hình thức thanh toán: Tiền mặt

Bạn đưa đơn hàng cho chị Lan kiểm tra, chị Lan đồng ý và thanh toán 95.000đ. Bạn giao hàng cho chị Lan và lưu trữ đơn hàng (có thể là kẹp vào sổ hoặc lưu vào file Excel).

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng nếu bạn bán hàng với số lượng lớn và nhiều mặt hàng, việc lập đơn hàng thủ công sẽ rất tốn thời gian và dễ sai sót. Lúc này, bạn nên nghĩ đến việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hoặc mẫu đơn bán hàng điện tử.

Quản lý mẫu đơn bán hàng khoa học với phần mềm

Như đã nói ở trên, việc quản lý mẫu đơn bán hàng thủ công hoặc trên Excel/Word sẽ gặp nhiều khó khăn khi quy mô kinh doanh của bạn lớn hơn. Lúc này, phần mềm quản lý bán hàng sẽ là một giải pháp tối ưu.

Phần mềm quản lý bán hàng có thể giúp bạn:

• Tạo đơn hàng nhanh chóng và chính xác.
• Quản lý hàng tồn kho tự động.
• Theo dõi doanh thu và lợi nhuận chi tiết.
• Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả.
• Tích hợp với các hệ thống khác (ví dụ: kế toán, vận chuyển).
• Tạo báo cáo bán hàng đa dạng.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng trên thị trường, ví dụ như SAP Business One, Oracle NetSuite, hay các phần mềm Việt Nam như KiotViet, Sapo, Haravan,... Bạn có thể tìm hiểu và lựa chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình. Xem thêm về Mẫu Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử: Hướng Dẫn Chi Tiết để tích hợp vào phần mềm, giúp quy trình bán hàng của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

Một số tính năng quan trọng cần có trong phần mềm quản lý bán hàng:

• Quản lý sản phẩm: Cho phép bạn thêm, sửa, xóa, và phân loại sản phẩm.
• Quản lý đơn hàng: Cho phép bạn tạo, xem, sửa, và hủy đơn hàng.
• Quản lý khách hàng: Cho phép bạn lưu trữ thông tin khách hàng, phân loại khách hàng, và gửi email/SMS marketing.
• Quản lý kho: Cho phép bạn theo dõi số lượng hàng tồn kho, cảnh báo khi hàng sắp hết, và điều chỉnh kế hoạch nhập hàng.
• Báo cáo: Cho phép bạn tạo các báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, sản phẩm bán chạy, khách hàng tiềm năng,...

Mối liên hệ giữa mẫu đơn bán hàng và hóa đơn điện tử

Trong thời đại số, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đang dần thay thế hóa đơn giấy truyền thống. Vậy, mẫu đơn bán hàng có mối liên hệ gì với hóa đơn điện tử?

Thực tế, mẫu đơn bán hàng là cơ sở để lập hóa đơn điện tử. Thông tin trên mẫu đơn bán hàng sẽ được chuyển đổi thành thông tin trên hóa đơn điện tử. Do đó, một mẫu đơn bán hàng chi tiết và chính xác sẽ giúp bạn lập hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và tránh sai sót.

Hiện nay, nhiều phần mềm quản lý bán hàng đã tích hợp tính năng lập hóa đơn điện tử. Bạn có thể tạo hóa đơn điện tử trực tiếp từ đơn hàng, tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn có thể tham khảo Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Lần 2: A-Z Mới Nhất! để hiểu rõ hơn về quy trình này.

Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử. Việc Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Với Cơ Quan Thuế: Từ A-Z là một bước quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn tuân thủ pháp luật.

Tải mẫu đơn bán hàng miễn phí (Word, Excel, PDF)

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, chúng tôi đã tổng hợp một số mẫu đơn bán hàng miễn phí (Word, Excel, PDF) để bạn tải về và sử dụng ngay:

• Mẫu đơn bán hàng Word: [Link tải mẫu đơn bán hàng Word]
• Mẫu đơn bán hàng Excel: [Link tải mẫu đơn bán hàng Excel]
• Mẫu đơn bán hàng PDF: [Link tải mẫu đơn bán hàng PDF]

Bạn có thể tùy chỉnh các mẫu đơn này cho phù hợp với nhu cầu của mình. Tuy nhiên, hãy nhớ kiểm tra kỹ thông tin trước khi sử dụng nhé.

Câu hỏi thường gặp về mẫu đơn bán hàng

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về mẫu đơn bán hàng:

• Mẫu đơn bán hàng có bắt buộc không? Không bắt buộc, nhưng nên có để quản lý bán hàng hiệu quả.
• Có cần chữ ký của khách hàng trên mẫu đơn bán hàng không? Không bắt buộc, nhưng nên có để xác nhận giao dịch.
• Mẫu đơn bán hàng có thể thay thế hóa đơn không? Không, mẫu đơn bán hàng không có giá trị pháp lý như hóa đơn.
• Tôi có thể tự thiết kế mẫu đơn bán hàng không? Có, bạn có thể tự thiết kế mẫu đơn bán hàng theo phong cách riêng của mình.
• Phần mềm nào quản lý mẫu đơn bán hàng tốt nhất? Tùy thuộc vào nhu cầu và ngân sách của bạn.

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về mẫu đơn bán hàng. Việc lựa chọn và sử dụng mẫu đơn bán hàng phù hợp sẽ giúp bạn quản lý bán hàng hiệu quả, tăng doanh thu, và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Chúc bạn thành công!