Mẫu Hóa Đơn Bán Hàng Điện Tử: Hướng Dẫn Chi Tiết & Tải Miễn Phí 2024

Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu hóa đơn bán hàng điện tử chuẩn chỉnh để sử dụng cho doanh nghiệp của mình, có lẽ bạn đã nhận ra rằng việc này không đơn giản như tải một file Word hay Excel về rồi điền thông tin vào. Tôi cũng đã từng như vậy, lúc mới chuyển đổi số cho cửa hàng nhỏ của mình, cứ nghĩ tìm được cái mẫu là xong. Nhưng thực tế, một mẫu hóa đơn điện tử đúng chuẩn phải tuân thủ rất nhiều quy định của pháp luật, từ thông tin bắt buộc, mã số, ký hiệu cho đến việc có chữ ký số hay không. Bài viết này sẽ chia sẻ với bạn mọi thứ tôi đã học được, từ khái niệm cơ bản, các mẫu phổ biến, cách tạo lập cho đến những lưu ý quan trọng để bạn có được một hóa đơn điện tử "chuẩn không cần chỉnh".

Hóa đơn điện tử là gì? Tại sao phải dùng mẫu chuẩn?

Nói một cách dễ hiểu, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Nó có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy truyền thống. Nhưng đừng nhầm lẫn, một file PDF bạn tự tạo ra chưa chắc đã là hóa đơn điện tử hợp pháp đâu nhé.

Việc sử dụng một mẫu hóa đơn bán hàng điện tử chuẩn là cực kỳ quan trọng. Thứ nhất, nó đảm bảo bạn tuân thủ đúng các quy định của Bộ Tài chính về nội dung bắt buộc. Tôi đã chứng kiến không ít doanh nghiệp nhỏ bị phạt vì thiếu những thông tin tưởng chừng nhỏ nhặt như mã của cơ quan thuế hay ký hiệu mẫu số. Thứ hai, một mẫu chuẩn giúp quy trình làm việc của bạn chuyên nghiệp hơn, dễ dàng quản lý, lưu trữ và tra cứu hóa đơn sau này. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách tra cứu trong bài viết chuyên sâu mà tôi đã đọc.

Các thành phần bắt buộc trong một mẫu hóa đơn bán hàng điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, một mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ phải có đầy đủ các yếu tố sau. Bạn có thể coi đây là checklist khi tự thiết kế hoặc kiểm tra mẫu của mình:

• Tiêu đề hóa đơn: Ghi rõ "HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG" hoặc "HÓA ĐƠN BÁN HÀNG".
• Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn: Do cơ quan thuế cung cấp.
• Số hóa đơn: Là một dãy số duy nhất, được đánh liên tục theo từng mẫu.
• Thông tin người bán: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản (nếu có).
• Thông tin người mua: Tên, mã số thuế (nếu có), địa chỉ.
• Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (chưa thuế).
• Thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT: Ghi rõ nếu áp dụng.
• Tổng tiền thanh toán: Bằng chữ và bằng số.
• Chữ ký số của người bán: Đây là điểm KHÁC BIỆT LỚN NHẤT so với hóa đơn giấy. Mọi hóa đơn điện tử hợp pháp đều phải có chữ ký số. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này trong bài viết về chữ ký số cho hóa đơn điện tử.
• Thời điểm lập hóa đơn: Ngày, tháng, năm.

Các mẫu hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay

Không phải tất cả hóa đơn đều giống nhau. Tùy vào nghiệp vụ và nhu cầu, bạn có thể lựa chọn các mẫu khác nhau. Dưới đây là 3 loại phổ biến nhất:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Đây là mẫu phổ biến nhất, dùng cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Mẫu này có đầy đủ các cột về thuế suất, tiền thuế. Nếu bạn bán hàng cho doanh nghiệp khác và họ cần khấu trừ thuế đầu vào, đây là lựa chọn bắt buộc.

2. Hóa đơn bán hàng thông thường

Dùng cho các trường hợp không phải kê khai, tính thuế GTGT, như doanh nghiệp nộp thuế khoán, hoặc bán hàng cho cá nhân không lấy hóa đơn VAT. Mẫu này đơn giản hơn, không có dòng tiền thuế GTGT riêng biệt.

3. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là loại hóa đơn được cấp mã xác thực duy nhất từ hệ thống của Tổng cục Thuế. Nó có tính bảo mật và chống gian lận rất cao, thường dùng cho các giao dịch có giá trị lớn hoặc có rủi ro cao. Việc tạo loại hóa đơn này thường phải thông qua các phần mềm đã kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.

Ngoài ra, nếu bạn mới bắt đầu và muốn dùng thử, có thể tham khảo mẫu hóa đơn bán hàng Excel như một bước đệm trước khi chuyển sang hệ thống điện tử hoàn toàn.

So sánh các cách tạo hóa đơn điện tử: Tự làm, dùng phần mềm hay thuê ngoài?

Đây có lẽ là câu hỏi khiến nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu nhất. Mỗi cách đều có ưu nhược điểm riêng, phù hợp với quy mô và năng lực khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết để bạn dễ hình dung:

Cá nhân tôi, sau khi thử tự làm vài tháng, đã chuyển sang dùng phần mềm. Cảm giác nhẹ cả người vì không còn phải lo về việc đánh số trùng, định dạng XML hay gửi nhầm email nữa. Mọi thứ đều tự động và nằm gọn trong một hệ thống phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp.

Hướng dẫn chi tiết cách tạo và sử dụng mẫu hóa đơn điện tử

Giả sử bạn chọn con đường dùng phần mềm - cách phổ biến và hiệu quả nhất. Quy trình thường sẽ diễn ra như sau:

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính chấp thuận

Đây là bước quan trọng nhất. Bạn cần chọn một đơn vị uy tín, có giấy phép. Đừng chỉ nghe quảng cáo, hãy tham khảo ý kiến từ các doanh nghiệp cùng ngành hoặc tìm kiếm đánh giá trên các diễn đàn chuyên ngành về kế toán, thuế.

Bước 2: Đăng ký, cung cấp thông tin doanh nghiệp và thiết lập mẫu

Sau khi đăng ký, bạn sẽ được cấp tài khoản. Bạn cần nhập đầy đủ thông tin công ty, mã số thuế, địa chỉ... Sau đó, bạn chọn hoặc tùy chỉnh mẫu hóa đơn bán hàng điện tử cho phù hợp với thương hiệu (có thể thêm logo, màu sắc, nhưng không được làm mất hoặc che khuất các thông tin bắt buộc).

Bước 3: Kết nối chữ ký số và đăng ký phát hành hóa đơn với cơ quan thuế

Bạn cần có chữ ký số (token) của công ty. Phần mềm sẽ hướng dẫn bạn kết nối token này. Sau đó, bạn thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử lên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Khi được chấp thuận, bạn mới được phép xuất hóa đơn hợp lệ.

Bước 4: Tạo và xuất hóa đơn

Khi có đơn hàng, bạn chỉ cần nhập thông tin khách hàng, chi tiết hàng hóa vào phần mềm. Hệ thống sẽ tự động điền số hóa đơn (theo thứ tự), tính toán tiền thuế, tổng tiền. Bạn nhấn "Ký và phát hành", hệ thống sẽ dùng chữ ký số để ký lên hóa đơn và xuất ra file PDF/XML gửi cho khách hàng qua email.

Bước 5: Lưu trữ và báo cáo

Mọi hóa đơn đều được lưu trữ tự động, đầy đủ trên hệ thống đám mây của nhà cung cấp phần mềm. Bạn có thể dễ dàng tra cứu, in lại, hoặc xuất dữ liệu để làm báo cáo thuế. Đây chính là lợi ích lớn của việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử

Sau một thời gian sử dụng, tôi rút ra vài kinh nghiệm xương máu mà bạn nên tránh:

• Không được tự ý sửa chữa, hủy hóa đơn đã phát hành: Nếu sai sót, bạn phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng quy định. Việc xóa đi làm lại có thể khiến số liệu bị gián đoạn và vi phạm pháp luật.
• Bảo mật thông tin tài khoản và chữ ký số: Token chữ ký số như con dấu công ty, phải được bảo quản cẩn thận. Chỉ người có thẩm quyền mới được sử dụng.
• Đảm bảo hóa đơn đến tay khách hàng: Hãy xác nhận với khách hàng rằng họ đã nhận được hóa đơn qua email. Nhiều trường hợp email vào spam hoặc khách hàng cung cấp sai địa chỉ email dẫn đến tranh chấp sau này.
• Tuân thủ thời hạn lưu trữ: Theo Luật Kế toán, bạn phải lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm. Hãy chắc chắn nhà cung cấp phần mềm của bạn cam kết điều này và có cơ chế sao lưu, phục hồi dữ liệu an toàn. Bạn có thể tham khảo thêm các quy định về lưu trữ trên website chính thức của Tổng cục Thuế.

Câu hỏi thường gặp về mẫu hóa đơn bán hàng điện tử

Tóm lại, việc tìm kiếm và sử dụng đúng mẫu hóa đơn bán hàng điện tử không chỉ là vấn đề tuân thủ pháp luật, mà còn là bước đệm quan trọng để số hóa toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn. Nó giúp tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, lưu trữ và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp. Thay vì loay hoay với các mẫu tự tạo không đảm bảo, tôi khuyên bạn nên đầu tư ngay từ đầu vào một giải pháp phần mềm chuyên nghiệp. Hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu các phần mềm tra cứu và quản lý hóa đơn uy tín trên thị trường, yêu cầu bản demo và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với quy mô và ngân sách của mình. Chúc bạn thành công trên hành trình chuyển đổi số!