Mẫu Hóa Đơn Bán Hàng Theo Thông Tư 78: Hướng Dẫn Đầy Đủ & Tải Về

Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin về mẫu hóa đơn bán hàng theo thông tư 78, chắc hẳn bạn đang gặp không ít băn khoăn. Từ cuối năm 2021, Thông tư 78/2021/TT-BTC chính thức có hiệu lực, mang theo hàng loạt thay đổi về mẫu hóa đơn điện tử mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ. Tôi còn nhớ, hồi mới áp dụng, không ít anh chị kế toán trong công ty tôi cũng lúng túng, phải mất cả tuần để nghiên cứu và điều chỉnh lại toàn bộ hệ thống. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từ A đến Z về mẫu hóa đơn bán hàng theo thông tư 78, từ quy định, nội dung bắt buộc cho đến link tải mẫu chuẩn và những lỗi thường gặp cần tránh.

Thông Tư 78/2021/TT-BTC là gì?

Thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 17/9/2021, chính thức thay thế cho Thông tư 32/2011/TT-BTC và một phần Thông tư 39/2014/TT-BTC. Nó quy định chi tiết về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Nói một cách dễ hiểu, đây là “luật chơi” mới cho tất cả các hóa đơn điện tử được lập từ ngày 1/1/2022. Mục đích chính là để chuẩn hóa, tăng cường minh bạch và phù hợp hơn với sự phát triển của công nghệ số. Nếu doanh nghiệp bạn vẫn đang dùng mẫu hóa đơn cũ, việc cập nhật sang mẫu hóa đơn bán hàng theo thông tư 78 là bắt buộc để tránh bị xử phạt.

Các Loại Mẫu Hóa Đơn Theo Thông Tư 78

Thông tư 78 quy định rõ các loại hóa đơn điện tử, và mẫu hóa đơn bán hàng là một trong số đó. Về cơ bản, bạn có thể phân biệt như sau:

Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất, dùng cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trên hóa đơn sẽ có đầy đủ thông tin về thuế suất, tiền thuế. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về loại hóa đơn này trong bài viết về mẫu hóa đơn VAT đầy đủ mà chúng tôi đã chia sẻ.

Hóa đơn bán hàng thông thường

Dùng cho các trường hợp không phải kê khai, khấu trừ thuế GTGT, như hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. Mẫu hóa đơn bán hàng theo thông tư 78 cho loại này sẽ không có dòng tiền thuế GTGT.

Hóa đơn đặc thù

Áp dụng cho một số ngành nghề có tính chất riêng như vận tải, bảo hiểm, viễn thông… với các tiêu chí và mẫu mã có thể được điều chỉnh cho phù hợp, nhưng vẫn phải đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định.

Nội Dung Bắt Buộc Trên Mẫu Hóa Đơn Bán Hàng Theo Thông Tư 78

Đây là phần quan trọng nhất, quyết định hóa đơn của bạn có hợp lệ hay không. Theo Điều 8 Thông tư 78, một mẫu hóa đơn bán hàng theo thông tư 78 hợp lệ phải có đủ các nội dung sau:

• Tên hóa đơn: Ví dụ: “HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”, “HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG”.
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn: Do cơ quan thuế cấp.
• Số hóa đơn: Là một chuỗi số duy nhất, được tạo tự động theo quy tắc.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền.
• Thuế suất thuế GTGT (nếu có), tiền thuế GTGT (nếu có).
• Tổng số tiền thanh toán (bằng chữ và bằng số).
• Chữ ký số của người bán (chữ ký điện tử theo quy định).
• Thời điểm lập hóa đơn: Ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo múi giờ Việt Nam (UTC+7).

Một điểm mới đáng chú ý so với trước đây là thời điểm lập hóa đơn phải chi tiết đến giây. Điều này giúp việc quản lý, tra cứu và đối soát chính xác hơn rất nhiều, đặc biệt là khi sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp.

So Sánh Hóa Đơn Theo Thông Tư 78 Và Thông Tư 200

Nhiều người hay nhầm lẫn giữa hai thông tư này. Thực chất, chúng quy định về các đối tượng khác nhau. Để bạn dễ hình dung, tôi có một bảng so sánh nhanh dưới đây:

Như vậy, nếu bạn cần tìm mẫu hóa đơn bán hàng điện tử, bạn cần tuân theo Thông tư 78. Còn nếu bạn quan tâm đến các mẫu chứng từ kế toán như hóa đơn bán hàng viết tay (trong trường hợp đặc biệt được phép) hay các biểu mẫu nội bộ, bạn có thể tham khảo thêm về mẫu hóa đơn theo thông tư 200. Tuy nhiên, xu hướng chung là chuyển đổi số toàn diện sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.

Hướng Dẫn Tải Và Sử Dụng Mẫu Hóa Đơn Bán Hàng Theo Thông Tư 78

Bạn không thể tự ý tạo một file Word hay Excel và gọi đó là mẫu hóa đơn bán hàng theo thông tư 78 được. Hóa đơn điện tử phải được tạo, lập, phát hành và lưu trữ thông qua các phần mềm hoặc nền tảng đã được cơ quan thuế chấp thuận. Dưới đây là các bước cơ bản:

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng với một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (E-invoice Service Provider) đã được Tổng cục Thuế chứng nhận. Các nhà cung cấp này sẽ có sẵn các mẫu hóa đơn bán hàng theo thông tư 78 chuẩn chỉnh tích hợp trong hệ thống của họ.

Bước 2: Đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế

Sau khi chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn) để được cấp ký hiệu mẫu số hóa đơn.

Bước 3: Lập và phát hành hóa đơn

Sử dụng phần mềm của nhà cung cấp để nhập thông tin giao dịch. Phần mềm sẽ tự động sinh ra hóa đơn điện tử với đầy đủ các yếu tố bắt buộc, bao gồm cả chữ ký số và mã tra cứu. Nói về mã tra cứu, đây là một dãy số quan trọng giúp người mua dễ dàng xác thực tính hợp lệ của hóa đơn. Bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn về vấn đề này trong bài hướng dẫn toàn diện về mã tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ

Hóa đơn sau khi ký số sẽ được gửi trực tiếp đến email khách hàng. Cả người bán và người mua đều có trách nhiệm lưu trữ bản điện tử này theo quy định (tối thiểu 10 năm).

Các Lưu Ý Quan Trọng Khi Lập Hóa Đơn

Từ kinh nghiệm thực tế của tôi và nhiều kế toán viên, có mấy điểm rất dễ sai sót khi lập mẫu hóa đơn bán hàng theo thông tư 78:

• Sai thông tin mã số thuế (MST): Nhập sai MST người mua là lỗi phổ biến, dẫn đến hóa đơn không hợp lệ để khấu trừ thuế. Phải kiểm tra kỹ từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Thời điểm lập không chính xác: Phải đảm bảo thời gian trên hóa đơn phản ánh đúng thời điểm chuyển giao rủi ro, quyền sở hữu hàng hóa, không phải ngày xuất kho hay ngày ghi nhận doanh thu.
• Thiếu chữ ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ: Hóa đơn không có chữ ký số của người bán coi như không có giá trị. Phải đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực.
• Không lưu trữ đúng định dạng: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ở định dạng không thể chỉnh sửa (như PDF có chữ ký số, XML). In ra giấy không được coi là bản gốc.

Việc sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn tốt sẽ giúp bạn tự động hóa việc kiểm tra thông tin MST, cảnh báo lỗi và quản lý lưu trữ một cách an toàn, hiệu quả.

Giải Đáp Thắc Mắc Thường Gặp

1. Doanh nghiệp tôi nhỏ, có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 không?

Theo lộ trình của Chính phủ, từ ngày 1/7/2022, 100% doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh trên toàn quốc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, dịch vụ. Vì vậy, câu trả lời là CÓ, đó là quy định bắt buộc. (Nguồn: Thư viện Pháp luật)

2. Tôi có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn bán hàng theo thông tư 78 được không?

Bạn có thể tùy chỉnh một số yếu tố về hình thức (màu sắc, logo, font chữ) trên nền tảng của nhà cung cấp dịch vụ, nhưng phải đảm bảo giữ nguyên cấu trúc và đầy đủ các nội dung bắt buộc theo Điều 8 Thông tư 78. Không được tự ý xóa bỏ hoặc thay đổi vị trí các tiêu chí bắt buộc.

3. Nếu lập hóa đơn sai có hủy được không?

Có. Thông tư 78 cho phép thực hiện các thao tác: Điều chỉnh, thay thế và hủy bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành. Tuy nhiên, việc này phải được thực hiện trên phần mềm, có văn bản giải trình và phải lập hóa đơn điều chỉnh/hủy bỏ ghi rõ lý do. Tuyệt đối không được tự xóa hóa đơn trong hệ thống.

4. Chi phí cho việc sử dụng hóa đơn điện tử là bao nhiêu?

Chi phí rất đa dạng, tùy thuộc vào nhà cung cấp và số lượng hóa đơn phát hành hàng tháng. Thường có các gói trả phí theo tháng hoặc theo số lượng hóa đơn. So với chi phí in ấn, lưu kho và vận chuyển hóa đơn giấy trước đây, nhiều doanh nghiệp nhận thấy chi phí cho hóa đơn điện tử lại tiết kiệm hơn đáng kể.

Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã có cái nhìn rõ ràng và đầy đủ về mẫu hóa đơn bán hàng theo thông tư 78. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ là tuân thủ pháp luật, mà còn là bước đi cần thiết để doanh nghiệp hiện đại hóa, nâng cao hiệu quả quản trị và minh bạch trong hoạt động. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại tìm hiểu thêm các bài viết trong chuyên mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.