Mẫu Hóa Đơn Bán Hàng Thông Thường: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z 2024

Mẫu hóa đơn bán hàng thông thường là gì?

Nếu bạn đang kinh doanh, chắc hẳn đã quá quen với việc xuất hóa đơn cho khách hàng rồi đúng không? Nhưng không phải ai cũng hiểu rõ và làm đúng. Mẫu hóa đơn bán hàng thông thường, hay còn gọi là hóa đơn bán lẻ, là chứng từ quan trọng nhất trong mỗi giao dịch mua bán. Nó không chỉ là tờ giấy chứng minh bạn đã bán hàng, mà còn là căn cứ để bạn theo dõi doanh thu, quản lý kho, và khách hàng thì dùng nó để bảo hành, đổi trả.

Tôi nhớ hồi mới mở cửa hàng, cứ nghĩ in một mẫu hóa đơn bán hàng thông thường đơn giản ra là xong. Ai ngờ, lần đầu bị khách hàng là doanh nghiệp lớn từ chối thanh toán vì hóa đơn của tôi thiếu thông tin công ty họ. Bài học đắt giá đó khiến tôi phải tìm hiểu kỹ về loại giấy tờ tưởng chừng đơn giản này.

Các thành phần bắt buộc trong mẫu hóa đơn

Để một mẫu hóa đơn bán hàng thông thường có giá trị pháp lý và được chấp nhận, nó phải có đầy đủ các thông tin sau. Bạn có thể tham khảo thêm mẫu 01 theo Thông tư 78 để biết quy định chi tiết nhất từ cơ quan thuế.

Thông tin về người bán

Phần này phải ghi rõ ràng, đầy đủ: Tên doanh nghiệp/cá nhân bán hàng, mã số thuế (nếu có), địa chỉ, số điện thoại. Nhiều người bỏ quên số điện thoại, nhưng nó rất cần thiết khi khách cần liên hệ sau bán hàng.

Thông tin về người mua

Với khách hàng cá nhân, có thể chỉ cần ghi "Khách lẻ" hoặc tên nếu họ yêu cầu. Nhưng với khách hàng là doanh nghiệp, bạn phải ghi đầy đủ tên công ty, mã số thuế và địa chỉ. Thiếu mã số thuế, họ sẽ không thể hạch toán chi phí được.

Chi tiết hàng hóa, dịch vụ

Đây là phần quan trọng nhất: Tên hàng, đơn vị tính (cái, kg, mét...), số lượng, đơn giá, thành tiền. Phải ghi chính xác, rõ ràng, tránh tẩy xóa. Nếu dùng phần mềm bán hàng in ra thì sẽ đỡ sai sót phần này hơn.

So sánh hóa đơn thông thường và hóa đơn VAT

Nhiều người nhầm lẫn giữa hai loại này. Về cơ bản, chúng khác nhau ở đối tượng sử dụng và mục đích khấu trừ thuế. Bạn có thể đọc bài viết chuyên sâu về mẫu hóa đơn VAT để hiểu rõ hơn. Dưới đây là bảng so sánh nhanh:

Theo tôi, nếu bạn bán cả cho cá nhân lẫn doanh nghiệp, tốt nhất nên tìm hiểu và sử dụng cả hai loại để tránh mất khách. Có những phần mềm tra cứu hóa đơn hiện nay hỗ trợ xuất cả hai dạng rất tiện lợi.

Hướng dẫn lập hóa đơn bán hàng thông thường chuẩn

Lập một mẫu hóa đơn bán hàng thông thường đúng chuẩn không khó, chỉ cần bạn tỉ mỉ một chút. Dưới đây là các bước cơ bản:

1. Điền thông tin người bán: Ghi đầy đủ, chính xác tên cửa hàng/công ty, địa chỉ, số điện thoại. Nếu có mã số thuế thì càng tốt.
2. Điền thông tin người mua: Hỏi kỹ khách xem họ có cần ghi thông tin công ty không. Nếu có, phải ghi rõ MST.
3. Ghi chi tiết hàng hóa: Mỗi mặt hàng ghi một dòng, có số lượng, đơn giá, thành tiền rõ ràng. Tính tổng tiền hàng.
4. Tính thuế (nếu có): Nếu giá bán đã bao gồm thuế GTGT, cần ghi rõ. Thường hóa đơn thông thường là giá đã bao gồm thuế.
5. Tính tổng thanh toán: Cộng tổng tiền hàng và các khoản phí khác (nếu có). Ghi bằng số và bằng chữ.
6. Ký, ghi rõ họ tên: Người bán phải ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu có).

Một mẹo nhỏ từ kinh nghiệm của tôi: Luôn giữ một liên của hóa đơn cho mình. Nó giúp bạn đối chiếu cuối ngày, quản lý doanh thu và kho hàng dễ dàng hơn nhiều.

Các lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn

Sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng thông thường tưởng dễ mà không dễ. Sai sót nhỏ có thể dẫn đến tranh chấp, mất khách, thậm chí là vi phạm quy định về kế toán. Dưới đây là những điều tôi hay thấy mọi người mắc phải:

• Không đánh số thứ tự hóa đơn: Mỗi hóa đơn phải có số riêng, theo thứ tự liên tục. Việc này giúp bạn quản lý, tra cứu và báo cáo thuế dễ dàng. Nếu dùng sổ hóa đơn đặt in, số đã có sẵn. Nếu tự in, phải cài đặt đánh số tự động.
• Tẩy xóa, sửa chữa tùy tiện: Tuyệt đối không dùng bút xóa, gạch xóa trên hóa đơn. Nếu viết sai, nên gạch chéo tờ đó, giữ lại và lập hóa đơn mới. Một tờ hóa đơn sạch sẽ, rõ ràng thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
• Quên không ghi ngày tháng: Ngày lập hóa đơn rất quan trọng, là căn cứ xác định thời điểm bán hàng, bảo hành. Luôn ghi ngày tháng năm đầy đủ.
• Không hiểu về mã nhận hóa đơn: Đối với hóa đơn điện tử, mã này rất quan trọng để xác thực. Bạn có thể tìm hiểu thêm trong bài viết về mã nhận hóa đơn.

Ngoài ra, theo quy định mới, việc lưu trữ hóa đơn cũng rất quan trọng. Bạn phải lưu ít nhất 5-10 năm tùy loại hình doanh nghiệp. Đây là lý do nhiều người chuyển sang dùng hóa đơn điện tử và các phần mềm tra cứu hóa đơn để lưu trữ an toàn, tra cứu nhanh chóng.

Xu hướng hóa đơn điện tử và phần mềm tra cứu

Thời đại công nghệ rồi, việc ngồi viết tay từng mẫu hóa đơn bán hàng thông thường vừa mất thời gian, vừa dễ sai, lại khó quản lý. Xu hướng hiện nay là sử dụng hóa đơn điện tử. Không chỉ nhanh, gọn, lẹ, nó còn có nhiều ưu điểm vượt trội:

• Tiết kiệm chi phí: Không tốn tiền mua sổ, mực in, không lo hết hóa đơn giữa chừng.
• Chuyên nghiệp hơn: Hóa đơn điện tử có đầy đủ thông tin, định dạng đẹp, dễ dàng gửi qua email/Zalo cho khách.
• Quản lý dễ dàng: Mọi dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống, dễ dàng tìm kiếm, thống kê doanh thu, xuất báo cáo chỉ với vài cú click.
• Hỗ trợ tra cứu: Khách hàng có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn của mình mọi lúc, mọi nơi nếu bạn sử dụng dịch vụ có tính năng này.

Tôi đã chuyển sang dùng hóa đơn điện tử được hơn một năm, và thấy hiệu quả rõ rệt. Việc đối chiếu cuối tháng không còn là cơn ác mộng nữa. Các phần mềm hiện nay cũng rất thân thiện, giá cả phải chăng, phù hợp với cả cửa hàng nhỏ. Nếu bạn quan tâm đến giải pháp số hóa này, hãy tìm hiểu thêm về các phần mềm tra cứu hóa đơn uy tín trên thị trường.

Bên cạnh đó, việc tải hóa đơn mẫu từ các nguồn chính thống cũng rất cần thiết. Bạn có thể tham khảo trang web của Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn) để cập nhật các mẫu biểu mới nhất, tránh dùng mẫu lỗi thời.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hóa đơn bán hàng thông thường có cần mã số thuế người mua không?

Nếu người mua là cá nhân và không yêu cầu, bạn có thể không cần ghi. Nhưng nếu người mua là doanh nghiệp yêu cầu xuất hóa đơn để làm chi phí, bạn bắt buộc phải ghi đầy đủ tên công ty và mã số thuế của họ. Nếu không, hóa đơn đó của họ sẽ không có giá trị để hạch toán.

Tôi có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn bán hàng thông thường được không?

Được, nhưng phải đảm bảo có đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định (như đã liệt kê ở trên). Bạn nên tham khảo các mẫu chuẩn từ cơ quan thuế để tránh thiếu sót. Tốt hơn hết, nên sử dụng các phần mềm có sẵn mẫu chuẩn để in hoặc xuất điện tử.

Hóa đơn viết tay có còn giá trị pháp lý không?

Có, hóa đơn viết tay vẫn có giá trị pháp lý nếu được lập đúng quy định, đầy đủ thông tin và không tẩy xóa. Tuy nhiên, nó có nhiều hạn chế: dễ sai sót, khó lưu trữ, tra cứu và thiếu tính chuyên nghiệp. Các doanh nghiệp lớn thường không chấp nhận loại này.

Khi nào cần chuyển từ hóa đơn thông thường sang hóa đơn VAT?

Khi doanh nghiệp của bạn đăng ký phương pháp khấu trừ thuế GTGT, hoặc khi khách hàng chủ yếu của bạn là các doanh nghiệp khác có nhu cầu lấy hóa đơn đỏ để khấu trừ thuế. Lúc này, bạn phải sử dụng mẫu hóa đơn GTGT (mẫu 01/GTGT).

Làm thế nào để tra cứu hóa đơn điện tử đã xuất?

Nếu bạn dùng phần mềm hóa đơn điện tử, thường sẽ có tính năng tra cứu trong hệ thống. Bạn chỉ cần nhập số hóa đơn, ngày xuất, hoặc thông tin khách hàng. Đối với khách hàng, một số nhà cung cấp dịch vụ cung cấp trang web hoặc cổng thông tin riêng để họ tự tra cứu hóa đơn của mình bằng mã hóa đơn hoặc mã tra cứu.

---

Tóm lại, việc hiểu rõ và sử dụng đúng mẫu hóa đơn bán hàng thông thường là kỹ năng cơ bản nhưng vô cùng quan trọng với bất kỳ ai kinh doanh. Nó không chỉ giúp bạn làm việc chuyên nghiệp hơn, tạo niềm tin với khách hàng, mà còn giúp công tác quản lý nội bộ và kê khai thuế trở nên suôn sẻ. Dù bạn chọn hình thức viết tay, in sẵn hay điện tử, hãy luôn đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Và nếu có thể, hãy cân nhắc chuyển đổi số ngay từ hôm nay để bắt kịp xu hướng và tối ưu hiệu quả công việc của mình.