Mẫu Hóa Đơn GTGT Điện Tử: Hướng Dẫn Đầy Đủ & Tải Về 2024

Chào các bạn, có lẽ nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các anh chị kế toán mới vào nghề, đang cảm thấy hơi bối rối với cái gọi là "mẫu hóa đơn gtgt điện tử" phải không? Tôi cũng từng như vậy, khi lần đầu nghe đến khái niệm này cách đây vài năm, tôi cứ nghĩ nó phức tạp lắm. Nhưng thực ra, khi đã hiểu rõ rồi thì thấy nó tiện lợi hơn hóa đơn giấy truyền thống rất nhiều. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ với bạn mọi thứ từ A đến Z về mẫu hóa đơn giá trị gia tăng điện tử, từ khái niệm, cấu trúc, cách dùng cho đến những lưu ý "sống còn" mà tôi đã đúc kết được.

Mẫu Hóa Đơn GTGT Điện Tử Là Gì?

Nói một cách dễ hiểu nhất, mẫu hóa đơn gtgt điện tử chính là phiên bản số hóa của hóa đơn giấy mà chúng ta vẫn thường dùng. Nó được tạo lập, gửi đi, nhận về, lưu trữ và tra cứu hoàn toàn trên môi trường điện tử, thông qua các phần mềm hoặc nền tảng được cơ quan thuế chấp thuận. Thay vì in ra giấy rồi ký tay đóng dấu, giờ đây mọi thứ được thực hiện bằng chữ ký số và mã xác thực của cơ quan thuế.

Theo quy định hiện hành, việc sử dụng hóa đơn điện tử không còn là lựa chọn mà đang dần trở thành bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp. Bộ Tài chính đã có lộ trình rõ ràng để chuyển đổi số toàn bộ hệ thống này. Vì vậy, việc nắm vững về các mẫu hóa đơn điện tử là điều tối quan trọng để doanh nghiệp vận hành trơn tru và tuân thủ pháp luật.

Cấu Trúc Và Nội Dung Bắt Buộc Trên Mẫu Hóa Đơn GTGT Điện Tử

Dù là điện tử, nhưng một mẫu hóa đơn gtgt chuẩn vẫn phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố theo quy định của pháp luật. Bạn không thể tự ý thiết kế một mẫu tùy tiện được. Dưới đây là những thông tin bắt buộc phải có:

• Tiêu đề hóa đơn: Ghi rõ "HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG".
• Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn: Đây là dãy số duy nhất do hệ thống của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp dịch vụ phát hành.
• Thông tin người bán: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản, hình thức thanh toán.
• Thông tin người mua: Tên, mã số thuế (nếu có), địa chỉ, hình thức thanh toán.
• Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (chưa thuế).
• Các chỉ tiêu về thuế: Thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán (đã bao gồm thuế).
• Chữ ký số của người bán và mã xác thực của cơ quan thuế (thường hiển thị dưới dạng mã QR code).

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về các mẫu theo từng thông tư cụ thể, như mẫu hóa đơn gtgt theo thông tư 78 hay thông tư 133, bạn có thể tham khảo các bài viết chi tiết mà chúng tôi đã tổng hợp. Ví dụ, bài viết về mẫu hóa đơn theo Thông tư 78 sẽ giải thích rất rõ các trường thông tin cần thiết theo quy định mới nhất.

Phân Biệt Các Loại Mẫu Hóa Đơn GTGT Điện Tử Phổ Biến

Không phải tất cả hóa đơn điện tử đều giống nhau. Tùy vào nghiệp vụ phát sinh, bạn sẽ cần dùng các mẫu khác nhau. Hiểu rõ điều này giúp tránh nhầm lẫn khi lập hóa đơn.

Hóa Đơn GTGT Điện Tử Thông Thường

Đây là mẫu phổ biến nhất, dùng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nước. Nó có đầy đủ các yếu tố thuế GTGT đầu ra cho người bán và đầu vào cho người mua (nếu đủ điều kiện).

Hóa Đơn Điện Tử Cho Hàng Hóa, Dịch Vụ Xuất Khẩu

Mẫu này có điểm đặc biệt là ghi rõ thuế suất 0% và các thông tin liên quan đến hợp đồng xuất khẩu, tờ khai hải quan. Việc sử dụng đúng mẫu là cơ sở để doanh nghiệp được hoàn thuế GTGT.

Hóa Đơn Điện Tử Điều Chỉnh

Khi có sai sót về thông tin (như sai đơn giá, số lượng, thuế suất...), bạn không được hủy hóa đơn cũ mà phải lập hóa đơn điều chỉnh. Mẫu này sẽ ghi rõ số hóa đơn bị điều chỉnh và nội dung điều chỉnh là gì.

Ngoài ra, còn có các mẫu đặc thù khác như hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, cho các chương trình dự án... Điều quan trọng là bạn phải chọn đúng mẫu cho đúng nghiệp vụ. Đối với lĩnh vực dịch vụ, bạn có thể tìm hiểu thêm về mẫu hóa đơn dịch vụ điện tử để nắm rõ các quy tắc riêng.

So Sánh Chi Tiết: Hóa Đơn Giấy vs Hóa Đơn Điện Tử

Nhiều người vẫn còn ngại chuyển đổi sang điện tử vì thấy quen với giấy. Nhưng thực sự, khi so sánh kỹ, bạn sẽ thấy lợi ích của điện tử là rất lớn. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết mà tôi đã tổng hợp lại từ trải nghiệm thực tế của bản thân và nhiều doanh nghiệp khác.

Nhìn vào bảng so sánh, rõ ràng việc sử dụng mẫu hóa đơn gtgt điện tử mang lại lợi ích vượt trội về mọi mặt, từ kinh tế, hiệu quả công việc cho đến bảo mật. Đây chính là xu hướng tất yếu.

Hướng Dẫn Tạo Và Sử Dụng Mẫu Hóa Đơn GTGT Điện Tử

Vậy làm thế nào để tạo và dùng một mẫu hóa đơn điện tử? Quy trình cơ bản gồm 4 bước sau, nhưng lưu ý là bạn cần có tài khoản tại một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính chấp thuận trước đã nhé.

Bước 1: Đăng Ký Và Thiết Lập Thông Tin Doanh Nghiệp

Sau khi chọn được nhà cung cấp uy tín (bạn có thể tham khảo thêm trong danh mục Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi), bạn sẽ đăng ký tài khoản và khai báo đầy đủ thông tin pháp lý của doanh nghiệp (Giấy phép ĐKKD, MST, chữ ký số...). Nhà cung cấp sẽ gửi thông báo chấp thuận sử dụng mẫu hóa đơn lên cơ quan thuế.

Bước 2: Thiết Kế Mẫu Hóa Đơn

Hầu hết các nền tảng đều có sẵn các mẫu hóa đơn gtgt chuẩn theo quy định. Bạn chỉ cần tùy chỉnh một chút như thêm logo, thông tin liên hệ, lời cảm ơn... cho phù hợp với thương hiệu công ty. Quan trọng là không được xóa bỏ các trường thông tin bắt buộc.

Bước 3: Lập Và Phát Hành Hóa Đơn

Khi có phát sinh giao dịch, bạn nhập thông tin người mua, chi tiết hàng hóa/dịch vụ vào biểu mẫu trên phần mềm. Hệ thống sẽ tự tính toán tiền thuế và tổng tiền. Sau khi kiểm tra kỹ, bạn dùng chữ ký số để ký điện tử và phát hành. Hệ thống tự động gán mã xác thực (QR code) và gửi hóa đơn đến email người mua.

Bước 4: Lưu Trữ Và Tra Cứu

Toàn bộ hóa đơn đã phát hành được lưu trữ an toàn trên hệ thống. Bạn có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn bất cứ lúc nào theo số hóa đơn, ngày tháng, tên khách hàng... để phục vụ cho công tác kế toán, quyết toán thuế. Đây là ưu điểm vượt trội mà phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử mang lại.

Để hiểu rõ hơn về các quy định chi tiết, đặc biệt là những thay đổi mới, bạn nên đọc thêm bài viết về mẫu hóa đơn theo Thông tư 133.

Các Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Từ kinh nghiệm thực tế, tôi thấy có mấy điểm mà doanh nghiệp hay vướng phải, dẫn đến bị phạt hoặc gặp rắc rối với cơ quan thuế. Bạn nên ghi nhớ kỹ:

• Chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ: Phải đảm bảo họ đã được Bộ Tài chính chấp thuận (có mã số xác thực). Đừng vì rẻ mà dùng dịch vụ "chui".
• Bảo mật thông tin tài khoản: Chữ ký số và mật khẩu đăng nhập phần mềm phải được bảo vệ cẩn thận. Nếu bị mất, kẻ gian có thể lập hóa đơn gian dối dưới danh nghĩa công ty bạn.
• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký số: Một khi đã ký và phát hành, việc hủy bỏ rất phức tạp (phải lập hóa đơn điều chỉnh). Hãy rà soát lại tên, địa chỉ, MST người mua, số lượng, đơn giá, thuế suất.
• Đảm bảo người mua nhận được hóa đơn: Xác nhận với khách hàng rằng họ đã nhận được email chứa hóa đơn điện tử. Nếu khách hàng yêu cầu, bạn vẫn có thể in bản cứng từ file điện tử để giao, nhưng bản điện tử mới là gốc có giá trị pháp lý.
• Tuân thủ thời hạn lưu trữ: Theo Luật Kế toán và Luật Thuế, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong vòng 10 năm. Hãy đảm bảo nhà cung cấp dịch vụ của bạn cam kết điều này.

Giải Đáp Thắc Mắc Thường Gặp Về Mẫu Hóa Đơn GTGT Điện Tử

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy không?

Hoàn toàn có. Theo Khoản 1, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy khi đáp ứng đủ các điều kiện: có chữ ký số của người bán, có mã xác thực của cơ quan thuế và tuân thủ các quy định về nội dung, hình thức.

Doanh nghiệp tôi nhỏ, có bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử không?

Hiện tại, theo lộ trình, nhóm doanh nghiệp lớn và siêu lớn đã phải áp dụng bắt buộc. Đối với doanh nghiệp vừa, nhỏ và siêu nhỏ, thời hạn bắt buộc được gia hạn (theo các văn bản mới nhất). Tuy nhiên, tôi khuyên bạn nên chuyển đổi sớm vì những lợi ích vượt trội đã được phân tích ở trên. Việc chuẩn bị trước sẽ giúp bạn chủ động và tránh bị động khi quy định chính thức áp dụng.

Khách hàng không có email thì gửi hóa đơn điện tử thế nào?

Bạn có nhiều cách: gửi qua tin nhắn SMS có link tải hóa đơn, cung cấp mã tra cứu để khách hàng tự tra cứu hóa đơn trên website của cơ quan thuế hoặc cổng thông tin của nhà cung cấp dịch vụ, hoặc in bản cứng từ file PDF và giao trực tiếp. Quan trọng là bạn phải có phương thức để chuyển giao thông tin hóa đơn cho khách hàng.

Tôi có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử được không?

Về nguyên tắc, bạn có thể tự thiết kế nhưng mẫu đó phải được cơ quan thuế thông báo chấp thuận trước khi sử dụng. Quy trình này khá phức tạp và mất thời gian. Vì vậy, hầu hết doanh nghiệp lựa chọn sử dụng mẫu có sẵn từ các nhà cung cấp dịch vụ đã được cơ quan thuế phê duyệt, sau đó chỉ tùy chỉnh một số yếu tố không ảnh hưởng đến nội dung bắt buộc.

Làm sao để tra cứu tính hợp lệ của một hóa đơn điện tử?

Rất đơn giản. Bạn có thể sử dụng các công cụ tra cứu hóa đơn trực tuyến. Cách phổ biến nhất là quét mã QR code trên hóa đơn bằng điện thoại, nó sẽ dẫn bạn đến trang xác thực của Tổng cục Thuế. Hoặc bạn truy cập trực tiếp trang "Tra cứu hóa đơn" của Tổng cục Thuế (https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/), nhập mã số thuế người bán và số hóa đơn để kiểm tra. Đây là cách tốt nhất để phòng tránh hóa đơn giả.

---

Tóm lại, việc nắm vững kiến thức về mẫu hóa đơn gtgt điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc. Hy vọng những chia sẻ từ trải nghiệm thực tế của tôi trong bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và tự tin hơn khi áp dụng hình thức hóa đơn hiện đại này. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại tìm hiểu thêm các bài viết chuyên sâu trong danh mục Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi nhé.