Mẫu Hóa Đơn GTGT Excel: Tải Miễn Phí & Hướng Dẫn Lập Chuẩn 2024

Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu hóa đơn gtgt excel để quản lý bán hàng cho doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng hay cá nhân kinh doanh, thì bài viết này chính xác là dành cho bạn. Tôi cũng từng trải qua giai đoạn "vật lộn" với đống giấy tờ, hóa đơn viết tay lộn xộn trước khi chuyển sang dùng Excel. Nó không chỉ giúp mọi thứ gọn gàng, chuyên nghiệp hơn mà còn tiết kiệm kha khá thời gian và giảm thiểu sai sót. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ với bạn những mẫu hóa đơn GTGT bằng Excel miễn phí, hướng dẫn chi tiết cách lập, những lưu ý quan trọng theo quy định mới nhất, và cả những kinh nghiệm "xương máu" mà tôi đã đúc kết được.

Ưu điểm của mẫu hóa đơn GTGT Excel

Trước khi đi vào chi tiết, hãy cùng xem tại sao nhiều người, kể cả tôi, lại chọn Excel làm công cụ lập hóa đơn ban đầu. Thú thật, lúc mới khởi nghiệp, ngân sách eo hẹp, việc đầu tư vào một phần mềm hóa đơn điện tử bài bản là điều xa xỉ. Excel trở thành "cứu cánh" bởi những lý do rất thiết thực.

Đầu tiên là về chi phí. Hầu như máy tính nào cũng cài sẵn bộ Microsoft Office hoặc bạn có thể dùng Google Sheets hoàn toàn miễn phí. Bạn chỉ cần bỏ chút thời gian tìm hiểu hoặc tải một mẫu hóa đơn gtgt excel có sẵn về là dùng được ngay.

Thứ hai là tính linh hoạt và tùy chỉnh. Bạn muốn thêm trường thông tin gì, định dạng màu sắc ra sao, tính toán tự động thế nào đều có thể làm được. Tôi nhớ đã tự thiết kế một mẫu có công thức tự tính tổng tiền, thuế GTGT và tổng thanh toán chỉ bằng vài hàm cơ bản. Nó khiến công việc trở nên nhẹ nhàng hơn hẳn.

Cuối cùng là khả năng lưu trữ và tra cứu. Thay vì xếp chồng các tập hóa đơn giấy, bạn có thể lưu toàn bộ file Excel theo tháng, năm trên máy tính hoặc đám mây. Khi cần tìm lại hóa đơn cho khách hàng nào đó, chỉ cần dùng chức năng Filter hoặc Find là ra ngay. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần tra cứu hóa đơn nhanh chóng.

Cấu trúc một mẫu hóa đơn GTGT Excel chuẩn

Một mẫu hóa đơn gtgt excel đúng chuẩn không chỉ đẹp mắt mà còn phải tuân thủ các quy định của Bộ Tài chính. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung), hóa đơn giá trị gia tăng cần có đầy đủ các tiêu thức sau. Bạn có thể tham khảo thêm chi tiết tại bài viết về mẫu hóa đơn theo Thông tư 78 để nắm rõ hơn.

Về cơ bản, cấu trúc file Excel của bạn nên bao gồm:

• Phần tiêu đề: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản ngân hàng.
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Bảng chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Đây là phần quan trọng nhất, bao gồm: STT, Tên hàng hóa/dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền (trước thuế), Thuế suất GTGT, Tiền thuế GTGT, Tổng cộng tiền thanh toán.
• Phần tổng hợp: Tổng tiền hàng, tổng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán (bằng chữ và bằng số).
• Chữ ký và dấu: Ô cho chữ ký của người bán, người mua (nếu có) và dấu của doanh nghiệp.

Thiết kế bảng tính thông minh

Một mẹo nhỏ từ kinh nghiệm của tôi: Bạn nên tách file Excel thành 2 sheet. Sheet thứ nhất là giao diện nhập liệu và in ấn, được định dạng đẹp như một tờ hóa đơn thực thụ. Sheet thứ hai là cơ sở dữ liệu, nơi lưu trữ toàn bộ thông tin của tất cả các hóa đơn đã xuất. Cách này giúp bạn vừa in được hóa đơn đẹp, vừa quản lý dữ liệu lâu dài một cách khoa học, rất thuận tiện cho việc tra cứu hóa đơn sau này.

Hướng dẫn tạo và sử dụng mẫu hóa đơn GTGT Excel chi tiết

Bạn có thể tự tay tạo một mẫu từ đầu, nhưng tôi khuyên nên tải một mẫu có sẵn về rồi chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu của mình. Dưới đây là các bước cơ bản:

Bước 1: Tải mẫu về. Tôi sẽ cung cấp link tải ở phần dưới bài viết. Mở file bằng Excel hoặc Google Sheets.

Bước 2: Tùy chỉnh thông tin công ty. Bạn điền chính xác Tên, Địa chỉ, Mã số thuế, Số tài khoản, Số điện thoại của doanh nghiệp mình vào các ô quy định. Đây là thông tin cố định, chỉ cần nhập một lần.

Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn cụ thể. Mỗi khi xuất hóa đơn mới, bạn cần nhập: - Số hóa đơn (nên đánh số tự động tăng dần). - Ngày tháng năm. - Thông tin khách hàng. - Chi tiết hàng hóa: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

Bước 4: Sử dụng công thức tính toán tự động. Đây là điểm mạnh của Excel. Ví dụ: - Ô "Thành tiền" = Số lượng * Đơn giá. - Ô "Tiền thuế GTGT" = Thành tiền * Thuế suất (ví dụ 10%). - Ô "Tổng cộng" = SUM(Thành tiền) + SUM(Tiền thuế). Bạn có thể tham khảo thêm các công thức nâng cao trong bài viết về Mẫu 01 Thông tư 78 để tránh những sai sót không đáng có.

Bước 5: In hóa đơn. Thiết lập vùng in cho khổ giấy phù hợp (thường là A5 hoặc A4), căn chỉnh sao cho hóa đơn nằm gọn trên trang giấy. Bạn có thể in ra giấy decal sẵn khung hoặc giấy thường rồi đóng dấu, ký tên.

So sánh mẫu hóa đơn Excel với các phương pháp khác

Để bạn có cái nhìn tổng quan, tôi lập một bảng so sánh nho nhỏ giữa việc dùng Excel, hóa đơn viết tay và hóa đơn điện tử chuyên nghiệp.

Nhìn vào bảng, bạn thấy rõ mẫu hóa đơn gtgt excel là bước tiến lớn so với viết tay và là giải pháp trung gian tuyệt vời trước khi doanh nghiệp bạn sẵn sàng cho hóa đơn điện tử chính thức. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng từ ngày 01/07/2022, hầu hết các doanh nghiệp đã phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Excel chỉ phù hợp nhất với các trường hợp như hộ kinh doanh cá thể chưa đăng ký thuế, hoặc doanh nghiệp mới thành lập trong giai đoạn đầu.

Tải mẫu hóa đơn GTGT Excel miễn phí 2024

Sau nhiều lần chỉnh sửa và cập nhật theo quy định mới, tôi đã chuẩn bị sẵn một vài mẫu hóa đơn GTGT bằng Excel để bạn có thể tải về và sử dụng ngay. Các mẫu này đã tích hợp sẵn công thức tính toán, bạn chỉ việc điền thông tin vào.

• Mẫu Hóa đơn GTGT Excel đơn giản (.xlsx): Phù hợp cho cửa hàng bán lẻ, ít mặt hàng.
• Mẫu Hóa đơn GTGT Excel có cơ sở dữ liệu (.xlsm): Nâng cao hơn, có sheet lưu trữ toàn bộ hóa đơn đã xuất, hỗ trợ tìm kiếm. Rất hữu ích nếu bạn quan tâm đến việc tra cứu hóa đơn sau này.
• Mẫu Hóa đơn GTGT cho Google Sheets: Dùng trực tuyến, không cần cài đặt, có thể chia sẻ và truy cập mọi lúc mọi nơi.

Lưu ý: Khi tải về, bạn nên mở file và cho phép Macro (nếu có) để các tính năng tự động hoạt động. Hãy đọc kỹ phần hướng dẫn đi kèm trong file.

Những lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn GTGT bằng Excel

Sau một thời gian dùng Excel, tôi rút ra vài bài học "đau thương" mà bạn nên tránh:

1. Sai sót thông tin người mua: Đây là lỗi phổ biến nhất. Phải ghi chính xác Tên, Địa chỉ, Mã số thuế (nếu khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn đỏ). Một lần tôi ghi sai mã số thuế, khách hàng không được khấu trừ, họ phản ánh lại và mình phải làm thủ tục điều chỉnh rất mệt.

2. Nhầm lẫn thuế suất: Hàng hóa, dịch vụ khác nhau có thuế suất GTGT khác nhau (0%, 5%, 10%). Phải xác định đúng và áp dụng đúng ô công thức. Bạn có thể tham khảo biểu thuế suất mới nhất trên website của Tổng cục Thuế.

3. Quản lý số hóa đơn: Số hóa đơn phải liên tục, không được ngắt quãng hoặc trùng lặp. Hãy tạo một cột riêng để quản lý số thứ tự này. Nếu làm mất một số nào đó, cần có biên bản hủy hóa đơn theo quy định.

4. Sao lưu dữ liệu: Đây là điều SỐNG CÒN! File Excel có thể bị hỏng, bị virus, mất máy tính... Hãy lưu file ra USB, ổ cứng ngoài hoặc đồng bộ lên Google Drive, OneDrive ít nhất mỗi tuần một lần. Tôi đã từng mất gần 3 tháng dữ liệu vì ổ cứng hỏng, bài học nhớ đời.

5. Chuyển đổi khi doanh nghiệp phát triển: Khi doanh nghiệp lớn hơn, số lượng hóa đơn nhiều lên, việc dùng Excel sẽ trở nên bất tiện và dễ sai sót. Đó là lúc bạn nên cân nhắc đầu tư vào một phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử chuyên nghiệp. Nó không chỉ giúp lập hóa đơn nhanh, ký số tự động mà còn tích hợp với kế toán, báo cáo thuế, quản lý kho... tiết kiệm rất nhiều công sức về lâu dài.

Các câu hỏi thường gặp về mẫu hóa đơn GTGT Excel

Hóa đơn lập bằng Excel có giá trị pháp lý không?

Có, nếu nó được in ra trên giấy, có đầy đủ chữ ký của người bán (và người mua nếu có) cùng con dấu của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp có sử dụng con dấu). Nó được coi là hóa đơn tự in theo quy định. Tuy nhiên, giá trị pháp lý cao nhất và bắt buộc hiện nay là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Tôi có thể dùng hóa đơn Excel để khai thuế GTGT được không?

Được. Khi khai thuế GTGT hàng tháng/quý, bạn dựa vào tổng doanh thu và tổng thuế GTGT đầu ra từ tất cả các hóa đơn đã xuất (kể cả hóa đơn Excel). Bạn cần lưu trữ cẩn thận các hóa đơn gốc này để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra thuế sau này.

Khi nào thì nên ngừng dùng Excel và chuyển sang hóa đơn điện tử?

Theo luật, từ 01/07/2022, hầu hết doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã phải sử dụng hóa đơn điện tử. Các trường hợp được tạm thời sử dụng hóa đơn tự in (như in từ Excel) rất hạn chế (ví dụ: doanh nghiệp ở vùng khó khăn về internet). Tốt nhất, bạn nên liên hệ với Chi cục Thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể về tình trạng của mình. Nhìn chung, nếu doanh nghiệp bạn đã đăng ký thuế và hoạt động ổn định, việc dùng hóa đơn điện tử là bắt buộc và cũng có lợi hơn nhiều.

Làm sao để tra cứu hóa đơn cũ khi lưu trong Excel?

Nếu bạn thiết kế file có sheet cơ sở dữ liệu, việc tra cứu hóa đơn rất dễ. Bạn có thể dùng chức năng Filter (Lọc) để lọc theo tên khách hàng, ngày tháng, số hóa đơn. Hoặc dùng chức năng Find (Ctrl+F) để tìm kiếm nhanh. Đây là ưu điểm vượt trội so với sổ sách giấy truyền thống. Khi cần, bạn có thể xuất dữ liệu này sang phần mềm kế toán hoặc phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên dụng để quản lý tập trung.

---

Tóm lại, mẫu hóa đơn gtgt excel là một công cụ đơn giản, hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho giai đoạn khởi đầu của nhiều doanh nghiệp. Nó giúp bạn làm quen với việc lập hóa đơn chuyên nghiệp, quản lý dữ liệu khoa học. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng đây chỉ là giải pháp tạm thời. Khi doanh nghiệp phát triển, việc chuyển đổi số bằng cách sử dụng hóa đơn điện tử chính thức là xu thế tất yếu và mang lại nhiều lợi ích lâu dài. Hy vọng những chia sẻ và mẫu tải về trong bài viết này sẽ thực sự hữu ích cho công việc kinh doanh của bạn!