Mẫu Hóa Đơn Lẻ: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp 2024

Mẫu hóa đơn lẻ là gì? Định nghĩa và vai trò

Nếu bạn đang kinh doanh, chắc hẳn đã quen thuộc với việc xuất hóa đơn cho khách hàng. Nhưng có bao giờ bạn tự hỏi, trong muôn vàn loại hóa đơn, cái nào là mẫu hóa đơn lẻ không? Thực ra, khái niệm này nghe có vẻ chuyên môn nhưng lại rất gần gũi. Hiểu đơn giản, đây là mẫu hóa đơn được lập riêng cho từng lần bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Mỗi giao dịch là một hóa đơn độc lập, không phụ thuộc vào cái trước hay cái sau. Tôi nhớ hồi mới mở cửa hàng, tôi toàn dùng sổ hóa đơn đặt in sẵn, mỗi lần bán cái gì thì ghi tay vào đó. Đó chính là một dạng của hóa đơn lẻ truyền thống đấy.

Vai trò của nó thì khỏi phải bàn. Nó là bằng chứng pháp lý cho giao dịch, là căn cứ để bạn kê khai thuế, và quan trọng nhất là để khách hàng yên tâm về tính minh bạch. Không có hóa đơn lẻ, coi như bạn đang bán hàng "chui", rất rủi ro nếu cơ quan thuế kiểm tra đấy.

Nội dung bắt buộc trên mẫu hóa đơn lẻ theo quy định

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, một mẫu hóa đơn lẻ đúng chuẩn phải có đầy đủ các thông tin sau. Bạn cứ check list này để đảm bảo mình không bỏ sót thứ gì quan trọng nhé:

• Tiêu đề "HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG" hoặc "HÓA ĐƠN BÁN HÀNG": Cái này phải ghi rõ ràng ngay đầu tờ.
• Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn: Dãy số này là duy nhất, in theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua: Thông tin này phải chính xác tuyệt đối. Sai mã số thuế là hóa đơn đó coi như vô giá trị về mặt kê khai thuế đầu vào cho bên mua.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền: Phần này phải ghi chi tiết, rõ ràng. Đừng ghi chung chung kiểu "tiền hàng" mà phải liệt kê từng mặt hàng.
• Tổng số tiền thanh toán (bằng số và bằng chữ): Nhớ kiểm tra cho khớp giữa số và chữ, sai cái này là hóa đơn bị trả lại ngay.
• Chữ ký, họ tên của người bán và người mua (nếu có), ngày tháng năm lập hóa đơn.
• Dấu của người bán (nếu có).

Thiếu một trong các thông tin trên, hóa đơn của bạn có thể không được chấp nhận khi quyết toán thuế. Tôi đã từng chứng kiến một chủ tiệm tạp hóa phải đi làm lại cả xấp hóa đơn vì quên… ghi ngày tháng. Mất thời gian kinh khủng!

Phân biệt mẫu hóa đơn lẻ với các loại hóa đơn khác

Nhiều người hay nhầm lẫn giữa các loại hóa đơn. Để bạn dễ hình dung, tôi làm một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây. Bạn sẽ thấy mẫu hóa đơn lẻ khác biệt thế nào so với hóa đơn điện tử hay hóa đơn theo lô.

Như bạn thấy, mỗi loại có chỗ đứng riêng. Mẫu hóa đơn lẻ bằng giấy vẫn phù hợp với những giao dịch nhỏ, ít. Nhưng xu hướng chung là chuyển dần sang điện tử vì sự tiện lợi và minh bạch. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về hóa đơn cho ngành dịch vụ, có một bài viết rất chi tiết đấy.

Hóa đơn lẻ điện tử - Xu hướng tất yếu

Hiện nay, khái niệm mẫu hóa đơn lẻ cũng đã được số hóa. Bạn hoàn toàn có thể tạo một hóa đơn lẻ dưới dạng điện tử, có mã của cơ quan thuế. Loại này vừa mang tính chất của một giao dịch đơn lẻ, vừa có ưu điểm của hóa đơn điện tử: gửi mail cho khách ngay lập tức, lưu trữ vĩnh viễn trên hệ thống. Nếu bạn tò mò về cách tạo loại hóa đơn này, có thể tham khảo hướng dẫn về mẫu hóa đơn GTGT điện tử.

Hướng dẫn chi tiết cách tạo mẫu hóa đơn lẻ chuẩn

Bạn có thể tạo mẫu hóa đơn lẻ theo nhiều cách. Dưới đây là 3 cách phổ biến nhất, tôi sẽ phân tích ưu nhược điểm để bạn lựa chọn.

Cách 1: Sử dụng mẫu in sẵn và ghi tay

Đây là cách truyền thống nhất. Bạn ra các nhà sách hoặc cửa hàng văn phòng phẩm, mua sổ hóa đơn GTGT in sẵn (loại có cước phí). Khi bán hàng, bạn dùng bút bi ghi đầy đủ thông tin vào các ô trống. Cách này rẻ tiền ban đầu, dễ làm. Nhưng nhược điểm thì nhiều: chữ viết tay dễ sai sót, khó đọc; không có bản lưu (trừ khi bạn dùng giấy than); và rất bất tiện khi cần tra cứu lại hóa đơn cũ. Tôi khuyên chỉ nên dùng cách này nếu bạn bán rất ít.

Cách 2: Tạo mẫu hóa đơn lẻ bằng Excel/Word

Cách này chuyên nghiệp hơn một chút. Bạn thiết kế một mẫu hóa đơn trên Excel hoặc Word, điền sẵn các thông tin cố định của doanh nghiệp (tên, địa chỉ, MST). Mỗi khi cần xuất hóa đơn, bạn mở file lên, điền thông tin khách hàng và mặt hàng rồi in ra. Ưu điểm là trình bày đẹp, dễ đọc, dễ lưu trữ file trên máy tính. Bạn có thể tải các mẫu hóa đơn Excel miễn phí về chỉnh sửa cho nhanh. Tuy nhiên, cách này vẫn phải in ra giấy, và việc đánh số thứ tự hóa đơn phải quản lý thủ công, dễ bị trùng lặp nếu không cẩn thận.

Cách 3: Sử dụng phần mềm chuyên nghiệp

Đây là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp có tần suất xuất hóa đơn nhiều. Các phần mềm kế toán hoặc phần mềm bán hàng đều có tích hợp chức năng xuất hóa đơn. Bạn chỉ cần nhập thông tin khách hàng và mặt hàng, phần mềm sẽ tự động điền đầy đủ, tự đánh số hóa đơn theo thứ tự, tự tính tổng tiền và in ra mẫu chuẩn. Quan trọng hơn, mọi dữ liệu đều được lưu trữ lại, giúp bạn dễ dàng tra cứu, thống kê doanh thu sau này. Nếu bạn đang tìm một giải pháp tổng thể để quản lý và tra cứu hóa đơn hiệu quả, hãy khám phá các tính năng của phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp.

Các lưu ý quan trọng khi sử dụng và lưu trữ hóa đơn lẻ

Làm ra hóa đơn rồi, dùng và lưu trữ thế nào cho đúng cũng là cả một nghệ thuật. Rút kinh nghiệm từ bản thân và những người xung quanh, tôi tổng hợp mấy điểm "vàng" này:

• Kiểm tra kỹ trước khi giao cho khách: Hãy đọc lại toàn bộ thông tin, đặc biệt là tên công ty, mã số thuế, tổng tiền. Sai một li đi một dặm.
• Ghi đầy đủ, không tẩy xóa: Nếu viết sai, tốt nhất nên hủy hóa đơn đó (ghi chữ "HỦY" lên) và lập hóa đơn mới. Tẩy xóa, sửa chữa trên hóa đơn là điều tối kỵ.
• Lưu trữ cẩn thận: Hóa đơn giấy cần được sắp xếp theo thứ tự số, để vào hộp hoặc tủ chống ẩm, chống mối mọt. Thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm theo quy định. Tôi biết có người để hóa đơn trong bao nilon rồi cất lên gác xép, vài năm sau mở ra thì đã mủn hết giấy, chữ thì nhòe, coi như mất trắng.
• Quản lý số hóa đơn: Phải theo dõi chặt chẽ số hóa đơn đã dùng, đang dùng và chưa dùng. Mất một quyển hóa đơn có thể dẫn đến những rắc rối pháp lý không đáng có.

Thực tế, việc lưu trữ hóa đơn giấy ngày càng trở nên lỗi thời và bất tiện. Đó là lý do vì sao tôi chuyển hướng sang sử dụng hóa đơn điện tử và các công cụ phần mềm tra cứu hóa đơn. Mọi thứ được lưu trên đám mây, an toàn, và tìm kiếm chỉ trong vài giây.

Giải pháp số hóa với phần mềm tra cứu hóa đơn

Nếu bạn đã chán ngấy với đống hóa đơn giấy chất đống, dễ mất, khó tìm, thì đây là lúc nghĩ đến giải pháp số hóa. Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn không chỉ giúp bạn tạo mẫu hóa đơn lẻ điện tử dễ dàng, mà còn mang lại vô vàn lợi ích:

• Tiết kiệm tới 80% chi phí: Không tốn tiền mua sổ in, mực in, chi phí lưu trữ vật lý.
• Tốc độ siêu nhanh: Xuất hóa đơn và gửi email cho khách ngay lập tức, dù khách ở đâu.
• Tra cứu tức thì: Chỉ cần nhập số hóa đơn, mã khách hàng hay ngày tháng, hệ thống sẽ trả kết quả trong nháy mắt. Không còn cảnh lục tung kho để tìm một tờ hóa đơn cũ nữa.
• Bảo mật tuyệt đối: Hóa đơn điện tử có chữ ký số, khó làm giả. Dữ liệu được sao lưu định kỳ, không sợ hỏa hoạn, mối mọt.
• Tích hợp với kê khai thuế: Nhiều phần mềm cho phép xuất dữ liệu trực tiếp để kê khai thuế, giảm thiểu sai sót thủ công.

Việc áp dụng công nghệ vào quản lý hóa đơn điện tử không còn là xu hướng mà là điều bắt buộc để doanh nghiệp vận hành trơn tru và chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể bắt đầu từ việc tìm hiểu các giải pháp trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn để chọn cho mình một công cụ phù hợp.

Câu hỏi thường gặp về mẫu hóa đơn lẻ

1. Hóa đơn lẻ có cần đăng ký với cơ quan thuế không?
Đối với hóa đơn tự in (không phải hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế), doanh nghiệp phải thông báo phát hành mẫu hóa đơn trước khi sử dụng. Bạn làm tờ khai và gửi lên cơ quan thuế quản lý. Còn với hóa đơn đặt in tại các cơ sở in, họ sẽ làm thủ tục này giúp bạn.

2. Tôi bán hàng online nhỏ lẻ, có cần xuất hóa đơn lẻ không?
Cần. Bất kỳ hoạt động mua bán nào cũng nên có hóa đơn để đảm bảo quyền lợi cho cả bạn và khách. Nếu khách hàng không yêu cầu, bạn vẫn nên lưu lại nội bộ để theo dõi doanh thu và chi phí. Khi khách yêu cầu, bạn bắt buộc phải xuất.

3. Làm thế nào để xử lý khi viết sai một mẫu hóa đơn lẻ?
Tuyệt đối không tẩy xóa. Bạn nên gạch chéo tờ hóa đơn đó, giữ lại liên (nếu có nhiều liên) và lập một hóa đơn mới với số thứ tự tiếp theo. Hóa đơn hủy vẫn phải lưu trữ cùng sổ sách.

4. Chi phí để in một cuốn hóa đơn lẻ khoảng bao nhiêu?
Giá cả dao động tùy chất lượng giấy và số lượng. Thông thường, một cuốn 50 tờ (2 liên) có giá từ 50.000 - 100.000 VNĐ. Tuy nhiên, đây là chi phí định kỳ và sẽ tốn kém hơn nhiều so với việc dùng hóa đơn điện tử về lâu dài.

5. Tôi có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn lẻ trên máy tính được không?
Được, nhưng bạn phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố bắt buộc theo quy định của pháp luật (như đã liệt kê ở phần 2). Sau khi thiết kế xong, bạn vẫn phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành với cơ quan thuế trước khi in và sử dụng.

Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã có cái nhìn toàn diện về mẫu hóa đơn lẻ - từ khái niệm, cách tạo, đến những lưu ý quan trọng. Dù bạn chọn hình thức truyền thống hay hiện đại, điều cốt lõi vẫn là sự chính xác và tuân thủ pháp luật. Nếu bạn muốn bước chân vào kỷ nguyên số để quản lý hóa đơn thông minh, tiết kiệm thời gian và chi phí, hãy bắt đầu tìm hiểu ngay hôm nay. Một hệ thống phần mềm tra cứu hóa đơn tốt sẽ là trợ thủ đắc lực, giúp bạn tập trung vào phát triển kinh doanh thay vì loay hoay với giấy tờ.