Mục lục

Giới thiệu: Tại sao Thông Tư 78 lại quan trọng?

Bạn có biết, từ ngày 1/7/2022, hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC đã trở thành bắt buộc trên toàn quốc? Cái này không đùa được đâu nha, làm sai là bị phạt đó! Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro gian lận. Đặc biệt, với Thông tư 78, quy trình phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử đã được chuẩn hóa, giúp mọi thứ trở nên minh bạch và dễ dàng hơn rất nhiều.Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá tất tần tật về mẫu hóa đơn theo Thông tư 78: từ định nghĩa, nội dung, cách lập, lưu trữ đến những lưu ý quan trọng để bạn không bị “tắc” khi áp dụng. Bắt đầu thôi nào!

Thông tư 78/2021/TT-BTC là gì?

Nói một cách dễ hiểu, Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính là văn bản pháp lý quy định chi tiết về hóa đơn điện tử. Nó bao gồm các vấn đề như: định dạng hóa đơn, nội dung hóa đơn, quy trình phát hành, sử dụng, lưu trữ hóa đơn điện tử và trách nhiệm của các bên liên quan.Nếu bạn đang loay hoay không biết bắt đầu từ đâu với hóa đơn điện tử, thì đây chính là “kim chỉ nam” cho bạn đó.

Đối tượng áp dụng Thông Tư 78

Hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đều phải áp dụng Thông tư 78. Trừ một số trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn giấy (nhưng cái này hiếm lắm à nha!). Tốt nhất là cứ “nhập gia tùy tục”, chuyển đổi sang hóa đơn điện tử cho lành.

Các loại hóa đơn điện tử theo Thông Tư 78

Theo Thông tư 78, có các loại hóa đơn điện tử chính sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Dành cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: Dành cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
• Hóa đơn khác: Hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia…

Chọn đúng loại hóa đơn rất quan trọng nha, chọn sai là coi như “đi tong” đó. Nếu bạn không chắc chắn, hãy hỏi ý kiến của kế toán hoặc cơ quan thuế.

Nội dung bắt buộc trên mẫu hóa đơn theo Thông Tư 78

Một mẫu hóa đơn theo Thông tư 78 hợp lệ cần có đầy đủ các thông tin sau (thiếu một trong số này là “toang” đó nha):

Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn

Cái này nghe có vẻ phức tạp, nhưng thực ra rất dễ. Ví dụ: “Hóa đơn GTGT”, “1GTKT0/001”, “AA/23E”, “0000001”.

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Thông tin này phải chính xác tuyệt đối, nếu không thì hóa đơn sẽ không có giá trị. Bạn có thể lấy thông tin này từ giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký thuế.

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

Tương tự như thông tin người bán, thông tin người mua cũng cần chính xác. Nếu người mua là cá nhân thì không cần mã số thuế.

Thông tin hàng hóa, dịch vụ: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền

Mô tả hàng hóa, dịch vụ càng chi tiết càng tốt. Ví dụ: thay vì ghi “văn phòng phẩm”, hãy ghi rõ “bút bi Thiên Long 0.5mm”.

Thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán

Tính toán chính xác số thuế GTGT và tổng tiền thanh toán là rất quan trọng. Nếu sai sót, bạn có thể bị phạt đó.

Chữ ký số của người bán, người mua (nếu có)

Chữ ký số là yếu tố bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Hướng dẫn chi tiết cách lập mẫu hóa đơn theo Thông tư 78

Có hai cách chính để lập hóa đơn điện tử:

Sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử

Đây là cách phổ biến nhất, vì nó nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Hiện nay có rất nhiều phần mềm lập hóa đơn điện tử trên thị trường, bạn có thể lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình. Ví dụ như Phần mềm tra cứu hóa đơn HuviSoft chẳng hạn. Sử dụng Phần mềm tra cứu hóa đơn sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý, tra cứu và tải hóa đơn một cách nhanh chóng.

Lập hóa đơn thủ công (trong trường hợp được phép)

Cách này chỉ áp dụng cho một số trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế chấp thuận. Tuy nhiên, tôi khuyên bạn nên sử dụng phần mềm, vì nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức hơn rất nhiều.

Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ an toàn và bảo mật trong thời gian tối thiểu 10 năm. Bạn có thể lưu trữ trên máy tính, ổ cứng, hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây. Quan trọng là phải có biện pháp sao lưu dữ liệu để tránh mất mát.

Xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử

Nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Quy trình xử lý sai sót được quy định chi tiết trong Thông tư 78.

Nhưng mà nè, tránh được sai sót vẫn là tốt nhất. Nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành hóa đơn bạn nha.

So sánh Thông tư 32 và Thông tư 78 về hóa đơn điện tử

Trước khi có Thông tư 78, Thông tư 32/2011/TT-BTC là văn bản pháp lý quy định về hóa đơn điện tử. Dưới đây là một số điểm khác biệt chính giữa hai thông tư này:

Nhìn chung, Thông tư 78 có nhiều điểm mới và chặt chẽ hơn so với Thông tư 32. Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định của Thông tư 78 để tuân thủ đúng pháp luật.

Phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử nào tốt?

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử. Để lựa chọn được phần mềm tốt nhất, bạn nên cân nhắc các yếu tố sau:

• Uy tín của nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm và uy tín trên thị trường.
• Tính năng của phần mềm: Phần mềm cần có đầy đủ các tính năng cần thiết như: lập hóa đơn, quản lý hóa đơn, tra cứu hóa đơn, báo cáo hóa đơn…
• Giá cả: So sánh giá cả của các phần mềm khác nhau để lựa chọn được phần mềm phù hợp với ngân sách của bạn.
• Dịch vụ hỗ trợ: Chọn nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ tốt, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn.

Một gợi ý hay ho cho bạn là tìm hiểu về phần mềm tra cứu hóa đơn của HuviSoft. Theo đánh giá của nhiều người dùng, HuviSoft có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, nhiều tính năng hữu ích và giá cả hợp lý đó.

Các câu hỏi thường gặp về mẫu hóa đơn theo Thông tư 78

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về mẫu hóa đơn theo Thông tư 78:

1. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không? Không, hóa đơn điện tử không cần đóng dấu. Chữ ký số đã thay thế cho con dấu.
2. Tôi có thể sử dụng hóa đơn giấy sau ngày 1/7/2022 không? Không, trừ một số trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế chấp thuận.
3. Tôi có thể sửa đổi hóa đơn điện tử đã phát hành không? Không, bạn không thể sửa đổi hóa đơn điện tử đã phát hành. Nếu có sai sót, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
4. Tôi có thể hủy hóa đơn điện tử đã phát hành không? Có, bạn có thể hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trong một số trường hợp nhất định.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được giải đáp.

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về mẫu hóa đơn theo Thông tư 78. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hãy nhanh chóng áp dụng để nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ đúng quy định của pháp luật bạn nhé! Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về việc chọn mẫu hóa đơn nào, hoặc cần tìm hiểu thêm về mẫu hóa đơn GTGT, hoặc mẫu hóa đơn mua của cơ quan thuế thì đừng ngại tìm hiểu thêm trên trang web của chúng tôi. Chúc bạn thành công!

Lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn của chuyên gia.