Mẫu Hóa Đơn TT78: Tất Tần Tật Từ A Đến Z [2024]

Giới thiệu về mẫu hóa đơn TT78

Bạn đang loay hoay với việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78? Đừng lo lắng, bạn không hề đơn độc đâu! Chắc chắn là lúc mới đầu, ai cũng thấy hơi rối rắm một chút. Nhưng thực tế, việc này không hề phức tạp như bạn nghĩ. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từ A đến Z về mẫu hóa đơn TT78, từ những quy định cơ bản nhất đến cách lập và quản lý hóa đơn một cách hiệu quả nhất. Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá những điểm mới, những thay đổi quan trọng, và cả những mẹo nhỏ để bạn “bắt nhịp” nhanh chóng với quy định mới này. Cứ coi như đây là một cuốn “bí kíp” bỏ túi, giúp bạn tự tin xử lý mọi vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử. Yên tâm đi, đọc xong bài này là bạn “pro” ngay thôi!

Thông tư 78 (TT78) là gì và tại sao nó quan trọng?

Thông tư 78/2021/TT-BTC, hay còn gọi tắt là TT78, do Bộ Tài chính ban hành, quy định về hóa đơn điện tử (HĐĐT) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nói một cách dễ hiểu, nó là “luật chơi” mới về hóa đơn điện tử, thay thế cho các quy định cũ như Thông tư 32 (TT32) hay Thông tư 68 (TT68).

Vậy tại sao TT78 lại quan trọng? Quan trọng là vì nó giúp chuẩn hóa quy trình hóa đơn điện tử trên toàn quốc, tạo sự đồng bộ và minh bạch, giảm thiểu tình trạng gian lận, trốn thuế. Nó cũng tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong việc quản lý, lưu trữ hóa đơn, tiết kiệm chi phí và thời gian. Việc áp dụng TT78 cũng là một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của nền kinh tế Việt Nam.

Tóm lại, hiểu và tuân thủ TT78 là điều bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam. Nếu không, bạn có thể gặp rắc rối với cơ quan thuế đấy!

Bạn có thể tham khảo thêm về việc Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78: A-Z để nắm rõ hơn về quy trình lưu trữ.

Đối tượng áp dụng Thông tư 78

TT78 áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Cụ thể, bao gồm:

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam.
• Tổ chức kinh tế có phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
• Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, có một số trường hợp được tạm thời chưa áp dụng TT78, ví dụ như các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn. Nhưng đây chỉ là tạm thời thôi nhé, sớm muộn gì cũng phải chuyển đổi cả.

Nội dung cơ bản của mẫu hóa đơn TT78

Mẫu hóa đơn TT78 có những nội dung cơ bản sau:

• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Thông tin hóa đơn: Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Tổng cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
• Chữ ký điện tử của người bán (bắt buộc) và người mua (nếu có).
• Mã của cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế).

Điểm khác biệt lớn so với các quy định cũ là TT78 yêu cầu hóa đơn điện tử phải có mã của cơ quan thuế (trừ một số trường hợp được miễn). Mã này có tác dụng xác thực tính hợp lệ của hóa đơn, giúp chống gian lận.

So sánh mẫu hóa đơn TT32 và TT78: Những điểm khác biệt cần biết

Để dễ hình dung hơn về những thay đổi, chúng ta hãy cùng so sánh mẫu hóa đơn TT78 với mẫu hóa đơn theo Thông tư 32 (TT32) – một quy định cũ mà nhiều doanh nghiệp vẫn còn quen thuộc:

Có thể thấy, TT78 có nhiều điểm mới so với TT32, đặc biệt là việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử và có mã của cơ quan thuế. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi quy trình, đầu tư vào phần mềm và hạ tầng công nghệ để đáp ứng yêu cầu mới.

Hướng dẫn chi tiết cách lập mẫu hóa đơn TT78

Việc lập mẫu hóa đơn TT78 không quá khó, nhưng bạn cần nắm vững các bước sau:

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Cái này là bước đầu tiên và bắt buộc nhé. Bạn cần nộp hồ sơ đăng ký qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
2. Chọn phần mềm hóa đơn điện tử: Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ lập hóa đơn điện tử theo TT78. Hãy chọn một phần mềm uy tín, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Phần mềm tra cứu hóa đơn HuviSoft là một lựa chọn đáng cân nhắc, giúp bạn quản lý hóa đơn dễ dàng hơn.
3. Lập hóa đơn: Điền đầy đủ thông tin vào hóa đơn theo hướng dẫn của phần mềm. Lưu ý kiểm tra kỹ các thông tin như tên người mua, mã số thuế, số lượng, đơn giá… để tránh sai sót.
4. Ký điện tử: Sử dụng chữ ký điện tử để ký vào hóa đơn.
5. Gửi hóa đơn cho người mua: Bạn có thể gửi hóa đơn qua email, tin nhắn hoặc cung cấp cho người mua một đường link để tải hóa đơn về.
6. Gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế: Phần mềm sẽ tự động gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định.

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo TT78 như thế nào cho đúng?

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng rất quan trọng, vì nó liên quan đến việc chứng minh tính hợp lệ của hóa đơn khi có yêu cầu từ cơ quan thuế. Theo TT78, bạn phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian 10 năm. Có hai hình thức lưu trữ chính:

• Lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp: Bạn cần đảm bảo hệ thống của mình đáp ứng các yêu cầu về bảo mật, an toàn dữ liệu.
• Lưu trữ thông qua nhà cung cấp dịch vụ: Bạn có thể thuê một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định.

Dù chọn hình thức nào, bạn cũng cần sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh mất mát.

Cách check hóa đơn theo Thông tư 78 nhanh chóng và chính xác

Để đảm bảo hóa đơn bạn nhận được là hợp lệ, bạn cần kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn và đối chiếu với thông tin của người bán. Bạn có thể Check Hóa Đơn: Nhanh Chóng & Chính Xác 100% [2024] bằng một số cách sau:

• Kiểm tra trực tiếp trên trang web của Tổng cục Thuế: Bạn có thể nhập thông tin hóa đơn (mã số thuế người bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn…) vào trang web của Tổng cục Thuế để kiểm tra tính hợp lệ.
• Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn: Một số phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng tra cứu hóa đơn, giúp bạn kiểm tra nhanh chóng và chính xác.

Nếu phát hiện hóa đơn có dấu hiệu bất thường (ví dụ như thông tin không khớp, không có mã của cơ quan thuế…), bạn cần liên hệ ngay với người bán để làm rõ.

Phần mềm nào hỗ trợ tạo và quản lý mẫu hóa đơn TT78 tốt nhất?

Như đã nói ở trên, việc chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp là rất quan trọng. Hiện nay có rất nhiều phần mềm trên thị trường, mỗi phần mềm có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Một số phần mềm phổ biến có thể kể đến như:

• Phần mềm của các nhà cung cấp hóa đơn điện tử lớn: Ví dụ như VNPT, Viettel, Bkav… Các phần mềm này thường có đầy đủ tính năng, hỗ trợ tốt cho việc lập, quản lý và lưu trữ hóa đơn.
• Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử: Ví dụ như Misa, Fast… Các phần mềm này giúp bạn quản lý cả hóa đơn và các nghiệp vụ kế toán khác, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Phần mềm của các công ty chuyên về giải pháp hóa đơn điện tử: Ví dụ như HuviSoft. Phần mềm tra cứu hóa đơn này thường có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và hỗ trợ khách hàng tận tình. Bạn cũng có thể xem thêm Cách Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Đã Phát Hành NHANH Nhất để biết thêm chi tiết.

Khi chọn phần mềm, bạn nên cân nhắc các yếu tố như:

• Uy tín của nhà cung cấp.
• Tính năng của phần mềm.
• Chi phí sử dụng.
• Khả năng tích hợp với các hệ thống khác (ví dụ như phần mềm kế toán).
• Chính sách hỗ trợ khách hàng.

Tốt nhất là bạn nên dùng thử một vài phần mềm trước khi quyết định chọn phần mềm nào.

Các câu hỏi thường gặp về mẫu hóa đơn TT78

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về mẫu hóa đơn TT78:

1. Doanh nghiệp tôi mới thành lập thì có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo TT78 không?

Có. Trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định tại Thông tư, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử theo TT78.

2. Tôi có thể sử dụng đồng thời hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo TT78 không?

Không. Khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo TT78, bạn không được sử dụng hóa đơn giấy nữa.

3. Tôi có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử theo ý mình không?

Không. Mẫu hóa đơn điện tử phải tuân thủ theo quy định của TT78 và phải được đăng ký với cơ quan thuế.

4. Nếu tôi lập sai hóa đơn điện tử thì phải xử lý như thế nào?

Bạn phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.

5. Tôi có thể tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành ở đâu?

Bạn có thể tra cứu trên trang web của Tổng cục Thuế hoặc trên phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng.

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về mẫu hóa đơn TT78. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là một xu hướng tất yếu, và việc tuân thủ TT78 là điều bắt buộc. Hãy dành thời gian tìm hiểu kỹ các quy định, lựa chọn phần mềm phù hợp và áp dụng vào thực tế để quản lý hóa đơn một cách hiệu quả nhất. Chúc bạn thành công!