Mẫu Hóa Đơn Xăng Dầu: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z & Tải Mẫu Chuẩn 2024

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp vận tải, một công ty có đội xe riêng, hay thậm chí là một cá nhân thường xuyên mua xăng dầu cho công việc, chắc hẳn bạn đã quá quen thuộc với những tờ hóa đơn xăng dầu. Nhưng bạn có chắc mình đã hiểu rõ tất cả các thông tin trên đó, và quan trọng hơn, bạn có đang sử dụng đúng mẫu hóa đơn xăng dầu theo quy định mới nhất không? Tôi từng chứng kiến không ít trường hợp kế toán "đau đầu" vì hóa đơn xăng dầu không hợp lệ, dẫn đến không được khấu trừ thuế GTGT hay tính vào chi phí hợp lý. Bài viết này sẽ giúp bạn tránh những rắc rối đó, cung cấp mọi thứ bạn cần biết về mẫu hóa đơn này, từ cách đọc, cách kiểm tra tính hợp lệ, đến link tải mẫu chuẩn và những lưu ý quan trọng nhất.

Mẫu Hóa Đơn Xăng Dầu Là Gì? Tại Sao Lại Quan Trọng?

Về cơ bản, mẫu hóa đơn xăng dầu cũng là một loại hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) thông thường, được các đại lý, cửa hàng xăng dầu phát hành khi bán hàng. Tuy nhiên, nó có một vài điểm đặc thù vì mặt hàng này thuộc diện quản lý chặt chẽ của Nhà nước. Nó không chỉ là chứng từ thanh toán, mà còn là căn cứ pháp lý để doanh nghiệp bạn hạch toán chi phí nhiên liệu và khấu trừ thuế đầu vào. Một tờ hóa đơn hợp lệ có thể giúp bạn tiết kiệm một khoản thuế không nhỏ. Ngược lại, một tờ hóa đơn sai sót có thể khiến cơ quan thuế loại bỏ toàn bộ chi phí đó, thậm chí phạt hành chính. Tôi nhớ có lần một khách hàng làm trong lĩnh vực xuất khẩu đã gặp rắc rối vì hóa đơn xăng cho xe container không ghi rõ biển số xe, dẫn đến việc chứng minh tính hợp lý của chi phí rất khó khăn.

Cấu Trúc Chi Tiết Của Một Mẫu Hóa Đơn Xăng Dầu Chuẩn

Một mẫu hóa đơn xăng dầu đầy đủ, dù là bản giấy hay điện tử, đều phải có các thông tin cơ bản theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Bạn có thể tham khảo thêm các quy định chi tiết về mẫu hóa đơn theo Thông tư 78 để nắm rõ hơn. Dưới đây là những phần bắt buộc phải có:

Thông Tin Của Người Bán (Đại Lý Xăng Dầu)

• Tên, mã số thuế của doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu.
• Địa chỉ, số điện thoại.
• Số tài khoản ngân hàng (nếu có).

Thông Tin Của Người Mua

• Tên, mã số thuế của công ty bạn (nếu mua cho doanh nghiệp). Đây là điểm rất quan trọng, nếu ghi thiếu MST, hóa đơn coi như vô giá trị để khấu trừ thuế.
• Địa chỉ công ty.
• Nếu mua cho cá nhân hoặc không lấy hóa đơn công ty, phần này có thể ghi "Khách lẻ" hoặc tên cá nhân.

Nội Dung Hàng Hóa, Dịch Vụ

• Tên hàng hóa: Phải ghi rõ loại xăng/dầu (VD: Xăng RON 95-III, Dầu DO 0.05S).
• Đơn vị tính: Lít (l).
• Số lượng.
• Đơn giá (chưa bao gồm VAT).
• Thành tiền (chưa VAT).
• Thuế suất GTGT: Hiện nay thường là 8% hoặc 10% tùy thời điểm.
• Tiền thuế GTGT.
• Tổng cộng tiền thanh toán (đã bao gồm VAT).

Thông Tin Bổ Sung Quan Trọng

Đây là phần làm nên sự khác biệt của hóa đơn xăng dầu so với các hóa đơn thông thường khác, như hóa đơn tiền điện chẳng hạn. Nó giúp chứng minh tính hợp lý, hợp lệ của chi phí:

• Số công-tơ-mơ (số km): Chỉ số đồng hồ nhiên liệu trước và sau khi đổ. Cái này cực kỳ quan trọng với xe công ty, giúp kiểm soát mức tiêu thụ.
• Biển số xe: Bắt buộc phải có để đối chiếu nếu chi phí này được tính cho hoạt động kinh doanh của một phương tiện cụ thể.
• Ngày, giờ giao dịch.
• Chữ ký, họ tên của người bán và người mua (nếu cần).
• Mã của cơ quan thuế và các ký hiệu mã hóa khác (với hóa đơn điện tử).

Phân Biệt Hóa Đơn Xăng Dầu Hợp Lệ Và Không Hợp Lệ

Không phải tờ hóa đơn nào có chữ ký và đóng dấu đỏ cũng đều hợp lệ. Dưới đây là bảng so sánh nhanh để bạn dễ hình dung:

Một mẹo nhỏ từ kinh nghiệm của tôi: Hãy tập trung kiểm tra ngay 3 thứ khi nhận hóa đơn: MST công ty mình, biển số xe, và tên chính xác của nhiên liệu. Thiếu một trong ba, tỷ lệ "toi" là rất cao.

Hướng Dẫn Tải Và Sử Dụng Mẫu Hóa Đơn Xăng Dầu Điện Tử

Hiện nay, hóa đơn điện tử đang là xu thế bắt buộc. Các đại lý xăng dầu lớn như Petrolimex, PVOIL, Shell... đều đã chuyển sang sử dụng. Bạn không cần "tải" một mẫu cụ thể về để in, mà sẽ nhận trực tiếp từ hệ thống của họ qua email hoặc tin nhắn. Tuy nhiên, bạn CÓ THỂ và NÊN chủ động trong việc này:

• Cung cấp thông tin chính xác: Khi mua hàng, hãy đưa cho nhân viên đầy đủ thông tin: Tên công ty, MST, Địa chỉ, Email nhận hóa đơn. Đừng ngại nói rõ bạn cần hóa đơn điện tử.
• Kiểm tra email ngay: Sau khi đổ xăng, hãy kiểm tra hộp thư email bạn cung cấp. Hóa đơn điện tử thường được gửi về gần như ngay lập tức. Nếu không thấy, hãy quay lại hỏi nhân viên.
• Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn: Đây là cách hiệu quả nhất để quản lý. Bạn có thể dùng các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp để lưu trữ, phân loại, và xuất báo cáo tất cả hóa đơn xăng dầu điện tử của công ty một cách tự động, tránh thất lạc. Việc này tiết kiệm rất nhiều thời gian cho kế toán so với việc lưu từng file PDF.

Các Lưu Ý Quan Trọng Khi Lập Và Lưu Trữ Hóa Đơn

• Không chấp nhận hóa đơn viết tay: Theo quy định hiện hành, hóa đơn viết tay (trừ một số trường hợp đặc biệt) không còn được chấp nhận để khấu trừ thuế. Hãy kiên quyết yêu cầu hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn đặt in từ máy.
• Thời hạn khấu trừ: Bạn có 5 năm để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ hóa đơn xăng dầu. Tuy nhiên, đừng để tồn đọng, hãy xử lý càng sớm càng tốt.
• Lưu trữ điện tử: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ở định dạng nguyên gốc (file PDF có chữ ký số) trong thời gian tối thiểu 10 năm. Đừng chỉ in ra giấy và vứt file đi, vì bản in không có giá trị pháp lý thay thế bản điện tử.
• Mua xăng dầu không đúng địa điểm kinh doanh: Cẩn thận với các điểm bán xăng dầu trôi nổi, không có biển hiệu công ty. Hóa đơn từ những nơi này rất dễ bị cơ quan thuế nghi ngờ về tính hợp pháp.

Giải Đáp Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Mẫu Hóa Đơn Xăng Dầu

1. Mua xăng cho xe cá nhân nhưng muốn lấy hóa đơn công ty được không?

Được, nhưng bạn phải cung cấp đầy đủ thông tin công ty (tên, MST) cho đại lý. Tuy nhiên, về bản chất, chi phí này chỉ được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp nếu xe đó phục vụ cho mục đích công việc của công ty và có trong hợp đồng lao động/hợp đồng thuê xe. Nếu không, việc này có thể gây rủi ro về thuế.

2. Hóa đơn xăng dầu bị ghi sai thông tin (sai MST, sai tên công ty) thì xử lý thế nào?

Tốt nhất là yêu cầu đại lý xuất lại hóa đơn mới ngay lập tức. Nếu không thể, bạn cần liên hệ đại lý để họ thực hiện thủ tục điều chỉnh hóa đơn điện tử (nếu sai thông tin người mua) hoặc hủy hóa đơn cũ và xuất hóa đơn thay thế. Tuyệt đối không tự ý sửa chữa trên hóa đơn.

3. Có bắt buộc phải ghi số km và biển số xe trên hóa đơn không?

Với hóa đơn dùng để tính chi phí cho xe ô tô của doanh nghiệp, việc ghi biển số xe là gần như bắt buộc để chứng minh tính hợp lý. Số km thì rất nên có để làm cơ sở kiểm soát nội bộ. Cơ quan thuế có quyền từ chối chi phí nếu hóa đơn không thể hiện rõ chi phí đó cho phương tiện nào.

4. Tôi có thể tự in mẫu hóa đơn xăng dầu để đại lý ký không?

Không được. Hóa đơn phải do chính đơn vị bán hàng (đại lý xăng dầu) phát hành từ hệ thống của họ đã đăng ký với cơ quan thuế. Bạn không thể tự in hóa đơn bán hàng cho người khác ký.

Kết Luận & Lời Khuyên Từ Chuyên Gia

Như vậy, việc nắm rõ quy định về mẫu hóa đơn xăng dầu không chỉ là chuyện của kế toán, mà là trách nhiệm của cả người điều hành và nhân viên trực tiếp mua hàng. Một tờ hóa đơn đúng chuẩn là tài sản, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuế. Một tờ hóa đơn sai sót có thể trở thành gánh nặng và rủi ro.

Lời khuyên của tôi dành cho bạn: Hãy tập huấn nhanh cho lái xe, nhân viên mua hàng về các thông tin BẮT BUỘC phải có trên hóa đơn. Đầu tư vào một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử để quản lý tập trung, tự động hóa việc thu thập và lưu trữ. Nó sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian, công sức và tránh được những sai sót không đáng có về sau.

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn sâu hơn về giải pháp quản lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, đừng ngần ngại tìm hiểu thêm trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi. Chúc bạn quản lý chi phí nhiên liệu một cách hiệu quả và minh bạch nhất!