Mẫu Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử: Chuẩn & Mới Nhất!

Giới thiệu

Chào bạn, nếu bạn đang loay hoay với thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử thì đừng lo, bài viết này là dành cho bạn đó! Chắc hẳn ai làm kế toán, đặc biệt là kế toán mới vào nghề, cũng từng bối rối không biết bắt đầu từ đâu. Hiểu được điều đó, hôm nay tôi sẽ chia sẻ tất tần tật về mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới nhất, chuẩn nhất 2024. Chúng ta sẽ cùng nhau đi từ khái niệm cơ bản, quy trình thực hiện, những lưu ý quan trọng và cả những câu hỏi thường gặp. Tin tôi đi, sau khi đọc xong bài này, bạn sẽ tự tin “xử đẹp” cái thủ tục này ngay thôi!

Bài viết này sẽ giúp bạn:

• Hiểu rõ thông báo phát hành hóa đơn điện tử là gì và tại sao nó quan trọng.
• Nắm vững quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
• Tải về mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử chuẩn nhất 2024.
• Tránh những sai sót thường gặp khi thực hiện thủ tục này.
• Biết đến một công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý hóa đơn điện tử: Phần mềm tra cứu hóa đơn của HuviSoft.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là gì?

Hiểu một cách đơn giản, thông báo phát hành hóa đơn điện tử là một thủ tục bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện trước khi chính thức sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là một bước quan trọng để thông báo với cơ quan thuế về việc doanh nghiệp sẽ sử dụng loại hóa đơn này, đồng thời cung cấp các thông tin liên quan như: số lượng hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng,...

Theo quy định của pháp luật, cụ thể là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng ít nhất 2 ngày làm việc. Nếu không thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.

Ví dụ, công ty A muốn sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2024. Vậy thì, chậm nhất là ngày 28/6/2024, công ty A phải hoàn thành thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Vì sao cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử?

Nhiều bạn kế toán mới vào nghề thường thắc mắc: "Tại sao phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử? Có cần thiết không?". Câu trả lời là CÓ, và rất cần thiết! Việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế:

• Đối với doanh nghiệp:
• Tuân thủ đúng quy định của pháp luật, tránh bị xử phạt.
• Đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn điện tử, giúp khách hàng yên tâm khi giao dịch.
• Góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín cho doanh nghiệp.
• Đối với cơ quan thuế:
• Quản lý chặt chẽ việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
• Ngăn chặn tình trạng làm giả, mua bán hóa đơn bất hợp pháp.
• Nâng cao hiệu quả công tác thu thuế.

Nếu bạn đang tìm hiểu về cách tra cứu hóa đơn điện tử, thì bạn có thể tham khảo thêm bài viết Tra Cứu E Hóa Đơn: A-Z Cho Doanh Nghiệp 2024, bài viết này sẽ giúp bạn tra cứu hóa đơn một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Thời điểm thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Như đã đề cập ở trên, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng ít nhất 2 ngày làm việc. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của tôi, bạn nên thực hiện sớm hơn để tránh những rủi ro không đáng có, ví dụ như:

• Hệ thống thuế bị nghẽn do nhiều doanh nghiệp cùng nộp hồ sơ vào thời điểm cuối.
• Hồ sơ bị trả lại do sai sót, cần thời gian để chỉnh sửa.
• Nhân viên thuế bận, xử lý hồ sơ chậm trễ.

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý đến thời điểm thay đổi thông tin trên hóa đơn. Ví dụ, khi doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ, mã số thuế,... thì cần phải làm thủ tục thay đổi thông tin trên hóa đơn và thông báo lại với cơ quan thuế. Cái này cũng quan trọng lắm nha, đừng quên!

Hướng dẫn chi tiết các bước thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử hiện nay khá đơn giản và thuận tiện, bạn có thể thực hiện trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:

1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

   Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

   • Tờ khai thông báo phát hành hóa đơn điện tử (mẫu số 01/PH-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
   • Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (nếu là lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử).
   • Hóa đơn mẫu (là bản thể hiện của hóa đơn điện tử).

   Bạn có thể tải mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử (mẫu 01/PH-HĐĐT) trực tiếp từ trang web của Tổng cục Thuế hoặc từ các nguồn uy tín khác.

2. Bước 2: Nộp hồ sơ

   Bạn có thể nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng một trong hai cách sau:

   • Nộp trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thường được sử dụng).
   • Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.

   Tôi khuyên bạn nên nộp trực tuyến để tiết kiệm thời gian và công sức. Để nộp trực tuyến, bạn cần có chữ ký số và tài khoản trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

3. Bước 3: Nhận kết quả

   Sau khi nộp hồ sơ, bạn sẽ nhận được thông báo chấp nhận hoặc từ chối từ cơ quan thuế. Nếu hồ sơ được chấp nhận, bạn có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu hồ sơ bị từ chối, bạn cần chỉnh sửa theo yêu cầu của cơ quan thuế và nộp lại.

Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới nhất 2024

Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử (mẫu số 01/PH-HĐĐT) là một biểu mẫu quan trọng, bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin sau:

• Thông tin về doanh nghiệp: tên, địa chỉ, mã số thuế,...
• Thông tin về hóa đơn điện tử: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn,...
• Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
• Thông tin về nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu có).

Bạn có thể tham khảo mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử chuẩn nhất 2024 tại trang web của Tổng cục Thuế hoặc tải về từ các nguồn uy tín. Lưu ý, cần kiểm tra kỹ xem mẫu này có còn hiệu lực hay không, vì đôi khi các quy định có thể thay đổi.

Để tránh sai sót khi điền thông tin, bạn nên:

• Đọc kỹ hướng dẫn điền thông tin trên mẫu.
• Kiểm tra lại thông tin nhiều lần trước khi nộp.
• Tham khảo ý kiến của người có kinh nghiệm (nếu cần).

Những lưu ý quan trọng khi làm thông báo phát hành

Ngoài những điều đã chia sẻ ở trên, tôi muốn nhấn mạnh một số lưu ý quan trọng sau đây để giúp bạn tránh những sai sót thường gặp khi làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử:

• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp: Sai một ly đi một dặm, thông tin sai có thể khiến hồ sơ của bạn bị trả lại đó.
• Nộp hồ sơ đúng thời hạn: Đừng để đến phút cuối mới nộp, hệ thống có thể bị nghẽn, gây chậm trễ.
• Lưu giữ cẩn thận các giấy tờ liên quan: Để đối chiếu khi cần thiết.
• Cập nhật thường xuyên các quy định mới của pháp luật: Các quy định có thể thay đổi, bạn cần nắm bắt kịp thời để thực hiện đúng.

Ví dụ, gần đây có một số thay đổi về định dạng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, bạn cần cập nhật để đảm bảo hóa đơn của mình hợp lệ.

Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng hóa đơn xăng dầu, hãy tham khảo bài viết Hóa Đơn Xăng Dầu: Tất Tần Tật Cho Doanh Nghiệp 2024 để biết thêm chi tiết về các quy định liên quan đến hóa đơn xăng dầu.

Phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử HuviSoft

Trong quá trình làm việc với hóa đơn điện tử, việc tra cứu, quản lý và lưu trữ hóa đơn là vô cùng quan trọng. Phần mềm tra cứu hóa đơn của HuviSoft là một giải pháp hiệu quả, giúp bạn giải quyết các vấn đề này một cách nhanh chóng và dễ dàng. Phần mềm này có nhiều tính năng ưu việt như:

• Tra cứu hóa đơn nhanh chóng, chính xác.
• Quản lý hóa đơn tập trung, khoa học.
• Lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật.
• Tích hợp dễ dàng với các phần mềm kế toán khác.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.

Với phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử HuviSoft, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức trong việc quản lý hóa đơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử có mất phí không?

Không, việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử là hoàn toàn miễn phí.

2. Có thể thay đổi mẫu hóa đơn sau khi đã thông báo phát hành không?

Có, bạn có thể thay đổi mẫu hóa đơn sau khi đã thông báo phát hành. Tuy nhiên, bạn cần phải thông báo lại với cơ quan thuế trước khi sử dụng mẫu hóa đơn mới.

3. Doanh nghiệp mới thành lập có cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử không?

Có, doanh nghiệp mới thành lập cần phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng.

4. Nếu quên thông báo phát hành hóa đơn điện tử thì có bị phạt không?

Có, nếu quên thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.

5. Tôi có thể tải mẫu hóa đơn GTGT Excel miễn phí ở đâu?

Bạn có thể tham khảo bài viết Mẫu Hóa Đơn GTGT Excel: Tải Miễn Phí & Cách Dùng Chuẩn 2024 để tải mẫu hóa đơn GTGT Excel miễn phí và hướng dẫn sử dụng chuẩn nhất.

Kết luận

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là một thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện để tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Hy vọng với những thông tin chi tiết và hữu ích trong bài viết này, bạn đã có thể tự tin thực hiện thủ tục này một cách dễ dàng và chính xác. Đừng quên sử dụng Phần mềm tra cứu hóa đơn của HuviSoft để quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả hơn nhé! Chúc bạn thành công!