Mẫu Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử: Hướng Dẫn Đầy Đủ 2024

Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?

Nếu bạn đang chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử, chắc hẳn bạn đã nghe qua cụm từ "thông báo phát hành". Nhưng thực chất nó là gì? Hiểu đơn giản, đây là một văn bản chính thức mà doanh nghiệp bạn gửi cho cơ quan thuế để thông báo rằng: "Từ ngày X tháng Y, tôi sẽ chính thức sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy". Nó giống như việc bạn báo với nhà trường là con bạn sẽ chuyển sang học online vậy, cần có sự đồng ý và ghi nhận.

Tôi còn nhớ lần đầu công ty tôi chuyển đổi, ai cũng lúng túng không biết viết cái thông báo này thế nào cho đúng. Sợ sai một ly là đi một dặm, lại bị thuế "mời lên làm việc". Thực ra, nếu nắm rõ quy định và có một mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử chuẩn chỉnh, mọi chuyện sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

Tại Sao Cần Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử?

Nhiều người nghĩ, dùng hóa đơn điện tử thì cứ dùng thôi, cần gì phải báo cáo? Đó là một suy nghĩ sai lầm có thể dẫn đến phạt hành chính đấy. Việc thông báo này là bắt buộc theo quy định của pháp luật, cụ thể là Nghị định 123 và Thông tư 78. Nó có mấy mục đích chính:

• Tuân thủ pháp luật: Đây là thủ tục hành chính bắt buộc. Không có thông báo được chấp thuận, việc bạn phát hành hóa đơn điện tử là không hợp lệ.
• Tạo căn cứ pháp lý: Khi có tranh chấp hay thanh tra, tờ thông báo đã được cơ quan thuế xác nhận là bằng chứng quan trọng chứng minh bạn đã làm đúng quy trình.
• Đồng bộ dữ liệu: Giúp cơ quan thuế cập nhật thông tin doanh nghiệp bạn vào hệ thống, từ đó việc tra cứu hóa đơn của bạn và đối tác sẽ diễn ra suôn sẻ.
• Tránh rủi ro: Nếu không thông báo, hóa đơn bạn xuất có thể bị coi là "hóa đơn bất hợp pháp", khách hàng không được khấu trừ thuế, và bạn thì bị phạt.

Hậu quả nếu không thông báo

Tôi từng chứng kiến một công ty bạn, vì chủ quan nghĩ "bỏ qua bước này cũng chẳng sao", đã bị phạt số tiền không nhỏ. Không chỉ thế, toàn bộ hóa đơn họ đã xuất trong 3 tháng đều bị vô hiệu, gây thiệt hại lớn về uy tín và tài chính. Vì vậy, đừng bao giờ coi thường bước này.

Nội Dung Bắt Buộc Trong Mẫu Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử

Vậy một mẫu thông báo chuẩn cần có những gì? Bạn có thể tham khảo mẫu chung của Tổng cục Thuế, nhưng nhìn chung nó phải đầy đủ các thông tin sau, được trình bày rõ ràng:

• Thông tin doanh nghiệp: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, email. Cái này phải khớp 100% với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Tiêu đề: Ghi rõ "THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ".
• Nội dung thông báo: Nêu rõ loại hóa đơn sẽ phát hành (ví dụ: hóa đơn giá trị gia tăng điện tử), mẫu số hóa đơn (ví dụ: 01GTKT0/001), ký hiệu hóa đơn, số lượng từ số... đến số... Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về các mẫu số hóa đơn điện tử phổ biến như 01GTKT0/001 để điền cho chính xác.
• Thời điểm bắt đầu sử dụng: Ghi rõ ngày, tháng, năm cụ thể. Thường là ngày bạn nộp thông báo hoặc một ngày trong tương lai gần.
• Phương thức phát hành: Ghi rõ tên nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đã ký hợp đồng (ví dụ: phần mềm của Huvisoft, MISA, Viettel,...).
• Cam kết: Doanh nghiệp cam kết thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn.
• Chữ ký, dấu: Người đại diện pháp luật ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu công ty (nếu có).

Hướng Dẫn Viết Mẫu Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Chuẩn

Để bạn không phải mò mẫm, tôi sẽ hướng dẫn từng bước một cách thực tế nhất, dựa trên kinh nghiệm của chính tôi và nhiều khách hàng đã triển khai thành công.

Bước 1: Chuẩn bị thông tin

Hãy thu thập sẵn: Giấy ĐKKD, thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử bạn dùng, và quyết định xem bạn sẽ dùng mẫu số nào. Nếu bạn kinh doanh dịch vụ, bán hàng thông thường, mẫu 01GTKT0/002 là phổ biến. Bạn có thể đọc thêm bài viết chi tiết về mẫu số hóa đơn điện tử 01GTKT0/002 để hiểu rõ cấu trúc và cách dùng.

Bước 2: Điền vào mẫu có sẵn

Bạn có thể tải mẫu từ website của Tổng cục Thuế hoặc nhờ nhà cung cấp phần mềm cung cấp. Điền cẩn thận, kiểm tra chính tả, nhất là mã số thuế và tên công ty. Một sai sót nhỏ có thể khiến hồ sơ bị trả về.

Bước 3: Ký và gửi thông báo

Sau khi in ra, ký đóng dấu đầy đủ. Hiện nay bạn có thể gửi trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn) là nhanh và tiện nhất. Hoặc nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý. Tôi khuyên dùng phương thức trực tuyến, vừa nhanh, vừa có xác nhận ngay trên hệ thống.

Lưu ý quan trọng: Quy định về mẫu hóa đơn có thể thay đổi. Bạn nên cập nhật thường xuyên, ví dụ như theo dõi các hướng dẫn mới nhất về mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 để đảm bảo mình luôn đi đúng hướng.

So Sánh Các Phương Thức Gửi Thông Báo

Nên gửi online hay offline? Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn quyết định dễ dàng hơn.

Các Lỗi Thường Gặp Và Cách Khắc Phục

Dù đã cẩn thận, nhiều người vẫn mắc phải những lỗi "ngớ ngẩn" khi làm mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Dưới đây là vài lỗi phổ biến tôi hay gặp:

• Sai thông tin doanh nghiệp: Tên viết tắt, địa chỉ không khớp với GPKD. Cách khắc phục: Dùng chính xác thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Ghi sai mẫu số, ký hiệu hóa đơn: Nhầm lẫn giữa các mẫu số. Hãy tham khảo kỹ các bài viết về phần mềm tra cứu hóa đơn và hướng dẫn từ nhà cung cấp dịch vụ của bạn.
• Ký, đóng dấu không đúng chỗ: Phải ký tại phần "Người đại diện theo pháp luật" và đóng dấu giáp lai lên chữ ký (nếu công ty có con dấu).
• Gửi thông báo quá muộn: Bạn phải thông báo trước thời điểm phát hành. Lý tưởng nhất là gửi trước ít nhất 5 ngày làm việc.
• Quên không lưu lại bản xác nhận: Dù gửi online hay offline, bạn phải lưu lại bản xác nhận đã gửi/thông báo đã được tiếp nhận. Đây là tài liệu quan trọng để đối chiếu sau này.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử có cần công chứng không?

Không cần công chứng. Bạn chỉ cần ký, đóng dấu (nếu có) của công ty là đủ tính pháp lý.

Tôi có thể sửa đổi thông báo sau khi đã gửi không?

Có, nếu bạn có thay đổi về mẫu số, số lượng hay thời điểm phát hành. Bạn cần làm một thông báo phát hành mới để thay thế cho thông báo cũ và gửi đến cơ quan thuế.

Thời gian xử lý thông báo là bao lâu?

Nếu gửi trực tuyến và hồ sơ hợp lệ, hệ thống thường xác nhận tiếp nhận ngay lập tức hoặc trong vòng 1-3 ngày làm việc. Nếu gửi trực tiếp, thời gian có thể lâu hơn tùy vào khối lượng công việc của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp tôi vừa thành lập, chưa có hóa đơn giấy, có cần thông báo không?

Có, chắc chắn là có. Bạn phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi bắt đầu xuất hóa đơn đầu tiên cho khách hàng.

Tôi dùng phần mềm của bên thứ ba, thông báo có cần ghi rõ không?

Cần, rất cần. Bạn phải ghi rõ trong thông báo tên tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mà bạn đã ký hợp đồng. Điều này giúp cơ quan thuế quản lý và đồng bộ dữ liệu.

---

Tóm lại, việc chuẩn bị một mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử chỉn chu là bước khởi đầu quan trọng cho hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp bạn. Nó không quá phức tạp nếu bạn hiểu rõ yêu cầu và làm từng bước cẩn thận. Đừng để những rắc rối pháp lý không đáng có làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Nếu bạn còn băn khoăn, hãy tìm đến các nhà cung cấp phần mềm tra cứu hóa đơn uy tín để được tư vấn và hỗ trợ cụ thể hơn. Chúc bạn thực hiện thành công!