Nội Dung Hóa Đơn Điện Tử: Hướng Dẫn Đầy Đủ & Lưu Ý Quan Trọng 2024

Chào các bạn, dạo gần đây tôi thấy nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các anh chị mới khởi nghiệp hay chuyển đổi số, rất băn khoăn về việc lập nội dung hóa đơn điện tử sao cho đúng chuẩn. Có người còn bị phạt vì những lỗi rất nhỏ, kiểu như thiếu dấu chấm, dấu phẩy hay định dạng ngày tháng không đúng. Thực ra, việc này không quá phức tạp nếu bạn nắm được các quy định cốt lõi. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ với bạn một cách chi tiết và thực tế nhất, dựa trên cả kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng của mình, về tất cả những gì liên quan đến nội dung hóa đơn điện tử.

Những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử

Theo quy định hiện hành, đặc biệt là Thông tư 78/2021/TT-BTC, một hóa đơn điện tử hợp lệ bắt buộc phải có đầy đủ các thông tin sau. Bạn cứ tưởng tượng nó như một bộ hồ sơ thu nhỏ vậy, thiếu cái nào cũng không được.

Thông tin về người bán và người mua

Phần này là cơ bản nhất nhưng cũng dễ sai sót. Đối với người bán, bạn phải ghi rõ: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản ngân hàng (nếu có). Với người mua, nếu có mã số thuế thì phải ghi đầy đủ, còn nếu là cá nhân không có MST thì ghi "Cá nhân" và số CMND/CCCD. Tôi từng gặp trường hợp một cửa hàng bán lẻ ghi thiếu địa chỉ người mua (chỉ ghi tên), khi cơ quan thuế kiểm tra thì bị yêu cầu giải trình khá mệt.

Thông tin về hàng hóa, dịch vụ

Đây là phần quan trọng, cần mô tả rõ ràng: Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (chưa thuế). Lưu ý nhỏ là đơn vị tính phải thống nhất, đừng lúc thì "cái", lúc lại "chiếc" cho cùng một mặt hàng. Phần mô tả càng chi tiết càng tốt, giúp việc tra cứu hóa đơn sau này dễ dàng hơn nhiều.

Thông tin về thuế và tổng tiền

Bạn phải thể hiện rõ: Tổng tiền hàng chưa thuế, thuế suất GTGT (0%, 5%, 10%,...), tiền thuế GTGT, và tổng số tiền người mua phải thanh toán (bao gồm cả thuế). Con số tổng tiền thanh toán này phải được viết bằng chữ nữa nhé. Nhiều phần mềm sẽ tự động điền phần chữ này, nhưng bạn vẫn nên kiểm tra lại cho chắc.

Sự khác biệt giữa nội dung hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần "số hóa" cái hóa đơn giấy lên là thành hóa đơn điện tử. Không phải vậy đâu. Có mấy điểm khác biệt then chốt mà bạn cần biết:

Các lỗi sai nội dung thường gặp và cách khắc phục

Dưới đây là những lỗi "kinh điển" mà tôi thấy rất nhiều doanh nghiệp mắc phải, đôi khi chỉ vì sơ suất:

Sai thông tin mã số thuế, tên doanh nghiệp

Lỗi này nghiêm trọng lắm. Viết sai một số trong MST, hoặc tên công ty không khớp với giấy phép đăng ký kinh doanh, hóa đơn đó coi như vô giá trị. Cách khắc phục duy nhất là hủy hóa đơn sai và lập lại cái mới. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ thông tin này, đặc biệt khi bạn nhập tay từ một đơn hàng giấy như mẫu đơn bán hàng vào hệ thống.

Sai định dạng ngày tháng, ký hiệu hóa đơn

Ngày tháng phải theo định dạng dd/mm/yyyy. Ký hiệu hóa đơn (mẫu số, ký hiệu) phải tuân thủ theo đăng ký với cơ quan thuế. Nhiều phần mềm sẽ cài đặt mặc định, nhưng bạn vẫn nên để ý.

Lỗi trong tính toán tiền hàng, thuế

Đây thường là lỗi do con người khi nhập số lượng, đơn giá. Phần mềm tốt sẽ tự động tính toán, nhưng nếu bạn dùng công cụ đơn giản hoặc Excel thì rất dễ sai. Hậu quả là số liệu trên sổ sách không khớp, gây rắc rối khi quyết toán thuế.

Những lưu ý đặc biệt khi lập nội dung hóa đơn điện tử

Ngoài những thông tin bắt buộc, có một số điểm tinh tế hơn mà bạn nên cân nhắc để hóa đơn chuyên nghiệp và hợp lý hơn.

Trường hợp người mua không lấy hóa đơn

Với hóa đơn điện tử, bạn vẫn PHẢI lập và gửi lên cơ quan thuế, sau đó ghi chú "Người mua không nhận hóa đơn". Không được bỏ qua việc lập hóa đơn. Đây là điểm khác biệt lớn so với thói quen cũ dùng hóa đơn giấy.

Hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hủy bỏ

Khi có sai sót, bạn không được tự ý xóa hóa đơn cũ đi. Phải lập một hóa đơn mới với tính chất là "Điều chỉnh" hoặc "Thay thế" cho hóa đơn gốc, và ghi rõ lý do. Việc hủy hóa đơn cũng có quy trình riêng trên phần mềm. Tất cả đều phải có văn bản kèm theo và được lưu trữ đầy đủ.

Lưu trữ và bảo mật thông tin

Bạn phải lưu trữ nội dung hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm. Hãy chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín, có cam kết về bảo mật dữ liệu và khả năng sao lưu. Thông tin khách hàng trên hóa đơn là dữ liệu nhạy cảm, đừng để bị rò rỉ. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các tiêu chuẩn bảo mật trên trang web của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO).

Giải pháp phần mềm giúp quản lý nội dung hóa đơn hiệu quả

Tự làm thủ công hay dùng Excel thì quá rủi ro và tốn thời gian. Giải pháp tối ưu là sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp. Những phần mềm này sẽ giúp bạn:

• Tự động hóa: Tự điền thông tin khách hàng, tính toán thuế, tổng tiền chính xác tuyệt đối.
• Tuân thủ tự động: Cập nhật mẫu số, ký hiệu, định dạng theo quy định mới nhất của Bộ Tài chính, bạn không cần phải lo nghĩ.
• Tra cứu tức thì: Tìm kiếm hóa đơn theo mã, ngày, khách hàng chỉ trong vài giây, thay vì lục tìm trong đống hồ sơ.
• Kết nối hệ thống: Đồng bộ với phần mềm kế toán, quản lý bán hàng, giúp dòng dữ liệu xuyên suốt và nhất quán.

Đầu tư vào một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn tốt không chỉ giúp bạn tránh sai sót về nội dung hóa đơn điện tử mà còn tiết kiệm rất nhiều công sức quản lý, in ấn, lưu trữ. Nó xứng đáng là khoản đầu tư cho sự chuyên nghiệp và bền vững của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về nội dung hóa đơn điện tử

Tóm lại, việc nắm vững quy định về nội dung hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh bị phạt, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo niềm tin với đối tác và khách hàng. Thay vì loay hoay với những lỗi vặt, hãy trang bị cho mình một công cụ phù hợp - một phần mềm tra cứu hóa đơn đáng tin cậy. Nó sẽ là trợ thủ đắc lực, giúp bạn tự tin hơn trên hành trình chuyển đổi số và phát triển bền vững.