Nội Dung Xuất Hóa Đơn Theo Hợp Đồng: Tất Tần Tật Doanh Nghiệp Cần Biết

Khi kinh doanh, việc xuất hóa đơn là không thể tránh khỏi, đặc biệt là khi có hợp đồng mua bán, cung cấp dịch vụ. Nhưng mà, nội dung xuất hóa đơn theo hợp đồng thế nào cho đúng chuẩn, tránh bị phạt thì không phải ai cũng rành. Bài viết này của Huvisoft sẽ giải đáp cặn kẽ, chi tiết nhất về vấn đề này, giúp bạn yên tâm kinh doanh, không lo lắng về hóa đơn nữa nhé. Chúng ta cùng đi sâu vào tìm hiểu xem cần lưu ý những gì khi lập hóa đơn dựa trên hợp đồng, các trường hợp đặc biệt ra sao và làm thế nào để tối ưu quy trình này nhé.

1. Nội dung xuất hóa đơn theo hợp đồng là gì?

Hiểu một cách đơn giản, nội dung xuất hóa đơn theo hợp đồng là việc bạn ghi chính xác các thông tin về hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp theo thỏa thuận trong hợp đồng vào hóa đơn. Nó không chỉ đơn thuần là liệt kê sản phẩm, mà còn là căn cứ để xác định nghĩa vụ thuế của cả người bán và người mua. Ví dụ, công ty A ký hợp đồng cung cấp thiết bị văn phòng cho công ty B. Khi xuất hóa đơn, nội dung phải ghi rõ: Tên thiết bị, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán... y như trong hợp đồng đã ký.

Nói chung, xuất hóa đơn không đúng theo hợp đồng thì dễ bị cơ quan thuế "hỏi thăm" lắm đó nha. Mà một khi đã bị "hỏi thăm" thì mệt mỏi lắm luôn, vừa tốn thời gian, vừa tốn tiền bạc nữa chứ.

2. Những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn theo hợp đồng

Để tránh những rắc rối không đáng có, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Đọc kỹ hợp đồng: Trước khi xuất hóa đơn, hãy đọc lại hợp đồng để nắm rõ các điều khoản về hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thời gian thanh toán...
• Ghi đúng thông tin: Các thông tin trên hóa đơn phải trùng khớp với thông tin trong hợp đồng. Nếu có sai sót, cần lập biên bản điều chỉnh hoặc xuất hóa đơn thay thế.
• Thời điểm xuất hóa đơn: Thông thường, thời điểm xuất hóa đơn là khi chuyển giao hàng hóa, dịch vụ hoặc khi nhận thanh toán. Tùy thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng mà xác định thời điểm xuất hóa đơn cho phù hợp.
• Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn gốc phải được lưu trữ cẩn thận để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này.

À, có một điều này nữa, đó là bạn nên sử dụng Phần mềm tra cứu hóa đơn để dễ dàng quản lý và kiểm tra hóa đơn điện tử, tránh bị thất lạc, sai sót. Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ, bạn có thể tìm hiểu và lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình.

3. Các thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn

Một hóa đơn hợp lệ cần có đầy đủ các thông tin sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn: Cái này thì trên hóa đơn mẫu có sẵn rồi, bạn chỉ cần điền đúng thôi. Tham khảo ngay bài viết Mẫu Số Trên Hóa Đơn Điện Tử: Giải Mã A-Z (2024) để hiểu rõ hơn nhé.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Cái này thì chắc chắn phải có rồi, không có là coi như hóa đơn "đi tong" đó.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có): Nếu người mua là doanh nghiệp thì bắt buộc phải có mã số thuế nha.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền: Cái này thì phải ghi chi tiết, rõ ràng, tránh gây hiểu lầm.
• Thuế suất thuế GTGT; tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán: Cái này thì phải tính toán cho chính xác, không được sai sót.
• Chữ ký của người bán, người mua (nếu có): Hóa đơn điện tử thì dùng chữ ký số, còn hóa đơn giấy thì ký bằng tay.
• Thời điểm lập hóa đơn: Cái này cũng quan trọng lắm nha, phải ghi đúng thời điểm thực tế phát sinh nghiệp vụ.

Ví dụ cụ thể:

Công ty TNHH ABC bán 10 máy tính cho công ty XYZ theo hợp đồng số 001/HD-ABC. Hóa đơn cần ghi rõ:

• Tên hàng hóa: Máy tính Dell Inspiron
• Đơn vị tính: Chiếc
• Số lượng: 10
• Đơn giá: 15.000.000 VNĐ
• Thành tiền: 150.000.000 VNĐ
• Thuế suất GTGT: 10%
• Tiền thuế GTGT: 15.000.000 VNĐ
• Tổng tiền thanh toán: 165.000.000 VNĐ

4. Các trường hợp đặc biệt và cách xử lý

Trong thực tế, có một số trường hợp đặc biệt khi xuất hóa đơn theo hợp đồng mà bạn cần lưu ý:

• Hợp đồng có nhiều đợt thanh toán: Mỗi đợt thanh toán sẽ xuất một hóa đơn tương ứng với số tiền đã thanh toán.
• Hợp đồng có điều chỉnh về giá: Nếu có điều chỉnh về giá, cần lập biên bản điều chỉnh hợp đồng và xuất hóa đơn điều chỉnh.
• Hợp đồng bị hủy bỏ: Nếu hợp đồng bị hủy bỏ, cần lập biên bản hủy hợp đồng và xuất hóa đơn hủy.
• Xuất hóa đơn trước khi cung cấp dịch vụ: Cái này thường xảy ra khi khách hàng yêu cầu xuất trước để làm thủ tục. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc kỹ trước khi quyết định, vì có thể phát sinh rủi ro.

Ví dụ, công ty bạn cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng theo hợp đồng dài hạn, thanh toán theo quý. Mỗi quý, bạn sẽ xuất một hóa đơn tương ứng với số tiền dịch vụ đã cung cấp trong quý đó. Điều quan trọng là phải ghi rõ nội dung dịch vụ, thời gian cung cấp dịch vụ trên hóa đơn.

Việc nắm rõ các quy định về hóa đơn điện tử cũng rất quan trọng, bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất để cập nhật những thông tin mới nhất nhé.

5. Phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn theo hợp đồng

Để đơn giản hóa quy trình xuất hóa đơn theo hợp đồng, bạn có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ. Các phần mềm này thường có các tính năng sau:

• Tự động điền thông tin: Phần mềm sẽ tự động điền các thông tin từ hợp đồng vào hóa đơn, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
• Quản lý hóa đơn: Phần mềm giúp bạn quản lý hóa đơn một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm, thống kê, báo cáo.
• Kết nối với cơ quan thuế: Một số phần mềm còn có tính năng kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, giúp bạn kê khai, nộp thuế một cách nhanh chóng, thuận tiện.

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm xuất hóa đơn, bạn có thể tham khảo các phần mềm như MISA meInvoice, BKAV eHoadon, VNPT Invoice...

6. Cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn

Để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn, bạn có thể kiểm tra thông tin trên hóa đơn bằng các cách sau:

• Kiểm tra bằng mắt thường: Xem xét kỹ các thông tin trên hóa đơn, đảm bảo đầy đủ, chính xác, rõ ràng.
• Kiểm tra trên website của cơ quan thuế: Truy cập website của Tổng cục Thuế và nhập thông tin hóa đơn để kiểm tra.
• Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn: Các phần mềm tra cứu hóa đơn thường có tính năng kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, giúp bạn phát hiện hóa đơn giả, hóa đơn không hợp lệ.

Nếu phát hiện hóa đơn có dấu hiệu bất thường, bạn cần liên hệ ngay với người bán để làm rõ hoặc báo cáo với cơ quan thuế để được hỗ trợ.

7. Các câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Có bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp được sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế cấp.

Câu hỏi 2: Có thể xuất hóa đơn trước khi nhận thanh toán không?

Trả lời: Có thể, nhưng cần thỏa thuận rõ trong hợp đồng và ghi rõ trên hóa đơn.

Câu hỏi 3: Nếu sai sót thông tin trên hóa đơn thì phải làm gì?

Trả lời: Lập biên bản điều chỉnh hoặc xuất hóa đơn thay thế.

Có lẽ bạn cũng quan tâm đến việc làm sao để đơn bán hàng hiệu quả? Hãy tham khảo bài viết Mẫu Đơn Bán Hàng: Tối Ưu Quy Trình, Bứt Phá Doanh Số! của chúng tôi để biết thêm chi tiết nhé.

8. Kết luận

Việc xuất nội dung xuất hóa đơn theo hợp đồng đúng chuẩn là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để thực hiện công việc này một cách chính xác, hiệu quả. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với Huvisoft để được tư vấn và hỗ trợ nhé. Và đừng quên, sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn là một giải pháp thông minh để quản lý hóa đơn một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí. Chúc bạn thành công!