Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm kiểm tra hóa đơn?

Bạn có thấy mệt mỏi với việc phải nhập tay hàng tá hóa đơn mỗi tháng không? Rồi còn nỗi lo sai sót, thất lạc chứng từ nữa chứ. Đấy là còn chưa kể đến việc chuẩn bị cho các đợt kiểm toán thuế nữa. Nói thật, tôi đã từng 'toát mồ hôi hột' chỉ vì mấy cái hóa đơn này rồi. Nhưng mà giờ thì khác, nhờ có phần mềm kiểm tra hóa đơn, mọi thứ đã trở nên dễ thở hơn rất nhiều.

Tóm lại, bài viết này sẽ giúp bạn:

Bài viết này sẽ đi sâu vào những lợi ích thiết thực của việc sử dụng phần mềm kiểm tra hóa đơn, các tính năng cần thiết, phân loại phần mềm và gợi ý top các phần mềm tốt nhất hiện nay. Đảm bảo sau khi đọc xong, bạn sẽ chọn được giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu rủi ro.

Lợi ích “nhìn thấy được” của phần mềm kiểm tra hóa đơn

Sử dụng phần mềm kiểm tra hóa đơn mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ việc tiết kiệm thời gian đến giảm thiểu sai sót. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thay vì nhập liệu thủ công, phần mềm có thể tự động trích xuất thông tin từ hóa đơn, giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và nhân lực.
• Giảm thiểu sai sót: Con người khó tránh khỏi sai sót khi nhập liệu, đặc biệt là với số lượng lớn hóa đơn. Phần mềm giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
• Quản lý hóa đơn tập trung: Tất cả hóa đơn được lưu trữ tập trung trên hệ thống, dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và quản lý.
• Tăng cường khả năng kiểm soát: Phần mềm cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích, giúp bạn theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn, phát hiện gian lận và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Nhiều phần mềm kiểm tra hóa đơn được tích hợp các tính năng tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử, giúp bạn tránh các rủi ro pháp lý. Bạn có thể tham khảo thêm Thông Tư Mới Nhất Về Hóa Đơn Điện Tử 2022 để hiểu rõ hơn về các quy định này.

Những tính năng "đáng đồng tiền bát gạo" của một phần mềm kiểm tra hóa đơn xịn sò

Một phần mềm kiểm tra hóa đơn tốt cần có những tính năng sau:

• Nhận diện và trích xuất dữ liệu tự động (OCR): Khả năng tự động nhận diện và trích xuất thông tin từ hóa đơn (số hóa đơn, ngày tháng, thông tin người bán/mua, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thuế, tổng tiền...) là tính năng quan trọng nhất.
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: Phần mềm cần có khả năng kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn dựa trên các quy định của cơ quan thuế, ví dụ như kiểm tra mã số thuế, chữ ký số, thông tin hóa đơn có khớp với thông tin đăng ký hay không.
• Lưu trữ và quản lý hóa đơn: Hóa đơn cần được lưu trữ một cách an toàn và có tổ chức, dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và quản lý.
• Báo cáo và phân tích: Phần mềm cần cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng hóa đơn, giúp bạn theo dõi và kiểm soát chi phí.
• Tích hợp với các hệ thống khác: Khả năng tích hợp với các hệ thống kế toán, ERP, CRM... giúp tự động hóa quy trình và giảm thiểu nhập liệu thủ công.

Phân loại phần mềm kiểm tra hóa đơn – Loại nào hợp với bạn?

Có nhiều cách để phân loại phần mềm kiểm tra hóa đơn. Dưới đây là một số cách phân loại phổ biến:

• Theo hình thức triển khai:
  • Phần mềm cài đặt trên máy tính: Ưu điểm là bảo mật, hoạt động ổn định, không phụ thuộc vào internet. Nhược điểm là khó cập nhật, bảo trì và khó truy cập từ xa.
  • Phần mềm đám mây (SaaS): Ưu điểm là dễ dàng truy cập từ mọi nơi, tự động cập nhật, bảo trì. Nhược điểm là phụ thuộc vào internet và có thể có rủi ro về bảo mật nếu nhà cung cấp không đảm bảo.
• Theo quy mô doanh nghiệp:
  • Phần mềm cho doanh nghiệp nhỏ: Thường có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, giá cả phải chăng.
  • Phần mềm cho doanh nghiệp lớn: Thường có nhiều tính năng nâng cao, khả năng tùy biến cao, tích hợp với nhiều hệ thống khác.
• Theo tính năng:
  • Phần mềm kiểm tra hóa đơn cơ bản: Chỉ có các tính năng cơ bản như nhận diện, lưu trữ và tìm kiếm hóa đơn.
  • Phần mềm kiểm tra hóa đơn nâng cao: Có thêm các tính năng như kiểm tra tính hợp lệ, báo cáo, phân tích, tích hợp với các hệ thống khác.

Top phần mềm kiểm tra hóa đơn được dân kế toán "rỉ tai" nhau

Thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm kiểm tra hóa đơn khác nhau. Để giúp bạn dễ dàng lựa chọn, tôi xin giới thiệu một số phần mềm được đánh giá cao:

Phần mềm	Ưu điểm	Nhược điểm	Giá tham khảo
Phần mềm HuviSoft	Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, nhiều tính năng, giá cả hợp lý.	Chưa có phiên bản mobile app.	Liên hệ để được tư vấn.
MISA meInvoice	Thương hiệu uy tín, nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán.	Giao diện có phần hơi phức tạp đối với người mới bắt đầu.	Theo gói dịch vụ.
Bkav eHoadon	Đầy đủ tính năng, bảo mật cao.	Giá thành cao hơn so với các phần mềm khác.	Theo gói dịch vụ.
EasyInvoice	Tích hợp nhiều tính năng, hỗ trợ nhiều loại hóa đơn.	Đôi khi gặp lỗi nhỏ.	Theo gói dịch vụ.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm các phần mềm khác như Viettel Invoice, VNPT Invoice, Thái Sơn Invoice...

À, nếu bạn quan tâm đến việc tải hóa đơn tiền điện, bạn có thể tham khảo bài viết Cách Tải Hóa Đơn Điện Tử Tiền Điện SIÊU NHANH để biết thêm chi tiết nha.

"Nằm lòng" những lưu ý này để chọn phần mềm không "hớ"

Khi lựa chọn phần mềm kiểm tra hóa đơn, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp: Bạn cần xác định rõ những tính năng nào là cần thiết cho doanh nghiệp của mình, quy mô doanh nghiệp, số lượng hóa đơn cần xử lý hàng tháng...
• Tìm hiểu kỹ thông tin về phần mềm: Bạn nên tìm hiểu kỹ thông tin về các phần mềm khác nhau, đọc các đánh giá của người dùng, tham gia các diễn đàn, hội nhóm để hỏi ý kiến của những người đã sử dụng.
• Dùng thử trước khi mua: Hầu hết các nhà cung cấp đều cho phép dùng thử phần mềm miễn phí. Bạn nên tận dụng cơ hội này để trải nghiệm phần mềm và đánh giá xem nó có phù hợp với nhu cầu của mình hay không.
• Xem xét yếu tố chi phí: Chi phí là một yếu tố quan trọng cần cân nhắc. Bạn nên so sánh giá cả của các phần mềm khác nhau và lựa chọn phần mềm có mức giá phù hợp với ngân sách của mình.
• Đảm bảo tính bảo mật: Hãy chắc chắn rằng nhà cung cấp phần mềm có các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu hóa đơn của bạn.
• Hỗ trợ khách hàng: Chọn nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt, sẵn sàng giải đáp các thắc mắc và hỗ trợ bạn trong quá trình sử dụng phần mềm.

Giải đáp những thắc mắc "muôn thuở" về phần mềm kiểm tra hóa đơn

• Phần mềm kiểm tra hóa đơn có thể giúp tôi tiết kiệm được bao nhiêu thời gian? Mức tiết kiệm thời gian phụ thuộc vào số lượng hóa đơn bạn xử lý hàng tháng và mức độ tự động hóa của phần mềm. Tuy nhiên, nhiều người dùng cho biết họ đã tiết kiệm được từ 50% đến 80% thời gian so với việc nhập liệu thủ công.
• Tôi có cần phải có kiến thức về kế toán để sử dụng phần mềm kiểm tra hóa đơn không? Không nhất thiết. Hầu hết các phần mềm đều có giao diện thân thiện và dễ sử dụng, ngay cả với những người không có kiến thức về kế toán.
• Phần mềm kiểm tra hóa đơn có an toàn không? Tính an toàn phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm và các biện pháp bảo mật mà họ áp dụng. Bạn nên chọn nhà cung cấp uy tín và có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ.
• Tôi có thể sử dụng phần mềm kiểm tra hóa đơn trên điện thoại di động không? Một số phần mềm có phiên bản mobile app, giúp bạn có thể kiểm tra hóa đơn ngay trên điện thoại di động.
• Tra cứu hóa đơn TT78 như thế nào? Bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết từ A đến Z trong bài viết này: Tra Cứu Hóa Đơn TT78: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z.
• Chi phí sử dụng phần mềm này là bao nhiêu? Chi phí sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn rất đa dạng, phụ thuộc vào nhà cung cấp, gói dịch vụ, số lượng hóa đơn và các tính năng đi kèm. Để biết thông tin chi tiết, bạn nên liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để được tư vấn và báo giá.

Tạm kết: Đầu tư vào phần mềm kiểm tra hóa đơn - Đầu tư cho tương lai

Phần mềm kiểm tra hóa đơn là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và quản lý hóa đơn hiệu quả hơn. Việc lựa chọn được một phần mềm phù hợp sẽ giúp bạn nâng cao năng suất làm việc và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để đưa ra quyết định sáng suốt.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn toàn diện, hãy cân nhắc các yếu tố đã được đề cập trong bài viết và đừng ngần ngại liên hệ với các nhà cung cấp để được tư vấn chi tiết hơn. Chúc bạn thành công!

Bài viết này thuộc chuyên mục Phần mềm tra cứu hóa đơn. Mong rằng, nó sẽ đem đến cho bạn những thông tin hữu ích nhất.

Bạn đã sẵn sàng để trải nghiệm những lợi ích mà phần mềm kiểm tra hóa đơn mang lại chưa? Hãy bắt đầu ngay hôm nay!