Giới thiệu về Thông tư 78 và phát hành hóa đơn điện tử

Bạn có đang đau đầu với việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 không? Tôi hiểu mà, hồi đầu tôi cũng vậy! Cái Thông tư này mới đầu nghe thì có vẻ phức tạp, nhưng thực ra nó lại giúp doanh nghiệp mình chuyên nghiệp và tiết kiệm hơn đó. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từ A đến Z về phát hành hóa đơn theo thông tư 78, từ đó áp dụng vào thực tế một cách dễ dàng nhất. Cùng nhau khám phá nhé!

Thông tư 78 là gì? Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Thông tư 78/2021/TT-BTC, hay còn gọi tắt là Thông tư 78, do Bộ Tài chính ban hành, quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nó thay thế cho các thông tư cũ và mang đến một loạt thay đổi quan trọng. Tại sao chúng ta lại phải quan tâm đến nó ư? Đơn giản thôi, vì nó là luật! Không tuân thủ là bị phạt, mà phạt thì ai mà muốn đúng không? Hơn nữa, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí in ấn, quản lý hóa đơn dễ dàng hơn, tránh thất lạc và đặc biệt là nâng cao tính minh bạch. Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin về Thông tư 78 trên Thư viện Pháp luật để nắm rõ hơn nhé.

Đối tượng áp dụng Thông tư 78 – Ai cần phát hành hóa đơn điện tử?

Hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh cá thể đang sử dụng hóa đơn đều thuộc đối tượng áp dụng Thông tư 78. Nói nôm na là, trừ một số trường hợp đặc biệt được miễn trừ, còn lại ai bán hàng, cung cấp dịch vụ mà có phát sinh hóa đơn đều phải chuyển sang hóa đơn điện tử. Nếu bạn còn thắc mắc không biết mình có thuộc đối tượng áp dụng hay không, thì nên liên hệ với cơ quan thuế địa phương để được tư vấn cụ thể nhất nhé. Cũng đừng quên tìm hiểu thêm về Phần mềm tra cứu hóa đơn để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.

Điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Để phát hành hóa đơn theo thông tư 78 một cách hợp lệ, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện nhất định:

• Có chữ ký số: Chữ ký số là "chứng minh thư" của doanh nghiệp trong môi trường điện tử.
• Có phần mềm hóa đơn điện tử: Phần mềm này phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của Tổng cục Thuế.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Cái này là bắt buộc để cơ quan thuế biết bạn đang sử dụng hóa đơn điện tử.
• Có hạ tầng công nghệ thông tin đảm bảo: Máy tính, internet, hệ thống lưu trữ dữ liệu... phải đủ mạnh để đáp ứng việc phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Nếu bạn chưa có chữ ký số, hãy liên hệ với các nhà cung cấp uy tín để đăng ký ngay nhé. Đừng quên tham khảo bài viết Phát Hành Hóa Đơn: A-Z Cho Doanh Nghiệp 2024 để biết thêm chi tiết về các bước chuẩn bị.

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 chi tiết

Quy trình phát hành hóa đơn theo thông tư 78 có thể tóm gọn trong các bước sau:

1. Lập hóa đơn: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tạo hóa đơn với đầy đủ thông tin theo quy định.
2. Ký số: Ký số vào hóa đơn bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
3. Gửi hóa đơn cho người mua: Có thể gửi qua email, tin nhắn, hoặc cung cấp đường link để người mua tải về.
4. Lưu trữ hóa đơn: Lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn theo quy định của pháp luật.

Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng mỗi bước lại có nhiều chi tiết cần lưu ý. Ví dụ, khi lập hóa đơn, bạn cần chú ý đến các thông tin bắt buộc như tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất... Tham khảo thêm Nội Dung Hóa Đơn: Bí Mật Để Xuất Hóa Đơn Chuẩn Chỉnh! để đảm bảo hóa đơn của bạn chuẩn chỉ nhé.

Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp – Chú trọng phần mềm tra cứu hóa đơn

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử, mỗi phần mềm lại có những ưu nhược điểm riêng. Vậy làm sao để chọn được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của mình? Theo kinh nghiệm của tôi, bạn nên cân nhắc các yếu tố sau:

• Tính năng: Phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết cho việc phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử hay không?
• Giá cả: Giá cả có phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp hay không?
• Độ ổn định: Phần mềm có hoạt động ổn định, ít xảy ra lỗi hay không?
• Dịch vụ hỗ trợ: Nhà cung cấp có cung cấp dịch vụ hỗ trợ tốt hay không?
• Khả năng tích hợp: Phần mềm có dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp (ví dụ: phần mềm kế toán) hay không?

Đặc biệt, đừng bỏ qua các tính năng liên quan đến phần mềm tra cứu hóa đơn. Một phần mềm tra cứu hóa đơn tốt sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra và tải hóa đơn khi cần thiết.

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 như thế nào?

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng rất quan trọng, vì nó liên quan đến việc chứng minh tính hợp lệ của hóa đơn khi có yêu cầu từ cơ quan thuế. Theo Thông tư 78, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng điện tử trong thời gian tối thiểu 10 năm. Có hai hình thức lưu trữ phổ biến:

• Lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử: Đây là hình thức phổ biến nhất, vì nhà cung cấp thường có hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp, đảm bảo an toàn và bảo mật.
• Lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp có đủ năng lực, có thể tự xây dựng hệ thống lưu trữ riêng. Tuy nhiên, cần đảm bảo hệ thống này đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định.

Dù chọn hình thức nào, bạn cũng cần đảm bảo hóa đơn được lưu trữ một cách an toàn, tránh bị mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép.

Xử lý các sai sót thường gặp khi phát hành hóa đơn theo Thông tư 78

Trong quá trình phát hành hóa đơn theo thông tư 78, không tránh khỏi những sai sót. Dưới đây là một số sai sót thường gặp và cách xử lý:

• Sai sót về thông tin người mua: Nếu sai tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
• Sai sót về thông tin hàng hóa, dịch vụ: Nếu sai tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, cũng cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
• Hóa đơn bị sai sót nhưng đã gửi cho người mua: Cần thông báo cho người mua biết về sai sót và lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Quan trọng nhất là phải xử lý sai sót một cách kịp thời và đúng quy định để tránh bị phạt.

FAQ – Các câu hỏi thường gặp về phát hành hóa đơn theo Thông tư 78

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 không?

Trả lời: Có. Tất cả các doanh nghiệp mới thành lập đều phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.

Câu hỏi 2: Có thể sử dụng hóa đơn giấy song song với hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Không. Khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không được sử dụng hóa đơn giấy, trừ một số trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế chấp thuận.

Câu hỏi 3: Nếu không có chữ ký số thì có phát hành được hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Không. Chữ ký số là bắt buộc để ký vào hóa đơn điện tử.

Câu hỏi 4: Mua hóa đơn đỏ ở đâu để hợp thức hóa chi phí?

Trả lời: Hiện nay, việc mua bán hóa đơn là hành vi trái pháp luật và bị nghiêm cấm. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng hóa đơn do chính mình phát hành hoặc hóa đơn được cung cấp bởi cơ quan thuế.

Câu hỏi 5: Làm thế nào để tải hóa đơn điện tử?

Trả lời: Thông thường, người mua có thể tải hóa đơn điện tử từ email, tin nhắn hoặc đường link do người bán cung cấp. Ngoài ra, nếu người bán sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn, người mua cũng có thể tự tra cứu và tải hóa đơn trên phần mềm đó.

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về phát hành hóa đơn theo thông tư 78. Mặc dù có vẻ phức tạp, nhưng nếu nắm vững quy trình và lựa chọn được phần mềm phù hợp, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Chúc bạn thành công! Đừng quên tham khảo thêm Mẫu Đơn Bán Hàng: Tối Ưu Quy Trình, Bứt Phá Doanh Số! để tối ưu quy trình bán hàng của bạn nhé! Và nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn hiệu quả, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.