Quy trình hạch toán kế toán sản xuất chi tiết từ A-Z cho kế toán mới

Quy trình hạch toán kế toán sản xuất là gì?

Nói một cách dễ hiểu, quy trình hạch toán kế toán sản xuất giống như "cuốn nhật ký tài chính" của cả một dây chuyền sản xuất. Nó ghi lại từng đồng chi phí từ lúc mua nguyên vật liệu, đến khi gia công, chế biến và cuối cùng là cho ra thành phẩm. Nếu không có quy trình này, doanh nghiệp sẽ chẳng biết mình lãi hay lỗ từ hoạt động sản xuất, thậm chí còn không xác định được giá thành sản phẩm để mà bán.

Tôi nhớ hồi mới ra trường, đi làm cho một công ty sản xuất bao bì, cứ đến cuối tháng là đội kế toán lại "đau đầu" vì số liệu chi phí sản xuất cứ lộn xộn hết cả lên. Nguyên nhân chính là do không có một quy trình hạch toán kế toán sản xuất bài bản. Công ty đó cuối cùng phải thuê một đơn vị tư vấn về để làm lại toàn bộ quy trình, mất cả đống thời gian và tiền bạc. Đó là lý do vì sao tôi viết bài này - để các bạn, đặc biệt là các bạn kế toán mới vào nghề, có cái nhìn tổng quan và thực tế nhất về quy trình này.

Các bước cơ bản trong quy trình hạch toán kế toán sản xuất

Thực ra, quy trình này không có gì cao siêu cả. Nó xoay quanh 4 bước chính mà bất kỳ kế toán sản xuất nào cũng phải nằm lòng. Tôi sẽ kể theo trình tự từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc một chu kỳ sản xuất nhé.

Bước 1: Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất. Bạn phải xác định được có bao nhiêu nguyên vật liệu (NVL) đã được xuất kho để phục vụ cho sản xuất. Có hai loại NVL chính: NVL chính (như vải may quần áo, sắt thép làm khung nhà) và NVL phụ (như chỉ, cúc áo, ốc vít).

Khi xuất kho, kế toán sẽ ghi nhận:

• Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
• Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

Nhiều bạn hay nhầm ở chỗ này, cứ tưởng mua NVL về là ghi thẳng vào chi phí sản xuất. Không phải đâu nhé! Chỉ khi nào NVL được xuất ra khỏi kho và đưa vào sản xuất thì mới được ghi nhận. Tôi từng thấy một doanh nghiệp nhỏ làm sai chỗ này, kết quả là giá thành sản phẩm đội lên cao một cách vô lý.

Bước 2: Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương, phụ cấp, và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) của công nhân trực tiếp sản xuất. Các bạn nhớ là chỉ tính cho công nhân đứng máy, thợ hàn, thợ may... chứ không phải nhân viên quản lý phân xưởng hay nhân viên văn phòng đâu nhé.

Bút toán hạch toán sẽ là:

• Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp
• Có TK 334 - Phải trả người lao động
• Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác

Có một câu chuyện thú vị là hồi tôi còn làm ở công ty sản xuất đồ gỗ, cứ đến mùa cao điểm là công nhân làm thêm giờ liên tục. Lúc đó, việc hạch toán chi phí nhân công trực tiếp trở nên phức tạp hơn nhiều vì phải tính cả lương làm thêm giờ, mà theo quy định thì lương làm thêm giờ được tính hệ số 1.5 hoặc 2.0 tùy vào ngày thường hay ngày nghỉ. Nếu không cẩn thận, rất dễ sai sót.

Bước 3: Tập hợp chi phí sản xuất chung

Đây là bước "dễ nhầm" nhất trong quy trình hạch toán kế toán sản xuất. Chi phí sản xuất chung bao gồm tất tần tật các chi phí liên quan đến sản xuất nhưng không phải là NVL trực tiếp hay nhân công trực tiếp. Ví dụ như: tiền điện, tiền nước chạy máy móc, khấu hao máy móc thiết bị, lương nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí sửa chữa máy móc...

Hạch toán chi phí sản xuất chung:

• Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung
• Có các TK liên quan (111, 112, 152, 153, 214, 331, 334, 338...)

Nhiều doanh nghiệp thường "ôm" hết các chi phí phát sinh trong phân xưởng vào TK 627, nhưng theo tôi, điều này không sai nhưng cần phải phân bổ hợp lý. Có một lần tôi gặp một doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo, họ tính luôn cả tiền cà phê cho công nhân vào chi phí sản xuất chung. Cũng không sai, nhưng nếu không có hóa đơn chứng từ đầy đủ thì khi quyết toán thuế sẽ gặp rắc rối đấy.

Bước 4: Tính giá thành sản phẩm và kết chuyển

Sau khi đã tập hợp đủ 3 loại chi phí trên, kế toán sẽ tiến hành tính giá thành sản phẩm hoàn thành. Công thức cơ bản là:

Tổng giá thành = Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ - Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ

Bút toán kết chuyển:

• Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
• Có TK 621, 622, 627

Và khi nhập kho thành phẩm:

• Nợ TK 155 - Thành phẩm
• Có TK 154

Đến bước này thì coi như một chu kỳ sản xuất đã hoàn tất. Nhưng mà, nói thì đơn giản, chứ thực tế có nhiều doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau, việc phân bổ chi phí chung cho từng loại sản phẩm là cả một nghệ thuật đấy.

Các tài khoản thường dùng trong hạch toán sản xuất

Để thực hiện quy trình hạch toán kế toán sản xuất, bạn cần nắm rõ các tài khoản sau đây. Tôi sẽ liệt kê chúng ra đây để các bạn dễ hình dung:

Các bạn để ý, TK 154 là tài khoản trung gian, nó tập hợp hết tất cả các chi phí từ TK 621, 622, 627 để tính ra giá thành. Nếu không có TK 154, chúng ta sẽ không thể nào xác định được giá thành sản phẩm một cách chính xác.

Nhân tiện, nếu các bạn muốn tìm hiểu thêm về các quy định liên quan đến hóa đơn trong quá trình mua bán nguyên vật liệu và thành phẩm, tôi có một bài viết khá hay về Thông tư về hóa đơn điện tử: Toàn bộ quy định mới nhất 2024. Bài viết này tổng hợp tất cả các quy định mới nhất mà kế toán sản xuất cần phải biết.

So sánh hạch toán sản xuất theo phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ

Trong quy trình hạch toán kế toán sản xuất, có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà các bạn cần phân biệt rõ. Mỗi phương pháp có cách hạch toán và ưu nhược điểm riêng.

Theo quan điểm cá nhân tôi, các doanh nghiệp sản xuất nên sử dụng phương pháp KKTX. Tại sao ư? Bởi vì trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc biết ngay lập tức giá thành sản phẩm là vô cùng quan trọng. Nếu chờ đến cuối tháng mới biết giá thành, có khi doanh nghiệp đã bán lỗ cả tháng trời mà không hay.

Tuy nhiên, tôi cũng từng gặp một số doanh nghiệp siêu nhỏ (chỉ vài công nhân) họ vẫn dùng phương pháp KKĐK vì không có đủ nhân sự để làm kế toán chi tiết. Với họ, phương pháp KKĐK lại là lựa chọn tối ưu. Cho nên, không có phương pháp nào là tốt nhất, chỉ có phương pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn thôi.

Những sai lầm thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, tôi nhận thấy có một số sai lầm rất phổ biến trong quy trình hạch toán kế toán sản xuất. Các bạn hãy đọc và tránh nhé.

Sai lầm 1: Không phân biệt được chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

Nhiều kế toán mới vào nghề thường hay nhầm lẫn giữa chi phí NVL trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Ví dụ, dầu nhờn bôi trơn máy móc là chi phí sản xuất chung, không phải NVL trực tiếp. Nhưng có bạn lại hạch toán vào TK 621, dẫn đến giá thành sản phẩm không chính xác.

Cách khắc phục: Hãy xây dựng một danh mục chi phí chi tiết ngay từ đầu. Liệt kê tất cả các loại chi phí phát sinh trong phân xưởng và phân loại chúng vào đúng tài khoản.

Sai lầm 2: Không theo dõi sản phẩm dở dang

Đây là sai lầm nghiêm trọng nhất. Nhiều doanh nghiệp bỏ qua việc đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ, dẫn đến giá thành sản phẩm hoàn thành bị sai lệch hoàn toàn. Có một công ty sản xuất nhựa mà tôi biết, họ không kiểm kê sản phẩm dở dang, kết quả là báo cáo tài chính cuối năm sai đến cả tỷ đồng.

Cách khắc phục: Cuối mỗi kỳ kế toán, bắt buộc phải kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang. Có thể sử dụng phương pháp đánh giá theo tỷ lệ hoàn thành tương đương hoặc theo chi phí nguyên vật liệu chính.

Sai lầm 3: Phân bổ chi phí sản xuất chung không hợp lý

Khi doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm, việc phân bổ chi phí sản xuất chung là rất quan trọng. Nếu phân bổ không hợp lý, có thể dẫn đến tình trạng sản phẩm này bị đội giá, sản phẩm kia bị hạ giá một cách giả tạo.

Cách khắc phục: Lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp. Có thể phân bổ theo giờ máy chạy, theo số lượng sản phẩm sản xuất, hoặc theo chi phí nhân công trực tiếp. Tùy vào đặc thù của từng doanh nghiệp mà lựa chọn tiêu thức cho phù hợp.

Ngoài ra, để quản lý tốt hóa đơn và chứng từ trong quá trình sản xuất, các bạn có thể tham khảo Top 5+ Trang Web Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Uy Tín Nhất 2024. Việc tra cứu hóa đơn nhanh chóng sẽ giúp kế toán tiết kiệm rất nhiều thời gian đấy.

Câu hỏi thường gặp về quy trình hạch toán kế toán sản xuất

Dưới đây là một số câu hỏi mà tôi thường nhận được từ các bạn kế toán và chủ doanh nghiệp.

1. Làm thế nào để xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ?

Việc xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ phụ thuộc vào phương pháp đánh giá mà doanh nghiệp lựa chọn. Phương pháp phổ biến nhất là đánh giá theo tỷ lệ hoàn thành tương đương. Bạn cần kiểm kê số lượng sản phẩm dở dang, xác định tỷ lệ hoàn thành của từng sản phẩm, sau đó tính ra chi phí tương ứng. Cũng có thể sử dụng phương pháp đơn giản hơn là đánh giá theo chi phí nguyên vật liệu chính.

2. Khi nào cần sử dụng TK 154 và khi nào sử dụng TK 631?

TK 154 được sử dụng trong phương pháp kê khai thường xuyên, còn TK 631 được sử dụng trong phương pháp kiểm kê định kỳ. Nếu doanh nghiệp bạn áp dụng phương pháp KKTX thì dùng TK 154, còn nếu áp dụng KKĐK thì dùng TK 631. Rất đơn giản, không có gì phức tạp cả.

3. Có cần phải sử dụng phần mềm kế toán cho quy trình hạch toán sản xuất không?

Theo tôi, nếu doanh nghiệp bạn sản xuất với quy mô nhỏ, chỉ vài loại sản phẩm và số lượng ít thì có thể làm thủ công trên Excel. Nhưng nếu sản xuất nhiều chủng loại, số lượng lớn thì bắt buộc phải có phần mềm kế toán. Tôi đã thấy nhiều doanh nghiệp dùng Excel bị sai sót, mất dữ liệu, hoặc không thể tổng hợp được số liệu. Một Phần mềm tra cứu hóa đơn và kế toán tốt sẽ giúp bạn tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể.

4. Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu được hạch toán vào đâu?

Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu mua ngoài được tính vào giá gốc của NVL (ghi tăng TK 152). Còn chi phí vận chuyển NVL từ kho đến phân xưởng sản xuất thì được hạch toán vào chi phí sản xuất chung (TK 627). Các bạn nhớ phân biệt rõ hai trường hợp này nhé.

5. Làm thế nào để hạch toán chi phí sửa chữa máy móc thiết bị?

Chi phí sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ sản xuất được hạch toán vào TK 627 (chi phí sản xuất chung). Nếu sửa chữa lớn, có giá trị cao và kéo dài nhiều kỳ, bạn có thể phân bổ dần bằng cách sử dụng TK 242 (Chi phí trả trước).

Kết luận

Quy trình hạch toán kế toán sản xuất không phải là một cái gì đó quá khó khăn hay phức tạp. Nó chỉ đơn giản là việc ghi chép lại một cách có hệ thống tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, từ đó tính ra giá thành sản phẩm. Tuy nhiên, để làm tốt quy trình này, bạn cần phải có kiến thức vững vàng, sự tỉ mỉ và cẩn thận.

Nếu bạn là một kế toán mới vào nghề, tôi khuyên bạn nên bắt đầu từ những việc nhỏ nhất: học cách đọc chứng từ, phân loại chi phí, và thực hành hạch toán trên các nghiệp vụ cụ thể. Đừng ngại hỏi những người đi trước, vì kinh nghiệm thực tế là thứ quý giá nhất mà bạn có thể học được.

Còn nếu bạn là chủ doanh nghiệp, hãy đầu tư vào một hệ thống kế toán bài bản ngay từ đầu. Đừng tiếc tiền cho việc này, bởi vì một quy trình hạch toán kế toán sản xuất chính xác sẽ giúp bạn kiểm soát được chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận và đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn.

Cuối cùng, nếu các bạn muốn thực hành thêm về các nghiệp vụ kế toán, tôi có một bài viết về Bài tập kế toán các khoản đầu tư tài chính: Hướng dẫn từ cơ bản đến nâng cao. Dù không trực tiếp liên quan đến sản xuất, nhưng những bài tập này sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng hạch toán nói chung đấy.

Chúc các bạn thành công!