Quy trình sử dụng hóa đơn điện tử MỚI nhất [2024]

Giới thiệu về quy trình sử dụng hóa đơn điện tử

Chào bạn, trong thời đại công nghệ số phát triển như vũ bão, việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một xu hướng tất yếu, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình quản lý và tiết kiệm chi phí. Bài viết này sẽ đi sâu vào quy trình sử dụng hóa đơn điện tử một cách chi tiết và dễ hiểu nhất, giúp bạn nắm bắt được các bước cần thiết để triển khai HĐĐT một cách hiệu quả.

Tôi nhớ hồi mới chuyển sang dùng hóa đơn điện tử, cũng loay hoay mãi mới quen. Nhưng giờ thì thấy tiện lợi hơn nhiều, vừa tiết kiệm thời gian, vừa giảm được chi phí in ấn, lưu trữ. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và tự tin hơn khi bắt đầu sử dụng HĐĐT.

Hóa đơn điện tử là gì? Tại sao nên dùng?

Hóa đơn điện tử, hiểu đơn giản là phiên bản điện tử của hóa đơn giấy truyền thống. Nó được tạo lập, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Thay vì phải in ấn và lưu trữ hóa đơn giấy, bạn có thể thực hiện tất cả các thao tác này trên máy tính hoặc thiết bị di động.

Vậy tại sao nên dùng hóa đơn điện tử? Có rất nhiều lý do:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn.
• Tiết kiệm thời gian: Tạo lập, gửi và nhận hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng.
• Quản lý hiệu quả: Dễ dàng tra cứu, thống kê và báo cáo hóa đơn.
• Bảo vệ môi trường: Giảm thiểu lượng giấy thải ra môi trường.
• An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được bảo mật bằng các biện pháp công nghệ, tránh được rủi ro mất mát, hư hỏng.

Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về Mẫu Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất: Cập Nhật 2024 để có cái nhìn trực quan hơn.

Quy định pháp lý về hóa đơn điện tử – Cập nhật mới nhất

Việc sử dụng hóa đơn điện tử được quy định bởi các văn bản pháp luật sau:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ
• Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Các quy định này bao gồm các nội dung về: đối tượng áp dụng, điều kiện sử dụng, nội dung hóa đơn, quy trình đăng ký, phát hành, sử dụng, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định này để thực hiện đúng theo pháp luật.

Hiện nay, Tổng cục Thuế cũng có nhiều hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn có thể Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Tổng Cục Thuế: Hướng Dẫn Chi Tiết để tìm hiểu thêm.

Quy trình sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết, từ A đến Z

Đây là phần quan trọng nhất, tôi sẽ trình bày chi tiết các bước trong quy trình sử dụng hóa đơn điện tử. Hãy cùng theo dõi nhé!

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần đăng ký với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Quy trình đăng ký như sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐK-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
2. Nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế.
3. Chờ kết quả: Cơ quan thuế sẽ xem xét và thông báo kết quả đăng ký trong vòng 1-2 ngày làm việc.

Sau khi đăng ký thành công, bạn sẽ được cấp mã số thuế điện tử để sử dụng.

Bước 2: Lựa chọn và tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử

Để tạo lập, gửi và quản lý hóa đơn điện tử, bạn cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm HĐĐT trên thị trường, bạn cần lựa chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp.

Khi lựa chọn phần mềm, cần lưu ý các yếu tố sau:

• Tính năng: Phần mềm phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử (tạo lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ, báo cáo).
• Khả năng tích hợp: Phần mềm có thể tích hợp với các phần mềm kế toán, quản lý bán hàng, CRM…
• Bảo mật: Phần mềm phải đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu hóa đơn.
• Hỗ trợ: Nhà cung cấp phần mềm có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật tốt, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khi cần thiết.
• Chi phí: Chi phí sử dụng phần mềm phải phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Sau khi lựa chọn được phần mềm phù hợp, bạn cần tích hợp phần mềm này vào hệ thống quản lý của doanh nghiệp.

Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi đăng ký và tích hợp phần mềm, bạn có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử. Quy trình phát hành hóa đơn điện tử như sau:

1. Lập hóa đơn: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn, điền đầy đủ các thông tin theo quy định.
2. Ký điện tử: Ký điện tử vào hóa đơn bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
3. Phát hành hóa đơn: Phát hành hóa đơn trên phần mềm.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử phải được lập đúng theo quy định về nội dung, hình thức và ký điện tử hợp lệ.

Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử cho người mua

Sau khi phát hành, bạn cần gửi hóa đơn điện tử cho người mua. Có nhiều cách để gửi hóa đơn điện tử:

• Gửi qua email: Gửi hóa đơn điện tử qua email cho người mua.
• Gửi qua SMS: Gửi thông báo SMS chứa đường dẫn đến hóa đơn cho người mua.
• Gửi qua cổng thông tin: Cung cấp cho người mua tài khoản để truy cập và tải hóa đơn trên cổng thông tin của doanh nghiệp.

Nên chọn phương thức gửi phù hợp với điều kiện của người mua để đảm bảo họ nhận được hóa đơn một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Bước 5: Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ và quản lý một cách cẩn thận để phục vụ cho việc tra cứu, báo cáo và kiểm tra của cơ quan thuế. Bạn có thể lưu trữ hóa đơn điện tử trên máy tính, trên server hoặc trên các dịch vụ lưu trữ đám mây.

Khi lưu trữ hóa đơn điện tử, cần đảm bảo:

• Tính toàn vẹn: Hóa đơn không bị sửa đổi, xóa bỏ.
• Tính bảo mật: Hóa đơn được bảo mật, tránh truy cập trái phép.
• Khả năng tra cứu: Dễ dàng tra cứu hóa đơn khi cần thiết.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử một cách chặt chẽ để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.

Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử để tối ưu quy trình

Để tối ưu hóa quy trình sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là khâu tra cứu và quản lý, bạn có thể sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn. Một trong số đó là Phần mềm tra cứu hóa đơn của Huvisoft. Phần mềm này giúp bạn:

• Tra cứu nhanh chóng thông tin hóa đơn từ nhiều nguồn khác nhau.
• Lưu trữ hóa đơn tập trung, an toàn.
• Quản lý hóa đơn theo nhiều tiêu chí (ngày, tháng, nhà cung cấp, khách hàng…).
• Xuất báo cáo thống kê về hóa đơn.

Việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý hóa đơn điện tử, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót.

So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy: Nên chọn cái nào?

Để bạn có cái nhìn rõ ràng hơn, tôi sẽ so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy theo các tiêu chí sau:

Nhìn vào bảng so sánh, có thể thấy hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội so với hóa đơn giấy. Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là một xu hướng tất yếu, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tiết kiệm chi phí.

FAQ - Các câu hỏi thường gặp về quy trình sử dụng hóa đơn điện tử

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Theo quy định hiện hành, hầu hết các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp được sử dụng hóa đơn giấy, chẳng hạn như doanh nghiệp ở vùng sâu, vùng xa chưa có điều kiện tiếp cận công nghệ thông tin.

Câu hỏi 2: Có thể sử dụng đồng thời cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

Trả lời: Không. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng một loại hóa đơn (hoặc hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy) trong cùng một thời điểm. Nếu đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn giấy.

Câu hỏi 3: Hóa đơn điện tử có cần phải in ra không?

Trả lời: Thông thường không cần thiết phải in hóa đơn điện tử ra. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt (ví dụ như khi cơ quan thuế yêu cầu), bạn có thể in hóa đơn điện tử ra để cung cấp.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm bài viết Hóa Đơn Trực Tiếp Có Thuế Không? Giải Đáp A-Z [2024] để hiểu rõ hơn về các loại hóa đơn hiện nay.

Kết luận: Hóa đơn điện tử – Xu hướng tất yếu cho doanh nghiệp

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về quy trình sử dụng hóa đơn điện tử. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích để triển khai HĐĐT một cách hiệu quả. Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và bảo vệ môi trường.

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhé! Chúc bạn thành công!