Quy Trình Xuất Hóa Đơn Điện Tử Chuẩn 2024

Giới thiệu

Bạn đang loay hoay với quy trình xuất hóa đơn điện tử? Đừng lo, bạn không hề đơn độc đâu! Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu về quy trình xuất hóa đơn điện tử, từ A đến Z. Chúng tôi sẽ đi sâu vào từng bước, từ đăng ký, thiết lập, lập hóa đơn, ký số, gửi đến lưu trữ, cùng với những lưu ý quan trọng để bạn không bị bỡ ngỡ. Chưa kể, chúng ta sẽ bàn về Phần mềm tra cứu hóa đơn nữa đó nha.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hiểu một cách đơn giản, nó là phiên bản số của hóa đơn giấy truyền thống. Hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý khi đáp ứng các quy định của pháp luật.

Tại sao nên sử dụng hóa đơn điện tử?

Có rất nhiều lý do để bạn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Theo kinh nghiệm của tôi, một số lợi ích nổi bật bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn.
• Tiết kiệm thời gian: Quy trình xuất hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng, giảm thiểu sai sót.
• Thuận tiện: Dễ dàng tra cứu, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử. Hóa đơn online mang lại sự tiện lợi đáng kể, giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả hơn.
• Bảo vệ môi trường: Giảm thiểu sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.
• Nâng cao hiệu quả quản lý: Dễ dàng tích hợp với các phần mềm kế toán, quản lý doanh nghiệp.
• Tuân thủ pháp luật: Đáp ứng các quy định về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.

Nói chung là, nếu bạn muốn làm ăn bài bản và chuyên nghiệp, thì hóa đơn điện tử là một lựa chọn không thể bỏ qua đó nha!

Quy trình xuất hóa đơn điện tử chi tiết

Đây là phần quan trọng nhất của bài viết, chúng ta sẽ cùng nhau đi qua từng bước trong quy trình xuất hóa đơn điện tử:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi bắt đầu xuất hóa đơn điện tử, bạn cần đăng ký với cơ quan thuế. Quy trình đăng ký thường bao gồm:

1. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trên thị trường. Bạn nên lựa chọn một nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Bạn cần nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu số 01/ĐK-HĐĐT) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
3. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký, bạn cần thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử (mẫu số 02/PH-HĐĐT) trước khi bắt đầu sử dụng.

Bạn có thể tham khảo thêm thông tin chi tiết tại trang web của Tổng cục Thuế hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể.

Bước 2: Thiết lập hóa đơn điện tử

Sau khi đăng ký thành công, bạn cần thiết lập hệ thống hóa đơn điện tử của mình. Điều này bao gồm:

• Thiết lập tài khoản trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ: Đăng nhập vào hệ thống của nhà cung cấp và thiết lập các thông tin cần thiết như thông tin doanh nghiệp, mẫu hóa đơn, chữ ký số.
• Tạo mẫu hóa đơn: Thiết kế mẫu hóa đơn điện tử theo yêu cầu của Thông tư 78/2021/TT-BTC. Mẫu hóa đơn cần đảm bảo đầy đủ các thông tin bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán.
• Tích hợp với phần mềm kế toán (nếu có): Tích hợp hệ thống hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử

Khi có phát sinh giao dịch, bạn tiến hành lập hóa đơn điện tử trên hệ thống. Quy trình lập hóa đơn điện tử bao gồm:

1. Nhập thông tin hóa đơn: Nhập đầy đủ và chính xác các thông tin về người mua, hàng hóa dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất.
2. Kiểm tra lại thông tin: Kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin đã nhập để đảm bảo không có sai sót.
3. Lưu hóa đơn: Lưu lại hóa đơn điện tử đã lập trên hệ thống.

Bước 4: Ký số hóa đơn điện tử

Sau khi lập hóa đơn, bạn cần ký số hóa đơn điện tử bằng chữ ký số (chữ ký điện tử) của doanh nghiệp. Việc ký số có ý nghĩa xác nhận tính toàn vẹn và không thể chối bỏ của hóa đơn.

• Sử dụng USB Token hoặc HSM: Cắm USB Token chứa chữ ký số vào máy tính hoặc sử dụng HSM (Hardware Security Module) để ký số hóa đơn.
• Nhập mã PIN: Nhập mã PIN của chữ ký số để thực hiện ký số.

Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và được đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 5: Gửi hóa đơn điện tử cho người mua

Sau khi ký số, bạn cần gửi hóa đơn điện tử cho người mua. Có nhiều hình thức gửi hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Gửi qua email: Gửi hóa đơn điện tử dưới dạng file PDF hoặc XML qua email cho người mua.
• Gửi qua hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ: Người mua có thể đăng nhập vào hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ để tải hóa đơn về.
• Gửi qua các kênh khác: Một số doanh nghiệp có thể sử dụng các kênh khác như tin nhắn SMS, ứng dụng di động để thông báo cho người mua về việc phát hành hóa đơn.

Lưu ý: Cần có thỏa thuận về hình thức gửi hóa đơn điện tử với người mua trước khi thực hiện.

Bước 6: Lưu trữ hóa đơn điện tử

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử là bắt buộc theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ an toàn, bảo mật và có khả năng truy xuất khi cần thiết.

• Lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ: Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đều cung cấp dịch vụ lưu trữ hóa đơn cho khách hàng.
• Lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử riêng, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về an toàn, bảo mật.

Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu là 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.

Phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc tra cứu hóa đơn là rất quan trọng. Để đáp ứng nhu cầu này, các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn. Các phần mềm này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra thông tin hóa đơn, tải hóa đơn về máy tính và xuất báo cáo.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm tra cứu hóa đơn:

• Tra cứu hóa đơn theo nhiều tiêu chí: Mã số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên người mua, tên người bán, v.v.
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: Kiểm tra xem hóa đơn có hợp lệ theo quy định của pháp luật hay không.
• Tải hóa đơn về máy tính: Tải hóa đơn về dưới dạng file PDF hoặc XML.
• Xuất báo cáo: Xuất báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn.

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm tra cứu hóa đơn uy tín trên thị trường như Phần mềm tra cứu hóa đơn của Huvisoft (đương nhiên rồi!), MISA eInvoice, BKAV eHoadon.

Những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử

Để tránh những sai sót không đáng có trong quá trình xuất hóa đơn điện tử, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

• Thông tin trên hóa đơn phải chính xác: Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin về người mua, hàng hóa dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất trước khi ký số và gửi hóa đơn.
• Sử dụng chữ ký số hợp lệ: Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và được đăng ký với cơ quan thuế.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định: Lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật và có khả năng truy xuất khi cần thiết.
• Tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử: Cập nhật thường xuyên các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật.

Nếu bạn không chắc chắn về bất kỳ vấn đề gì, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc cơ quan thuế để được tư vấn và hỗ trợ.

Việc nhận biết hóa đơn hợp pháp là rất quan trọng, hãy đảm bảo bạn luôn kiểm tra kỹ lưỡng trước khi sử dụng.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo thông tin về hóa đơn mua của cơ quan thuế để hiểu rõ hơn về các loại hóa đơn và quy trình liên quan.

Dưới đây là bảng so sánh nhanh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy:

FAQ về quy trình xuất hóa đơn điện tử

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về quy trình xuất hóa đơn điện tử:

1. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không? Không, hóa đơn điện tử không cần đóng dấu. Việc ký số bằng chữ ký số đã có giá trị pháp lý tương đương với việc đóng dấu trên hóa đơn giấy.
2. Tôi có thể hủy hóa đơn điện tử đã phát hành không? Có, bạn có thể hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nếu hóa đơn đó chưa được kê khai thuế. Quy trình hủy hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
3. Tôi có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy không? Có, bạn có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để phục vụ cho việc lưu trữ hoặc trình bày. Tuy nhiên, hóa đơn giấy chuyển đổi chỉ có giá trị tham khảo, không có giá trị pháp lý.
4. Làm thế nào để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử? Bạn có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử bằng cách truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn.

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin về quy trình xuất hóa đơn điện tử. Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là một bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tuân thủ pháp luật. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ. Chúc bạn thành công!