Quy Trình Xuất Hóa Đơn Theo Thông Tư 78 Chuẩn Nhất 2024

Thông tư 78/2021/TT-BTC, hay còn gọi tắt là Thông tư 78, đã tạo nên một cuộc cách mạng trong lĩnh vực hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Đối với các doanh nghiệp, việc nắm vững quy trình xuất hóa đơn theo Thông tư 78 không chỉ là tuân thủ pháp luật, mà còn là chìa khóa để tối ưu hóa quy trình kế toán và giảm thiểu rủi ro. Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu về quy trình này, giúp bạn áp dụng thành công vào thực tế doanh nghiệp.

Giới thiệu về Thông tư 78

Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế liên quan đến hóa đơn, chứng từ. Mục tiêu chính của thông tư này là thúc đẩy việc áp dụng hóa đơn điện tử, giúp việc quản lý thuế trở nên minh bạch và hiệu quả hơn. Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, doanh nghiệp giờ đây phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, và quy trình xuất hóa đơn theo Thông tư 78 cũng có nhiều thay đổi đáng kể.

Trước đây, tôi nhớ có lần công ty tôi suýt bị phạt vì xuất sai hóa đơn giấy, tốn bao nhiêu thời gian và công sức để giải trình. Chuyển sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 giúp giảm bớt những rủi ro như vậy, lại còn tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ nữa chứ.

Quy trình xuất hóa đơn theo Thông tư 78: Chi tiết từng bước

Vậy, quy trình xuất hóa đơn theo Thông tư 78 cụ thể như thế nào? Dưới đây là các bước chi tiết:

1. Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lựa chọn một nhà cung cấp uy tín, phù hợp với nhu cầu của mình. Bạn có thể tham khảo một số Phần mềm tra cứu hóa đơn để chọn lựa cho phù hợp nhé!
3. Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử. Sau khi đăng ký và lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp tiến hành phát hành hóa đơn điện tử theo quy định.
4. Bước 4: Lập hóa đơn điện tử. Khi có giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử trên phần mềm đã chọn.
5. Bước 5: Ký số hóa đơn điện tử. Sau khi lập xong, hóa đơn điện tử cần được ký số bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
6. Bước 6: Gửi hóa đơn điện tử cho người mua. Hóa đơn điện tử có thể được gửi cho người mua qua email, tin nhắn hoặc các phương tiện điện tử khác.
7. Bước 7: Lưu trữ hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

Để hiểu rõ hơn, bạn có thể xem thêm về Quy Trình Hóa Đơn Điện Tử Chuẩn 2024: A-Z Cho DN để có cái nhìn tổng quan hơn.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Không phải doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng hóa đơn điện tử ngay lập tức. Theo Thông tư 78, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện sau:

• Có chữ ký số hợp lệ.
• Có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu, bao gồm máy tính, phần mềm, kết nối internet.
• Có đội ngũ nhân viên am hiểu về hóa đơn điện tử và có khả năng sử dụng phần mềm.

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa đáp ứng được các điều kiện này, đừng lo lắng. Có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trọn gói, bao gồm cả phần mềm và hỗ trợ kỹ thuật. Bạn có thể thuê dịch vụ này để bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn theo Thông tư 78

Khi thực hiện quy trình xuất hóa đơn theo Thông tư 78, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ:

• Thông tin trên hóa đơn phải chính xác và đầy đủ. Bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến việc hóa đơn bị coi là không hợp lệ.
• Thời điểm lập hóa đơn phải đúng quy định. Thông thường, hóa đơn phải được lập ngay khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
• Hóa đơn phải được ký số hợp lệ trước khi gửi cho người mua. Chữ ký số là bằng chứng xác thực cho tính pháp lý của hóa đơn điện tử.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn và bảo mật. Doanh nghiệp cần có biện pháp bảo vệ hóa đơn điện tử khỏi các rủi ro như mất mát, hư hỏng, hoặc truy cập trái phép.

Theo một thống kê gần đây của Tổng cục Thuế, số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đã tăng lên đáng kể kể từ khi Thông tư 78 có hiệu lực. Điều này cho thấy rằng, hóa đơn điện tử đang dần trở thành xu hướng tất yếu trong hoạt động kinh doanh.

Phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử: Lựa chọn nào tốt nhất?

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử. Mỗi phần mềm có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Dưới đây là một vài tiêu chí bạn có thể cân nhắc khi lựa chọn phần mềm:

• Tính năng: Phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết cho việc lập, ký số, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử hay không?
• Giao diện: Giao diện phần mềm có dễ sử dụng, thân thiện với người dùng hay không?
• Giá cả: Giá cả phần mềm có phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp hay không?
• Hỗ trợ: Nhà cung cấp phần mềm có hỗ trợ kỹ thuật tốt hay không?

Bạn có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây để có cái nhìn tổng quan hơn về các phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến:

Ngoài ra, đừng quên tìm hiểu về Phần Mềm In Hóa Đơn Trên Điện Thoại Miễn Phí: Top Lựa Chọn! để xem xét khả năng sử dụng trên các thiết bị di động, giúp bạn linh hoạt hơn trong công việc.

Xử lý các sai sót thường gặp khi xuất hóa đơn điện tử

Trong quá trình thực hiện quy trình xuất hóa đơn theo Thông tư 78, không tránh khỏi những sai sót. Dưới đây là một số sai sót thường gặp và cách xử lý:

• Sai sót về thông tin: Nếu phát hiện sai sót về thông tin trên hóa đơn, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
• Sai sót về thời điểm lập hóa đơn: Nếu lập hóa đơn sai thời điểm, doanh nghiệp cần lập lại hóa đơn đúng thời điểm.
• Hóa đơn bị sai sót nhưng đã gửi cho người mua: Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần thông báo cho người mua về sai sót và lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Quan trọng nhất là, khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn xử lý kịp thời.

Câu hỏi thường gặp về quy trình xuất hóa đơn theo Thông tư 78

1. Thông tư 78 có bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử không?

Đúng vậy, theo Thông tư 78, tất cả các doanh nghiệp đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử không?

Không, doanh nghiệp chỉ được sử dụng một trong hai loại hóa đơn này.

3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như thế nào so với hóa đơn giấy?

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy, nếu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của pháp luật.

4. Làm thế nào để tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành?

Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế hoặc trên website của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Hoặc bạn có thể tìm hiểu thêm về Phần Mềm Tra Cứu Hóa Đơn Bỏ Trốn: Giải Pháp Nhanh Chóng để biết thêm chi tiết.

Kết luận

Quy trình xuất hóa đơn theo Thông tư 78 là một thay đổi lớn, nhưng cũng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Bằng cách nắm vững các bước thực hiện và lưu ý quan trọng, bạn có thể áp dụng thành công hóa đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh của mình, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.