Quy Trình Xuất Hóa Đơn Theo Thông Tư 78: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Nếu bạn đang vận hành một doanh nghiệp ở Việt Nam, tôi cá là bạn đã từng nghe đến Thông tư 78. Nhưng để hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình xuất hóa đơn theo thông tư 78 thì không phải ai cũng nắm được. Tôi nhớ hồi mới thành lập công ty, mỗi lần xuất hóa đơn là một lần lo lắng, sợ sai quy định bị phạt. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ từ kinh nghiệm thực tế và những gì tôi đã tìm hiểu kỹ lưỡng, giúp bạn nắm vững quy trình này một cách đơn giản và chính xác nhất.

Thông tư 78 là gì và tại sao lại quan trọng?

Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính là văn bản quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ. Nó thay thế cho Thông tư 32 và 39 trước đây, và có hiệu lực từ ngày 1/7/2022. Nói một cách dễ hiểu, đây là "luật chơi" mới nhất về việc lập, sử dụng và quản lý hóa đơn mà mọi doanh nghiệp phải tuân theo.

Tại sao nó quan trọng? Vì nếu bạn làm sai, không chỉ là chuyện hóa đơn không hợp lệ, mà còn có thể bị phạt hành chính, thậm chí ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tôi từng chứng kiến một người bạn làm kinh doanh bị từ chối khấu trừ thuế vì sai một chi tiết nhỏ trên hóa đơn, thiệt hại cả trăm triệu. Vì vậy, việc nắm rõ quy trình xuất hóa đơn theo thông tư 78 là bắt buộc, không thể xem thường.

Các bước chuẩn bị trước khi xuất hóa đơn

Trước khi bắt tay vào xuất hóa đơn, bạn cần có một số thứ sẵn sàng. Nó giống như nấu ăn vậy, phải có đầy đủ nguyên liệu thì món ăn mới ngon được.

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế

Đây là bước đầu tiên và bắt buộc. Bạn phải thông báo phát hành hóa đơn (nếu dùng hóa đơn tự in, đặt in) hoặc thông báo sử dụng hóa đơn điện tử. Hiện nay, xu hướng là chuyển sang hóa đơn điện tử vì tính tiện lợi và phù hợp với chủ trương chuyển đổi số. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về quy trình cho hóa đơn điện tử trong bài viết chuyên sâu này.

2. Lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp

Bạn dùng hóa đơn giấy hay điện tử? Mỗi loại có một quy trình xuất hóa đơn khác nhau một chút. Nếu doanh nghiệp bạn có quy mô nhỏ, giao dịch ít, hóa đơn giấy có thể tạm ổn. Nhưng nếu giao dịch nhiều, muốn tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, lưu trữ, thì hóa đơn điện tử là lựa chọn tối ưu. Phần mềm tra cứu hóa đơn hiện nay cũng hỗ trợ rất tốt cho việc này.

Quy trình xuất hóa đơn theo thông tư 78 từ A đến Z

Dưới đây là các bước cụ thể mà bạn cần thực hiện để xuất một hóa đơn đúng chuẩn. Tôi sẽ chia thành hai trường hợp: xuất hóa đơn giấy và xuất hóa đơn điện tử để bạn dễ theo dõi.

Bước 1: Lập hóa đơn

Dựa trên hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu hoặc các chứng từ có liên quan, bạn tiến hành lập hóa đơn. Thông tin trên hóa đơn phải đầy đủ và chính xác theo mẫu quy định tại Thông tư 78, bao gồm:

• Tên, mã số thuế của người bán và người mua.
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền (chưa có thuế GTGT).
• Thuế suất thuế GTGT; tiền thuế GTGT.
• Tổng số tiền người mua phải thanh toán (bằng chữ và bằng số).
• Chữ ký số, họ tên của người bán (với hóa đơn điện tử).

Một lưu ý nhỏ nhưng quan trọng: ngày trên hóa đơn phải là ngày bạn lập và gửi cho khách hàng, không phải ngày trong tương lai hay quá khứ xa (trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định).

Bước 2: Gửi hóa đơn cho khách hàng

• Với hóa đơn giấy: Bạn in hóa đơn ra (từ phần mềm hoặc sổ đặt in) và giao trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện cho khách.
• Với hóa đơn điện tử: Đây là bước tiện lợi nhất. Bạn ký số (token) vào hóa đơn và gửi file (thường là XML và PDF) qua email, tin nhắn hoặc cổng thông tin điện tử cho khách. Khách hàng có thể nhận được ngay lập tức, dù họ ở bất kỳ đâu.

Bước 3: Lưu trữ và báo cáo

Sau khi xuất hóa đơn, bạn phải lưu trữ đầy đủ. Với hóa đơn điện tử, bạn cần lưu trữ file gốc (định dạng XML) và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trong thời hạn theo quy định (thường là 10 năm). Nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp để tự động hóa việc lưu trữ và quản lý này, vừa an toàn vừa tiết kiệm không gian.

Ngoài ra, định kỳ bạn phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế theo quy định. Để hiểu rõ hơn về toàn bộ khung quy trình, bạn có thể tham khảo thêm bài hướng dẫn chi tiết từ A-Z về quy trình xuất hóa đơn nói chung.

So sánh hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Nhiều người vẫn băn khoăn không biết nên chọn loại nào. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn.

Theo cá nhân tôi, trừ những ngành nghề đặc thù hoặc doanh nghiệp rất nhỏ, thì việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu và mang lại quá nhiều lợi ích.

Những lưu ý "sống còn" khi xuất hóa đơn

Từ những sai sót tôi thấy hoặc nghe kể, đây là những điểm bạn tuyệt đối không được mắc phải:

• Sai thông tin người mua: Sai một ký tự trong mã số thuế, tên công ty cũng có thể khiến hóa đơn vô hiệu. Hãy kiểm tra kỹ, nhất là khi khách hàng mới.
• Xuất hóa đơn trước hoặc quá xa ngày giao hàng/cung ứng dịch vụ: Điều này dễ bị cơ quan thuế nghi ngờ. Ngày trên hóa đơn nên sát với ngày thực tế phát sinh nghiệp vụ.
• Ghi sai nội dung hàng hóa, dịch vụ: Phải ghi rõ ràng, đúng bản chất. Đừng ghi chung chung như "chi phí dịch vụ" mà phải ghi cụ thể là dịch vụ gì.
• Quên ký, đóng dấu (với hóa đơn giấy) hoặc quên ký số (với hóa đơn điện tử): Hóa đơn chưa ký là chưa hợp lệ.
• Không lưu trữ file gốc XML (với hóa đơn điện tử): File PDF chỉ để xem, file XML mới là file gốc có giá trị pháp lý. Bạn phải lưu trữ nó cẩn thận.

Việc sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn tốt sẽ giúp bạn hạn chế tối đa các lỗi này, vì phần mềm thường có tính năng kiểm tra và cảnh báo tự động.

Giải pháp phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn chuẩn chỉnh

Để thực hiện quy trình xuất hóa đơn theo thông tư 78 một cách trơn tru, nhanh chóng và chính xác, việc sử dụng phần mềm chuyên nghiệp là điều nên làm. Phần mềm không chỉ giúp bạn tạo hóa đơn nhanh, mà còn tích hợp sẵn các quy tắc của Thông tư 78, tự động cảnh báo lỗi, hỗ trợ ký số, gửi email tự động và lưu trữ an toàn.

Trên thị trường có nhiều giải pháp, và một trong những cái tên được đánh giá cao là CyberBill. Nếu bạn quan tâm đến một giải pháp toàn diện, có thể tìm hiểu sâu hơn về phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill qua bài đánh giá chi tiết này.

Dù chọn phần mềm nào, hãy đảm bảo nó thuộc danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn uy tín, được Bộ Tài chính chứng nhận đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật, và có dịch vụ hỗ trợ tốt. Đừng tiếc một khoản đầu tư nhỏ ban đầu để tránh những rủi ro lớn về sau.

Câu hỏi thường gặp về quy trình xuất hóa đơn

Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đã có cái nhìn rõ ràng và tự tin hơn khi thực hiện quy trình xuất hóa đơn theo thông tư 78. Nó không quá phức tạp nếu bạn nắm vững các nguyên tắc cơ bản và có sự hỗ trợ của công nghệ. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại tìm hiểu thêm các bài viết trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi, hoặc để lại câu hỏi phía dưới. Chúc doanh nghiệp của bạn vận hành suôn sẻ và thành công!