Số Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78: Từ A-Z 2024

Giới thiệu

Chào bạn! Trong thời đại 4.0 này, việc số hóa mọi thứ là điều tất yếu, và hóa đơn cũng không ngoại lệ. Bạn có bao giờ cảm thấy mệt mỏi với việc lưu trữ hàng đống hóa đơn giấy, rồi mỗi lần cần tìm lại thì “đỏ mắt” không thấy? Rồi còn chuyện sai sót, thất lạc hóa đơn nữa chứ, đau đầu thật sự! Đó là lý do mà số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 ra đời, như một “cứu cánh” cho doanh nghiệp chúng ta. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn tất tần tật những thông tin cần biết, từ A đến Z, về vấn đề này. Mình sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế, những “mẹo” nhỏ giúp bạn triển khai một cách hiệu quả nhất. Đừng lo nếu bạn là “newbie” nhé, mình sẽ cố gắng giải thích mọi thứ thật dễ hiểu, ai đọc cũng nắm được!

Thông tư 78 là gì và tại sao nó quan trọng?

Nói một cách đơn giản, Thông tư 78/2021/TT-BTC (gọi tắt là Thông tư 78) là văn bản pháp lý quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nó thay thế cho Thông tư 32/2011/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn trước đây. Tại sao nó lại quan trọng ư? Vì nó đánh dấu một bước tiến lớn trong việc chuyển đổi số của ngành thuế, giúp việc quản lý hóa đơn trở nên minh bạch, hiệu quả hơn. Đặc biệt, từ ngày 1/7/2022, việc áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 là bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức. Đơn Điện Tử: Tất Tần Tật Cho Doanh Nghiệp Mới Nhất 2024 sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về hóa đơn điện tử đấy.

Đối tượng áp dụng số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Vậy ai là người phải áp dụng Thông tư 78? Câu trả lời là hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh. Cụ thể:

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư.
• Tổ chức kinh tế được thành lập và hoạt động theo Luật Hợp tác xã.
• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Tổ chức khác có hoạt động kinh doanh.
• Hộ, cá nhân kinh doanh.

Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp được tạm hoãn áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, nhưng số lượng này không nhiều. Để biết chính xác doanh nghiệp của bạn có thuộc đối tượng áp dụng hay không, tốt nhất là nên tham khảo ý kiến của cơ quan thuế hoặc các chuyên gia tư vấn.

Quy trình số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Quy trình này nghe có vẻ phức tạp, nhưng thực tế không quá khó đâu. Mình sẽ chia nhỏ thành các bước để bạn dễ hình dung:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Đầu tiên, bạn cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Việc này có thể thực hiện trực tuyến thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Bạn cần chuẩn bị một số thông tin như mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ, thông tin người đại diện pháp luật… Sau khi đăng ký thành công, bạn sẽ nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

Sau khi được chấp nhận đăng ký, bạn có thể bắt đầu lập hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định về nội dung, hình thức theo Thông tư 78 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Bạn có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác. Tìm hiểu thêm về Phần mềm tra cứu hóa đơn tại Huvisoft để lựa chọn giải pháp phù hợp nhé.

Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi lập xong, bạn cần phát hành hóa đơn điện tử cho người mua. Có hai hình thức phát hành chính: gửi trực tiếp cho người mua qua email, tin nhắn… hoặc gửi thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Lưu ý, hóa đơn điện tử phải được ký điện tử trước khi phát hành.

Bước 4: Lưu trữ hóa đơn điện tử

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng rất quan trọng. Bạn cần lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn, bảo mật, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy cập khi cần thiết. Thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.

Có một lưu ý nhỏ là bạn nên tham khảo kỹ Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78: A-Z Cho DN để nắm rõ hơn về quy trình này nhé.

Lợi ích của việc số hóa đơn điện tử

Số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, có thể kể đến như:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn.
• Nâng cao hiệu quả: Giảm thời gian lập, phát hành, xử lý hóa đơn.
• Giảm thiểu sai sót: Hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công.
• Tăng cường tính minh bạch: Dễ dàng tra cứu, đối chiếu thông tin hóa đơn.
• Bảo vệ môi trường: Giảm lượng giấy sử dụng, góp phần bảo vệ môi trường.
• Quản lý dễ dàng: Dễ dàng tra cứu và quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung.

Nói chung là "một công đôi ba việc", vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, vừa nâng cao hiệu quả hoạt động, lại còn góp phần bảo vệ môi trường nữa chứ! Quá tuyệt vời phải không nào?

Những thách thức khi triển khai số hóa đơn điện tử

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích, việc triển khai số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 cũng đặt ra một số thách thức:

• Chi phí đầu tư ban đầu: Chi phí mua phần mềm, thiết bị, đào tạo nhân viên.
• Thay đổi quy trình: Cần thay đổi quy trình làm việc hiện tại để phù hợp với hóa đơn điện tử.
• Vấn đề bảo mật: Cần đảm bảo an toàn, bảo mật cho dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Sự thay đổi trong thói quen: Cần thời gian để nhân viên và khách hàng làm quen với hóa đơn điện tử.

Theo một khảo sát gần đây, có tới 60% doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp khó khăn trong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử do thiếu kiến thức và nguồn lực. Đây là một con số đáng lưu ý, cho thấy cần có sự hỗ trợ nhiều hơn nữa từ phía cơ quan nhà nước và các tổ chức tư vấn.

Lựa chọn giải pháp số hóa đơn điện tử phù hợp

Để vượt qua những thách thức trên, việc lựa chọn một giải pháp số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 phù hợp là vô cùng quan trọng. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử với các tính năng, mức giá khác nhau. Vậy làm sao để chọn được giải pháp tốt nhất?

Dưới đây là một số tiêu chí bạn có thể tham khảo:

• Uy tín của nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm, uy tín trên thị trường.
• Tính năng của phần mềm: Đảm bảo phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Thông tư 78 và phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp bạn.
• Khả năng tích hợp: Phần mềm có thể tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp (như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng…) hay không?
• Chi phí: So sánh chi phí của các phần mềm khác nhau, bao gồm chi phí mua phần mềm, chi phí duy trì, chi phí nâng cấp…
• Dịch vụ hỗ trợ: Nhà cung cấp có cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt không?

Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo ý kiến của những người đã sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử trước đó để có thêm thông tin tham khảo. Việc dùng thử (trial) phần mềm trước khi quyết định mua cũng là một cách hay để đánh giá chất lượng thực tế.

Bên cạnh đó, Hóa Đơn Không VAT: Khi Nào & Cách Xử Lý Chuẩn 2024 cũng là một vấn đề mà bạn cần quan tâm khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Dưới đây là bảng so sánh nhanh một vài phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến trên thị trường:

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78:

• Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý không?
  Có, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy nếu đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
• Có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số khi phát hành hóa đơn điện tử không?
  Có, hóa đơn điện tử phải được ký điện tử trước khi phát hành.
• Nếu người mua không có email thì làm sao nhận hóa đơn điện tử?
  Bạn có thể gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua tin nhắn SMS, hoặc cung cấp đường link để người mua tự tải hóa đơn về.
• Tôi có thể hủy hóa đơn điện tử đã phát hành không?
  Có, bạn có thể hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nếu hóa đơn đó chưa được kê khai thuế. Quy trình hủy hóa đơn điện tử được quy định cụ thể trong Thông tư 78.

Kết luận

Số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 là một xu thế tất yếu, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Mặc dù có một số thách thức, nhưng nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng, lựa chọn giải pháp phù hợp và tuân thủ đúng quy định của pháp luật, việc triển khai hóa đơn điện tử sẽ không còn là vấn đề quá khó khăn. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Chúc bạn thành công trên con đường chuyển đổi số!