Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử: Hướng Dẫn Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp 2024

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp ở Việt Nam, chắc hẳn cụm từ "sử dụng hóa đơn điện tử" đã không còn xa lạ. Từ 1/7/2022, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc với hầu hết các doanh nghiệp, theo quy định của Bộ Tài chính. Nhưng thực tế, nhiều chủ doanh nghiệp, đặc biệt là các anh chị làm trong lĩnh vực SME hay startup, vẫn còn khá lúng túng. Tôi cũng từng như vậy, nhớ lại những ngày đầu chuyển đổi, cả team loay hoay với đủ thứ thuật ngữ và quy trình. Bài viết này, tôi muốn chia sẻ một cách thực tế nhất, từ góc nhìn của một người đã trải qua, về mọi thứ bạn cần biết để sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả và đúng luật.

Hóa đơn điện tử là gì? Khác gì với hóa đơn giấy?

Nói đơn giản, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nó được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Điểm khác biệt lớn nhất so với hóa đơn giấy truyền thống nằm ở hình thức và cách thức xử lý.

Với hóa đơn giấy, bạn phải in ấn, ký, đóng dấu, lưu kho... tốn kém và dễ thất lạc. Còn hóa đơn điện tử, mọi thứ diễn ra trên môi trường số. Bạn chỉ cần vài cú click chuột là có ngay một hóa đơn hợp lệ, gửi thẳng đến email khách hàng, và lưu trữ vĩnh viễn trên đám mây. Nó không phải là file PDF hay hình ảnh scan từ hóa đơn giấy đâu nhé, mà là một dữ liệu số có cấu trúc, được ký số bảo mật để đảm bảo tính toàn vẹn và pháp lý.

Lợi ích không thể chối cãi khi sử dụng hóa đơn điện tử

Ban đầu, nhiều người nghĩ đây chỉ là một quy định bắt buộc, một gánh nặng thêm. Nhưng khi đã sử dụng rồi, tôi và nhiều doanh nghiệp khác đều công nhận những lợi ích vượt trội của nó.

• Tiết kiệm chi phí "khủng": Bạn không còn tốn tiền mua giấy in, mực in, máy in, chi phí lưu kho bãi. Ước tính mỗi năm một doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiết kiệm từ vài chục đến hàng trăm triệu đồng.
• Tối ưu hiệu suất làm việc: Tự động hóa toàn bộ quy trình: lập, gửi, ký, lưu trữ. Nhân viên kế toán đỡ vất vả, giảm thiểu sai sót thủ công. Thời gian xử lý hóa đơn từ vài giờ xuống còn vài phút.
• Bảo mật và minh bạch: Hóa đơn được ký số, mã hóa, khó làm giả. Dữ liệu được lưu trữ tập trung, dễ dàng tra cứu, đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu. Bạn sẽ không còn nơm nớp lo sợ mất hóa đơn gốc nữa.
• Chuyên nghiệp hóa hình ảnh doanh nghiệp: Gửi hóa đơn điện tử ngay lập tức cho khách hàng thể hiện sự hiện đại, tôn trọng thời gian của đối tác và thân thiện với môi trường.
• Dễ dàng tích hợp: Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử tốt đều có thể tích hợp với phần mềm kế toán, quản lý bán hàng (ERP), giúp dòng dữ liệu được thông suốt, số liệu báo cáo chính xác và kịp thời hơn.

Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử: Bạn đã đủ chuẩn?

Không phải cứ muốn là dùng được ngay đâu. Để được phép sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bạn cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản sau:

1. Có mã số thuế: Đương nhiên rồi, bạn phải là một tổ chức, cá nhân đã đăng ký kinh doanh hợp pháp.
2. Có chữ ký số (Token): Đây là thiết bị vật lý hoặc chữ ký số từ xa (Remote Signing) do các đơn vị được cấp phép cung cấp (VNPT, FPT, Viettel, BKAV...). Chữ ký số dùng để ký lên hóa đơn điện tử, thay cho chữ ký tay và con dấu.
3. Có phần mềm hóa đơn điện tử: Phần mềm này phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Bạn có thể tự phát triển hoặc thuê từ các nhà cung cấp.
4. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Sau khi có đủ điều kiện, bạn phải gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và chờ xác nhận.

Nghe có vẻ nhiều bước, nhưng thực ra nếu chọn một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, họ sẽ hỗ trợ bạn làm hết từ A đến Z, kể cả việc tư vấn về chữ ký số và thủ tục thông báo. Nếu gặp khó khăn, bạn có thể tham khảo danh sách số điện thoại hỗ trợ hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp và cơ quan thuế để được giải đáp nhanh chóng.

Quy trình sử dụng hóa đơn điện tử chuẩn từ A đến Z

Để bạn hình dung rõ hơn, tôi sẽ mô tả quy trình cơ bản mà hầu hết doanh nghiệp đang áp dụng. Quy trình này đã được chúng tôi tổng hợp lại khá chi tiết trong bài viết về quy trình sử dụng hóa đơn điện tử từ A-Z, bạn có thể tham khảo thêm.

1. Bước 1: Thiết lập và đăng ký: Mua chữ ký số, chọn và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp. Sau đó, thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
2. Bước 2: Tạo mẫu hóa đơn: Trong phần mềm, bạn thiết kế mẫu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình, bao gồm logo, thông tin công ty, các trường dữ liệu cần thiết.
3. Bước 3: Lập và phát hành hóa đơn: Khi có phát sinh giao dịch, bạn nhập thông tin khách hàng, mặt hàng, số lượng, thành tiền... vào phần mềm. Phần mềm sẽ tự động tính thuế (nếu có). Sau đó, bạn dùng chữ ký số để ký điện tử lên hóa đơn.
4. Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách hàng: Phần mềm sẽ tự động gửi hóa đơn đã ký đến email của khách hàng. Bạn cũng có thể xuất file PDF để gửi qua Zalo, Viber hoặc in ra nếu khách hàng yêu cầu (bản chuyển đổi).
5. Bước 5: Lưu trữ và báo cáo: Hóa đơn gốc (dữ liệu điện tử đã ký số) được lưu trữ an toàn trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm và/hoặc máy chủ của bạn theo quy định (tối thiểu 10 năm). Phần mềm cũng giúp bạn tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo nhanh chóng.

Một điểm quan trọng mà nhiều người hay hỏi tôi là về số hóa đơn. Trên hóa đơn điện tử, số hóa đơn được hệ thống tự động sinh ra theo một ký hiệu mẫu số seri mà bạn đã đăng ký. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về khái niệm này trong bài viết giải thích số hóa đơn là gì và cách tra cứu.

Làm sao để chọn được phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp?

Đây có lẽ là bước quyết định đến 80% sự thành công khi bạn sử dụng hóa đơn điện tử. Thị trường có hàng chục nhà cung cấp, giá cả, tính năng chênh nhau khá nhiều. Dựa trên kinh nghiệm của bản thân và phản hồi từ cộng đồng doanh nghiệp, tôi có một vài tiêu chí gợi ý cho bạn:

Ngoài ra, một yếu tố nữa mà tôi thấy rất hữu ích là các công cụ phần mềm tra cứu hóa đơn đi kèm. Nó cho phép bạn và khách hàng dễ dàng kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn chỉ với số hóa đơn hoặc mã tra cứu. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các giải pháp này trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi.

Một góc nhìn khác: Có nên dùng phần mềm miễn phí?

Có một số phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí trên thị trường. Cá nhân tôi khá dè dặt với điều này. "Của rẻ là của ôi", phần mềm miễn phí thường giới hạn tính năng, tốc độ chậm, hỗ trợ kém, và quan trọng nhất là vấn đề bảo mật dữ liệu. Hóa đơn là tài sản pháp lý quan trọng của doanh nghiệp, đừng vì tiết kiệm một vài triệu đồng mà đặt nó vào rủi ro. Hãy xem chi phí phần mềm như một khoản đầu tư cần thiết cho sự chuyên nghiệp và an toàn.

Những lưu ý "sống còn" khi sử dụng hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng, tôi đã đúc kết được một số bài học xương máu mà bạn nên tránh:

• Bảo quản chữ ký số cẩn thận: Token chữ ký số giống như con dấu công ty. Nếu mất hoặc bị lộ mật khẩu, kẻ xấu có thể ký phát hành hóa đơn giả mạo. Hãy giao cho người có trách nhiệm và đổi mật khẩu định kỳ.
• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký: Một khi đã ký số và phát hành, việc hủy hay điều chỉnh sẽ phức tạp hơn (cần lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế). Hãy rà soát lại tên khách hàng, mã số thuế, số tiền... thật kỹ.
• Xác nhận với khách hàng: Sau khi gửi hóa đơn, nên nhắn tin hoặc gọi điện thoại thông báo cho khách hàng biết, đề phòng trường hợp hóa đơn rơi vào hòm thư rác.
• Lưu trữ đúng quy định: Đảm bảo bạn có phương án lưu trữ dữ liệu gốc (file xml đã ký số) trong ít nhất 10 năm. Nhiều phần mềm hỗ trợ lưu trữ trên cloud, nhưng bạn cũng nên tự backup định kỳ.
• Cập nhật quy định mới: Pháp luật về thuế và hóa đơn điện tử thỉnh thoảng có thay đổi. Hãy theo dõi thông tin từ Tổng cục Thuế hoặc nhà cung cấp phần mềm để điều chỉnh kịp thời. Ví dụ, gần đây có những cập nhật mới về quy định về số hóa đơn năm 2024 mà bạn cần nắm.

Giải đáp thắc mắc: Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

Nhìn chung, việc sử dụng hóa đơn điện tử không còn là xu hướng mà là một yêu cầu tất yếu trong kỷ nguyên số. Ban đầu có thể hơi bỡ ngỡ, nhưng một khi đã vượt qua giai đoạn chuyển đổi, bạn sẽ cảm nhận được sự tiện lợi và hiệu quả rõ rệt. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa hoạt động, nâng cao năng lực cạnh tranh.

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về các bước cụ thể, đừng ngần ngại tìm hiểu thêm về quy trình chi tiết từ A-Z hoặc liên hệ với các chuyên gia. Hãy bắt đầu ngay hôm nay, đừng để sự chần chừ khiến doanh nghiệp bạn tụt hậu phía sau. Chúc bạn chuyển đổi số thành công!