Tài Khoản 336 Trong Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

Tài khoản 336 là gì? Vai trò và đặc điểm

Nếu bạn đang làm kế toán trong một đơn vị hành chính sự nghiệp, chắc hẳn đã không ít lần bắt gặp tài khoản 336 trong hệ thống sổ sách. Nhưng thực sự hiểu rõ về nó thì không phải ai cũng làm được. Tôi còn nhớ hồi mới vào nghề, mỗi lần gặp các khoản phải trả, phải nộp lằng nhằng là lại lúng túng không biết ghi vào đâu cho đúng. Mãi sau này, qua va chạm thực tế mới thấy, tài khoản 336 trong kế toán hành chính sự nghiệp thực chất là một tài khoản rất quan trọng, dùng để theo dõi các khoản phải trả, phải nộp cho Nhà nước, cho các đơn vị khác và cho cá nhân trong đơn vị.

Theo Thông tư 107/2017/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 23/2019/TT-BTC) hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, tài khoản này có tên đầy đủ là "Phải trả, phải nộp khác". Nó thuộc loại tài khoản Nợ phải trả, mã số 3. Nghe cái tên thôi cũng đủ hình dung ra phạm vi rộng lớn của nó rồi phải không? Từ các khoản phải nộp ngân sách như phí, lệ phí, đến tiền đặt cọc, ký quỹ, hay thậm chí là các khoản phải trả chưa xác định rõ đối tượng.

Điểm đặc biệt của tài khoản 336 là nó như một "kho chứa" tạm thời cho những nghĩa vụ tài chính chưa được giải quyết ngay. Nó phản ánh tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của đơn vị. Một sai sót trong hạch toán ở đây có thể dẫn đến việc báo cáo tài chính không chính xác, thậm chí là vi phạm các quy định về quản lý tài chính công. Tôi từng chứng kiến một đơn vị vì hạch toán nhầm một khoản phải nộp ngân sách vào tài khoản khác mà bị kiểm toán nhắc nhở, mất thời gian điều chỉnh lại cả hệ thống sổ sách.

Cấu trúc và nội dung phản ánh của TK 336

Không như một số tài khoản khác, tài khoản 336 được chi tiết thành nhiều tài khoản cấp 2 để dễ theo dõi. Việc này giúp kế toán quản lý chi tiết từng loại công nợ, tránh tình trạng "bát nháo" khó kiểm soát. Dưới đây là các tài khoản cấp 2 chính mà bạn cần nắm:

• Tài khoản 3361 - Phải trả về viện trợ, tài trợ: Cái này dành cho các khoản viện trợ không hoàn lại, tài trợ bằng tiền hoặc hiện vật mà đơn vị nhận được nhưng chưa chi tiêu hoặc chưa quyết toán. Khi nhận được, bạn ghi Có TK này, khi chi tiêu hoặc quyết toán thì ghi Nợ.
• Tài khoản 3362 - Phải trả về chênh lệch tỷ giá: Cái này hơi "khoai" một chút, áp dụng khi đơn vị có các giao dịch bằng ngoại tệ. Khi phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái (thường là vào cuối kỳ khi đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ), phần chênh lệch được ghi nhận vào đây.
• Tài khoản 3363 - Phải trả về thanh toán qua Kho bạc: Đây là các khoản đơn vị đã nhận được dịch vụ, hàng hóa nhưng chưa thanh toán tiền, và việc thanh toán sẽ được thực hiện qua hệ thống Kho bạc Nhà nước. Rất phổ biến trong các đơn vị sự nghiệp công lập.
• Tài khoản 3368 - Phải trả, phải nộp khác: Đây có thể coi là tài khoản "catch-all" cho những khoản không thuộc các mục trên. Ví dụ như: tiền đặt cọc, ký quỹ nhận được; tiền phạt, bồi thường phải thu nhưng chưa thu được; các khoản phải trả chưa xác định rõ đối tượng; hay các khoản phải nộp khác ngoài ngân sách.

Việc hiểu rõ từng tài khoản cấp 2 này giúp bạn hạch toán chính xác ngay từ đầu, đỡ phải điều chỉnh về sau. Nó cũng giúp ích rất nhiều khi bạn sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn hay phần mềm kế toán chuyên dụng, vì bạn sẽ biết chính xác cần chọn mã tài khoản nào.

Nguyên tắc và phương pháp hạch toán tài khoản 336

Hạch toán tài khoản 336 cũng có những nguyên tắc riêng, không phải cứ khoản phải trả nào cũng nhét vào đây được. Nguyên tắc cơ bản nhất là chỉ ghi nhận vào TK 336 những khoản phải trả, phải nộp thực sự phát sinh và có căn cứ xác định. Không được ghi nhận ước tính hay dự phòng.

Về phương pháp hạch toán, có thể tóm gọn như sau:

• Bên Nợ: Phản ánh các khoản đã trả, đã nộp hoặc đã thanh toán; các khoản đã được giảm trừ; hoặc các khoản đã xác định được đối tượng phải trả và chuyển sang tài khoản chi tiết phù hợp (như chuyển sang TK 3341 - Phải trả công chức, viên chức chẳng hạn).
• Bên Có: Phản ánh các khoản phải trả, phải nộp phát sinh trong kỳ.
• Số dư bên Có: Phản ánh số tiền còn phải trả, phải nộp tại thời điểm cuối kỳ.

Một lưu ý nhỏ nhưng quan trọng: Đối với các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước (như phí, lệ phí), khi phát sinh, bạn ghi Có TK 336 (thường là 3368). Nhưng khi nộp tiền vào ngân sách, bạn không ghi Nợ TK 336 ngay mà phải qua TK 111, 112... rồi mới kết chuyển. Quy trình này đảm bảo sự chặt chẽ trong quản lý thu chi ngân sách. Nếu bạn đang tìm hiểu về các khoản phải nộp khác cho ngân sách như thuế, có thể tham khảo thêm bài viết về tài khoản 33312 để có cái nhìn tổng quát hơn.

So sánh TK 336 với các tài khoản nợ phải trả khác

Nhiều bạn mới làm hay nhầm lẫn giữa tài khoản 336 với một số tài khoản nợ phải trả khác như TK 331, TK 334 hay TK 338. Sự nhầm lẫn này dễ dẫn đến việc báo cáo không đúng bản chất kinh tế của nghiệp vụ. Để tránh điều đó, chúng ta cùng phân biệt một chút nhé.

Nhìn vào bảng so sánh, có thể thấy điểm mấu chốt để phân biệt tài khoản 336 trong kế toán hành chính sự nghiệp là "tính chất công việc" và "đối tượng đặc thù" của đơn vị hành chính sự nghiệp. Nó gắn liền với các nghĩa vụ với ngân sách và các quy định hành chính công.

Các tình huống thực tế và ví dụ hạch toán

Lý thuyết là vậy, nhưng áp dụng vào thực tế mới thấy hết được các tình huống. Tôi sẽ lấy vài ví dụ điển hình mà hầu như đơn vị HCSN nào cũng gặp để minh họa cho cách hạch toán tài khoản 336.

Ví dụ 1: Phí, lệ phí thu hộ phải nộp ngân sách. Giả sử một bệnh viện công lập thu 100 triệu đồng tiền viện phí từ bệnh nhân (trong đó có 10 triệu là lệ phí phải nộp ngân sách). Khi thu tiền mặt:
Nợ TK 111: 100 triệu
Có TK 5118 (Thu phí, lệ phí): 90 triệu
Có TK 3368: 10 triệu (phần phải nộp ngân sách)
Khi nộp tiền lệ phí vào ngân sách qua Kho bạc:
Nợ TK 3368: 10 triệu
Có TK 111 (hoặc 112): 10 triệu.

Ví dụ 2: Nhận tiền đặt cọc, ký quỹ. Một trường đại học nhận tiền đặt cọc của sinh viên ở ký túc xá là 5 triệu đồng bằng chuyển khoản.
Nợ TK 112: 5 triệu
Có TK 3368: 5 triệu.
Khi sinh viên ra trường và trả lại tiền đặt cọc:
Nợ TK 3368: 5 triệu
Có TK 111/112: 5 triệu.

Ví dụ 3: Chênh lệch tỷ giá. Đơn vị có một khoản phải thu bằng USD từ dự án viện trợ. Cuối năm, khi đánh giá lại, số dư ngoại tệ này tăng giá trị so với VND tương ứng 20 triệu đồng do tỷ giá thay đổi.
Nợ TK 131 (hoặc TK phù hợp): 20 triệu
Có TK 3362: 20 triệu.

Những ví dụ này tuy đơn giản nhưng nếu không nắm vững, rất dễ ghi sai tài khoản đối ứng. Một mẹo nhỏ của tôi là luôn đặt câu hỏi: "Khoản tiền này mình có nghĩa vụ phải trả/ nộp cho ai? Và nó có phải là khoản thường xuyên như lương hay mua hàng không?". Nếu không phải lương (TK 334) và không phải mua hàng (TK 331), thì khả năng cao là thuộc tài khoản 336.

Sai lầm thường gặp và lưu ý quan trọng

Qua nhiều năm tư vấn và hỗ trợ kế toán cho các đơn vị HCSN, tôi nhận thấy có một số sai sót về tài khoản 336 cứ lặp đi lặp lại. Biết để mà tránh thôi.

• Không mở chi tiết tài khoản cấp 2: Nhiều nơi chỉ dùng chung chung TK 336, không mở 3361, 3362, 3363, 3368. Điều này khiến số liệu dồn vào một chỗ, khó kiểm soát, đặc biệt khi có kiểm toán hay thanh tra yêu cầu cung cấp chi tiết từng loại.
• Nhầm lẫn giữa TK 3368 và TK 338 (trong doanh nghiệp): Đây là lỗi phổ biến của những ai vừa làm kế toán doanh nghiệp vừa làm HCSN, hoặc dùng phần mềm kế toán chung. Cần nhớ rõ phạm vi áp dụng của từng chế độ.
• Hạch toán chậm các khoản phải nộp ngân sách: Khi thu được các khoản phí, lệ phí, nhiều kế toán chỉ ghi nhận doanh thu mà quên ghi nhận ngay phần phải nộp vào TK 3368. Đến cuối kỳ mới ghi bút toán điều chỉnh, dễ sót và gây chênh lệch số liệu với Kho bạc.
• Quên đánh giá lại chênh lệch tỷ giá cuối kỳ: Với các đơn vị có giao dịch ngoại tệ, việc này là bắt buộc. Quên sẽ làm báo cáo tài chính không phản ánh đúng giá trị thực.
• Không đối chiếu, xác nhận công nợ thường xuyên: Các khoản phải trả trong TK 336 cũng cần được đối chiếu định kỳ (với Kho bạc, với các bên liên quan) để kịp thời phát hiện sai lệch, khoản nợ tồn đọng lâu ngày.

Một lưu ý nữa liên quan đến công nghệ: Ngày nay, việc áp dụng phần mềm tra cứu hóa đơn và phần mềm kế toán chuyên cho HCSN có thể giúp giảm thiểu đáng kể những sai sót này. Phần mềm được cài đặt sẵn hệ thống tài khoản chuẩn, tự động gợi ý định khoản và cảnh báo khi có nghiệp vụ bất thường. Tuy nhiên, người kế toán vẫn phải là người hiểu rõ bản chất để kiểm soát và vận hành nó.

Kết luận

Tóm lại, tài khoản 336 trong kế toán hành chính sự nghiệp không phải là một tài khoản phức tạp đến mức khó hiểu, nhưng nó đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ và hiểu biết đúng về bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nó như một tấm gương phản chiếu các nghĩa vụ tài chính đa dạng của đơn vị với Nhà nước và các bên liên quan. Việc hạch toán chính xác không chỉ đảm bảo tính trung thực của báo cáo tài chính mà còn giúp đơn vị quản lý dòng tiền, thực hiện đúng trách nhiệm với ngân sách, và tạo dựng uy tín.

Hy vọng qua bài chia sẻ này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng và thực tế hơn về TK 336. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc muốn tìm hiểu sâu hơn về các nghiệp vụ kế toán HCSN khác, đừng ngần ngại tìm hiểu thêm các tài liệu chính thống từ Bộ Tài chính hoặc tham gia các diễn đàn chuyên ngành. Và nhớ rằng, một công cụ hỗ trợ đắc lực như phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử có thể là "trợ thủ" đáng tin cậy trên con đường trở thành một kế toán HCSN chuyên nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về tài khoản 336

1. Khi nào thì sử dụng TK 3368 thay vì các TK cấp 2 khác của TK 336?
Bạn sử dụng TK 3368 khi khoản phải trả, phải nộp đó không thuộc phạm vi của các TK 3361 (viện trợ), 3362 (chênh lệch tỷ giá), và 3363 (thanh toán qua Kho bạc). Các khoản như phí, lệ phí phải nộp ngân sàng, tiền đặt cọc, ký quỹ, tiền phạt bồi thường phải thu... thường được hạch toán vào TK 3368.

2. Số dư TK 336 trên Bảng cân đối tài khoản thể hiện điều gì?
Số dư bên Có của TK 336 thể hiện tổng giá trị các khoản mà đơn vị còn nợ, còn phải trả hoặc phải nộp cho Nhà nước, cho các đơn vị khác và cá nhân tại thời điểm lập báo cáo. Đây là một chỉ tiêu quan trọng trong nhóm nợ phải trả ngắn hạn.

3. Có được hạch toán các khoản tạm ứng chưa thanh toán vào TK 336 không?
Không. Các khoản tạm ứng cho công chức, viên chức đi công tác hay thực hiện nhiệm vụ được theo dõi riêng ở TK 141 - Tạm ứng. Chỉ khi nào đã quyết toán tạm ứng, nếu có phần chi phí phát sinh vượt tạm ứng và đơn vị có nghĩa vụ phải trả thêm cho người lao động, phần chênh lệch đó mới được ghi nhận vào TK 334 (Phải trả người lao động), không phải TK 336.

4. Việc hạch toán chênh lệch tỷ giá vào TK 3362 có ảnh hưởng đến chi phí hoạt động không?
Có, nhưng gián tiếp. Khoản chênh lệch tỷ giá được ghi nhận vào TK 3362 (bên Có nếu lãi tỷ giá, bên Nợ nếu lỗ tỷ giá). Cuối kỳ, số chênh lệch này sẽ được kết chuyển để xác định kết quả hoạt động. Lãi tỷ giá làm tăng thu nhập khác, lỗ tỷ giá làm tăng chi phí khác của đơn vị.

5. Làm thế nào để kiểm tra tính chính xác của số liệu trên TK 336?
Cần thực hiện đối chiếu thường xuyên: Đối chiếu số liệu TK 3368 (chi tiết từng khoản phải nộp) với sổ theo dõi thu phí, lệ phí và biên lai thu. Đối chiếu với Kho bạc về các khoản phải nộp ngân sách. Đối chiếu với các bên đặt cọc, ký quỹ về số tiền còn giữ. Kiểm tra việc ghi nhận và kết chuyển chênh lệch tỷ giá có đúng theo tỷ giá cuối kỳ do Ngân hàng Nhà nước công bố hay không.