Tài Khoản 641 và 642: Hướng Dẫn Hạch Toán Chi Phí Tài Chính Đầy Đủ

Tài khoản 641 và 642 là gì? Vai trò trong doanh nghiệp

Nếu bạn đang làm kế toán, chắc hẳn đã không ít lần "đau đầu" với mớ chi phí lằng nhằng, không biết nên hạch toán vào đâu cho đúng. Tôi cũng từng như vậy, đặc biệt là với hai "ông lớn" chi phí này. Tài khoản 641 và 642 thực chất là hai tài khoản dùng để tập hợp và phản ánh các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nhưng chúng phục vụ cho hai mảng hoàn toàn khác nhau. Nói nôm na, 641 là chi phí để "bán được hàng", còn 642 là chi phí để "vận hành cả bộ máy". Việc phân loại đúng không chỉ giúp báo cáo tài chính chính xác mà còn là cơ sở quan trọng để nhà quản trị phân tích, cắt giảm chi phí hiệu quả. Mà muốn phân loại đúng, đôi khi cần sự hỗ trợ từ các công cụ như phần mềm tra cứu hóa đơn để kiểm soát chứng từ đầu vào cho các khoản chi này.

So sánh chi tiết tài khoản 641 và 642

Nhiều người hay nhầm lẫn giữa hai tài khoản này. Để dễ hình dung, bạn có thể xem bảng so sánh dưới đây. Tôi thường in nó ra và dán ở góc làm việc hồi mới vào nghề.

Khi nào dùng 641, khi nào dùng 642?

Câu hỏi muôn thuở! Nguyên tắc chung tôi hay áp dụng là: Cứ cái gì liên quan trực tiếp đến việc đưa sản phẩm đến tay khách hàng và thúc đẩy doanh số thì nghiêng về 641. Còn những thứ để duy trì sự sống cho công ty, cho dù có bán được hàng hay không vẫn phải chi, thì cho vào 642. Ví dụ: Tiền điện thoại của nhân viên sale gọi cho khách - 641. Tiền điện thoại của phòng kế toán gọi cho ngân hàng - 642. Cũng có những khoản "lưỡng cư", tùy chính sách kế toán công ty. Quan trọng là phải nhất quán.

Hướng dẫn hạch toán tài khoản 641 - Chi phí bán hàng

TK 641 có 6 tài khoản cấp 2, mỗi loại "ôm" một mảng chi phí nhỏ. Bạn phải nắm được thì mới hạch toán chuẩn được.

• TK 6411 - Chi phí nhân viên: Lương, thưởng, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản... Tôi hay gọi đùa là "tiền cho đội tiên phong".
• TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì: Tiền mua vật liệu dùng trực tiếp cho việc đóng gói, bảo quản sản phẩm (như thùng carton, xốp hơi, băng keo...).
• TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Công cụ, dụng cụ xuất dùng cho bộ phận bán hàng (máy in hóa đơn, thước dây, máy tính cầm tay...). Nhớ phân bổ nếu giá trị lớn nhé.
• TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao xe ô tô chở hàng đi bán, khấu hao máy móc tại kho thành phẩm, cửa hàng giới thiệu sản phẩm.
• TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Khoản này rộng lắm! Bao gồm: Tiền thuê kho bãi, chi phí vận chuyển bán hàng (nếu doanh nghiệp chịu), phí bảo hiểm hàng hóa, hoa hồng đại lý, chi phí thuê ngoài bảo trì TSCĐ dùng cho bán hàng.
• TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi phí khác không rơi vào các mục trên, như chi phí hội nghị khách hàng, chi phí tiếp thị (quảng cáo, khuyến mãi), chi phí công tác cho nhân viên bán hàng.

Một lưu ý nhỏ: Khi hạch toán chi phí bán hàng, bạn cần lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn sẽ giúp bạn tra cứu và quản lý những hóa đơn điện tử này dễ dàng hơn, tránh thất lạc khi quyết toán.

Hướng dẫn hạch toán tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nếu 641 là chi phí "đánh ra ngoài", thì 642 lại là chi phí "nuôi bên trong". TK 642 cũng có cấu trúc tương tự với 8 tài khoản cấp 2, phản ánh đủ các loại chi phí để một công ty có thể... sống sót và hoạt động.

• TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Lương, phụ cấp, tiền ăn ca, các khoản trích BH của Ban giám đốc, phòng hành chính nhân sự, kế toán, tài vụ. Đây thường là khoản chi lớn nhất trong 642.
• TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Văn phòng phẩm (giấy, bút, mực in), nước uống, vật liệu dùng cho sửa chữa thông thường TSCĐ.
• TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Khác với vật liệu, đây là những thứ có giá trị hơn và dùng lâu dài hơn như bàn ghế, máy lạnh, tủ hồ sơ, máy tính để bàn cho văn phòng (không dùng cho bán hàng).
• TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao trụ sở làm việc, khấu hao xe ô tô dùng cho quản lý, khấu hao máy móc thiết bị văn phòng.
• TK 6425 - Thuế, phí, lệ phí: Các loại thuế không được khấu trừ như thuế môn bài, thuế nhà đất, phí trước bạ, lệ phí đăng ký kinh doanh... Lưu ý: Thuế GTGT đầu vào của các chi phí thuộc 642 này vẫn được khấu trừ bình thường nếu có hóa đơn hợp lệ.
• TK 6426 - Chi phí dự phòng: Dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nếu có).
• TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phí ngân hàng, phí chuyển tiền, chi phí thuê văn phòng, tiền điện, nước, internet, điện thoại cố định, phí bảo trì phần mềm kế toán, phí kiểm toán.
• TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác: Chi phí hội nghị, hội thảo nội bộ, công tác phí của nhân viên quản lý, chi phí đào tạo nhân viên, phí từ thiện, chi phí tiếp khách.

Nhìn chung, 642 là một "kho chứa" rất lớn. Việc kiểm soát tốt các khoản chi thuộc 642 chính là chìa khóa để tối ưu lợi nhuận. Mỗi khi có hóa đơn điện tử về các khoản chi này, bạn nên nhập ngay vào phần mềm để dễ dàng tra cứu hóa đơn và phân loại sau này.

Phân biệt với các tài khoản chi phí khác (532, 611, 531)

Hệ thống tài khoản kế toán nước ta có nhiều tài khoản chi phí, mỗi loại dành cho một đối tượng và mục đích riêng. Dễ nhầm lắm! Để tránh "râu ông nọ cắm cằm bà kia", bạn cần phân biệt tài khoản 641 và 642 với một số tài khoản "họ hàng" khác.

• So với Tài khoản 532 - Chi phí tài chính: Đây là điểm nhiều người sai nhất. TK 532 dùng cho các chi phí liên quan đến hoạt động tài chính, như lãi vay ngân hàng, lỗ chênh lệch tỷ giá, chi phí chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Trong khi đó, 641 và 642 là chi phí hoạt động kinh doanh chính. Nôm na, 532 là chi phí "tiền đẻ ra tiền", còn 641/642 là chi phí để "sản xuất và bán hàng". Bạn có thể đọc kỹ hơn về cách hạch toán tài khoản 532 để thấy sự khác biệt rõ ràng.
• So với Tài khoản 611 - Chi phí sự nghiệp: TK 611 này dùng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp (trường học, bệnh viện công, cơ quan nhà nước), để tập hợp chi phí hoạt động thường xuyên và không thường xuyên theo dự toán. Nó hoàn toàn khác biệt về bản chất so với 641, 642 dùng trong doanh nghiệp. Nếu bạn làm trong môi trường HCSN, bài viết về tài khoản 611 là gì sẽ hữu ích hơn nhiều.
• So với Tài khoản 531 - Chi phí hoạt động HCSN: Tương tự 611, TK 531 cũng thuộc "thế giới" hành chính sự nghiệp, dùng để tập hợp các khoản chi phí thực hiện nhiệm vụ của đơn vị. Không nên nhầm lẫn với chi phí quản lý doanh nghiệp (642). Bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn chi tiết về tài khoản 531 để nắm rõ sự khác biệt.

Những sai lầm thường gặp và cách khắc phục

Qua nhiều năm làm nghề và tiếp xúc với các bạn kế toán trẻ, tôi thấy có vài lỗi cứ lặp đi lặp lại mãi khi hạch toán tài khoản 641 và 642.

1. Nhầm lẫn giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Như đã nói ở trên, ví dụ điển hình là chi phí lương nhân viên phòng kinh doanh (6411) lại hạch toán vào 6421. Cách khắc phục: Xem xét bản chất công việc và hợp đồng lao động. Nhân viên trực tiếp chốt sale, chăm sóc khách hàng thuộc về bán hàng.
2. Gộp chung chi phí vào 6428 (chi phí bằng tiền khác) quá nhiều: Nhiều người lười phân tích, thấy chi phí nào "kỳ kỳ" là tống hết vào 6428. Điều này làm báo cáo chi tiết chi phí mất đi tính hữu ích. Hãy cố gắng phân loại đúng vào các tài khoản cấp 2 tương ứng.
3. Không theo dõi chi tiết theo từng đối tượng (với 641): TK 641 nên được mở chi tiết theo từng bộ phận bán hàng, từng nhóm sản phẩm để tính chính xác giá vốn và lợi nhuận gộp. Nếu chỉ tập hợp chung chung, nhà quản trị sẽ không biết mặt hàng nào đang ăn quá nhiều chi phí bán hàng.
4. Quên kết chuyển chi phí cuối kỳ: Đây là lỗi nghiêm trọng dẫn đến báo cáo kết quả kinh doanh sai. Cuối kỳ kế toán, bắt buộc phải kết chuyển toàn bộ số dư bên Nợ của TK 641 và 642 sang TK 911.
5. Không lưu trữ đầy đủ hóa đơn chứng từ: Mọi nghiệp vụ hạch toán vào 641, 642 đều phải có chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp sẽ giúp bạn lưu trữ, tra cứu hóa đơn điện tử và tải hóa đơn một cách an toàn, có hệ thống, phục vụ cho công tác quyết toán thuế sau này.

Câu hỏi thường gặp về tài khoản 641 và 642

Tóm lại, việc hiểu rõ và vận dụng chính xác tài khoản 641 và 642 là nền tảng cơ bản để lập báo cáo tài chính trung thực và phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nó không chỉ là công việc của kế toán, mà còn là công cụ đắc lực cho nhà quản trị. Hy vọng những chia sẻ từ kinh nghiệm thực tế của tôi có thể giúp bạn tự tin hơn khi làm việc với hai tài khoản "khó nhằn" nhưng cực kỳ quan trọng này. Đừng quên trang bị cho mình những công cụ hỗ trợ như phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử để công việc kế toán, đặc biệt là quản lý chứng từ chi phí, trở nên nhẹ nhàng và chính xác hơn nhé.