Tài Khoản Kế Toán Ngân Hàng Có Mấy Loại? Phân Loại Chi Tiết Cho DN

Bạn đang bối rối với các loại tài khoản kế toán ngân hàng?

Làm kế toán cho doanh nghiệp, tôi đã gặp không ít trường hợp các bạn mới vào nghề, thậm chí cả chủ doanh nghiệp lâu năm, cứ lẫn lộn giữa các loại tài khoản ngân hàng. Có lần, một anh chủ tiệm kinh doanh nhỏ còn hỏi tôi: "Em ơi, sao tiền trong tài khoản của anh nó cứ bị trừ mấy khoản lạ lạ, có phải ngân hàng tính sai không?" Hóa ra, anh ấy không phân biệt được tài khoản thanh toán và tài khoản tiền gửi có kỳ hạn, cứ gom hết tiền vào một chỗ. Vậy nên, việc hiểu rõ tài khoản kế toán ngân hàng có mấy loại không chỉ là kiến thức chuyên môn, mà còn là kỹ năng sống còn để quản lý dòng tiền hiệu quả.

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ với bạn cách phân loại chi tiết nhất, dựa trên cả quy định của Ngân hàng Nhà nước và thực tế công việc kế toán hàng ngày mà tôi đúc kết được. Chúng ta sẽ không chỉ trả lời câu hỏi "có mấy loại", mà còn đi sâu vào đặc điểm, công dụng và những lưu ý "sống còn" khi sử dụng từng loại tài khoản.

Phân loại theo mục đích sử dụng (Cách phổ biến nhất)

Đây là cách phân loại mà hầu hết kế toán chúng ta hay dùng nhất vì nó gắn liền với từng nghiệp vụ cụ thể. Bạn cứ hình dung, mỗi loại tài khoản như một cái túi tiền khác nhau, dùng cho những việc khác nhau.

1. Tài khoản thanh toán (Current Account / Checking Account)

Đây là "con ngựa thồ" chính trong mọi doanh nghiệp. Tài khoản này dùng để thực hiện các giao dịch thu, chi hàng ngày như: nhận tiền từ khách hàng, chuyển trả lương, thanh toán cho nhà cung cấp, nộp thuế... Nó thường không có hoặc có lãi suất rất thấp, nhưng bù lại tính thanh khoản cực cao. Mỗi doanh nghiệp bắt buộc phải có ít nhất một tài khoản này tại ngân hàng để giao dịch. Theo Thông tư 23/2014/TT-NHNN, đây là tài khoản vãng lai dùng cho mục đích thanh toán.

2. Tài khoản tiền gửi có kỳ hạn (Term Deposit / Savings Account)

Nếu tài khoản thanh toán là túi tiền mặt để xài, thì đây là con heo đất. Doanh nghiệp dùng nó để gửi những khoản tiền nhàn rỗi, chưa cần dùng ngay, với mục đích sinh lời từ lãi suất. Kỳ hạn có thể từ 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng đến 1 năm hoặc hơn. Đặc điểm lớn nhất là bạn không thể rút ra trước hạn (hoặc có thể rút nhưng bị mất lãi), nên nó phù hợp để quản lý các quỹ dự phòng, quỹ đầu tư sau này. Việc phân biệt rõ ràng giữa tiền trong tài khoản thanh toán và tiền gửi có kỳ hạn là bước đầu tiên để hạch toán kế toán chính xác.

3. Tài khoản tiền gửi không kỳ hạn

Loại này có tính chất trung gian. Bạn có thể rút ra bất cứ lúc nào (tính thanh khoản cao), và cũng được hưởng lãi suất, tuy nhiên lãi suất thường thấp hơn tiền gửi có kỳ hạn. Nó phù hợp với những khoản tiền dự phòng ngắn hạn, chưa xác định chính xác thời điểm cần dùng.

Phân loại theo đối tượng sử dụng

1. Tài khoản của doanh nghiệp (Corporate Account)

Là tài khoản mở dưới tên pháp nhân của công ty, dùng cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Để mở được tài khoản này, bạn cần đầy đủ giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp như Giấy phép đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận mã số thuế, Con dấu, CMND/CCCD của người đại diện pháp luật... Đây là loại tài khoản chúng ta đang bàn chính trong bài viết này.

2. Tài khoản cá nhân (Personal Account)

Mở dưới tên cá nhân, thường là của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc các thành viên trong công ty. Một sai lầm phổ biến là nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ lẫn lộn tiền công ty với tiền cá nhân, dùng tài khoản cá nhân để thanh toán cho hoạt động của công ty. Điều này không chỉ gây rối loạn trong kế toán doanh nghiệp mà còn có thể vi phạm pháp luật về thuế.

Phân loại theo loại tiền tệ

1. Tài khoản VND (Việt Nam Đồng)

Là tài khoản chủ đạo, dùng cho hầu hết các giao dịch trong nước. Mọi doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam đều phải có tài khoản này.

2. Tài khoản ngoại tệ (Foreign Currency Account)

Dành cho các doanh nghiệp có giao dịch xuất nhập khẩu, nhận tiền từ nước ngoài, hoặc có nhu cầu thanh toán bằng ngoại tệ. Phổ biến là tài khoản USD, EUR, JPY... Việc mở và sử dụng tài khoản ngoại tệ phải tuân thủ các quy định quản lý ngoại hối của Ngân hàng Nhà nước, thường phức tạp hơn tài khoản VND.

Phân loại theo tính chất & kỳ hạn

Ngoài các cách trên, trong chuyên môn kế toán, chúng ta còn phân biệt theo tính chất phản ánh trên sổ sách. Ví dụ, tiền gửi ngân hàng có kỳ hạn dưới 3 tháng thường được xếp vào Tài sản ngắn hạn, còn kỳ hạn trên 3 tháng có thể được xếp vào Tài sản dài hạn (khoản đầu tư tài chính). Việc phân loại này ảnh hưởng trực tiếp đến Báo cáo tài chính. Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về cách phân cấp này trong bài viết về tài khoản cấp 2.

Bảng so sánh các loại tài khoản ngân hàng chính

Lưu ý quan trọng khi sử dụng và hạch toán

Từ kinh nghiệm của tôi, đây là những điểm dễ sai sót nhất:

• Tách bạch tài khoản: Tuyệt đối không dùng chung tài khoản cá nhân và công ty. Hãy mở riêng một tài khoản thanh toán cho công ty ngay từ đầu.
• Theo dõi số dư: Số dư trên sổ sách kế toán của bạn và số dư trên sao kê ngân hàng phải khớp nhau. Mỗi tháng, công việc đối chiếu này là bắt buộc. Nếu bạn dùng phần mềm tra cứu hóa đơn hay phần mềm kế toán chuyên nghiệp, công việc này sẽ được hỗ trợ rất nhiều.
• Quản lý chứng từ: Giữ đầy đủ các chứng từ gốc như Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ, báo có, sao kê ngân hàng có đóng dấu. Đây là bằng chứng cho mọi giao dịch và rất quan trọng khi quyết toán thuế. Việc tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử liên quan đến các giao dịch ngân hàng cũng cần được hệ thống khoa học.
• Phí dịch vụ: Mỗi loại tài khoản, mỗi ngân hàng có một biểu phí khác nhau (phí duy trì tài khoản, phí chuyển tiền, phí rút tiền...). Hãy nắm rõ để tránh bỡ ngỡ và hạch toán đủ chi phí.
• Bảo mật: Bảo mật thông tin tài khoản, token, chữ ký số là ưu tiên hàng đầu. Chỉ ủy quyền giao dịch cho những người thực sự cần thiết và đáng tin cậy.

Một mẹo nhỏ: Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tôi thường khuyên họ nên có ít nhất 2 tài khoản: 1 tài khoản thanh toán chính cho ra vào hàng ngày, và 1 tài khoản tiền gửi có kỳ hạn ngắn (1-3 tháng) để "nhốt" những khoản lợi nhuận, quỹ dự phòng, tránh bị chi tiêu lãng phí. Cách này giúp quản lý dòng tiền chủ động hơn hẳn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Doanh nghiệp tôi mới thành lập, bắt buộc phải mở những tài khoản ngân hàng nào?

Theo quy định, doanh nghiệp bắt buộc phải có ít nhất một tài khoản thanh toán bằng VND mang tên công ty tại ngân hàng thương mại để thực hiện các giao dịch tài chính, nộp thuế điện tử. Các loại tài khoản khác như tiền gửi có kỳ hạn hay tài khoản ngoại tệ là tùy theo nhu cầu thực tế.

Tôi có thể dùng tài khoản cá nhân để nhận tiền thanh toán của khách hàng cho công ty được không?

Không nên và có thể vi phạm pháp luật. Việc này làm rối loạn chứng từ kế toán, gây khó khăn trong việc chứng minh doanh thu, chi phí khi quyết toán thuế. Cơ quan thuế có quyền không chấp nhận các chứng từ thanh toán qua tài khoản cá nhân không đúng tên doanh nghiệp. Hãy luôn sử dụng tài khoản công ty cho mọi giao dịch kinh doanh.

Làm thế nào để chọn ngân hàng phù hợp để mở tài khoản cho doanh nghiệp?

Bạn nên cân nhắc các yếu tố: (1) Hệ thống chi nhánh/phòng giao dịch thuận tiện; (2) Phí dịch vụ cạnh tranh và rõ ràng; (3) Giao diện ngân hàng điện tử (Internet Banking) dễ sử dụng, tích hợp tốt với phần mềm tra cứu hóa đơn và phần mềm kế toán bạn đang dùng; (4) Chất lượng hỗ trợ khách hàng doanh nghiệp. Nên tham khảo ý kiến từ các doanh nghiệp cùng quy mô.

Sự khác biệt giữa số dư trên sao kê ngân hàng và sổ sách kế toán thường do đâu?

Thường do: (1) Các giao dịch đã thực hiện nhưng chưa có chứng từ về (giao dịch cuối tháng); (2) Phí ngân hàng tự động trừ chưa được hạch toán; (3) Lãi suất tiền gửi phát sinh chưa nhận được báo có; (4) Nhầm lẫn trong việc hạch toán giữa các loại tài khoản (ví dụ ghi nhầm vào TK thanh toán thay vì TK tiền gửi). Cần đối chiếu từng giao dịch một để tìm ra nguyên nhân.

Kế toán cần lưu giữ những chứng từ ngân hàng nào?

Cần lưu giữ đầy đủ các chứng từ GỐC: Ủy nhiệm chi (UNC) có đầy đủ chữ ký, Giấy báo Nợ/Có của ngân hàng, Sao kê tài khoản hàng tháng có đóng dấu ngân hàng, các biên lai chuyển/nộp tiền mặt. Đây là căn cứ pháp lý cho mọi nghiệp vụ và bắt buộc phải có khi thanh tra, kiểm tra.

---

Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và hệ thống về vấn đề tài khoản kế toán ngân hàng có mấy loại. Thực ra, phân loại chỉ là bước đầu. Quan trọng hơn là bạn hiểu được bản chất và cách vận hành của từng loại để quản lý tài chính doanh nghiệp một cách thông minh và hiệu quả. Nếu công việc kế toán ngân hàng hay việc đối chiếu, tra cứu chứng từ khiến bạn mất nhiều thời gian, hãy cân nhắc đến các giải pháp công nghệ như phần mềm kế toán hoặc các công cụ hỗ trợ trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi để tối ưu hóa công việc. Chúc bạn quản lý dòng tiền thật tốt!