Tạo Hóa Đơn Điện Tử: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024, Đạt Chuẩn!

Giới thiệu: Tại sao cần tạo hóa đơn điện tử?

Bạn còn nhớ cái thời mà mỗi lần xuất hóa đơn là phải lụi cụi viết tay, đóng dấu, rồi photo cả đống bản không? Rồi đến lúc tìm lại hóa đơn thì y như rằng, lạc trôi đâu mất tiêu. Giờ thì khác rồi bạn ạ! Thời đại 4.0, ai ai cũng tạo hóa đơn điện tử hết trơn. Vừa nhanh gọn, lại vừa tiện lợi đủ đường. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau mổ xẻ mọi ngóc ngách về hóa đơn điện tử, từ định nghĩa, lợi ích, cách tạo, đến những lưu ý quan trọng để bạn có thể áp dụng ngay vào công việc kinh doanh của mình. Đặc biệt, nếu bạn đang tìm kiếm một Phần mềm tra cứu hóa đơn hiệu quả, đừng bỏ lỡ những thông tin hữu ích mà chúng tôi chia sẻ nhé!

Hóa đơn điện tử là gì? Tổng quan từ A đến Z

Hiểu một cách đơn giản, hóa đơn điện tử (HĐĐT) là phiên bản điện tử của hóa đơn giấy thông thường. Nó được khởi tạo, lập, xử lý và lưu trữ trên hệ thống điện tử. Hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật. Theo quy định, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có mẫu số. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn có thể tham khảo bài viết Hóa Đơn Điện Tử Không Có Mẫu Số: Giải Đáp A-Z để nắm rõ các thông tin chi tiết.

Vậy, một hóa đơn điện tử "chuẩn chỉ" cần có những nội dung gì? Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, một hóa đơn điện tử phải bao gồm các thông tin cơ bản sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có);
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;
• Chữ ký số của người bán, người mua (nếu có);
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Mã của cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế);
• Phí, lệ phí (nếu có)

Lợi ích "to bự" khi tạo hóa đơn điện tử

Nói thật, từ ngày chuyển sang dùng hóa đơn điện tử, tôi thấy cuộc đời "nở hoa" hơn hẳn. Không còn cảnh hóa đơn chất đống, không còn lo lắng mất mát hay cháy hỏng. Mà không chỉ có tôi, rất nhiều doanh nghiệp đã và đang gặt hái được những lợi ích thiết thực từ việc tạo hóa đơn điện tử:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn.
• Tiết kiệm thời gian: Quá trình lập, gửi, nhận và xử lý hóa đơn diễn ra nhanh chóng, dễ dàng.
• Giảm thiểu sai sót: Hạn chế tối đa các sai sót do viết tay, nhập liệu thủ công.
• Dễ dàng quản lý: Hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống điện tử, dễ dàng tra cứu, tìm kiếm.
• Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Tăng tính chuyên nghiệp, tạo dựng niềm tin với khách hàng.
• Bảo vệ môi trường: Giảm lượng giấy thải ra, góp phần bảo vệ môi trường.

Theo thống kê từ Tổng cục Thuế, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được hàng tỷ đồng mỗi năm. Đó là một con số không hề nhỏ, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Các loại hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay

Hiện nay, có hai loại hóa đơn điện tử phổ biến là:

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi sử dụng. Loại hóa đơn này thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp mới thành lập hoặc các doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế.
2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn do doanh nghiệp tự khởi tạo và sử dụng. Loại hóa đơn này được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp đã có uy tín và tuân thủ tốt pháp luật về thuế.

Ngoài ra, còn có một số loại hóa đơn điện tử đặc thù khác, như mẫu hóa đơn vé máy bay điện tử. Tùy vào loại hình kinh doanh và quy mô hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn loại hóa đơn điện tử phù hợp.

Hướng dẫn chi tiết cách tạo hóa đơn điện tử (từng bước một)

Quy trình tạo hóa đơn điện tử thường bao gồm các bước sau:

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế để được phép sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.
3. Thiết lập thông tin: Doanh nghiệp cần thiết lập các thông tin cơ bản trên phần mềm, như thông tin về doanh nghiệp, thông tin về hàng hóa/dịch vụ.
4. Tạo hóa đơn: Doanh nghiệp tiến hành tạo hóa đơn trên phần mềm, nhập đầy đủ các thông tin cần thiết.
5. Ký số: Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để ký vào hóa đơn.
6. Gửi hóa đơn: Doanh nghiệp gửi hóa đơn cho người mua thông qua email, tin nhắn hoặc các phương tiện điện tử khác.
7. Lưu trữ hóa đơn: Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn trên hệ thống điện tử theo quy định của pháp luật.

Ví dụ thực tế: Công ty TNHH ABC muốn xuất hóa đơn cho khách hàng Nguyễn Văn A với sản phẩm là 10 bộ bàn ghế văn phòng, đơn giá 1.000.000 VNĐ/bộ. Công ty ABC sẽ thực hiện các bước trên phần mềm hóa đơn điện tử, nhập đầy đủ thông tin về sản phẩm, số lượng, đơn giá, sau đó ký số và gửi hóa đơn cho khách hàng Nguyễn Văn A qua email.

Phần mềm tạo hóa đơn điện tử nào tốt nhất hiện nay?

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm tạo hóa đơn điện tử khác nhau, mỗi phần mềm đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu và điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng cần xem xét khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử:

• Uy tín của nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp có uy tín, kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực hóa đơn điện tử.
• Tính năng của phần mềm: Đảm bảo phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.
• Dễ sử dụng: Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng làm quen và thao tác.
• Giá cả hợp lý: Lựa chọn phần mềm có mức giá phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Đảm bảo nhà cung cấp có chính sách hỗ trợ kỹ thuật tốt, sẵn sàng hỗ trợ người dùng khi gặp vấn đề.

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến như: MISA meInvoice, Bkav eHoadon, ThaiSon eInvoice, VNPT Invoice,... và đừng quên tìm hiểu thêm về Phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý hóa đơn một cách hiệu quả nhất nhé.

Lưu ý quan trọng khi tạo và quản lý hóa đơn điện tử

Để đảm bảo việc tạo hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đúng quy định của pháp luật, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Sử dụng chữ ký số hợp lệ: Chữ ký số phải còn hiệu lực và được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được phép hoạt động tại Việt Nam.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trên hệ thống điện tử đảm bảo an toàn, bảo mật và có khả năng phục hồi khi cần thiết.
• Tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật.
• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi xuất hóa đơn: Đảm bảo các thông tin trên hóa đơn, như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá,... là chính xác.

Một điều quan trọng nữa là, từ năm 2024, có rất nhiều thay đổi trong quy định về hóa đơn theo Thông tư 78. Bạn nên đọc kỹ bài viết Hóa Đơn Thông Tư 78: A-Z Quy Định Mới Nhất 2024 để không bị "tụt hậu" nhé!

FAQ: Giải đáp thắc mắc thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về tạo hóa đơn điện tử:

1. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý không?
   Có, hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật.
2. Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?
   Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp mới thành lập phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong 12 tháng đầu tiên. Sau 12 tháng, doanh nghiệp có thể chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định.
3. Làm thế nào để tra cứu hóa đơn điện tử?
   Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế hoặc trên website của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Kết luận: Tạo hóa đơn điện tử - Xu hướng tất yếu

Có thể thấy, việc tạo hóa đơn điện tử không chỉ là một xu hướng mà còn là một yêu cầu tất yếu trong thời đại số. Nó mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ tiết kiệm chi phí, thời gian đến nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nếu bạn vẫn còn đang phân vân, hãy mạnh dạn chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử ngay hôm nay để không bỏ lỡ những lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại! Và đừng quên tìm hiểu kỹ về các phần mềm Phần mềm tra cứu hóa đơn để tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn của bạn.