Thông Báo Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp 2024

Nếu bạn đang chuẩn bị chuyển đổi số cho doanh nghiệp của mình, chắc hẳn cụm từ "thông báo sử dụng hóa đơn điện tử" đã xuất hiện không ít lần trong các cuộc họp hay tài liệu pháp lý. Nhưng thực sự hiểu rõ về nó, biết cách làm đúng và tránh những sai sót không đáng có thì không phải ai cũng nắm được. Tôi còn nhớ lần đầu tiên công ty tôi chuyển sang dùng hóa đơn điện tử, cả phòng kế toán cứ loay hoay mãi với mấy cái thông báo này, sợ sai một ly là đi một dặm với cơ quan thuế. Bài viết này, tôi muốn chia sẻ lại tất tần tật những gì tôi đã học được, từ lý thuyết cho đến những kinh nghiệm "xương máu" thực tế, để bạn có thể tự tin thực hiện thông báo sử dụng hóa đơn điện tử một cách suôn sẻ nhất.

Thông Báo Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?

Nói một cách dễ hiểu, đây là văn bản chính thức mà doanh nghiệp bạn gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp để "báo cáo" rằng: "Từ ngày X tháng Y năm Z, tôi sẽ bắt đầu dùng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy truyền thống". Nó như một lời cam kết, một thủ tục bắt buộc trước khi bạn được phép phát hành bất kỳ hóa đơn điện tử nào cho khách hàng. Nếu không có cái thông báo này, việc bạn dùng hóa đơn điện tử coi như là không hợp lệ, và tất nhiên, sẽ kéo theo một rổ rắc rối về pháp lý và thuế má.

Nhiều người hay nhầm lẫn giữa thông báo sử dụng hóa đơn điện tử với thông báo phát hành hóa đơn. Bạn có thể hiểu đơn giản thế này: Thông báo sử dụng là bạn xin phép DÙNG cái máy (tức phương thức điện tử). Còn thông báo phát hành là bạn xin phép in ra những tờ hóa đơn cụ thể (mẫu số, ký hiệu nào đó) từ cái máy đó. Phải có bước 1 rồi mới đến bước 2.

Tại Sao Phải Làm Thông Báo Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử?

Ngoài việc là quy định bắt buộc của pháp luật (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC), việc làm thông báo này mang lại lợi ích thiết thực cho chính doanh nghiệp bạn.

Tuân Thủ Pháp Luật, Tránh Bị Phạt

Cơ quan thuế căn cứ vào thông báo của bạn để quản lý. Không thông báo mà cứ dùng, khi thanh tra kiểm tra phát hiện, mức phạt có thể lên đến vài chục triệu đồng. Tôi đã chứng kiến một công ty bạn chỉ vì quên không gửi thông báo sử dụng hóa đơn điện tử kịp thời, khi bị phát hiện đã phải nộp phạt và giải trình rất mệt mỏi.

Tạo Lòng Tin Với Đối Tác

Khi bạn đã chính thức thông báo và sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ, đối tác hay khách hàng của bạn sẽ yên tâm hơn. Họ có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn của bạn trên hệ thống của Tổng cục Thuế để xác minh tính hợp lệ, tránh tình trạng hóa đơn giả. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh kinh doanh hiện nay.

Là Bước Đệm Cho Các Thủ Tục Khác

Muốn làm thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử, hay muốn được cấp mã số thuế cho hóa đơn... thì trước hết bạn phải có thông báo sử dụng này đã. Nó là nền tảng đầu tiên.

Quy Trình Làm Thông Báo Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Chuẩn

Quy trình này nghe thì có vẻ nhiều bước, nhưng nếu bạn chuẩn bị kỹ và làm tuần tự thì cũng không quá phức tạp. Dưới đây là các bước tôi thường áp dụng và hướng dẫn lại cho khách hàng.

Bước 1: Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Hóa Đơn Điện Tử (Phần Mềm)

Đây là bước quan trọng số 1. Bạn phải chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã được Bộ Tài chính chứng thực. Đừng ham rẻ mà chọn những đơn vị "chui", về sau gặp lỗi kỹ thuật hay vấn đề pháp lý thì khổ. Hãy tìm hiểu kỹ về uy tín, dịch vụ hỗ trợ và khả năng tích hợp của họ. Một số nhà cung cấp lớn và uy tín bạn có thể tham khảo thông tin trên các trang như cổng thông tin Tổng cục Thuế.

Bước 2: Ký Hợp Đồng Với Nhà Cung Cấp

Sau khi chọn được đối tác ưng ý, bạn ký hợp đồng dịch vụ với họ. Trong hợp đồng cần nêu rõ trách nhiệm của hai bên. Giữ lại bản hợp đồng này vì bạn sẽ cần thông tin từ nó để điền vào mẫu thông báo.

Bước 3: Chuẩn Bị Hồ Sơ Thông Báo

Hồ sơ bao gồm:
1. Mẫu 01/AC ĐKHDĐT (Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 78/2021/TT-BTC): Đây là mẫu chính. Bạn phải điền đầy đủ, chính xác thông tin doanh nghiệp, thông tin nhà cung cấp dịch vụ, thời điểm dự kiến bắt đầu sử dụng.
2. Bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử với nhà cung cấp (có công chứng hoặc chứng thực).

Bước 4: Nộp Thông Báo

Bạn có thể nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý doanh nghiệp, hoặc nộp online qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn). Nộp online tiện hơn rất nhiều và được xử lý nhanh chóng. Tôi khuyên bạn nên dùng cách này.

Bước 5: Nhận Kết Quả Và Lưu Trữ

Sau khi nộp, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và ghi vào sổ theo dõi. Bạn nhớ lưu lại biên nhận hoặc văn bản xác nhận (nếu có). Kể từ thời điểm thông báo, bạn chính thức được phép sử dụng hóa đơn điện tử. Lúc này, bạn mới có thể tiến hành làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu hoặc lần thứ hai để tạo mẫu hóa đơn cụ thể.

So Sánh Thông Báo Sử Dụng Và Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn

Để bạn hình dung rõ hơn, tôi làm một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây. Cái này tôi hay dùng để giải thích cho anh chị em kế toán mới vào nghề, thấy cũng dễ hiểu phết.

Như vậy, bạn cứ nhớ: Một bên là xin phép dùng "công nghệ", một bên là xin phép dùng "sản phẩm" của công nghệ đó.

Kinh Nghiệm Thực Tế Và Lưu Ý Quan Trọng

Từ những lần hỗ trợ doanh nghiệp, tôi rút ra được kha khá điểm mà mọi người hay vướng phải. Bạn đọc để tránh nhé.

Chọn Đúng Thời Điểm "Thời Điểm Dự Kiến Sử Dụng"

Trên mẫu thông báo có mục này. Bạn nên ghi một ngày trong tương lai, cách ngày nộp thông báo ít nhất 5-10 ngày làm việc. Đừng ghi ngày quá gần hoặc thậm chí là ngày trong quá khứ. Cơ quan thuế có thể từ chối tiếp nhận. Tốt nhất, hãy lên kế hoạch trước 1 tháng.

Chuẩn Bị Sẵn Chữ Ký Số (Token)

Khi nộp online, bạn bắt buộc phải dùng chữ ký số của doanh nghiệp để ký điện tử trên tờ khai. Hãy đảm bảo token còn hạn, đã cài đặt đúng và nhớ mã PIN. Biết bao nhiêu người đến lúc nộp mới cuống cuồng đi tìm token hoặc gọi điện nhờ cấp lại PIN.

Đừng Quên Cập Nhật Thông Tin Khi Thay Đổi

Nếu sau này bạn chuyển sang dùng nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử khác, bạn phải làm thông báo sử dụng lại (thông báo thay đổi). Việc này cũng quan trọng không kém lần đầu. Nhiều doanh nghiệp cứ nghĩ đã làm một lần là xong, khi đổi nhà cung cấp mà không báo lại là phạm quy.

Kết Hợp Với Phần Mềm Tra Cứu Hóa Đơn

Sau khi đã có thông báo sử dụng hóa đơn điện tử và bắt đầu phát hành hóa đơn, bạn nên sử dụng thêm các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp. Những công cụ này, như những giải pháp bạn có thể tìm thấy trong danh mục Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi, không chỉ giúp bạn quản lý, lưu trữ hóa đơn đã phát hành một cách khoa học mà còn cho phép bạn và khách hàng dễ dàng tra cứu, xác minh tính hợp lệ của hóa đơn bất cứ lúc nào. Nó như một lớp bảo vệ thứ hai, giúp công việc kế toán trơn tru và minh bạch hơn rất nhiều.

Hiểu Rõ Về Các Loại Thuế Liên Quan

Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng đi kèm với những quy định về thuế hóa đơn đỏ. Dù hình thức thay đổi nhưng bản chất pháp lý và nghĩa vụ thuế không thay đổi. Bạn vẫn phải nắm vững các quy định về kê khai, khấu trừ thuế GTGT dựa trên hóa đơn điện tử. Đừng để bị động trong vấn đề này.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Thông Báo Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

1. Thông báo sử dụng hóa đơn điện tử có thời hạn bao lâu?
Thông báo này về cơ bản không có thời hạn cụ thể. Nó có hiệu lực kể từ thời điểm bạn thông báo cho đến khi bạn chấm dứt sử dụng hóa đơn điện tử hoặc thay đổi nhà cung cấp dịch vụ (khi đó phải thông báo lại).

2. Doanh nghiệp mới thành lập có cần làm thông báo này ngay không?
Có, nếu doanh nghiệp bạn dự định sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ đầu. Bạn phải làm thông báo sử dụng TRƯỚC khi phát hành bất kỳ hóa đơn điện tử nào cho khách hàng đầu tiên.

3. Tôi dùng phần mềm kế toán có tích hợp xuất hóa đơn điện tử, vậy có cần làm thông báo không?
Có, chắc chắn phải làm. Dù phần mềm kế toán của bạn có tính năng đó, nhưng nhà cung cấp phần mềm kế toán đó phải là đơn vị ĐÃ ĐƯỢC CHỨNG THỰC về dịch vụ hóa đơn điện tử bởi Bộ Tài chính. Bạn vẫn phải ký hợp đồng dịch vụ hóa đơn điện tử với họ và làm thông báo sử dụng như bình thường.

4. Nếu tôi nộp thông báo rồi nhưng chưa muốn dùng ngay thì có được không?
Được. Thời điểm trên thông báo là "dự kiến". Bạn có thể bắt đầu sử dụng từ thời điểm đó trở đi. Nếu sau ngày đó bạn mới dùng cũng không sao, nhưng tuyệt đối không được dùng TRƯỚC ngày đó.

5. Làm thông báo xong, tôi có được in hóa đơn ra giấy không?
Được. Hóa đơn điện tử được in ra giấy (gọi là bản chuyển đổi) vẫn có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy truyền thống, miễn là nó được tạo lập, ký số và lưu trữ đúng quy định từ hệ thống điện tử. Tuy nhiên, bản gốc vẫn là file dữ liệu điện tử.

Kết Luận

Như vậy, có thể thấy việc thực hiện thông báo sử dụng hóa đơn điện tử không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ quy trình và các lưu ý cần thiết. Nó là chìa khóa đầu tiên mở cánh cửa chuyển đổi số trong hoạt động tài chính - kế toán của doanh nghiệp. Đừng xem nhẹ thủ tục này hay cố gắng "đi tắt" vì những rủi ro pháp lý và hình phạt về sau là không đáng có.

Hãy bắt đầu bằng việc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ uy tín, chuẩn bị hồ sơ cẩn thận và nộp thông báo đúng hạn. Sau đó, việc khai thác hiệu quả hệ thống hóa đơn điện tử, kết hợp với các công cụ hỗ trợ như phần mềm tra cứu hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp bạn vận hành trơn tru, chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật tốt hơn. Nếu bạn còn băn khoăn điều gì, đừng ngại tìm hiểu thêm hoặc nhờ sự tư vấn từ các chuyên gia. Chúc bạn thực hiện thành công!