Thông Tư 123 Hóa Đơn Điện Tử: Tất Tần Tật Doanh Nghiệp Cần Biết

Giới thiệu về Thông Tư 123 Hóa Đơn Điện Tử

Các bác ạ, chắc hẳn dân kế toán và chủ doanh nghiệp như chúng ta đều đang đau đầu với mấy cái thông tư nghị định về hóa đơn điện tử. Nói thật, lắm lúc em cũng hoa mắt chóng mặt chả biết đường nào mà lần. Nhưng mà thôi, cái gì khó thì mình cùng nhau gỡ. Hôm nay, tôi xin phép chia sẻ tất tần tật những gì cần biết về Thông tư 123 hóa đơn điện tử, một văn bản pháp quy cực kỳ quan trọng mà mọi doanh nghiệp đều phải nắm rõ. Thông tư này quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và nó ảnh hưởng trực tiếp đến cách chúng ta xuất, quản lý và lưu trữ hóa đơn. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từ A đến Z, tránh bị phạt oan vì làm sai quy định. Điểm qua một chút nhé, chúng ta sẽ cùng nhau mổ xẻ những điểm mới, đối tượng áp dụng, nội dung chính, so sánh với Thông tư cũ, hướng dẫn áp dụng thực tế và cả cách xử lý khi hóa đơn bị sai sót nữa. Cứ yên tâm, đọc xong bài này đảm bảo các bác sẽ tự tin hẳn lên cho mà xem!

Những điểm mới đáng chú ý của Thông Tư 123

So với các thông tư cũ, thông tư 123 hóa đơn điện tử có một vài điểm mới đáng chú ý. Theo tôi thấy, cái hay nhất là thông tư này làm rõ hơn về định dạng hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và quy trình lưu trữ. Mấy cái này mà không rõ ràng thì dễ bị "hành" lắm các bác ạ. Ví dụ, trước đây việc xác định loại hóa đơn nào được sử dụng trong trường hợp nào còn gây nhiều tranh cãi, thì giờ thông tư 123 đã giải quyết triệt để vấn đề này. Một điểm nữa là thông tư này cũng cập nhật các quy định mới nhất về chữ ký số và giao dịch điện tử, giúp đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho hóa đơn điện tử. Nhờ vậy mà mình cũng đỡ lo bị làm giả hay sửa đổi hóa đơn.

Đối tượng áp dụng Thông Tư 123

Nói chung, thông tư 123 hóa đơn điện tử áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử. Tức là hầu như tất cả chúng ta đều phải tuân thủ theo thông tư này. Tuy nhiên, có một vài trường hợp đặc biệt được quy định riêng, ví dụ như các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc thù như ngân hàng, bảo hiểm, thì có thể có những hướng dẫn riêng biệt. Nhưng mà đa phần thì cứ theo thông tư này mà làm là chuẩn bài. Ai mà chưa chuyển sang hóa đơn điện tử thì nên cân nhắc chuyển đổi ngay đi nhé, vừa tiện lợi, vừa tiết kiệm chi phí, lại còn bảo vệ môi trường nữa chứ.

Nội dung chính của Thông Tư 123

Nội dung của thông tư 123 hóa đơn điện tử khá là dài và chi tiết, nhưng mà mình có thể tóm gọn lại thành mấy phần chính như sau:

Định dạng hóa đơn điện tử

Thông tư quy định rõ về định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử, bao gồm các thông tin bắt buộc phải có như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán... Tất cả các thông tin này phải được hiển thị rõ ràng, đầy đủ và chính xác trên hóa đơn. Nếu mà thiếu thông tin hoặc sai sót thì hóa đơn sẽ không hợp lệ.

Ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử cũng là một phần quan trọng được quy định trong thông tư. Ký hiệu này giúp phân biệt các loại hóa đơn khác nhau và xác định thời điểm phát hành hóa đơn. Các bác nhớ chú ý đến ký hiệu này khi xuất hóa đơn nhé, sai một ly là đi một dặm đấy ạ.

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Thông tư cũng quy định về cách thức lưu trữ hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn, bảo mật và có thể truy cập được khi cần thiết. Doanh nghiệp có thể tự lưu trữ hoặc thuê dịch vụ lưu trữ của bên thứ ba. Điều quan trọng là phải đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn trong suốt quá trình lưu trữ. Nếu bạn đang tìm kiếm một Phần mềm tra cứu hóa đơn thì hãy tham khảo ngay nhé.

So sánh Thông Tư 78 và Thông Tư 123: Thay đổi quan trọng

Chắc chắn nhiều bác đang thắc mắc Thông tư 123 khác gì so với Thông tư 78 đúng không? Thực ra, Thông tư 123 được ban hành để hướng dẫn chi tiết hơn Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong khi Thông tư 78 hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP (đã hết hiệu lực). Nói một cách dễ hiểu, Thông tư 123 là phiên bản cập nhật và hoàn thiện hơn. Để các bác dễ hình dung, em xin phép làm cái bảng so sánh nho nhỏ:

Nhìn chung, Thông tư 123 giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng hơn và giảm thiểu rủi ro sai sót. Các bác nên dành thời gian nghiên cứu kỹ để không bị bỡ ngỡ nhé.

Hướng dẫn áp dụng Thông Tư 123 cho doanh nghiệp

Okay, sau khi đã nắm vững lý thuyết, giờ là lúc chúng ta bàn về cách áp dụng thông tư 123 hóa đơn điện tử vào thực tế. Cái này mới là quan trọng này. Theo kinh nghiệm của tôi, để áp dụng thành công thông tư này, doanh nghiệp cần thực hiện mấy bước sau:

Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp

Đầu tiên, các bác phải chọn được một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm, mỗi phần mềm lại có những ưu nhược điểm riêng. Các bác nên tìm hiểu kỹ, đọc review, tham khảo ý kiến của đồng nghiệp, thậm chí là dùng thử trước khi quyết định. Một phần mềm tốt sẽ giúp các bác tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu sai sót. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các lựa chọn miễn phí, hãy xem bài viết Top Phần Mềm In Hóa Đơn Miễn Phí Tốt Nhất 2024. Nó có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Thay đổi quy trình xuất hóa đơn

Sau khi đã có phần mềm, các bác cần điều chỉnh quy trình xuất hóa đơn của doanh nghiệp cho phù hợp với quy định của thông tư 123 hóa đơn điện tử. Cái này đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan, từ kế toán, bán hàng đến kho vận. Cần phải đào tạo cho nhân viên nắm vững quy trình mới và sử dụng phần mềm thành thạo. Nếu quy trình không trơn tru thì dễ xảy ra sai sót lắm đấy ạ.

Xử lý sai sót trong hóa đơn điện tử theo Thông Tư 123

Dù đã cẩn thận đến mấy, đôi khi chúng ta vẫn không tránh khỏi sai sót trong hóa đơn điện tử. Theo thông tư 123 hóa đơn điện tử, khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần phải xử lý theo quy định. Tùy thuộc vào mức độ sai sót, có thể phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Quan trọng là phải báo cáo kịp thời cho cơ quan thuế và thực hiện các thủ tục cần thiết để khắc phục sai sót. Các bác có thể tham khảo thêm bài viết Nội dung xuất hóa đơn: Bí quyết viết chuẩn chỉnh 2024 để nắm rõ hơn về cách viết hóa đơn chuẩn chỉnh, giảm thiểu sai sót.

Câu hỏi thường gặp về Thông Tư 123

Dưới đây là một vài câu hỏi mà tôi thường nhận được về thông tư 123 hóa đơn điện tử:

• Câu hỏi: Thông tư 123 có hiệu lực từ khi nào?
  Trả lời: Thông tư 123 có hiệu lực từ ngày ký ban hành.
• Câu hỏi: Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?
  Trả lời: Đúng vậy, hầu hết các doanh nghiệp đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
• Câu hỏi: Nếu hóa đơn điện tử bị sai sót thì phải làm thế nào?
  Trả lời: Tùy thuộc vào mức độ sai sót, bạn có thể phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế và báo cáo cho cơ quan thuế.
• Câu hỏi: Có thể sử dụng Hóa Đơn Đỏ và Hóa Đơn Điện Tử song song không? Hãy tham khảo để hiểu rõ hơn về hai loại hóa đơn này.

Kết luận

Vậy là chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về thông tư 123 hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp các bác hiểu rõ hơn về thông tư này và biết cách áp dụng nó vào thực tế. Nói chung, hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu trong thời đại số, và việc tuân thủ đúng quy định của pháp luật là trách nhiệm của mỗi doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, các bác đừng ngần ngại liên hệ với cơ quan thuế hoặc các chuyên gia tư vấn để được giải đáp nhé. Chúc các bác thành công!