Thông Tư 123 Về Hóa Đơn Điện Tử: Giải Mã Chi Tiết 2024

Giới thiệu về Thông Tư 123 và tầm quan trọng của hóa đơn điện tử

Bạn đang loay hoay tìm hiểu về thông tư 123 về hóa đơn điện tử? Đừng lo, tôi hiểu mà! Cái này nó vừa mới, vừa nhiều chữ, đọc xong cứ như lạc vào ma trận ấy. Nhưng mà thực ra, nó quan trọng lắm đó. Hóa đơn điện tử bây giờ là xu thế rồi, giúp doanh nghiệp mình tiết kiệm thời gian, chi phí, lại còn thân thiện với môi trường nữa chứ.

Thông tư 123, nói nôm na là cái kim chỉ nam để các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử một cách bài bản, đúng quy định. Bài viết này sẽ giúp bạn giải mã tất tần tật những điều cần biết về thông tư này, từ những điểm mới, đối tượng áp dụng, đến cách quản lý, sử dụng và xử lý sai sót. Đọc xong là bạn có thể tự tin áp dụng ngay vào thực tế luôn đó!

Những điểm mới quan trọng trong Thông Tư 123

So với các thông tư trước đây, thông tư 123 về hóa đơn điện tử có nhiều điểm mới đáng chú ý lắm à nha. Ví dụ như:

• Quy định rõ ràng hơn về các loại hóa đơn điện tử: Thông tư phân loại cụ thể các loại hóa đơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn loại hóa đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.
• Hướng dẫn chi tiết về việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử: Cái này cực kỳ quan trọng cho những doanh nghiệp nào đang còn dùng hóa đơn giấy đó.
• Bổ sung quy định về chữ ký số, mã QR code trên hóa đơn điện tử: Đảm bảo tính bảo mật và xác thực của hóa đơn.

Nói chung, thông tư này cập nhật nhiều quy định mới để phù hợp với tình hình thực tế và giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng hơn. Anh em nào mà không nắm rõ là dễ bị phạt lắm đó nghen!

Đối tượng áp dụng của Thông Tư 123

Vậy ai là người phải tuân thủ thông tư 123 về hóa đơn điện tử? Câu trả lời là hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh cá thể đang hoạt động tại Việt Nam, trừ một số trường hợp đặc biệt được miễn trừ.

Cụ thể, các đối tượng sau đây bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 123:

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp.
• Tổ chức kinh tế được thành lập và hoạt động theo Luật Hợp tác xã.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
• Các tổ chức, cá nhân khác có hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Tuy nhiên, có một số trường hợp được miễn trừ, ví dụ như các hộ kinh doanh nhỏ lẻ ở vùng sâu vùng xa, hoặc các doanh nghiệp mới thành lập chưa đủ điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Nhưng mà, theo tôi thấy thì sớm muộn gì cũng phải chuyển đổi thôi, nên chuẩn bị trước vẫn hơn.

Quy định về nội dung và hình thức hóa đơn điện tử theo Thông Tư 123

Hóa đơn điện tử không phải cứ thích ghi gì thì ghi đâu nha! Thông tư 123 về hóa đơn điện tử quy định rất rõ về nội dung và hình thức của hóa đơn. Anh em làm kế toán phải đặc biệt lưu ý cái này:

• Nội dung bắt buộc: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên người bán, tên người mua, mã số thuế, thông tin hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán,...
• Hình thức: Hóa đơn phải được thể hiện dưới dạng file điện tử (XML, PDF,...), có chữ ký số của người bán và mã QR code.

Ngoài ra, thông tư còn quy định về ngôn ngữ sử dụng trên hóa đơn (tiếng Việt), đơn vị tiền tệ (VND), và các thông tin khác tùy thuộc vào từng loại hóa đơn. Nhớ đọc kỹ hướng dẫn trước khi sử dụng, kẻo lại làm sai rồi lại mất công sửa đó!

Quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

Quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử cũng là một khâu quan trọng. Bạn cần:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Cái này là bước đầu tiên và bắt buộc nha.
• Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín: Hiện nay có rất nhiều phần mềm trên thị trường, bạn nên tìm hiểu kỹ trước khi quyết định. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về Phần mềm tra cứu hóa đơn để lựa chọn được phần mềm phù hợp.
• Phân quyền cho nhân viên: Đảm bảo chỉ những người có trách nhiệm mới được phép tạo, xuất và quản lý hóa đơn.

Việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Mà tiện thể, nếu bạn làm trong ngành xuất khẩu, có thể tham khảo thêm về Mẫu Hóa Đơn Điện Tử Cho Hàng Xuất Khẩu: A-Z Cho DN để đảm bảo đúng chuẩn.

Xử lý sai sót và hủy hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng, không tránh khỏi việc hóa đơn bị sai sót. Vậy làm sao để xử lý? Thông tư 123 về hóa đơn điện tử quy định rõ các trường hợp và cách xử lý sai sót như sau:

• Sai sót về tên, địa chỉ người mua: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
• Sai sót về số lượng, đơn giá, thành tiền: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
• Hủy hóa đơn: Chỉ được hủy hóa đơn khi có sự đồng ý của cả người bán và người mua, và phải có biên bản hủy hóa đơn.

Lưu ý là việc xử lý sai sót phải được thực hiện kịp thời và đúng quy định để tránh bị phạt. Tốt nhất là nên kiểm tra kỹ trước khi xuất hóa đơn, phòng bệnh hơn chữa bệnh mà!

Lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ và bảo quản cẩn thận để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế. Theo quy định của thông tư 123 về hóa đơn điện tử, thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm.

Bạn có thể lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống máy tính của mình, hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây của các nhà cung cấp uy tín. Quan trọng là phải đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu. Một lời khuyên nhỏ là nên sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh mất mát trong trường hợp hệ thống gặp sự cố.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan thuế

Cả doanh nghiệp và cơ quan thuế đều có trách nhiệm trong việc thực hiện thông tư 123 về hóa đơn điện tử. Cụ thể:

• Doanh nghiệp: Phải tuân thủ các quy định về nội dung, hình thức, quản lý, sử dụng, lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử.
• Cơ quan thuế: Có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện thông tư, và xử lý các vi phạm.

Doanh nghiệp nào mà cố tình làm trái quy định là bị phạt nặng đó nha! Tốt nhất là cứ làm đúng theo hướng dẫn của cơ quan thuế cho chắc ăn.

Phần mềm kiểm tra và tra cứu hóa đơn điện tử

Để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của hóa đơn điện tử, bạn nên sử dụng phần mềm kiểm tra và tra cứu hóa đơn. Hiện nay có rất nhiều phần mềm miễn phí và trả phí trên thị trường, bạn có thể lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình. Bạn có thể xem thêm Phần Mềm Kiểm Tra Hóa Đơn Điện Tử: Top Lựa Chọn & Mẹo để tìm được công cụ ưng ý.

Các phần mềm này thường có các chức năng như:

• Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số.
• Tra cứu thông tin hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế.
• Xuất báo cáo thống kê về hóa đơn.

Sử dụng phần mềm kiểm tra và tra cứu hóa đơn sẽ giúp bạn an tâm hơn trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Hỏi đáp thường gặp về Thông Tư 123 (FAQ)

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về thông tư 123 về hóa đơn điện tử:

1. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như thế nào so với hóa đơn giấy?
   Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy, nếu đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử ngay lập tức không?
   Không, doanh nghiệp có thể chuyển đổi dần dần sang sử dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình của cơ quan thuế. Tuy nhiên, theo Mẫu Hóa Đơn Mới Theo Thông Tư 78: Cập Nhật 2024!, việc cập nhật mẫu hóa đơn mới là rất quan trọng.
3. Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử là bao nhiêu?
   Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và gói dịch vụ mà bạn lựa chọn.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với cơ quan thuế hoặc các chuyên gia tư vấn để được giải đáp.

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về thông tư 123 về hóa đơn điện tử. Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là một xu thế tất yếu, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ. Chúc bạn thành công!