Thông Tư 68 Về Hóa Đơn Điện Tử: Cập Nhật Mới Nhất Cho Doanh Nghiệp 2024

Thông Tư 68 là gì? Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Nếu bạn đang vận hành một doanh nghiệp ở Việt Nam, chắc hẳn cái tên "Thông tư 68 về hóa đơn điện tử" đã lọt vào tai bạn vài lần rồi. Tôi còn nhớ lần đầu nghe khách hàng hỏi về cái thông tư này, tôi cũng hơi bối rối vì trước giờ chỉ quen với Thông tư 32, 78 hay 132 thôi. Thực ra, Thông tư 68/2019/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành chính thức từ ngày 13/9/2019, quy định chi tiết về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Nó như một bản hướng dẫn chi tiết, bổ sung và làm rõ hơn những quy định trước đó, đặc biệt là về việc lập, sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử.

Tại sao nó quan trọng? Đơn giản thôi, nếu doanh nghiệp bạn không tuân thủ, bạn có thể gặp rắc rối với cơ quan thuế, từ phạt hành chính đến những trở ngại trong việc khấu trừ thuế GTGT. Tôi từng gặp một chủ cửa hàng nhỏ, vì dùng hóa đơn điện tử không đúng chuẩn theo quy định mới mà bị từ chối khấu trừ thuế đầu vào, thiệt hại kha khá. Vậy nên, dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ, việc nắm rõ Thông tư 68 là điều sống còn.

Đối tượng nào phải áp dụng Thông Tư 68?

Nhiều người hay nhầm lẫn rằng chỉ doanh nghiệp lớn mới cần quan tâm. Nhưng thực tế, phạm vi áp dụng của Thông tư 68 khá rộng. Cụ thể, nó áp dụng cho:

• Tổ chức, doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam (công ty TNHH, cổ phần, hợp tác xã...).
• Hộ, cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, dịch vụ. Điều này rất quan trọng với các shop online, cá nhân kinh doanh tự do.
• Các tổ chức, cá nhân khác có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ.

Nói chung, nếu bạn có phát sinh doanh thu từ bán hàng hay cung cấp dịch vụ và cần xuất hóa đơn cho khách, thì bạn nằm trong diện phải tìm hiểu và áp dụng Thông tư 68. Cá nhân tôi thấy, đây là bước tiến lớn trong việc số hóa toàn bộ nền kinh tế, từ những tập đoàn lớn đến các tiệm tạp hóa nhỏ lẻ.

Trường hợp được miễn áp dụng

Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp đặc biệt được miễn áp dụng hóa đơn điện tử, ví dụ như các tổ chức, cá nhân bán hàng ở vùng sâu vùng xa, miền núi, hải đảo có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn; hoặc các trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị nhỏ... Nhưng những trường hợp này cũng cần có văn bản xác nhận cụ thể, đừng tự ý cho rằng mình được miễn nhé.

Nội dung chính của Thông Tư 68 về hóa đơn điện tử

Vậy Thông tư 68 quy định những gì mà khiến doanh nghiệp phải chú ý? Có thể tóm gọn vào mấy điểm chính sau đây, tôi sẽ giải thích theo cách dễ hiểu nhất có thể.

1. Điều kiện về hóa đơn điện tử

Thông tư quy định rõ hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và có khả năng truy cập, sử dụng được. Nôm na là từ lúc lập cho đến khi lưu trữ, hóa đơn không được phép bị thay đổi nội dung (trừ trường hợp điều chỉnh, thay thế theo quy định). Chữ ký số trên hóa đơn là bắt buộc để xác thực. Điều này khác với vài năm trước, khi mà nhiều nơi chỉ xuất file PDF hoặc Word rồi gửi mail cho xong.

2. Quy trình lập, gửi, nhận và lưu trữ

Thông tư 68 chi tiết hóa từng bước: Lập hóa đơn -> Ký số -> Gửi cho người mua (qua email, cổng thông tin điện tử...) -> Người mua xác nhận (nếu có thỏa thuận) -> Lưu trữ. Việc lưu trữ phải đảm bảo thời gian tối thiểu là 10 năm kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Tôi khuyên các doanh nghiệp nên đầu tư vào các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp, vừa để lưu trữ an toàn, vừa tiện cho việc tra cứu hóa đơn sau này khi cơ quan thuế kiểm tra.

3. Xử lý trong các trường hợp đặc biệt

Đây là phần nhiều người hay bỏ qua. Thông tư 68 hướng dẫn rất rõ về việc xử lý khi hóa đơn bị mất, bị hỏng, hoặc khi cần điều chỉnh, thay thế, hủy bỏ. Ví dụ, nếu hóa đơn điện tử bị mất dữ liệu, bạn phải có biên bản xác nhận và thực hiện lập lại hóa đơn mới. Việc này nếu làm thủ công sẽ rất mệt, nhưng nếu có phần mềm hỗ trợ thì chỉ vài click.

So sánh Thông Tư 68 với các Thông tư khác

Không ít người thắc mắc: "Thông tư 68, 32, 132, 178... cái nào mới nhất? Cái nào thay thế cái nào?". Thực ra, mỗi thông tư có một phạm vi và mục đích điều chỉnh riêng, chúng bổ sung cho nhau chứ không hoàn toàn thay thế. Để bạn dễ hình dung, tôi có làm một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây.

Như bạn thấy, Thông tư 68 và Thông tư 132 là cặp bài trùng mà doanh nghiệp cần nắm vững nhất hiện nay. Gần đây còn có Thông tư 178 với những hướng dẫn mới nhất, nhưng cốt lõi vẫn xoay quanh việc triển khai hiệu quả Thông tư 68.

Lợi ích và thách thức khi áp dụng Thông Tư 68

Lợi ích không thể phủ nhận

Dù ban đầu có thể thấy phiền phức, nhưng tuân thủ Thông tư 68 mang lại lợi ích cực kỳ lớn:

• Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ: Không cần mua giấy, mực in, không cần kho để chứa hóa đơn. Một doanh nghiệp xuất vài trăm hóa đơn/ngày có thể tiết kiệm hàng chục triệu mỗi tháng.
• Tăng tốc độ xử lý: Hóa đơn được gửi và nhận tức thì, rút ngắn thời gian thanh toán, đặc biệt quan trọng với các công ty bán hàng online cần tải hóa đơn nhanh cho khách.
• Minh bạch, chống gian lận: Dữ liệu được mã hóa và ký số, khả năng làm giả gần như bằng không. Cơ quan thuế cũng dễ dàng giám sát hơn.
• Bảo vệ môi trường: Giảm thiểu rác thải giấy, ai cũng biết điều này quan trọng thế nào rồi.

Thách thức và cách vượt qua

Tuy nhiên, chuyển đổi số không phải không có khó khăn:

• Chi phí đầu tư ban đầu: Mua chữ ký số, phần mềm hóa đơn điện tử. Giải pháp: Có nhiều gói phần mềm với giá cả phải chăng, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Thay đổi thói quen nhân viên: Từ quen tay viết hóa đơn giấy chuyển sang thao tác trên máy tính. Cần có đào tạo và hỗ trợ kịp thời.
• Lo ngại về bảo mật và an toàn dữ liệu: Đây là lo ngại chính đáng. Chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín, có chứng chỉ bảo mật và cam kết rõ ràng về việc lưu trữ dữ liệu là điều tối quan trọng. Bạn có thể tham khảo các tiêu chuẩn về bảo mật thông tin trên website của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO).

Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng Thông Tư 68

Để thực thi Thông tư 68 một cách trơn tru, việc lựa chọn một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp là chìa khóa. Phần mềm tốt không chỉ giúp bạn lập hóa đơn nhanh chóng, mà còn tích hợp đầy đủ các tính năng như ký số tự động, lưu trữ đám mây an toàn, dễ dàng tra cứu hóa đơn theo nhiều tiêu chí, và đặc biệt là tuân thủ 100% các quy định pháp luật hiện hành.

Khi chọn phần mềm, bạn nên ưu tiên những giải pháp được Bộ Tài chính chứng nhận đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật. Ngoài ra, hãy xem xét khả năng tích hợp với phần mềm kế toán hiện có của bạn, giao diện thân thiện dễ sử dụng, và chế độ hỗ trợ khách hàng 24/7. Đừng chỉ chạy theo giá rẻ, hãy đầu tư cho một giải pháp bền vững. Thị trường phần mềm tra cứu hóa đơn hiện nay rất sôi động, bạn có nhiều lựa chọn phù hợp với ngân sách và quy mô.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) về Thông Tư 68

Hỏi: Thông tư 68 có bắt buộc tất cả doanh nghiệp phải dùng hóa đơn điện tử không?
Đáp: Về nguyên tắc, từ ngày 01/7/2022, 100% doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, dịch vụ, trừ một số trường hợp đặc biệt được miễn theo quy định. Thông tư 68 chính là văn bản hướng dẫn chi tiết cho việc thực hiện đó.

Hỏi: Hóa đơn điện tử theo Thông tư 68 có cần phải in ra giấy không?
Đáp: Không bắt buộc. Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử ngang bằng với hóa đơn giấy. Bạn chỉ cần lưu trữ file điện tử đúng quy định (định dạng XML kèm chữ ký số, PDF để hiển thị). Tuy nhiên, nếu khách hàng có yêu cầu, bạn vẫn có thể in ra từ file PDF để giao cho họ.

Hỏi: Tôi kinh doanh nhỏ lẻ, có cần đầu tư phần mềm đắt tiền không?
Đáp: Không nhất thiết. Hiện có nhiều nhà cung cấp cung cấp gói phần mềm hóa đơn điện tử với chi phí rất thấp, thậm chí miễn phí cho một số lượng hóa đơn nhất định hàng tháng, phù hợp với hộ kinh doanh cá thể. Quan trọng là phần mềm đó phải đảm bảo tuân thủ đúng Thông tư 68.

Hỏi: Nếu tôi dùng hóa đơn điện tử, khi cơ quan thuế kiểm tra, tôi cung cấp bằng cách nào?
Đáp: Bạn có thể cung cấp trực tiếp file dữ liệu hóa đơn (file XML có chữ ký số) qua USB, gửi email, hoặc tốt nhất là cấp quyền truy cập cho cơ quan thuế vào hệ thống phần mềm tra cứu hóa đơn của bạn (nếu phần mềm hỗ trợ tính năng này). Việc này nhanh chóng và minh bạch hơn nhiều so với việc mang cả thùng hóa đơn giấy đến.

Hỏi: Thông tư 68 và Nghị định 123 có gì khác nhau?
Đáp: Nghị định 123/2020/NĐ-CP là văn bản luật cao hơn, quy định chính sách về hóa đơn, trong đó giao cho Bộ Tài chính hướng dẫn chi tiết. Thông tư 68 chính là văn bản hướng dẫn chi tiết của Bộ Tài chính để thực thi các quy định về hóa đơn điện tử trong Nghị định 123. Bạn có thể đọc thêm về Nghị định này trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ tại đây.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng và thực tế hơn về Thông tư 68 về hóa đơn điện tử. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không còn là xu hướng mà là yêu cầu bắt buộc. Thay vì lo lắng, hãy xem đây là cơ hội để tối ưu hóa quy trình, cắt giảm chi phí và vận hành doanh nghiệp chuyên nghiệp, hiện đại hơn. Hãy bắt đầu tìm hiểu và lựa chọn một giải pháp phần mềm phù hợp ngay hôm nay để bước đi vững chắc trên hành trình số hóa.