Thông Tư 68/2019: Hướng Dẫn Chi Tiết Về Hóa Đơn Điện Tử Cho Doanh Nghiệp

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp ở Việt Nam, chắc hẳn cái tên Thông tư 68/2019 không còn xa lạ. Nhưng thực sự hiểu rõ và áp dụng đúng nó lại là một câu chuyện khác. Tôi còn nhớ hồi mới chuyển sang hóa đơn điện tử, đội kế toán của tôi cứ vật lộn với đủ thứ quy định, từ mã của cơ quan thuế đến cách lập hóa đơn điều chỉnh. Rốt cuộc, Thông tư 68/2019/TT-BTC này chính xác quy định những gì, và làm sao để doanh nghiệp tuân thủ một cách trơn tru nhất? Bài viết này sẽ cùng bạn đi sâu vào từng ngóc ngách, từ những điểm mấu chốt đến những lưu ý thực tế mà ít người nói tới.

Tổng quan về Thông tư 68/2019: Bản sửa đổi quan trọng

Thông tư 68/2019/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 30/8/2019, chính thức có hiệu lực từ ngày 14/10/2019. Về cơ bản, nó sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 32/2011/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Nói nôm na cho dễ hiểu, nếu Thông tư 32 là bộ khung đầu tiên cho hóa đơn điện tử, thì Thông tư 68 chính là bản nâng cấp, sửa chữa những điểm chưa hợp lý và bổ sung các quy định mới phù hợp với thực tiễn phát triển công nghệ và nhu cầu quản lý.

Mục tiêu lớn nhất của nó, theo tôi cảm nhận, là tạo hành lang pháp lý rõ ràng hơn, linh hoạt hơn để thúc đẩy việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ mà còn tạo thuận lợi lớn cho cơ quan thuế trong công tác quản lý, minh bạch hóa dữ liệu.

Những điểm mới quan trọng của Thông tư 68 bạn cần nắm vững

Sau khi đọc đi đọc lại và áp dụng thực tế, tôi thấy Thông tư 68 có mấy điểm đáng chú ý sau, nó giải quyết khá nhiều vướng mắc mà doanh nghiệp hay gặp phải.

Quy định chi tiết về mã của cơ quan thuế

Đây có lẽ là thay đổi gây nhiều chú ý nhất. Thông tư quy định rõ việc sử dụng mã số thuế của cơ quan thuế quản lý người bán để tạo mã tra cứu hóa đơn. Cái này nghe thì có vẻ kỹ thuật, nhưng nó lại là nền tảng để hệ thống của Tổng cục Thuế có thể xác thực và lưu trữ hóa đơn một cách tập trung. Nếu doanh nghiệp bạn dùng phần mềm tra cứu hóa đơn không đúng chuẩn, rất dễ gặp lỗi ở bước này.

Linh hoạt hơn trong việc lập hóa đơn điều chỉnh

Trước đây, việc điều chỉnh hóa đơn (khi có sai sót) khá cứng nhắc. Thông tư 68 đã bổ sung các trường hợp được lập hóa đơn điều chỉnh và quy định rõ cách thức, nội dung phải thể hiện trên hóa đơn điều chỉnh đó. Điều này giúp kế toán chúng tôi đỡ “đau đầu” mỗi khi phát hiện có sai sót, không còn phải hủy rồi lập lại từ đầu một cách phức tạp nữa.

Bổ sung quy định về hóa đơn không ghi giá trị

Đây là điểm mới khá thú vị, phù hợp với một số ngành nghề đặc thù như bất động sản, nơi giá trị giao dịch chưa xác định ngay tại thời điểm lập hóa đơn (ví dụ như hóa đơn đặt cọc). Thông tư cho phép lập hóa đơn không ghi giá trị, và sau đó sẽ lập hóa đơn khác để ghi giá trị thực tế khi phát sinh.

So sánh Thông tư 68 với các quy định trước đó

Để thấy rõ sự tiến bộ, chúng ta cùng nhìn qua bảng so sánh nhanh giữa Thông tư 68 và Thông tư 32 trước đây ở một số điểm then chốt.

Nhìn chung, Thông tư 68 đã khắc phục được nhiều điểm bất cập, mang tính thực tiễn cao hơn hẳn. Tuy nhiên, nó cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải có phần mềm tra cứu hóa đơn đủ mạnh và đúng chuẩn để đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật mới.

Hướng dẫn thực hiện chi tiết cho doanh nghiệp

Vậy, doanh nghiệp cần làm gì để tuân thủ Thông tư 68? Dưới đây là quy trình thực tế mà tôi đã áp dụng.

Bước 1: Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn

Đây là bước quan trọng nhất. Phần mềm của bạn PHẢI đáp ứng đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật, định dạng dữ liệu theo quy định của Thông tư 68 và được cơ quan thuế chấp thuận. Đừng tiếc tiền mà chọn phần mềm rẻ tiền, kém chất lượng, về sau bạn sẽ tốn nhiều tiền hơn để sửa lỗi và xử lý rủi ro thuế. Một phần mềm tra cứu hóa đơn tốt sẽ giúp bạn tự động hóa toàn bộ quy trình này.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Sau khi có phần mềm, bạn cần làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý. Hồ sơ hiện nay đã được đơn giản hóa rất nhiều, chủ yếu thực hiện qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 3: Thiết lập quy trình nội bộ

• Đào tạo nhân viên: Từ bộ phận bán hàng, kế toán đến quản lý đều phải hiểu cách sử dụng phần mềm và quy trình lập, gửi, lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Quy định về chữ ký số: Ai được ủy quyền ký số trên hóa đơn? Chữ ký số đó phải còn hiệu lực và đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Lưu trữ và bảo mật: Quy định rõ thời gian lưu trữ (tối thiểu 10 năm), cách sao lưu dữ liệu và biện pháp bảo mật để chống mất mát, giả mạo.

Các vấn đề thường gặp và cách khắc phục từ kinh nghiệm thực tế

Dù quy định đã rõ, nhưng trong quá trình làm, tôi và nhiều đồng nghiệp vẫn hay vấp phải vài vấn đề.

Lỗi mã tra cứu (CQT): Đây là lỗi phổ biến nhất. Nguyên nhân thường do phần mềm không lấy đúng mã số thuế của chi cục thuế quản lý doanh nghiệp, hoặc do thông tin đăng ký ban đầu không khớp. Cách khắc phục là kiểm tra lại thông tin đăng ký trên phần mềm và đối chiếu với Giấy chứng nhận đăng ký thuế. Nếu dùng dịch vụ từ bên thứ ba, hãy yêu cầu họ hỗ trợ kiểm tra kỹ thông số kỹ thuật.

Khách hàng không nhận được hóa đơn hoặc không biết tra cứu: Đừng chỉ gửi file PDF qua email rồi thôi! Bạn nên hướng dẫn khách hàng cách sử dụng cổng tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế (https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn) hoặc cung cấp link tra cứu trực tiếp từ hệ thống của bạn. Việc này vừa chuyên nghiệp, vừa giúp khách hàng yên tâm về tính hợp lệ của hóa đơn.

Quên ký số hoặc chữ ký số hết hạn: Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán là KHÔNG HỢP LỆ. Hãy thiết lập cảnh báo tự động trên phần mềm nhắc nhở gia hạn chữ ký số trước ít nhất 1 tháng. Quy trình lập hóa đơn nên có bước kiểm tra bắt buộc “Đã ký số?” trước khi phát hành.

Mối liên hệ với các Thông tư khác về hóa đơn điện tử

Thông tư 68/2019 không phải là văn bản duy nhất bạn cần quan tâm. Nó là một mắt xích trong hệ thống các quy định về hóa đơn điện tử. Đặc biệt, bạn nên tham khảo thêm:

• Thông tư 32 vẫn là nền tảng, còn Thông tư 68 sửa đổi, bổ sung cho nó. Hiểu rõ Thông tư 32 sẽ giúp bạn nắm được bộ khung cơ bản.
• Thông tư 123/2020/TT-BTC lại là văn bản mới hơn, quy định về việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Nó có những cập nhật rất đáng chú ý sau Thông tư 68.
• Gần đây nhất, Thông tư 132/2024/TT-BTC đã được ban hành, sửa đổi một lần nữa các quy định về hóa đơn điện tử. Theo tôi được biết, thông tư này tiếp tục hoàn thiện và thay thế một số phần của Thông tư 68 và 123, nhằm đơn giản hóa thủ tục hơn nữa. Bạn nên cập nhật thông tin mới nhất từ văn bản này.

Việc theo dõi và hiểu mối liên hệ giữa các thông tư này là rất quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp bạn luôn tuân thủ đúng quy định mới nhất, tránh bị lỗi thời trong cách làm.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về Thông tư 68/2019

Hỏi: Thông tư 68/2019 còn hiệu lực không?
Trả lời: Tính đến thời điểm hiện tại (cuối 2024), Thông tư 68/2019 vẫn còn hiệu lực, Tuy nhiên, một số nội dung của nó đã được sửa đổi, bổ sung bởi các Thông tư sau này như Thông tư 123/2020 và mới nhất là Thông tư 132/2024. Doanh nghiệp cần căn cứ vào văn bản mới nhất để áp dụng.

Hỏi: Doanh nghiệp tôi đang dùng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32, có bắt buộc phải chuyển sang theo Thông tư 68 không?
Trả lời: Về mặt kỹ thuật, khi bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cập nhật theo các quy định mới (như mã CQT), nghĩa là bạn đã đang tuân thủ các yêu cầu của Thông tư 68 rồi. Bạn không cần làm thủ tục “chuyển đổi” riêng, mà việc tuân thủ được thực hiện thông qua phần mềm cập nhật và quy trình vận hành.

Hỏi: Tôi có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử được không?
Trả lời: Được, nhưng mẫu hóa đơn điện tử của bạn PHẢI đảm bảo có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định tại Thông tư (như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số thứ tự, tên người bán/mua, mã số thuế, hình thức thanh toán…). Ngoài ra, dữ liệu hóa đơn phải được xuất ra theo định dạng XML tuân thủ chuẩn kỹ thuật của Tổng cục Thuế. Tốt nhất bạn nên sử dụng mẫu có sẵn từ phần mềm đã được kiểm định.

Hỏi: Làm sao để tra cứu hóa đơn điện tử đã lập theo Thông tư 68?
Trả lời: Có hai cách chính: (1) Tra cứu trực tiếp trên cổng tra cứu hóa đơn toàn quốc của Tổng cục Thuế bằng mã tra cứu (gồm mã CQT và chuỗi số duy nhất). (2) Sử dụng tính năng tra cứu ngay trong phần mềm tra cứu hóa đơn mà doanh nghiệp bạn đang dùng, nếu phần mềm đó có tích hợp tính năng này. Cách thứ hai thường tiện lợi và nhanh chóng hơn cho việc quản lý nội bộ.

Hỏi: Nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã phát hành, xử lý thế nào?
Trả lời: Bạn cần căn cứ vào quy định về hóa đơn điều chỉnh trong Thông tư 68. Tùy loại sai sót (sai thông tin người mua, sai số tiền, sai mặt hàng…) mà bạn sẽ lập hóa đơn điều chỉnh tương ứng (điều chỉnh toàn bộ hoặc điều chỉnh phần sai). Tuyệt đối không được tự ý xóa, sửa trực tiếp hóa đơn gốc đã phát hành.

---

Tóm lại, Thông tư 68/2019 là một bước tiến quan trọng trong hành trình chuẩn hóa hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Nó đã giải quyết được nhiều vướng mắc thực tế, mang lại sự linh hoạt cần thiết cho doanh nghiệp. Điều quan trọng nhất không phải là học thuộc lòng từng câu chữ, mà là hiểu được tinh thần và các điểm mấu chốt của nó, từ đó lựa chọn và sử dụng một công cụ phù hợp – một phần mềm tra cứu hóa đơn đạt chuẩn – để biến các quy định phức tạp thành quy trình vận hành trơn tru, tự động. Hãy bắt đầu từ việc rà soát lại hệ thống hiện tại của bạn, cập nhật phần mềm và đào tạo lại nhân sự nếu cần. Sự tuân thủ không chỉ giúp bạn tránh rủi ro, mà còn là cơ hội để tối ưu hóa hoạt động nội bộ và nâng cao uy tín với đối tác, khách hàng.