Thông Tư 78: Toàn Tập Hướng Dẫn Cho Doanh Nghiệp 2024

Giới thiệu về Thông Tư 78

Bạn là dân kế toán, hoặc đang điều hành doanh nghiệp? Chắc chắn bạn đã nghe nói đến Thông Tư 78 rồi, đúng không? Đây là một văn bản pháp quy quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động xuất hóa đơn, quản lý thuế của hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam. Nói một cách nôm na, Thông Tư 78 giống như một “cuốn cẩm nang” hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo luật quản lý thuế. Nó quy định từ cách lập, phát hành, sử dụng, cho đến việc quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử sao cho đúng luật. Nếu làm sai, hậu quả “không hề nhẹ” đâu nha!

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau “mổ xẻ” Thông Tư 78 một cách chi tiết và dễ hiểu nhất, giúp bạn nắm vững những điểm quan trọng, tránh “mắc bẫy” và thực hiện đúng quy định của pháp luật. Chúng ta sẽ tìm hiểu về nội dung chính của thông tư, đối tượng áp dụng, những thay đổi quan trọng so với các quy định trước đây, và đặc biệt là cách áp dụng Thông Tư 78 vào thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy cùng khám phá nhé!

Nội dung chính của Thông Tư 78

Thông Tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2022, thay thế các quy định trước đây về hóa đơn, chứng từ. Vậy, nội dung chính của thông tư 78 này là gì? Dưới đây là một số điểm quan trọng mà bạn cần đặc biệt lưu ý:

• Quy định về hóa đơn điện tử: Thông tư 78 quy định chi tiết về các loại hóa đơn điện tử, hình thức hóa đơn, nội dung bắt buộc trên hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn, và các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế.
• Quy định về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định. Thông tư 78 hướng dẫn cụ thể về hồ sơ, thủ tục đăng ký, thời gian xử lý, và các trường hợp được chấp nhận hoặc không được chấp nhận đăng ký.
• Quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử: Thông tư 78 quy định về việc lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ, và hủy hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, quy định để tránh sai sót và rủi ro pháp lý.
• Quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót: Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không tránh khỏi những sai sót. Thông tư 78 hướng dẫn chi tiết về cách xử lý các trường hợp sai sót như sai thông tin, sai mã số thuế, sai số tiền, và các trường hợp khác.

So sánh Thông Tư 78 với các quy định cũ

Để bạn dễ hình dung hơn, chúng ta hãy cùng so sánh Thông Tư 78 với các quy định cũ (ví dụ như Thông Tư 32/2011/TT-BTC) để thấy rõ những điểm khác biệt và những thay đổi quan trọng:

Nhìn chung, Thông Tư 78 có phạm vi điều chỉnh hẹp hơn (chỉ tập trung vào hóa đơn điện tử), nhưng quy định chi tiết và cụ thể hơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện và tuân thủ.

Đối tượng áp dụng Thông Tư 78

Vậy, những đối tượng nào phải tuân thủ Thông Tư 78? Theo quy định, Thông Tư 78 áp dụng cho:

• Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
• Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
• Cơ quan thuế các cấp.

Nói một cách đơn giản, nếu bạn là một doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam, dù lớn hay nhỏ, dù kinh doanh bất kỳ lĩnh vực nào, thì bạn đều phải tuân thủ Thông Tư 78 khi thực hiện việc xuất hóa đơn.

Các trường hợp đặc biệt

Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt mà bạn cần lưu ý:

• Doanh nghiệp mới thành lập: Doanh nghiệp mới thành lập phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông Tư 78 ngay từ đầu.
• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy: Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình của cơ quan thuế.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy theo quy định.

Thông Tư 78 và Hóa Đơn Điện Tử

Thông tư 78 là “kim chỉ nam” cho việc sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này có nghĩa là, mọi nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử đều phải tuân theo các quy định trong thông tư này. Chúng ta có thể thấy Hóa Đơn Điện Tử Trực Tiếp: Giải Pháp Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp đang ngày càng được ưa chuộng nhờ vào sự tiện lợi và tuân thủ theo quy định.

Ví dụ, Thông tư 78 quy định về:

• Định dạng hóa đơn điện tử: Phải tuân theo chuẩn XML.
• Nội dung hóa đơn điện tử: Phải đầy đủ các thông tin bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán,…
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử: Phải lập ngay khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền trước.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử: Phải lưu trữ an toàn, bảo mật trong thời gian ít nhất 10 năm.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông Tư 78

• Chọn nhà cung cấp uy tín: Chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có kinh nghiệm và được cơ quan thuế chấp nhận.
• Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy trình lập, phát hành, sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử theo Thông Tư 78.
• Kiểm tra kỹ thông tin: Kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn điện tử trước khi phát hành để tránh sai sót.
• Lưu trữ cẩn thận: Lưu trữ hóa đơn điện tử cẩn thận, đảm bảo an toàn và bảo mật.

Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử theo Thông Tư 78

Việc tra cứu hóa đơn điện tử cũng là một nội dung quan trọng được đề cập trong Thông Tư 78. Thông tư quy định về trách nhiệm của người bán trong việc cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho người mua, cũng như trách nhiệm của cơ quan thuế trong việc cung cấp công cụ tra cứu hóa đơn điện tử cho người dân và doanh nghiệp. Bạn có thể Tra Cứu Thông Tin Hóa Đơn Điện Tử Nhanh Chóng, Dễ Dàng với những hướng dẫn chi tiết nhất.

Hiện nay, có nhiều cách để tra cứu hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Tra cứu trên website của Tổng cục Thuế: Đây là cách tra cứu chính thức và đáng tin cậy nhất.
• Tra cứu trên website của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử: Nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp công cụ tra cứu hóa đơn trên website của họ.
• Tra cứu qua ứng dụng di động: Một số nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có ứng dụng di động cho phép người dùng tra cứu hóa đơn mọi lúc mọi nơi.

Lưu ý khi tra cứu hóa đơn điện tử

• Chuẩn bị đầy đủ thông tin: Để tra cứu hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị đầy đủ thông tin như mã số thuế của người bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, và mã xác thực (nếu có).
• Kiểm tra kỹ thông tin: Sau khi tra cứu, hãy kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn để đảm bảo tính chính xác.
• Liên hệ với người bán nếu có sai sót: Nếu phát hiện sai sót, hãy liên hệ ngay với người bán để được xử lý kịp thời.

Xử lý sai sót trong hóa đơn điện tử theo Thông Tư 78

Dù cẩn thận đến đâu, trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, chúng ta vẫn có thể gặp phải những sai sót. Thông Tư 78 quy định chi tiết về cách xử lý các trường hợp sai sót khác nhau, nhằm đảm bảo quyền lợi của cả người bán và người mua. Ví dụ: nếu bạn mua Hóa Đơn Mua của Cơ Quan Thuế: Thủ Tục A-Z 2024 mà phát hiện sai sót thì cần xử lý theo quy định.

Một số trường hợp sai sót thường gặp và cách xử lý theo Thông Tư 78:

• Sai tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
• Sai tên hàng hóa, dịch vụ: Lập hóa đơn điều chỉnh.
• Sai số lượng, đơn giá, thành tiền: Lập hóa đơn điều chỉnh.
• Sai thuế suất, tiền thuế: Lập hóa đơn điều chỉnh.

Quy trình xử lý hóa đơn sai sót

1. Phát hiện sai sót: Người bán hoặc người mua phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử.
2. Thông báo cho bên còn lại: Bên phát hiện sai sót thông báo cho bên còn lại về nội dung sai sót.
3. Lập biên bản điều chỉnh (nếu cần): Trong một số trường hợp, cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.
4. Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.
5. Gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho người mua: Gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho người mua.
6. Lưu trữ hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế: Lưu trữ hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cùng với hóa đơn gốc.

Phần mềm tra cứu hóa đơn Huvisoft và Thông Tư 78

Để tuân thủ Thông Tư 78 một cách dễ dàng và hiệu quả, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Trong số đó, Phần mềm tra cứu hóa đơn Huvisoft là một giải pháp được đánh giá cao bởi tính năng ưu việt, giao diện thân thiện, và khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác.

Phần mềm Huvisoft giúp doanh nghiệp:

• Lập hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác: Với các mẫu hóa đơn được thiết kế sẵn, phần mềm Huvisoft giúp bạn lập hóa đơn điện tử chỉ trong vài phút.
• Quản lý hóa đơn điện tử tập trung, khoa học: Phần mềm Huvisoft cho phép bạn quản lý hóa đơn điện tử một cách tập trung, khoa học, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, tra cứu, và báo cáo.
• Tuân thủ Thông Tư 78 một cách dễ dàng: Phần mềm Huvisoft được cập nhật thường xuyên để đáp ứng các quy định mới nhất của Thông Tư 78, giúp bạn yên tâm tuân thủ pháp luật.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí: Sử dụng phần mềm Huvisoft giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, vận chuyển, và lưu trữ hóa đơn.

Câu hỏi thường gặp về Thông Tư 78

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về Thông Tư 78 mà chúng tôi tổng hợp được:

Thông Tư 78 có bắt buộc áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp không?

Có, Thông Tư 78 bắt buộc áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam.

Doanh nghiệp tôi đang sử dụng hóa đơn giấy thì khi nào phải chuyển sang hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình của cơ quan thuế.

Tôi có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử được không?

Bạn có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử, nhưng phải đảm bảo tuân thủ các quy định về nội dung và định dạng theo Thông Tư 78.

Tôi phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong bao lâu?

Bạn phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian ít nhất 10 năm.

Nếu tôi làm mất hóa đơn điện tử thì phải làm gì?

Nếu bạn làm mất hóa đơn điện tử, bạn cần thông báo cho cơ quan thuế và lập biên bản mất hóa đơn.

Kết luận

Thông Tư 78 là một văn bản pháp quy quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. Việc nắm vững và tuân thủ Thông Tư 78 không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, mà còn giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về Thông Tư 78. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.