Thông Tư 78 Về Thuế: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp 2024

Thông Tư 78 về thuế là gì? Tổng quan và bối cảnh ra đời

Nếu bạn đang vận hành một doanh nghiệp ở Việt Nam, chắc hẳn cái tên "thông tư 78 về thuế" đã không còn xa lạ. Nhưng thực sự hiểu rõ nó là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy thì không phải ai cũng nắm được. Tôi nhớ lần đầu nghe về Thông Tư 78, cảm giác hơi choáng ngợp vì lượng thông tin mới, nhưng sau khi tìm hiểu kỹ, tôi nhận ra đây thực sự là một bước chuyển mình lớn trong công tác quản lý thuế, đặc biệt là với hóa đơn điện tử.

Về cơ bản, Thông Tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2022. Nó thay thế cho Thông Tư 32/2011 và một phần Thông Tư 39/2014, tập trung vào việc hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điện tử. Mục tiêu lớn nhất của văn bản này là thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực thuế, tạo sự minh bạch, đồng bộ và giảm thiểu gian lận. Nói một cách dân dã, nhà nước muốn "số hóa" toàn bộ quy trình từ lập, phát hành, đến lưu trữ hóa đơn, giúp cơ quan thuế dễ dàng giám sát và doanh nghiệp cũng thuận tiện hơn trong quản lý.

Những thay đổi quan trọng trong Thông Tư 78 về thuế

So với các quy định cũ, Thông tư 78 về thuế mang đến nhiều điểm mới đáng chú ý mà doanh nghiệp cần nắm vững để tránh bỡ ngỡ hay vi phạm.

Đầu tiên phải kể đến việc mở rộng đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Trước đây, chỉ một số nhóm doanh nghiệp nhất định phải dùng. Giờ đây, phạm vi đã được mở rộng hơn rất nhiều. Nếu bạn thuộc diện này mà chưa chuyển đổi, coi chừng bị xử phạt đó. Tôi có quen một chủ cửa hàng bán lẻ nhỏ, ban đầu cứ nghĩ mình kinh doanh nhỏ lẻ thì không cần, ai ngờ cũng nằm trong diện phải áp dụng, may mà kịp thời chuyển đổi.

Thứ hai là quy định rõ ràng hơn về mẫu hóa đơn điện tử. Thông tư quy định các tiêu chí bắt buộc phải có trên hóa đơn, đảm bảo tính thống nhất và dễ dàng cho việc tra cứu hóa đơn sau này. Bạn không thể tự ý tạo một mẫu hóa đơn tùy tiện được nữa.

Một điểm cực kỳ quan trọng nữa là quy trình xác thực hóa đơn. Hóa đơn điện tử muốn có giá trị pháp lý phải được ký số bởi người bán và có mã của cơ quan thuế (mã xác thực). Điều này giống như "dấu đỏ" xác nhận tính hợp lệ, chống giả mạo tuyệt đối. Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về các quy định mới nhất này trong bài viết cập nhật chi tiết về Thông Tư 78 cho năm 2024.

Quy định về lưu trữ và bảo mật

Thông tư cũng siết chặt việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn. Doanh nghiệp phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ, an toàn và sẵn sàng cung cấp cho cơ quan thuế khi có yêu cầu trong thời hạn tối thiểu 10 năm. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư vào hệ thống lưu trữ đám mây hoặc server an toàn, chứ không thể lưu lung tung trong máy tính cá nhân được.

So sánh Thông Tư 78 với các quy định trước đó

Để thấy rõ sự khác biệt, chúng ta cùng nhìn vào bảng so sánh dưới đây giữa Thông Tư 78 và Thông Tư 32/2011 mà nó thay thế.

Như bạn thấy, Thông Tư 78 chặt chẽ và toàn diện hơn rất nhiều. Nó không chỉ là một bản cập nhật mà là một cuộc "cách mạng" trong quản lý hóa đơn. Nếu bạn muốn có cái nhìn từ A đến Z, bài viết hướng dẫn từ A-Z về Thông Tư 78/2021 sẽ là tài liệu rất hữu ích.

Hướng dẫn thực hiện chi tiết cho doanh nghiệp

Vậy, doanh nghiệp cần làm gì để tuân thủ thông tư 78 về thuế? Dưới đây là các bước cơ bản, dựa trên kinh nghiệm thực tế mà tôi đúc kết được.

Bước 1: Xác định xem doanh nghiệp bạn có thuộc diện bắt buộc không. Đừng chủ quan! Hãy kiểm tra kỹ các văn bản hướng dẫn hoặc tham vấn chuyên gia thuế. Nhiều công ty tư vấn thành lập doanh nghiệp cũng có thể tư vấn miễn phí vấn đề này.

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (E-invoice Provider) được Bộ Tài chính chứng nhận. Đây là bước then chốt. Trên thị trường có nhiều đơn vị, giá cả và tính năng khác nhau. Bạn nên so sánh kỹ về: giá dịch vụ, tính ổn định của hệ thống, khả năng tích hợp với phần mềm kế toán hiện có, và đặc biệt là dịch vụ hỗ trợ khách hàng. Tôi khuyên nên chọn những đơn vị có uy tín, được nhiều doanh nghiệp tin dùng.

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý. Sau khi có tài khoản từ nhà cung cấp, bạn cần thông báo và đăng ký mẫu hóa đơn với chi cục thuế. Quy trình này giờ đã được đơn giản hóa nhiều, có thể thực hiện online.

Bước 4: Thiết lập quy trình nội bộ. Đào tạo cho nhân viên (kế toán, bán hàng) cách lập, phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử. Thiết lập quy định về việc ký số và bảo mật chữ ký số.

Bước 5: Chạy thử và chính thức áp dụng. Nên có giai đoạn chạy thử song song (nếu có thể) để đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru trước khi dừng hẳn hóa đơn giấy.

Các vấn đề thường gặp và lưu ý quan trọng

Trong quá trình áp dụng Thông tư 78 về thuế, không ít doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), gặp phải những khó khăn. Dưới đây là một số vấn đề tôi hay nghe thấy:

• Lỗi kỹ thuật khi ký số: Chữ ký số hết hạn, không tương thích phần mềm, hoặc lỗi đường truyền khi kết nối với cổng thuế. Giải pháp là luôn kiểm tra và gia hạn chữ ký số trước hạn, chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn có hỗ trợ kỹ thuật 24/7.
• Nhầm lẫn giữa các loại hóa đơn: Khi nào dùng hóa đơn có mã của cơ quan thuế, khi nào dùng hóa đơn chưa có mã? Theo quy định mới, hầu hết các giao dịch đều cần hóa đơn có mã xác thực. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về Thông Tư 32 để hiểu sự kế thừa và khác biệt, tránh nhầm lẫn.
• Khó khăn trong tra cứu khi có tranh chấp: Khách hàng mất hóa đơn, hoặc cần tra cứu thông tin giao dịch cũ. Lúc này, một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp sẽ phát huy tác dụng, giúp bạn nhanh chóng tìm lại thông tin chỉ với vài thao tác.

Một lưu ý nữa là đừng quên danh mục Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi, nơi cung cấp các công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý hóa đơn điện tử theo đúng chuẩn Thông Tư 78. Việc sử dụng đúng công cụ sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và công sức.

Giải pháp công nghệ hỗ trợ tuân thủ Thông Tư 78

Để sống chung một cách "hòa bình" và hiệu quả với thông tư 78 về thuế, đầu tư vào công nghệ là điều không thể tránh khỏi. May mắn là hiện nay có rất nhiều giải pháp hỗ trợ.

Ngoài dịch vụ hóa đơn điện tử cốt lõi, bạn nên cân nhắc sử dụng các phần mềm kế toán có tích hợp sẵn tính năng xuất hóa đơn điện tử. Như vậy, quy trình từ ghi nhận doanh thu đến xuất hóa đơn sẽ liền mạch, tránh sai sót do nhập liệu thủ công.

Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có lượng hóa đơn lớn hoặc thường xuyên phải giải quyết yêu cầu của khách hàng, một phần mềm tra cứu hóa đơn độc lập hoặc tính năng tra cứu mạnh mẽ là vô cùng cần thiết. Nó cho phép bạn tìm kiếm hóa đơn theo nhiều tiêu chí (mã số, ngày tháng, khách hàng, số tiền...) một cách nhanh chóng, giúp công tác đối soát, khiếu nại hay báo cáo trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn có thể khám phá các giải pháp này tại trang chuyên về phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi.

Ngoài ra, các giải pháp lưu trữ đám mây (cloud storage) đảm bảo an toàn, bảo mật và sẵn sàng truy xuất cũng là một phần không thể thiếu trong bộ công cụ hỗ trợ tuân thủ thuế số.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về Thông Tư 78 về thuế

Thông Tư 78 có bắt buộc 100% doanh nghiệp phải dùng hóa đơn điện tử không?

Không phải 100%, nhưng phạm vi bắt buộc đã được mở rộng rất lớn. Các doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 01/7/2022 trở đi, các doanh nghiệp tại các tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương và một số nhóm ngành nghề cụ thể đều thuộc diện bắt buộc. Tốt nhất bạn nên kiểm tra kỹ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Tôi có thể vừa dùng hóa đơn giấy vừa dùng hóa đơn điện tử được không?

Về nguyên tắc, khi doanh nghiệp đã đăng ký và thông báo sử dụng hóa đơn điện tử thì phải dùng thống nhất loại hóa đơn đó. Không được phép sử dụng song song hai loại trừ một số trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế chấp thuận (như trong giai đoạn chuyển đổi có phát sinh vấn đề kỹ thuật).

Chi phí để triển khai hóa đơn điện tử theo Thông Tư 78 khoảng bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp. Thông thường bao gồm: phí mua chữ ký số (khoảng 1-2 triệu/năm), phí dịch vụ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử (tính theo số lượng hóa đơn phát hành hoặc gói cố định, có thể từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng/năm), và có thể thêm phí tích hợp phần mềm. So với chi phí in ấn, lưu kho hóa đơn giấy và rủi ro mất mát, đây là khoản đầu tư xứng đáng.

Làm sao để tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành nếu khách hàng bị mất?

Đây chính là lợi thế của hóa đơn điện tử. Bạn có thể dễ dàng tra cứu trong hệ thống lưu trữ của mình hoặc của nhà cung cấp dịch vụ. Nhiều hệ thống còn cung cấp tính năng cho phép khách hàng tự tải hóa đơn về từ một link hoặc cổng thông tin. Một phần mềm tra cứu hóa đơn tốt sẽ giúp việc này chỉ trong vài giây.

Thông Tư 78 và Thông Tư 32 khác nhau thế nào? Cái nào đang có hiệu lực?

Thông Tư 78/2021 đã thay thế hoàn toàn Thông Tư 32/2011 về quy định chi tiết hóa đơn điện tử. Hiện tại, Thông Tư 78 là văn bản có hiệu lực pháp luật. Tuy nhiên, vẫn còn một số Thông tư khác liên quan như Thông tư 32/2024 (về quản lý thuế với hộ kinh doanh) nên dễ gây nhầm lẫn tên gọi. Bạn cần phân biệt rõ số hiệu và năm ban hành.

---

Tóm lại, Thông tư 78 về thuế không phải là một rào cản, mà là một cơ hội để doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình quản lý tài chính - kế toán, tăng tính minh bạch và hiệu quả. Ban đầu có thể hơi phức tạp, nhưng một khi đã vận hành trơn tru, bạn sẽ thấy nó tiện lợi hơn rất nhiều so với cách làm cũ. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu, lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp và thiết lập quy trình nội bộ rõ ràng. Nếu còn băn khoăn, đừng ngần ngại tìm đến các chuyên gia tư vấn thuế hoặc khám phá các công cụ hỗ trợ trong danh mục Phần mềm tra cứu hóa đơn để có hành trình chuyển đổi số suôn sẻ nhất.