Thông Tư 78 Xuất Hóa Đơn: A-Z Cho Doanh Nghiệp!

Tổng quan về Thông tư 78 và xuất hóa đơn điện tử

Chào bạn, nếu bạn là một chủ doanh nghiệp hoặc kế toán, chắc hẳn bạn đã nghe nói đến Phần mềm tra cứu hóa đơn rồi nhỉ? Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính (gọi tắt là thông tư 78 xuất hóa đơn) là một bước tiến lớn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tính minh bạch. Nhưng đôi khi, nó cũng gây ra không ít bối rối. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từ A đến Z về thông tư 78 xuất hóa đơn, từ đối tượng áp dụng, nguyên tắc, nội dung, đến cách xử lý sai sót và lựa chọn phần mềm hỗ trợ.

Tóm lại, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá:

• Tổng quan về Thông tư 78
• Đối tượng nào cần quan tâm
• Nguyên tắc và nội dung hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
• Cách lưu trữ, quản lý và xử lý sai sót
• Gợi ý phần mềm hỗ trợ

Đối tượng áp dụng Thông tư 78

Thông tư 78 áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Điều này có nghĩa là, nếu bạn đang kinh doanh, bạn gần như chắc chắn cần phải làm quen với thông tư 78 xuất hóa đơn.

Nói nôm na, ai đang làm ăn buôn bán, có phát sinh hóa đơn thì đều phải để ý đến thông tư này cả. Trừ một vài trường hợp đặc biệt được quy định riêng.

Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Việc xuất hóa đơn điện tử theo thông tư 78 xuất hóa đơn cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng:

• Tính kịp thời: Hóa đơn phải được lập ngay khi phát sinh giao dịch, không được chậm trễ.
• Tính chính xác: Mọi thông tin trên hóa đơn phải chính xác, đầy đủ theo quy định.
• Tính toàn vẹn: Hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, không bị sửa đổi.
• Tính bảo mật: Hóa đơn điện tử phải được bảo mật, tránh bị truy cập trái phép.

Quan trọng là, hóa đơn điện tử phải được ký bằng chữ ký số hợp lệ của người bán. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về Hóa Đơn GTGT Điện Tử: Tất Tần Tật Doanh Nghiệp Cần Biết để hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Nội dung và thể thức hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Một hóa đơn điện tử hợp lệ theo thông tư 78 xuất hóa đơn cần có đầy đủ các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT.
• Chữ ký số của người bán, người mua (nếu có)
• Thời điểm lập hóa đơn
• Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)
• Mã QR code

Nói chung, hóa đơn điện tử cần phải đầy đủ thông tin như hóa đơn giấy truyền thống, nhưng được thể hiện dưới dạng điện tử. Bạn có thể Tra Cứu Hóa Đơn Mới Nhất 2024: Nhanh Chóng & Dễ Dàng! để kiểm tra xem hóa đơn mình nhận có hợp lệ không nhé.

Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Theo thông tư 78 xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian ít nhất 10 năm. Việc lưu trữ có thể thực hiện bằng các phương tiện điện tử như:

• Lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
• Lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp
• Lưu trữ trên thiết bị lưu trữ ngoài (USB, ổ cứng…)

Quan trọng là, phải đảm bảo khả năng truy cập và khôi phục dữ liệu khi cần thiết. Tôi thường khuyên khách hàng của mình nên lưu trữ bản sao ở nhiều nơi khác nhau, để tránh rủi ro mất dữ liệu.

Xử lý sai sót khi xuất hóa đơn theo Thông tư 78

Trong quá trình xuất hóa đơn, sai sót là điều khó tránh khỏi. Theo thông tư 78 xuất hóa đơn, việc xử lý sai sót được quy định như sau:

• Sai sót về tên, địa chỉ người mua: Lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ nội dung điều chỉnh.
• Sai sót về mã số thuế, số lượng, đơn giá, thành tiền: Lập hóa đơn thay thế, hóa đơn thay thế phải ghi rõ là thay thế cho hóa đơn số nào, ngày nào.
• Sai sót khác: Tùy theo từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể lập biên bản điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điều chỉnh.

Khi phát hiện sai sót, bạn cần phải xử lý kịp thời để tránh bị xử phạt. Bạn có thể tham khảo thêm về Kiểm Tra Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn: A-Z Cho DN 2024 để nắm rõ quy trình.

Phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử theo thông tư 78 xuất hóa đơn. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp. Một số tiêu chí cần xem xét khi lựa chọn phần mềm:

• Tính năng: Phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết như lập hóa đơn, quản lý hóa đơn, báo cáo hóa đơn…
• Giá cả: Giá cả phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
• Độ tin cậy: Phần mềm có độ ổn định cao, ít xảy ra lỗi.
• Hỗ trợ: Nhà cung cấp phần mềm có hỗ trợ kỹ thuật tốt.

Dưới đây là bảng so sánh một số phần mềm phổ biến:

FAQ: Các câu hỏi thường gặp về Thông tư 78

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về thông tư 78 xuất hóa đơn:

1. Thông tư 78 có hiệu lực từ khi nào?
   Thông tư 78 có hiệu lực từ ngày 01/07/2022.
2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 không?
   Có, trừ một số trường hợp được quy định riêng.
3. Hóa đơn điện tử có cần phải in ra giấy không?
   Không bắt buộc, trừ khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
4. Làm thế nào để xử lý khi hóa đơn điện tử bị sai sót?
   Xem lại mục "Xử lý sai sót khi xuất hóa đơn theo Thông tư 78" ở trên.

Kết luận

Việc áp dụng thông tư 78 xuất hóa đơn là một xu hướng tất yếu, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy định và cách thực hiện. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ. Chúc bạn thành công!