Thủ Tục Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử 2021 [A-Z]

Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2021 cho doanh nghiệp

Chào bạn, trong thời đại 4.0 này, việc áp dụng công nghệ vào quản lý doanh nghiệp là điều tất yếu. Một trong số đó chính là sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Nếu bạn đang băn khoăn về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2021, đừng lo lắng! Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu, giúp bạn thực hiện quy trình này một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Chúng ta sẽ cùng nhau đi qua từng bước, từ việc chuẩn bị hồ sơ, lựa chọn nhà cung cấp, đến nộp tờ khai đăng ký với cơ quan thuế. Thậm chí, tôi sẽ chia sẻ một vài kinh nghiệm xương máu từ chính những người bạn làm kế toán của tôi, để bạn tránh được những sai sót không đáng có. Bắt đầu thôi nào!

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một loại hóa đơn được tạo lập, lập và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Hiểu đơn giản thì nó giống như hóa đơn giấy, nhưng thay vì in ra giấy thì nó tồn tại dưới dạng file dữ liệu. Theo Phần mềm tra cứu hóa đơn, hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin chi tiết trong Thông Tư Mới Nhất Về Hóa Đơn Điện Tử 2021: Giải Đáp A-Z để nắm rõ hơn về các quy định pháp luật hiện hành.

Tại sao doanh nghiệp CẦN hóa đơn điện tử?

Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử mang lại vô vàn lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn.
• Tăng tính minh bạch: Dễ dàng tra cứu, quản lý và đối chiếu hóa đơn.
• Nâng cao hiệu quả: Tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót.
• Bảo vệ môi trường: Giảm lượng giấy thải ra, góp phần bảo vệ môi trường.
• Thuận tiện: Phát hành, gửi và nhận hóa đơn mọi lúc mọi nơi.

Thậm chí, nhiều doanh nghiệp còn tận dụng hóa đơn điện tử để xây dựng hệ thống quản lý tài chính thông minh, kết hợp với các phần mềm tra cứu hóa đơn để tối ưu hóa quy trình làm việc. Bạn có thể xem xét điều này để đưa ra quyết định phù hợp.

Điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử 2021 bạn cần biết

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Có chữ ký số hợp lệ.
• Có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu (máy tính, internet, phần mềm).
• Có phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng chuẩn của Tổng cục Thuế.
• Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Nói chung, nếu bạn đang sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp phổ biến hiện nay, thì hầu hết đều đã đáp ứng được các yêu cầu về hạ tầng và phần mềm. Vấn đề quan trọng là bạn cần có chữ ký số và thực hiện đúng thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2021 với cơ quan thuế.

Thủ tục chi tiết đăng ký hóa đơn điện tử 2021

Đây là phần quan trọng nhất, tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ thông tin

Bạn cần chuẩn bị các thông tin sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao).
• Quyết định bổ nhiệm Giám đốc (bản sao).
• Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người đại diện pháp luật (bản sao).
• Thông tin về chữ ký số (Serial number, thời hạn sử dụng).
• Thông tin về tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.

Lưu ý: tất cả các bản sao đều phải được công chứng hoặc chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền.

Bước 2: Chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường. Việc lựa chọn một nhà cung cấp uy tín là rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sử dụng và quản lý hóa đơn của bạn.

Bạn nên lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí sau:

• Uy tín và kinh nghiệm trên thị trường.
• Giá cả cạnh tranh, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
• Tính năng và tiện ích của phần mềm hóa đơn điện tử.
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt.

Bạn có thể tham khảo ý kiến của các đồng nghiệp, bạn bè hoặc tìm kiếm thông tin trên mạng để đưa ra quyết định tốt nhất.

Bước 3: Làm thủ tục đăng ký với cơ quan thuế

Sau khi đã chọn được nhà cung cấp và chuẩn bị đầy đủ thông tin, bạn tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Bạn có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

1. Đăng ký trực tuyến: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn) và thực hiện theo hướng dẫn.
2. Đăng ký trực tiếp: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.

Hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Bản sao Quyết định bổ nhiệm Giám đốc.

Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ xem xét và thông báo kết quả trong vòng 2-3 ngày làm việc.

Bước 4: Phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, bạn có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử. Bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử.
2. Lập hóa đơn điện tử khi có phát sinh giao dịch.
3. Ký số hóa đơn điện tử bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
4. Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email hoặc các phương tiện điện tử khác.
5. Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

Việc phát hành hóa đơn điện tử đòi hỏi bạn phải tuân thủ đúng quy trình và các quy định của pháp luật. Nếu bạn không chắc chắn, hãy tham khảo ý kiến của nhà cung cấp hóa đơn điện tử hoặc các chuyên gia tư vấn.

Lưu ý quan trọng khi đăng ký hóa đơn điện tử

Khi thực hiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2021, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Chuẩn bị đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết.
• Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.
• Tuân thủ đúng quy trình đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
• Cập nhật thường xuyên các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử.

Một điều nữa là, nếu bạn đang có nhiều chi nhánh, hãy tìm hiểu kỹ xem có cần đăng ký riêng cho từng chi nhánh hay không nhé. Cái này nhiều người hay bị nhầm lẫn lắm đấy!

So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Để bạn dễ hình dung hơn, tôi sẽ so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy trong bảng sau:

Rõ ràng, hóa đơn điện tử vượt trội hơn hẳn so với hóa đơn giấy về mọi mặt. Đó là lý do tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

FAQ: Các câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2021:

1. Tôi có cần chữ ký số để đăng ký hóa đơn điện tử không?
   Có, bạn bắt buộc phải có chữ ký số hợp lệ để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Tôi có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử được không?
   Có, bạn có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử, nhưng phải đảm bảo tuân thủ theo quy định của Tổng cục Thuế.
3. Tôi phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong bao lâu?
   Bạn phải lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm theo quy định của pháp luật.
4. Nếu tôi làm mất hóa đơn điện tử thì phải làm sao?
   Bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp hóa đơn điện tử cấp lại bản sao hóa đơn.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm Thủ Tục Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất 2024 để biết thêm thông tin chi tiết.

Kết luận

Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là một xu hướng tất yếu trong thời đại số. Hy vọng với những thông tin chi tiết về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2021 mà tôi đã chia sẻ, bạn có thể thực hiện quy trình này một cách dễ dàng và hiệu quả.

Nếu bạn vẫn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi hoặc các chuyên gia tư vấn để được hỗ trợ. Chúc bạn thành công!

Và đừng quên, việc thanh toán hóa đơn cũng là một vấn đề quan trọng. Bạn có thể tìm hiểu thêm về Thanh Toán Hóa Đơn: Mọi Điều Doanh Nghiệp Cần Biết để tối ưu quy trình này nhé!