Thủ Tục Mua Hóa Đơn Của Cơ Quan Thuế: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Chào các bạn, hôm nay tôi muốn chia sẻ một chủ đề mà rất nhiều doanh nghiệp mới thành lập hoặc các anh chị kế toán thường xuyên phải đau đầu: thủ tục mua hóa đơn của cơ quan thuế. Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng thực tế trải nghiệm của tôi và nhiều người trong nghề cho thấy, chỉ cần thiếu một tờ giấy, sai một thông tin là bạn có thể phải đi về mấy lần, mất cả buổi chờ đợi. Bài viết này tôi sẽ cố gắng tổng hợp lại một cách dễ hiểu nhất, từ A đến Z, dựa trên quy định mới nhất và cả những kinh nghiệm "xương máu" thực tế để bạn có thể chuẩn bị hồ sơ một lần là xong.

Hiểu đúng về việc "mua hóa đơn" từ cơ quan thuế

Trước tiên, cần làm rõ một chút về khái niệm. "Mua hóa đơn" ở đây thực chất là việc doanh nghiệp đặt in hoặc mua lại các mẫu hóa đơn giấy có sẵn mã của cơ quan thuế (hay còn gọi là hóa đơn tự in có mã của cơ quan thuế). Bạn không mua cái quyền được lập hóa đơn, mà là mua các cuống hóa đơn vật lý đã được cơ quan thuế cấp mã số, đảm bảo tính hợp pháp và duy nhất. Đây là hình thức truyền thống, phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, chưa có điều kiện chuyển đổi số hoặc có đối tác đặc thù vẫn cần hóa đơn giấy.

Tuy nhiên, xu hướng hiện nay đang dần chuyển dịch mạnh mẽ sang hóa đơn điện tử. Nhà nước khuyến khích và có nhiều chính sách thúc đẩy việc này để minh bạch hóa, giảm chi phí in ấn, lưu trữ và chống thất thoát thuế. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về các quy định mới trong bài viết cập nhật mới nhất về hóa đơn điện tử năm 2024. Dù chọn hình thức nào, việc nắm rõ thủ tục là cực kỳ quan trọng.

Điều kiện cần thiết trước khi làm thủ tục mua hóa đơn

Không phải cứ có mã số thuế là ra cơ quan thuế mua hóa đơn được ngay đâu nhé. Bạn cần đảm bảo một số điều kiện tiên quyết, nếu không sẽ bị từ chối ngay từ cửa.

Doanh nghiệp đã hoàn thành khai thuế môn bài

Đây là điều kiện bắt buộc. Bạn phải nộp tờ khai và nộp thuế môn bài cho năm hiện tại. Nếu chưa nộp, hệ thống sẽ không cho phép thực hiện thủ tục liên quan đến hóa đơn. Tôi từng gặp trường hợp một chủ tiệm cafe mới mở, vội vàng đi mua hóa đơn nhưng quên mất chưa nộp môn bài, thế là phải về nộp tiền xong mới quay lại làm tiếp, mất cả ngày.

Có thông báo về việc sử dụng hóa đơn hoặc đã được chấp thuận

Doanh nghiệp phải có "Thông báo phát hành hóa đơn" (nếu tự in) hoặc "Thông báo chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử" (nếu dùng hóa đơn điện tử). Với hóa đơn mua của cơ quan thuế, bạn cần có văn bản thông báo về việc đăng ký sử dụng mẫu hóa đơn cụ thể đó. Nếu chưa có, bạn phải làm thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn trước.

Không nợ tiền thuế, tiền phạt

Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tình hình nộp thuế của doanh nghiệp. Nếu đang nợ thuế, nợ tiền phạt chưa nộp, họ sẽ không giải quyết thủ tục mua hóa đơn cho bạn. Hãy chắc chắn rằng mọi nghĩa vụ tài chính với nhà nước đã được thanh toán đầy đủ.

Hướng dẫn chi tiết thủ tục mua hóa đơn của cơ quan thuế

Giờ thì đi vào phần chính, từng bước một nhé. Tôi khuyên bạn nên chuẩn bị sẵn một chiếc file hồ sơ, bỏ tất cả giấy tờ cần thiết vào đó để tránh thiếu sót.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Hồ sơ mua hóa đơn thường bao gồm những giấy tờ sau, nhưng tôi khuyên bạn nên gọi điện trước cho chi cục thuế quản lý doanh nghiệp mình để xác nhận lại cho chắc, vì đôi khi có một vài yêu cầu nhỏ khác biệt giữa các địa phương.

• Tờ khai đặt mua hóa đơn (Mẫu 01/ĐM-HĐ): Đây là mẫu quan trọng nhất. Bạn phải điền chính xác thông tin doanh nghiệp, mã số thuế, loại hóa đơn cần mua (hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng), số lượng từng loại, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn.
• Bản sao có chứng thực Thông báo mẫu hóa đơn đã đăng ký: Tức là cái thông báo cơ quan thuế đã gửi cho bạn trước đó, chấp thuận việc bạn sử dụng mẫu hóa đơn đó.
• Giấy giới thiệu của doanh nghiệp: Nếu người đi mua không phải là người đại diện pháp luật, cần có giấy giới thiệu ủy quyền (theo mẫu của doanh nghiệp) và bản sao CMND/CCCD của người được ủy quyền.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh): Có thể công chứng hoặc mang bản chính đi để đối chiếu.
• Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền (bản sao hoặc mang bản chính).

Bước 2: Nộp hồ sơ và thanh toán

Bạn mang bộ hồ sơ đã chuẩn bị đến bộ phận "Một cửa" hoặc bộ phận "Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả" của Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ. Nếu hồ sơ đạt, họ sẽ cấp cho bạn một phiếu hẹn trả kết quả và hướng dẫn bạn thanh toán tiền mua hóa đơn tại kho bạc nhà nước hoặc qua ngân hàng (tùy quy định của từng nơi).

Lưu ý về chi phí: Giá mua hóa đơn từ cơ quan thuế được niêm yết công khai. Bạn nên hỏi rõ số tiền cần nộp và lấy hóa đơn tài chính (biên lai) sau khi thanh toán. Giữ biên lai này cẩn thận nhé.

Bước 3: Nhận hóa đơn

Đến ngày hẹn trên phiếu, bạn mang phiếu hẹn và CMND/CCCD đến nhận hóa đơn. Nhớ kiểm tra ngay tại chỗ: số lượng, loại hóa đơn, ký hiệu, số từ... có đúng với tờ khai đặt mua không. Nếu có sai sót, phải phản ánh lại ngay với cán bộ phát hành để được giải quyết.

So sánh mua hóa đơn giấy và đăng ký hóa đơn điện tử

Nhiều bạn băn khoăn không biết nên tiếp tục mua hóa đơn giấy hay chuyển hẳn sang điện tử. Tôi có làm một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây dựa trên trải nghiệm thực tế để bạn dễ hình dung.

Nhìn chung, trừ những trường hợp bất khả kháng, tôi nghĩ việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là lựa chọn sáng suốt hơn cả. Bạn có thể đọc thêm về các quy định chi tiết trong Thông tư mới về hóa đơn điện tử 2022 để nắm được khung pháp lý. Và khi đã dùng hóa đơn điện tử, việc tra cứu hóa đơn cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều so với việc lục tìm trong kho hàng đống hóa đơn giấy.

Kinh nghiệm thực tế và những lưu ý quan trọng

Làm việc với cơ quan thuế, kinh nghiệm đôi khi quý hơn vàng. Dưới đây là vài điều tôi rút ra được sau nhiều lần "chạy" thủ tục này.

• Gọi điện trước: Đừng bao giờ tự tin rằng mình đã biết hết. Hãy gọi số hotline hoặc số bộ phận tiếp nhận của Chi cục Thuế quản lý bạn để hỏi trước về danh mục hồ sơ cần thiết, giờ giấc làm việc, hình thức thanh toán. Điều này tiết kiệm của bạn ít nhất một buổi sáng.
• Chuẩn bị hồ sơ photo dư ra: Tôi thường photo mỗi loại giấy tờ thành 2 bản. Một bản nộp, một bản giữ lại có đóng dấu tiếp nhận của cơ quan thuế. Phòng khi thất lạc hoặc cần đối chiếu sau này.
• Điền tờ khai cẩn thận: Tờ khai đặt mua hóa đơn (mẫu 01) phải điền thật chính xác, đặc biệt là các thông tin về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng. Sai một ly là đi một dặm, có khi mua về không dùng được.
• Kiểm tra kỹ khi nhận hàng: Như đã nói, hãy kiểm tra số lượng, số seri ngay tại quầy. Đừng ngại, vì nếu sai mà bạn mang về thì việc đổi trả sẽ phức tạp hơn nhiều.
• Bảo quản hóa đơn chưa sử dụng: Hóa đơn mua về là tài sản có giá trị, phải được bảo quản nơi khô ráo, an toàn, tránh mối mọt, ẩm mốc. Mất hoặc hỏng là bạn phải làm thủ tục hủy rất phiền phức.

Một nguồn thông tin chính thống khác bạn có thể tham khảo là trang web của Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn), nơi công bố đầy đủ các văn bản pháp luật, biểu mẫu mới nhất.

Các câu hỏi thường gặp về thủ tục mua hóa đơn

Doanh nghiệp tôi mới thành lập, khi nào thì được mua hóa đơn?

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và mã số thuế, bạn cần hoàn thành thủ tục khai thuế môn bài và nộp tờ khai đăng ký phương pháp tính thuế, đăng ký mẫu hóa đơn. Sau khi có thông báo chấp thuận mẫu hóa đơn từ cơ quan thuế, bạn mới có thể làm thủ tục mua hóa đơn.

Tôi có thể ủy quyền cho nhân viên đi mua hóa đơn được không?

Được. Bạn cần làm Giấy giới thiệu theo mẫu của công ty, ghi rõ việc ủy quyền đi mua hóa đơn, có chữ ký và đóng dấu của người đại diện pháp luật. Người được ủy quyền mang theo giấy này cùng CMND/CCCD bản sao (hoặc bản chính để đối chiếu) khi đi làm thủ tục.

Mua một lần được tối đa bao nhiêu hóa đơn?

Số lượng hóa đơn được mua một lần phụ thuộc vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và sự chấp thuận của cơ quan thuế. Bạn cần ước lượng số lượng sử dụng trong một khoảng thời gian hợp lý (ví dụ 3-6 tháng) để khai trong tờ khai. Cơ quan thuế có thể căn cứ vào tình hình kinh doanh và mức độ sử dụng hóa đơn trước đó của bạn để xem xét.

Hóa đơn mua về bị hỏng, rách, mất thì phải làm sao?

Đây là tình huống rắc rối. Bạn phải lập biên bản về việc hóa đơn bị hỏng/mất (nếu mất thì phải có đơn trình báo công an), sau đó làm thủ tục thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế. Thủ tục này cũng khá phức tạp và có thể bị xử phạt nếu không thực hiện đúng quy định. Vì vậy, bảo quản cẩn thận là trên hết.

Thủ tục mua hóa đơn có thay đổi gì trong năm 2024 không?

Về cơ bản, quy trình không thay đổi nhiều. Tuy nhiên, bạn nên luôn cập nhật các văn bản mới nhất, đặc biệt là các thông tư về hóa đơn mới nhất để nắm bắt kịp thời các điều chỉnh nhỏ về biểu mẫu hoặc quy định. Xu hướng chung vẫn là đẩy mạnh hóa đơn điện tử.

Kết luận & lời khuyên hữu ích

Tóm lại, thủ tục mua hóa đơn của cơ quan thuế không quá khó nếu bạn chuẩn bị kỹ càng, đúng quy trình. Điều quan trọng nhất vẫn là đọc kỹ hướng dẫn, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và kiên nhẫn một chút khi làm việc với cơ quan nhà nước.

Tuy nhiên, cá nhân tôi vẫn muốn nhấn mạnh lại một lần nữa: nếu doanh nghiệp của bạn có thể, hãy mạnh dạn chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Nó không chỉ giúp bạn thoát khỏi những rắc rối, tốn kém và mất thời gian của việc mua, in, lưu trữ hóa đơn giấy, mà còn là bước đi tất yếu trong thời đại số. Việc quản lý, tra cứu hóa đơn sẽ trở nên vô cùng dễ dàng với các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều công sức cho kế toán và ban lãnh đạo.

Hy vọng những chia sẻ trên đây, từ lý thuyết đến kinh nghiệm thực tế, sẽ giúp ích cho bạn. Nếu còn thắc mắc gì, đừng ngại để lại bình luận bên dưới, tôi và mọi người có thể cùng thảo luận thêm. Chúc các bạn thực hiện thủ tục suôn sẻ!