Thủ Tục Mua Hóa Đơn Lẻ Tại Chi Cục Thuế: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Tại sao doanh nghiệp cần mua hóa đơn lẻ?

Chắc hẳn nhiều anh chị kế toán, chủ doanh nghiệp nhỏ đã từng rơi vào tình huống này: đang cần xuất hóa đơn cho khách hàng gấp thì bỗng dưng hết mất. Hoặc có khi mới thành lập công ty, chưa kịp đặt in hóa đơn thì đã có giao dịch phát sinh. Lúc ấy, giải pháp tức thời và hợp pháp duy nhất chính là làm thủ tục mua hóa đơn lẻ tại chi cục thuế.

Theo kinh nghiệm của tôi, việc mua hóa đơn lẻ không chỉ là cứu cánh trong những tình huống khẩn cấp. Nó còn là lựa chọn hợp lý cho những doanh nghiệp mới, chưa xác định được rõ ràng nhu cầu sử dụng hóa đơn trong thời gian tới, hoặc những hộ kinh doanh cá thể có tần suất xuất hóa đơn thấp. Thay vì phải đặt in cả một xấp với chi phí không nhỏ, rồi để đó không dùng đến, thì việc mua lẻ từng quyển khi cần thiết sẽ tiết kiệm hơn nhiều.

Điều kiện để được mua hóa đơn lẻ tại chi cục thuế

Không phải cứ muốn là ra chi cục thuế mua được đâu nhé. Cơ quan thuế có những quy định rõ ràng về đối tượng và điều kiện được mua. Thường thì những trường hợp sau đây sẽ được chấp nhận:

• Doanh nghiệp mới thành lập, chưa kịp thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn tự in hoặc đặt in hóa đơn.
• Doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi loại hóa đơn, ví dụ từ tự in sang đặt in, và cần hóa đơn để sử dụng trong thời gian chờ đợi.
• Hóa đơn đang sử dụng bị hết đột xuất do phát sinh nhiều giao dịch hơn dự kiến, và cần bổ sung ngay để không gián đoạn hoạt động kinh doanh.
• Hóa đơn bị hỏng, mất, hoặc sai sót không thể sử dụng được, cần thay thế.
• Hộ kinh doanh cá thể có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng nhưng không thường xuyên.

Một điểm quan trọng nữa là doanh nghiệp phải không có nợ thuế quá hạn. Tôi từng chứng kiến một chủ tiệm sửa chữa đi mua hóa đơn lẻ nhưng bị từ chối vì còn nợ vài trăm nghìn tiền thuế môn bài chưa đóng. Vì vậy, trước khi đi, hãy kiểm tra kỹ tình hình tài chính và nghĩa vụ thuế của mình.

Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục mua hóa đơn lẻ

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là bước then chốt để thủ tục diễn ra suôn sẻ. Dựa trên quy định mới nhất và kinh nghiệm thực tế, tôi tổng hợp lại danh sách giấy tờ bạn cần mang theo như sau. Nhớ photo thêm vài bản dự phòng, phòng khi cán bộ thuế yêu cầu.

• Văn bản đề nghị mua hóa đơn: Đây là tờ khai quan trọng nhất. Bạn cần ghi rõ lý do tại sao cần mua hóa đơn lẻ, loại hóa đơn cần mua (hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng), số lượng từng loại cần mua. Mẫu này thường có sẵn tại chi cục thuế hoặc bạn có thể tải trên website của Tổng cục Thuế.
• Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận mã số thuế.
• Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật (bản sao có chứng thực).
• Giấy giới thiệu của doanh nghiệp (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).
• Hóa đơn mẫu mà doanh nghiệp dự định sử dụng (nếu có).
• Biên bản bàn giao, hủy hóa đơn (nếu có): Áp dụng cho trường hợp hóa đơn cũ bị hỏng, mất cần thay thế.

Một số lưu ý nhỏ khi chuẩn bị hồ sơ

Giấy tờ chứng thực thì nên làm mới trong vòng 6 tháng trở lại để đảm bảo tính pháp lý. Tôi khuyên bạn nên gọi điện trước cho chi cục thuế quản lý trực tiếp của mình để hỏi kỹ về danh mục hồ sơ. Đôi khi giữa các địa phương có sự khác biệt nhỏ, và việc chuẩn bị thiếu một tờ có thể khiến bạn phải đi về, mất cả buổi làm việc.

Quy trình thực hiện thủ tục mua hóa đơn lẻ tại chi cục thuế

Sau khi đã có đủ hồ sơ trong tay, bạn sẽ thực hiện theo các bước sau. Quy trình này về cơ bản là thống nhất, nhưng thời gian xử lý có thể nhanh chậm tùy vào khối lượng công việc của cơ quan thuế.

1. Nộp hồ sơ: Mang toàn bộ hồ sơ đã chuẩn bị đến bộ phận một cửa hoặc bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính.
2. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ: Cán bộ thuế sẽ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ. Nếu thiếu hoặc sai sót, họ sẽ hướng dẫn bạn bổ sung.
3. Chờ xử lý và phê duyệt: Hồ sơ sẽ được chuyển đến bộ phận chuyên môn để thẩm định và trình lãnh đạo phê duyệt. Thời gian này thường từ 3 đến 5 ngày làm việc.
4. Nhận kết quả và thanh toán: Khi được chấp thuận, bạn sẽ nhận được thông báo. Bạn đến chi cục thuế, nộp tiền mua hóa đơn (theo biểu giá của Nhà nước) và nhận hóa đơn.
5. Lập biên bản bàn giao: Khi nhận hóa đơn, bạn và cán bộ thuế sẽ cùng lập biên bản bàn giao, ghi rõ số lượng, ký hiệu, số từ... của từng quyển hóa đơn. Giữ biên bản này cẩn thận nhé.

Một mẹo nhỏ là bạn nên đi vào các ngày đầu tuần (thứ 2, thứ 3) và buổi sáng. Thường thì những ngày này lượng người đến làm việc ít hơn cuối tuần, và cán bộ cũng có tinh thần làm việc tốt hơn, việc giải quyết hồ sơ sẽ nhanh chóng hơn.

Những lưu ý quan trọng khi mua và sử dụng hóa đơn lẻ

Mua được hóa đơn về rồi, việc sử dụng sao cho đúng luật cũng không kém phần quan trọng. Sai một ly là có thể đi một dặm, thậm chí bị phạt nặng đấy.

• Ghi chép đầy đủ vào Sổ theo dõi hóa đơn: Ngay khi nhận hóa đơn từ cơ quan thuế, bạn phải ghi ngay vào "Sổ theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn". Đây là quy định bắt buộc và sẽ bị kiểm tra khi thanh tra thuế.
• Sử dụng đúng mục đích, đúng đối tượng: Hóa đơn mua từ cơ quan thuế chỉ được dùng để xuất cho khách hàng theo đúng hợp đồng, giao dịch đã đề nghị trong văn bản. Tuyệt đối không được cho, bán, hoặc sử dụng vào mục đích khác.
• Báo cáo tình hình sử dụng: Sau khi sử dụng hết số hóa đơn đã mua, hoặc đến kỳ báo cáo thuế, bạn phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gửi về cơ quan thuế. Việc này giúp cơ quan thuế nắm được tình hình và là cơ sở để bạn có thể mua tiếp nếu cần.
• Bảo quản cẩn thận: Hóa đơn là chứng từ kế toán quan trọng. Bạn phải bảo quản chúng cẩn thận, tránh ẩm mốc, cháy rách. Nếu chẳng may bị mất, phải lập biên bản ngay và thông báo cho cơ quan thuế trong vòng 5 ngày làm việc.

Tôi biết có một doanh nghiệp vì chủ quan không ghi sổ theo dõi ngay, sau đó bị thất lạc một quyển hóa đơn. Khi thanh tra xuống, không giải trình được, kết quả là bị phạt hành chính khá nặng. Đừng để mình rơi vào tình huống như vậy.

So sánh hóa đơn lẻ và hóa đơn điện tử: Nên chọn cái nào?

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, nhiều người thắc mắc giữa việc mua hóa đơn lẻ giấy truyền thống và sử dụng hóa đơn điện tử thì cái nào có lợi hơn. Thực ra, mỗi loại có ưu nhược điểm riêng, phù hợp với từng đối tượng doanh nghiệp.

Theo quan điểm cá nhân của tôi, nếu bạn là chủ một cửa hàng nhỏ, vài tháng mới cần xuất một vài hóa đơn cho khách hàng có nhu cầu, thì mua hóa đơn lẻ vẫn là lựa chọn hợp lý. Nhưng nếu công việc kinh doanh của bạn đã ổn định, số lượng hóa đơn hàng tháng từ vài chục cái trở lên, thì đầu tư vào hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu. Nó không chỉ tiết kiệm thời gian, công sức đi lại, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn trong mắt đối tác. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các quy định mới tại bài viết về Thông tư xuất hóa đơn mới nhất để có cái nhìn toàn diện.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục mua hóa đơn lẻ

Mua hóa đơn lẻ có được nhiều lần không?

Được. Không có quy định giới hạn số lần mua. Tuy nhiên, mỗi lần mua bạn đều phải làm thủ tục như lần đầu, với đầy đủ hồ sơ và lý do chính đáng. Nếu cơ quan thuế thấy bạn mua quá nhiều lần trong một thời gian ngắn mà không có báo cáo sử dụng rõ ràng, họ có thể yêu cầu giải trình hoặc đề nghị bạn chuyển sang hình thức đặt in hoặc sử dụng hóa đơn điện tử.

Thời hạn sử dụng hóa đơn lẻ là bao lâu?

Hóa đơn lẻ mua từ cơ quan thuế không có "ngày hết hạn" cụ thể như thuốc men. Nhưng bạn nên sử dụng chúng càng sớm càng tốt, và phải tuân thủ kỳ báo cáo thuế. Thông thường, bạn phải báo cáo tình hình sử dụng số hóa đơn đã mua trong kỳ khai thuế (tháng hoặc quý). Việc tồn đọng hóa đơn quá lâu mà không sử dụng có thể bị cơ quan thuế chất vấn.

Nếu hóa đơn mua về bị in sai hoặc hỏng thì phải làm sao?

Trường hợp này bạn phải lập tức ngừng sử dụng quyển hóa đơn đó. Sau đó, lập biên bản (có xác nhận của ít nhất hai người trong doanh nghiệp) ghi rõ lý do, số lượng, ký hiệu hóa đơn hỏng. Mang toàn bộ quyển hóa đơn hỏng và biên bản đến Chi cục Thuế để báo cáo và đề nghị được mua thay thế. Tuyệt đối không được tự ý xé bỏ hoặc vứt đi.

Chi phí mua một quyển hóa đơn lẻ là bao nhiêu?

Giá do Nhà nước quy định và có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Hiện tại, giá một quyển hóa đơn GTGT (10 số) thường dao động từ vài chục đến vài trăm nghìn đồng tùy loại. Bạn nên hỏi trực tiếp cán bộ thuế khi nộp hồ sơ để biết chính xác số tiền cần thanh toán.

Tóm lại, thủ tục mua hóa đơn lẻ tại chi cục thuế là một giải pháp hợp pháp và cần thiết cho nhiều doanh nghiệp. Quan trọng là bạn phải hiểu rõ điều kiện, chuẩn bị hồ sơ kỹ càng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về sử dụng, báo cáo sau khi mua. Trong dài hạn, nếu công việc kinh doanh phát triển, hãy cân nhắc chuyển đổi sang các hình thức hóa đơn hiện đại hơn như hóa đơn điện tử để tối ưu hiệu quả công việc và quản lý. Đừng quên tham khảo thêm các bài viết trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất và các công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác kế toán của bạn.