Thủ Tục Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử [2024] - A-Z

Giới thiệu

Bạn đang loay hoay tìm hiểu về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử? Đừng lo, bài viết này sẽ là “cẩm nang” chi tiết giúp bạn gỡ rối mọi thắc mắc! Từ định nghĩa hóa đơn điện tử là gì, điều kiện để phát hành, đến quy trình thực hiện từng bước, tất cả sẽ được trình bày một cách dễ hiểu nhất. Thậm chí, tôi còn chia sẻ cả những “mẹo” nhỏ mà tôi đã đúc kết được trong quá trình hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển đổi số hóa đơn. Quan trọng hơn, chúng ta sẽ cùng nhau cập nhật những thay đổi mới nhất về hóa đơn điện tử theo Thông tư mới nhất, đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào. Tìm hiểu ngay nào!

Hóa đơn điện tử là gì?

Hiểu một cách đơn giản, hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Nó được tạo lập, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy truyền thống, nhưng lại mang đến nhiều ưu điểm vượt trội về tính tiện lợi, tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường.

Vì sao doanh nghiệp cần phát hành hóa đơn điện tử?

Chắc hẳn bạn cũng biết, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đang là xu hướng tất yếu. Vậy tại sao doanh nghiệp nào cũng “đổ xô” đi đăng ký hóa đơn điện tử? Có rất nhiều lý do:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn. Tôi nhớ hồi trước, công ty cũ của tôi mỗi tháng tốn cả chục triệu chỉ để in hóa đơn, chưa kể tiền thuê kho lưu trữ nữa chứ.
• Tăng tính tiện lợi: Dễ dàng tạo lập, gửi, nhận và quản lý hóa đơn mọi lúc mọi nơi. Giờ thì chỉ cần vài thao tác trên máy tính hoặc điện thoại là xong.
• Giảm thiểu rủi ro: Hạn chế tình trạng mất mát, hư hỏng, làm giả hóa đơn.
• Nâng cao hiệu quả quản lý: Dễ dàng tra cứu, thống kê, báo cáo hóa đơn.
• Tuân thủ quy định của pháp luật: Theo lộ trình của Tổng cục Thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp.

Nếu bạn còn đang phân vân, hãy thử cân nhắc những lợi ích này xem nhé. Biết đâu, hóa đơn điện tử lại chính là “chìa khóa” giúp doanh nghiệp bạn tối ưu hóa hoạt động đấy!

Điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử

Để có thể “bắt tay” vào thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện nhất định. Theo kinh nghiệm của tôi, việc chuẩn bị kỹ lưỡng các điều kiện này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh được những rắc rối không đáng có.

Cụ thể, bạn cần:

• Được cấp mã số thuế và đang hoạt động hợp pháp.
• Có chữ ký số hợp lệ.
• Đảm bảo cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu (máy tính, internet, phần mềm hóa đơn điện tử).
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
• Ban hành quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo thêm Thông Tư 78 Về Hóa Đơn Điện Tử: Giải Đáp Từ A Đến Z để nắm rõ hơn các quy định pháp luật hiện hành.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử chi tiết

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết, chúng ta sẽ cùng nhau đi vào quy trình thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử. Quy trình này bao gồm 4 bước chính:

Bước 1: Chuẩn bị các điều kiện cần thiết

Như đã đề cập ở trên, bạn cần đảm bảo doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện về mã số thuế, chữ ký số, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và ban hành quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Bạn cần nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/ĐK-HĐĐT (ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Bạn có thể nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc nộp online thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm mua hóa đơn, hãy tham khảo bài viết Thủ Tục Mua Hóa Đơn Lẻ Tại Chi Cục Thuế [Mới Nhất] để có thêm thông tin chi tiết.

Bước 3: Xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử

Bạn có thể lựa chọn một trong hai hình thức sau:

• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử: Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín trên thị trường. Bạn có thể tham khảo và lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp. Phần mềm tra cứu hóa đơn cũng là một lựa chọn đáng cân nhắc nếu bạn muốn quản lý hóa đơn một cách hiệu quả.
• Tự phát triển hệ thống: Nếu doanh nghiệp có đội ngũ IT đủ mạnh, bạn có thể tự phát triển hệ thống hóa đơn điện tử riêng. Tuy nhiên, hình thức này đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và chi phí đầu tư.

Dù lựa chọn hình thức nào, bạn cũng cần đảm bảo hệ thống đáp ứng các yêu cầu về bảo mật, lưu trữ và truyền nhận dữ liệu theo quy định của pháp luật.

Bước 4: Lập và phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi đã có hệ thống hóa đơn điện tử, bạn có thể bắt đầu lập và phát hành hóa đơn cho khách hàng. Quy trình lập và phát hành hóa đơn điện tử tương tự như hóa đơn giấy, nhưng được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử.

Bạn cần điền đầy đủ các thông tin bắt buộc trên hóa đơn (tên người bán, tên người mua, mã số thuế, thông tin hàng hóa/dịch vụ, giá trị, thuế suất,...) và ký số trước khi gửi cho khách hàng. Hóa đơn điện tử có thể được gửi qua email, tin nhắn hoặc các phương tiện điện tử khác.

Bảng so sánh các hình thức hóa đơn

Một vài lưu ý quan trọng khi phát hành hóa đơn điện tử

Trong quá trình thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Bảo mật thông tin: Đảm bảo an toàn cho chữ ký số và thông tin hóa đơn.
• Lưu trữ hóa đơn: Lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật (thường là 10 năm).
• Cập nhật thông tin: Thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử. Bạn có thể tham khảo Thông Tư Về Hóa Đơn Mới Nhất: Cập Nhật 2024 & Hướng Dẫn! để nắm bắt kịp thời các thay đổi.
• Hỗ trợ khách hàng: Cung cấp đầy đủ thông tin và hướng dẫn cho khách hàng về việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Tôi nhớ có một lần, một khách hàng của tôi đã vô tình làm lộ thông tin chữ ký số, dẫn đến việc bị kẻ gian lợi dụng để phát hành hóa đơn giả. May mắn là chúng tôi đã phát hiện kịp thời và xử lý nhanh chóng. Từ đó, tôi luôn nhắc nhở khách hàng phải đặc biệt cẩn trọng trong việc bảo mật thông tin.

FAQ về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

1. Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?
   Theo quy định hiện hành, hầu hết các doanh nghiệp mới thành lập đều phải sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Có thể sử dụng đồng thời hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử không?
   Không. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng một hình thức hóa đơn duy nhất (hoặc hóa đơn giấy, hoặc hóa đơn điện tử).
3. Làm thế nào để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử?
   Bạn có thể tra cứu hóa đơn trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua các phần mềm tra cứu hóa đơn.
4. Chi phí sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử là bao nhiêu?
   Chi phí tùy thuộc vào nhà cung cấp và gói dịch vụ bạn lựa chọn.

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là một bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ quy định của pháp luật. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ. Chúc bạn thành công!