TK 331 Theo Thông Tư 133: Hướng Dẫn Hạch Toán Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp

TK 331 là gì? Vai trò trong hệ thống tài khoản kế toán

Nếu bạn đang làm kế toán, chắc hẳn đã quá quen thuộc với cụm từ "phải trả cho người bán". Đúng vậy, tk 331 theo thông tư 133 chính là tài khoản kế toán dùng để phản ánh các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, người nhận thầu xây lắp... Tôi nhớ hồi mới vào nghề, cứ nhầm tưởng đây là tài khoản để theo dõi tiền mình phải thu, ai ngờ nó lại là khoản mình phải trả. Một sự nhầm lẫn khá cơ bản nhưng không phải hiếm gặp đâu.

Về bản chất, TK 331 thuộc nhóm tài khoản Nợ phải trả (Mã số 3), và nó có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong việc quản lý dòng tiền và quan hệ với nhà cung cấp. Việc hạch toán đúng, kịp thời không chỉ giúp báo cáo tài chính chính xác mà còn tránh được những rắc rối về thanh toán, thậm chí là mất uy tín với đối tác. Bạn có thể tìm hiểu thêm về hệ thống tài khoản tổng thể trong bài viết về bảng tài khoản theo Thông tư 200 để có cái nhìn so sánh.

Nguyên tắc hạch toán TK 331 theo Thông tư 133

Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, vì vậy các nguyên tắc hạch toán tk 331 theo thông tư 133 cũng có những điểm cần lưu ý riêng so với Thông tư 200 dành cho doanh nghiệp lớn.

Đầu tiên, TK 331 chỉ được mở chi tiết theo từng đối tượng phải trả (từng nhà cung cấp). Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn gộp chung vài nhà cung cấp vào một mã, dẫn đến việc đối chiếu công nợ cực kỳ mệt mỏi về sau. Mỗi nhà cung cấp là một tài khoản con riêng biệt.

Thứ hai, tài khoản này có số dư bên Có, phản ánh số tiền còn nợ người bán. Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, nhận dịch vụ nhưng chưa trả tiền, bạn ghi Nợ các tài khoản hàng hóa, chi phí và ghi Có TK 331. Khi thanh toán, bạn làm ngược lại: Nợ TK 331, Có TK tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

Một điểm quan trọng nữa là việc hạch toán chênh lệch tỷ giá. Nếu mua hàng nhập khẩu phải trả bằng ngoại tệ, bạn phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi ra VNĐ. Khi tỷ giá thay đổi, khoản chênh lệch sẽ được hạch toán vào doanh thu hoặc chi phí tài chính. Cái này dễ quên lắm, tôi từng bị sổ sách lệch cả trăm triệu chỉ vì không cập nhật tỷ giá cuối kỳ.

Kết cấu của TK 331

• Bên Nợ: Các khoản đã trả, đã ứng trước cho người bán; Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hoặc hàng mua bị trả lại.
• Bên Có: Số tiền phải trả cho người bán về vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận.
• Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán.

Cách định khoản TK 331: Các nghiệp vụ phổ biến nhất

Để dễ hình dung, tôi sẽ lấy vài ví dụ cụ thể mà hầu như kế toán nào cũng gặp hàng ngày. Bạn cứ áp dụng theo, đảm bảo không sai.

Ví dụ 1: Mua nguyên vật liệu nhập kho, chưa thanh toán.
Giả sử công ty bạn mua 100 triệu nguyên vật liệu (chưa VAT) từ công ty A, thuế GTGT 10%, chưa trả tiền.
Định khoản:
Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu): 100.000.000
Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): 10.000.000
Có TK 331 (Công ty A): 110.000.000

Ví dụ 2: Thanh toán tiền mua nguyên vật liệu trên bằng chuyển khoản.
Khi bạn chuyển khoản 110 triệu cho công ty A:
Nợ TK 331 (Công ty A): 110.000.000
Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 110.000.000

Ví dụ 3: Nhận dịch vụ tư vấn (ví dụ: dịch vụ pháp lý), chưa thanh toán.
Chi phí dịch vụ 20 triệu, thuế GTGT 10%: 22 triệu.
Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 20.000.000
Nợ TK 133: 2.000.000
Có TK 331 (Công ty luật B): 22.000.000

Ví dụ 4: Ứng trước tiền cho nhà cung cấp.
Đôi khi bạn phải ứng trước 30% giá trị hợp đồng. Khi đó:
Nợ TK 331 (Nhà cung cấp C): 30.000.000 (Ghi nhận là đã ứng trước, tức là đã trả một phần)
Có TK 111/112: 30.000.000
Lúc này, số dư TK 331 bên Có của nhà cung cấp C sẽ giảm đi (hoặc chuyển sang dư Nợ nếu ứng vượt).

Những nghiệp vụ này tưởng đơn giản nhưng phải làm đi làm lại mới thành thục. Đặc biệt, khi kết hợp với việc tra cứu và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, bạn cần đối chiếu số liệu trên hóa đơn với định khoản cho chính xác. Sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn tốt sẽ giúp ích rất nhiều.

So sánh TK 331 theo Thông tư 133 và Thông tư 200

Nhiều người hay nhầm lẫn giữa hai thông tư này. Về cơ bản, tên gọi và bản chất của TK 331 là giống nhau. Tuy nhiên, ngữ cảnh áp dụng và một số nguyên tắc chi tiết hóa có khác biệt. Dưới đây là bảng so sánh nhanh để bạn dễ theo dõi.

Nhìn chung, tk 331 theo thông tư 133 được thiết kế để đơn giản hóa công việc kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu bạn làm trong môi trường này, không cần phải cố gắng áp dụng các quy định phức tạp của Thông tư 200 làm gì, chỉ thêm rối. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bạn có giao dịch với các khoản phải thu, nên tham khảo thêm về TK 131 - Phải thu của khách hàng để có cái nhìn đối xứng, dù nó theo Thông tư 200 nhưng nguyên lý cũng tương tự.

Những sai lầm thường gặp khi hạch toán TK 331 và cách khắc phục

Làm kế toán, không ai tránh khỏi sai sót. Quan trọng là biết để mà tránh. Dưới đây là vài lỗi tôi và đồng nghiệp hay mắc phải với TK 331:

1. Không đối chiếu công nợ định kỳ: Cứ hạch toán một chiều, đến cuối tháng, cuối quý không ngồi đối chiếu số dư với nhà cung cấp. Hậu quả là số liệu trên sổ sách và bên nhà cung cấp chênh lệch, gây tranh cãi khi thanh toán. Khắc phục: Ít nhất mỗi tháng một lần, gửi công văn đối chiếu công nợ cho tất cả nhà cung cấp có phát sinh.

2. Hạch toán nhầm TK 331 và TK 141 (Tạm ứng): Khi nhân viên đi mua hàng về, có hóa đơn đứng tên công ty, nhiều người lại hạch toán vào TK 141 (nợ nhân viên). Thực tế, khi có hóa đơn hợp lệ, nghiệp vụ này phải được chuyển sang TK 331 (nợ nhà cung cấp) và thanh toán bù trừ với tạm ứng của nhân viên. Cái này rối, cần chú ý kỹ.

3. Quên hạch toán các khoản giảm trừ: Nhà cung cấp giảm giá, chiết khấu thương mại, hay hàng mua bị trả lại. Nhiều khi chỉ ghi nhận giảm giá trị hàng nhập kho mà quên ghi giảm nợ phải trả trên TK 331. Phải nhớ: Khi có các khoản giảm trừ, bạn ghi Nợ TK 331, Có TK hàng hóa hoặc Có TK doanh thu (nếu là chiết khấu).

4. Không tách bạch tiền ứng trước: Ứng trước cho nhà cung cấp nhưng không theo dõi riêng, dẫn đến khi nhận hàng, hạch toán toàn bộ vào TK 331 mà quên trừ đi khoản đã ứng, làm phát sinh số dư ảo. Nên dùng tài khoản con riêng hoặc ghi chú rõ ràng.

Việc sử dụng phần mềm kế toán tích hợp với chức năng tra cứu hóa đơn sẽ giúp tự động hóa nhiều bước, giảm thiểu các lỗi thủ công này. Bạn có thể dễ dàng tải hóa đơn về và số liệu được đưa thẳng vào hệ thống.

Phần mềm tra cứu hóa đơn và kế toán hỗ trợ hạch toán TK 331

Trong thời đại số hóa, việc quản lý công nợ phải trả (TK 331) thủ công bằng sổ sách giấy tờ là không tưởng, nhất là với doanh nghiệp có hàng trăm nhà cung cấp. Một giải pháp hữu hiệu là sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp.

Những phần mềm này giúp ích gì cho việc hạch toán tk 331 theo thông tư 133? Thứ nhất, nó giúp bạn tập trung toàn bộ hóa đơn điện tử đầu vào một chỗ. Bạn không cần phải lục tìm email hay in ra giấy. Thứ hai, nhiều phần mềm có thể trích xuất tự động thông tin từ hóa đơn (tên nhà cung cấp, mã số thuế, số tiền, thuế GTGT...) và đưa vào bút toán tạm trên phần mềm kế toán. Kế toán chỉ cần kiểm tra và xác nhận là xong.

Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần mua hóa đơn đỏ hợp lý để khấu trừ thuế. Mọi chứng từ đều được lưu trữ điện tử, dễ dàng tra cứu khi cơ quan thuế thanh tra. Hơn nữa, phần mềm còn hỗ trợ lập báo cáo công nợ phải trả theo từng nhà cung cấp, theo hạn thanh toán, giúp bạn chủ động hơn trong quản lý dòng tiền.

Nói chung, đầu tư vào một hệ thống phần mềm tra cứu hóa đơn tốt không phải là chi phí, mà là một khoản đầu tư giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả công việc kế toán, đặc biệt là với các tài khoản phức tạp như 331, 131, hay 242.

Câu hỏi thường gặp về TK 331 theo Thông tư 133

Hỏi: Khi nào thì số dư TK 331 có thể ở bên Nợ?
Đáp: Số dư Nợ phát sinh khi doanh nghiệp ứng trước, trả trước cho người bán một số tiền lớn hơn giá trị hàng hóa, dịch vụ đã nhận. Lúc này, nhà cung cấp đang nợ lại doanh nghiệp bạn. Trên báo cáo, nó sẽ được trình bày ở phần "Tài sản" (dưới dạng khoản phải thu).

Hỏi: Có bắt buộc phải mở tài khoản cấp 3, cấp 4 cho TK 331 không?
Đáp: Theo Thông tư 133, doanh nghiệp được tự quyết định mức độ chi tiết của tài khoản cho phù hợp với yêu cầu quản lý. Tuy nhiên, tối thiểu phải mở chi tiết theo từng đối tượng (từng nhà cung cấp). Việc mở thêm cấp 3 để theo dõi từng hợp đồng, từng hóa đơn là rất nên làm nếu có nhiều giao dịch.

Hỏi: Xử lý thế nào khi nhà cung cấp không còn hoạt động mà công ty vẫn còn nợ?
Đáp: Đây là khoản nợ khó đòi của nhà cung cấp, nhưng là khoản phải trả của bạn. Sau một thời gian dài tìm kiếm và xác minh không được, doanh nghiệp có thể làm thủ tục xóa sổ khoản nợ này. Khi đó, bạn ghi: Nợ TK 331, Có TK 711 - Thu nhập khác. Tuy nhiên, thủ tục này cần có đầy đủ hồ sơ chứng minh (văn bản đòi nợ, xác nhận giải thể...).

Hỏi: Hạch toán chiết khấu thanh toán nhận được từ nhà cung cấp vào đâu?
Đáp: Chiết khấu thanh toán là khoản được giảm trừ do thanh toán trước hạn. Bạn hạch toán: Nợ TK 331 (giảm nợ phải trả), Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (hoặc Có TK giảm trừ chi phí tùy chính sách).

Hỏi: TK 331 và TK 341 (Vay dài hạn) khác nhau thế nào?
Đáp: TK 331 là nợ phát sinh từ hoạt động mua bán, cung cấp hàng hóa dịch vụ thông thường. TK 341 là nợ phát sinh từ việc đi vay (ngân hàng, tổ chức tín dụng) có kỳ hạn trên 12 tháng. Chúng thuộc hai nhóm nợ phải trả khác nhau.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng và thực tế về cách hạch toán tk 331 theo thông tư 133. Nó không quá khó, chỉ cần bạn cẩn thận, hiểu bản chất và thực hành thường xuyên. Nếu còn băn khoăn gì, đừng ngại tìm hiểu thêm các tài liệu chuyên sâu hoặc sử dụng các công cụ phần mềm hỗ trợ để công việc kế toán của mình trở nên nhẹ nhàng và chính xác hơn nhé.