Tổng Cục Thuế Tra Cứu Hóa Đơn: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp 2024

Bạn có bao giờ rơi vào tình cảnh cần kiểm tra một hóa đơn mua hàng, xác minh tính hợp lệ của nó để làm thủ tục thuế, hay đơn giản là muốn biết liệu hóa đơn đó có thật hay không? Tôi cũng đã từng như vậy, đặc biệt là khi mới bắt đầu công việc kế toán. Lúc đó, việc tra cứu hóa đơn qua Tổng cục Thuế còn khá mới mẻ và rắc rối. Nhưng giờ thì khác rồi, hệ thống đã được cải thiện rất nhiều. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ tất tần tật những gì bạn cần biết về tổng cục thuế tra cứu hóa đơn, từ cách thực hiện, lợi ích, đến những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng nên nắm rõ.

Tại sao cần tra cứu hóa đơn tại Tổng cục Thuế?

Trước đây, nhiều người nghĩ tra cứu chỉ dành cho cơ quan thuế khi thanh tra. Nhưng thực tế, đây là công cụ cực kỳ hữu ích cho chính doanh nghiệp và người tiêu dùng. Tôi nhớ có lần công ty tôi nhận được một lô hóa đơn đầu vào giá trị lớn từ một đối tác mới. Thay vì tin tưởng tuyệt đối, tôi đã lên tra cứu thử. Và đúng là có vài số hóa đơn không tồn tại trong hệ thống! Nếu không kiểm tra, chúng tôi đã mất một khoản tiền lớn và gặp rắc rối về thuế.

Vậy cụ thể, việc tra cứu này giúp ích gì?

• Xác minh tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn: Đảm bảo hóa đơn đó đã được thông báo phát hành và ghi nhận trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Tránh dùng hóa đơn giả, hóa đơn "ma".
• Phục vụ công tác kê khai, quyết toán thuế: Khi có số liệu rõ ràng từ hệ thống, việc hạch toán và kê khai thuế GTGT đầu vào sẽ minh bạch và đỡ lo bị loại trừ khi quyết toán.
• Bảo vệ quyền lợi người mua: Người tiêu dùng có thể kiểm tra hóa đơn mua hàng để đảm bảo quyền lợi bảo hành, hoặc đơn giản là biết mình không mua phải hàng trôi nổi.
• Quản lý rủi ro trong giao dịch: Đặc biệt với các giao dịch lớn, việc tra cứu trước khi thanh toán giúp giảm thiểu rủi ro bị lừa đảo.

Nói chung, nó như một "bảo hiểm" nhỏ cho từng nghiệp vụ của bạn vậy.

Hướng dẫn chi tiết các bước tra cứu hóa đơn

Hiện tại, có hai cách phổ biến nhất để thực hiện tổng cục thuế tra cứu hóa đơn: tra cứu trực tiếp trên trang web của Tổng cục Thuế và sử dụng các phần mềm hỗ trợ. Tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thủ công trước, vì nó miễn phí và ai cũng có thể làm được.

Bước 1: Truy cập trang thông tin hóa đơn

Bạn vào trang chủ của Tổng cục Thuế (https://www.gdt.gov.vn), tìm mục "Tra cứu hóa đơn" hoặc truy cập trực tiếp vào địa chỉ trang tra cứu. Giao diện có thể thay đổi theo thời gian, nhưng các trường thông tin cơ bản thì vẫn vậy.

Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu

Bạn cần chuẩn bị hóa đơn trong tay. Các thông tin bắt buộc thường bao gồm:

• Mã số thuế của người bán: Đây là thông tin quan trọng nhất. Phải chính xác tuyệt đối.
• Ký hiệu hóa đơn & Số hóa đơn: Dãy số và ký hiệu in trên hóa đơn.
• Ngày phát hành hóa đơn: Ngày ghi trên hóa đơn.
• Mã tra cứu (nếu có): Với hóa đơn điện tử, thường có một mã QR hoặc mã số để tra cứu nhanh.

Lưu ý nhỏ từ kinh nghiệm của tôi: Hãy kiểm tra thật kỹ mã số thuế. Nhiều khi lỗi do gõ nhầm một số là không tra ra kết quả đâu.

Bước 3: Phân tích kết quả tra cứu

Sau khi nhấn "Tra cứu", hệ thống sẽ trả về kết quả. Bạn cần đọc kỹ:

• "Hóa đơn hợp lệ": Tốt, hóa đơn tồn tại và thông tin khớp.
• "Hóa đơn đã bị hủy" hoặc "Đã điều chỉnh": Cần liên hệ ngay với người bán để biết lý do. Không được sử dụng hóa đơn đã bị hủy.
• "Không tìm thấy thông tin": Có thể hóa đơn chưa được thông báo phát hành, thông tin nhập sai, hoặc tệ nhất là hóa đơn không có thật.

Nếu bạn đang tìm hiểu về các mẫu hóa đơn cụ thể, như hóa đơn tiền điện chẳng hạn, bạn có thể tham khảo bài viết hướng dẫn chi tiết về cách tải và sử dụng mẫu hóa đơn tiền điện mới nhất để nắm rõ hơn về định dạng và thông tin trên đó.

Phân tích ưu nhược điểm của phương pháp tra cứu trực tiếp

Cái gì cũng có hai mặt. Cách tra cứu thủ công này cũng vậy.

Theo tôi, nếu bạn chỉ cần kiểm tra vài ba hóa đơn một tháng thì cách này hoàn toàn ổn. Nhưng với doanh nghiệp có hàng chục, hàng trăm hóa đơn đầu vào mỗi ngày thì đây là một cơn ác mộng về mặt thời gian và công sức. Lúc này, chúng ta cần nghĩ đến các giải pháp tự động hóa trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn.

Giải pháp thay thế với phần mềm tra cứu hóa đơn

Đây mới là phần mà các doanh nghiệp lớn hoặc các anh chị kế toán viên "chuyên nghiệp" quan tâm. Thay vì ngồi nhập tay từng số một, phần mềm sẽ giúp bạn tự động hóa toàn bộ quy trình. Tôi từng được một đồng nghiệp giới thiệu dùng thử một phần mềm, và hiệu quả mang lại thực sự khác biệt.

Phần mềm tra cứu hóa đơn hoạt động như thế nào? Về cơ bản, nó sẽ kết nối trực tiếp với cổng thông tin của Tổng cục Thuế (thông qua API chính thức). Bạn chỉ cần upload file Excel chứa danh sách hóa đơn (với các trường thông tin cần thiết), hoặc thậm chí tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán để lấy dữ liệu. Phần mềm sẽ tự động gửi yêu cầu tra cứu hàng loạt và trả về kết quả chỉ sau vài phút, kèm theo báo cáo chi tiết: hóa đơn nào hợp lệ, hóa đơn nào lỗi, hóa đơn nào không tìm thấy.

Lợi ích thì rõ ràng: tiết kiệm 90% thời gian, giảm thiểu sai sót, có báo cáo lưu trữ phục vụ đối chứng, và quan trọng là giúp bộ phận kế toán chủ động quản lý rủi ro ngay từ đầu. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về việc thiết lập và sử dụng các công cụ này, bài viết về tài khoản tra cứu hóa đơn điện tử sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện từ A đến Z.

Tất nhiên, dùng phần mềm thường sẽ có phí. Nhưng hãy tính toán: chi phí đó so với việc thuê một nhân viên ngồi nhập liệu cả ngày, và so với rủi ro bị truy thu thuế, phạt vì hóa đơn không hợp lệ thì cái nào có lợi hơn? Tôi nghĩ câu trả lời khá rõ ràng.

Các tình huống thực tế và lưu ý quan trọng

Lý thuyết là vậy, nhưng thực tế làm việc với tổng cục thuế tra cứu hóa đơn còn nhiều tình huống "dở khóc dở cười". Tôi xin chia sẻ vài trường hợp hay gặp:

• Tra cứu thấy hóa đơn nhưng người bán khác tên: Điều này xảy ra khi mã số thuế bạn nhập thuộc về một công ty khác (có thể do gõ sai), hoặc nghiêm trọng hơn là đối tác của bạn đang sử dụng hóa đơn của đơn vị khác để xuất (hành vi mua bán hóa đơn trái phép). Cần xác minh ngay!
• Hóa đơn điện tử có mã tra cứu nhưng không ra kết quả: Có thể hóa đơn chưa được ký số và đẩy lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Thời gian này thường từ vài giờ đến 24h. Bạn nên tra cứu lại sau.
• Hóa đơn của các đơn vị đặc thù: Ví dụ như hóa đơn tiền điện. Thông tin nhà cung cấp điện có thể có chút khác biệt. Nếu bạn ở miền Nam và cần tra cứu hóa đơn điện, có một bài hướng dẫn rất cụ thể về cách tải và tra cứu hóa đơn điện miền Nam mà bạn nên đọc.

Lưu ý quan trọng nhất: Việc tra cứu thành công chỉ chứng minh hóa đơn đó tồn tại trên hệ thống. Nó KHÔNG tự động chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ đó là có thật. Cơ quan thuế vẫn có quyền yêu cầu bạn cung cấp thêm các chứng từ khác như hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, thanh toán ngân hàng... để chứng minh tính trung thực của giao dịch. Đừng bao giờ nghĩ rằng có hóa đơn hợp lệ là xong nhé!

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Tra cứu hóa đơn có mất phí không?

Tra cứu trực tiếp trên website của Tổng cục Thuế là hoàn toàn miễn phí. Các phần mềm dịch vụ bên thứ ba cung cấp tính năng tra cứu hàng loạt thường sẽ tính phí theo số lượng hóa đơn hoặc gói dịch vụ.

Thời gian lưu trữ thông tin hóa đơn trên hệ thống là bao lâu?

Theo quy định, thông tin về hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống của Tổng cục Thuế ít nhất là 10 năm kể từ ngày phát hành. Điều này giúp cho việc tra cứu, đối chiếu sau này vẫn có thể thực hiện được.

Tôi tra cứu không thấy hóa đơn, vậy có được kê khai thuế GTGT đầu vào không?

Không. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn không có thông tin trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định) thì không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và không được khấu trừ thuế GTGT. Bạn cần liên hệ người bán để làm rõ và yêu cầu họ thông báo phát hành hóa đơn lên hệ thống.

Có thể tra cứu hóa đơn cũ (từ nhiều năm trước) được không?

Được, nếu hóa đơn đó thuộc diện phải lưu trữ trên hệ thống. Tuy nhiên, với hóa đơn giấy đời cũ (trước khi áp dụng hóa đơn điện tử rộng rãi), thông tin có thể không đầy đủ. Bạn vẫn nên thử tra cứu bằng các thông tin có trên hóa đơn.

Doanh nghiệp tôi nên chọn phương pháp tra cứu nào?

Phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu. Nếu số lượng hóa đơn ít (< 10 tờ/tháng), tra cứu thủ công là đủ. Nếu số lượng lớn, thường xuyên, việc đầu tư vào một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp là cần thiết để tiết kiệm thời gian, nhân lực và quản lý rủi ro tốt hơn.

Kết luận

Như vậy, việc sử dụng công cụ tổng cục thuế tra cứu hóa đơn không còn là một lựa chọn, mà gần như là một thao tác bắt buộc trong công tác kế toán và quản trị doanh nghiệp hiện đại. Nó giúp bạn "gỡ rối" nhanh chóng, bảo vệ chính doanh nghiệp mình khỏi những rủi ro không đáng có từ những hóa đơn không rõ nguồn gốc.

Từ kinh nghiệm cá nhân, tôi khuyên bạn nên hình thành thói quen tra cứu, ít nhất là với những hóa đơn có giá trị lớn hoặc từ đối tác mới. Đừng ngại ngần tìm hiểu và ứng dụng các công nghệ, phần mềm tra cứu hóa đơn vào công việc. Đầu tư một chút thời gian và chi phí ban đầu có thể giúp bạn tránh được những khoản thiệt hại lớn hơn rất nhiều về sau này. Hãy bắt đầu ngay hôm nay, truy cập trang của Tổng cục Thuế và thử tra cứu một vài hóa đơn xem sao nhé!