Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Thông Tư 78: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Thông tư 78 là gì và tại sao việc tra cứu hóa đơn điện tử lại quan trọng?

Chắc hẳn nhiều kế toán, chủ doanh nghiệp nhỏ hay cả những anh chị làm dịch vụ kế toán thuê ngoài đều đã nghe qua cụm từ "thông tư 78". Nhưng thực chất nó là gì, và tại sao việc tra cứu hóa đơn điện tử thông tư 78 lại trở thành một công việc thường xuyên, thậm chí là ám ảnh với nhiều người? Tôi còn nhớ hồi mới vào nghề, cứ mỗi lần đến kỳ quyết toán là lại loay hoay với đống hóa đơn giấy, sợ nhất là bị thất lạc. Giờ thì khác rồi, mọi thứ đã chuyển sang điện tử, nhưng cái khó lại nằm ở chỗ làm sao để quản lý và tra cứu cho hiệu quả.

Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính chính là văn bản pháp lý quan trọng quy định về hóa đơn điện tử. Nó thay thế cho Thông tư 32 và 68 trước đó, đưa ra các quy định chi tiết về việc lập, phát hành, sử dụng và lưu trữ hóa đơn điện tử. Cái hay của thông tư này là nó tạo ra một hệ thống thống nhất, giúp việc tra cứu hóa đơn điện tử trở nên minh bạch hơn, đặc biệt là đối với cơ quan thuế. Nhưng đồng thời, nó cũng đặt ra yêu cầu cao hơn về tính chính xác và khả năng truy xuất nguồn gốc của hóa đơn.

Theo tôi, việc nắm vững cách tra cứu hóa đơn điện tử thông tư 78 không chỉ là tuân thủ pháp luật, mà còn là cách để bảo vệ chính doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể kiểm soát được hóa đơn đầu vào, đầu ra, phát hiện sớm những sai sót (như sai mã số thuế, sai tên hàng hóa), và quan trọng nhất là chuẩn bị sẵn sàng cho các cuộc thanh tra, kiểm tra thuế. Một lần tôi chứng kiến một công ty bạn chỉ vì không tra cứu kỹ, để lọt hóa đơn "ma" vào sổ sách, kết quả là bị truy thu thuế và phạt không hề nhẹ. Bài học đắt giá đó khiến tôi luôn nhắc nhở khách hàng của mình về tầm quan trọng của việc này.

Các cách thức tra cứu hóa đơn điện tử thông tư 78 phổ biến nhất

Vậy thì chúng ta có những con đường nào để thực hiện việc tra cứu này? Thực tế có khá nhiều cách, tùy vào nhu cầu và thói quen của mỗi người. Tôi sẽ liệt kê ra đây mấy cách mà tôi và đồng nghiệp hay dùng nhất.

Đầu tiên và có lẽ là phổ biến nhất, đó là tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Đây là kênh chính thống, được cập nhật đầy đủ dữ liệu từ các doanh nghiệp đã kê khai. Bạn có thể tra cứu bằng nhiều tiêu chí như mã số thuế, số hóa đơn, ngày phát hành... Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về cách làm trên trang này, tôi đã có một bài viết rất chi tiết, bạn có thể tham khảo tại đây: hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên trang Tổng cục Thuế từ A đến Z.

Cách thứ hai, tiện lợi hơn cho những người hay di chuyển, đó là sử dụng ứng dụng trên điện thoại. Hiện nay có một số app cho phép bạn tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, cần lưu ý chọn ứng dụng chính thống hoặc có độ tin cậy cao để tránh rủi ro về bảo mật thông tin. Bạn có thể tìm hiểu thêm về vấn đề này trong bài hướng dẫn tra cứu hóa đơn bằng điện thoại cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp bạn sử dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn điện tử riêng, thường sẽ có tính năng tra cứu và đồng bộ dữ liệu trực tiếp với cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế. Đây là cách làm chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian nhất, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có khối lượng hóa đơn lớn.

Hướng dẫn chi tiết từng bước tra cứu hóa đơn điện tử

Để các bạn dễ hình dung, tôi sẽ đi chi tiết vào cách tra cứu phổ biến nhất - qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Lưu ý là giao diện có thể thay đổi theo thời gian, nhưng về cơ bản các bước vẫn tương tự nhau.

Bước 1: Truy cập và đăng nhập

Bạn truy cập vào trang web chính thức của Tổng cức Thuế. Sau đó, đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký (tài khoản chữ ký số của doanh nghiệp). Nếu chưa có, bạn cần thực hiện đăng ký trước.

Bước 2: Vào mục tra cứu hóa đơn

Sau khi đăng nhập, bạn tìm đến mục "Tra cứu" hoặc "Hóa đơn điện tử". Tại đây sẽ có các lựa chọn như tra cứu hóa đơn của cơ sở kinh doanh, tra cứu hóa đơn của người mua... Bạn chọn mục phù hợp với nhu cầu.

Bước 3: Nhập thông tin tìm kiếm

Đây là bước quan trọng. Bạn cần điền các thông tin để thu hẹp phạm vi tìm kiếm. Thông thường, bạn có thể tra cứu theo: - Mã số thuế của người bán/người mua. - Số hóa đơn. - Ký hiệu mẫu số hóa đơn. - Ngày phát hành (từ ngày... đến ngày...). - Loại hóa đơn (hóa đơn đầu ra, đầu vào, điều chỉnh, thay thế...).

Lời khuyên của tôi là nếu bạn nhớ số hóa đơn thì nên tra cứu theo số hóa đơn và mã số thuế để cho kết quả chính xác và nhanh nhất. Tra cứu theo khoảng thời gian thường dùng khi bạn muốn kiểm tra tổng thể một kỳ kế toán.

Bước 4: Xem kết quả và tải về (nếu cần)

Hệ thống sẽ trả về danh sách các hóa đơn thỏa mãn điều kiện. Bạn có thể xem chi tiết từng hóa đơn, bao gồm cả nội dung mặt hàng, thuế suất... Một tính năng rất hữu ích là bạn có thể tải hóa đơn đó về máy dưới dạng file PDF hoặc XML để lưu trữ hoặc in ra khi cần thiết.

Đối với việc tra cứu hóa đơn đầu vào - một công việc cực kỳ quan trọng để khấu trừ thuế, bạn cần đặc biệt chú ý đến tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn. Tôi đã có một bài viết riêng về vấn đề này, bạn có thể đọc thêm để tránh những sai sót không đáng có: hướng dẫn chi tiết và những lưu ý quan trọng khi tra cứu hóa đơn đầu vào.

So sánh các phương pháp tra cứu: Ưu, nhược điểm

Để giúp bạn có cái nhìn tổng quan và lựa chọn phương pháp phù hợp, tôi lập một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây. Đây là dựa trên trải nghiệm cá nhân và phản hồi từ nhiều khách hàng của tôi.

Nhìn chung, nếu công việc của bạn chỉ thỉnh thoảng mới cần tra cứu hóa đơn điện tử thì dùng trang web của Tổng cục Thuế là đủ. Nhưng nếu bạn thường xuyên phải đối chiếu, kiểm tra hàng trăm, hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng, thì việc đầu tư vào một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp là điều nên cân nhắc, vì nó sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và giảm thiểu sai sót.

Những lưu ý quan trọng khi tra cứu hóa đơn điện tử thông tư 78

Làm việc nhiều năm trong lĩnh vực này, tôi rút ra được kha khá kinh nghiệm xương máu. Có những lỗi tưởng chừng nhỏ nhặt nhưng lại gây hậu quả không ngờ. Dưới đây là mấy điều tôi luôn tự nhủ và nhắc nhở mọi người.

1. Kiểm tra kỹ trạng thái hóa đơn: Khi tra cứu, đừng chỉ nhìn vào số tiền hay ngày tháng. Hãy để ý đến trạng thái của hóa đơn. Hóa đơn có thể ở các trạng thái: "Đã phát hành", "Đã điều chỉnh", "Đã thay thế", "Đã hủy". Nếu bạn nhận được một hóa đơn đã bị hủy hoặc thay thế mà vẫn đem đi kê khai thì coi như... công cốc. Tôi từng gặp trường hợp một công ty dùng hóa đơn đã bị đối tác hủy (do ghi sai) để hạch toán, kết quả là bị loại ra khỏi chi phí được trừ khi quyết toán.

2. Đối chiếu thông tin người bán: Mã số thuế, tên công ty trên hóa đơn điện tử phải khớp hoàn toàn với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đối tác. Chỉ một ký tự sai, một dấu chấm, dấu phẩy thừa cũng có thể khiến hóa đơn đó không hợp lệ. Đây là lỗi rất phổ biến, nhất là khi nhập liệu thủ công.

3. Thời hạn tra cứu và lưu trữ: Bạn nên tra cứu và tải hóa đơn về lưu trữ ngay khi nhận được, đừng để dồn đến cuối kỳ hay khi có thanh tra. Theo quy định, doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn ít nhất 10 năm. Hãy đảm bảo bạn có một hệ thống lưu trữ an toàn, có thể sao lưu dự phòng, phòng trường hợp hỏng hóc ổ cứng hoặc mất dữ liệu.

4. Cẩn thận với hóa đơn "ma" hoặc hóa đơn bất hợp pháp: Có một thực tế là vẫn tồn tại tình trạng mua bán hóa đơn khống. Việc tra cứu hóa đơn điện tử thông tư 78 trên hệ thống của Tổng cục Thuế sẽ giúp bạn phần nào xác minh được tính hợp pháp của hóa đơn. Nếu một hóa đơn không xuất hiện trên hệ thống, hoặc thông tin không khớp, bạn cần cực kỳ thận trọng.

Giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp

Như tôi đã đề cập ở trên, khi công việc trở nên quá tải, con người không thể làm thủ công mọi thứ một cách hiệu quả được. Lúc này, một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp sẽ là "cánh tay phải" đắc lực.

Một phần mềm tốt không chỉ đơn thuần là công cụ tra cứu. Nó nên có khả năng: - Tự động đồng bộ hóa đơn: Kết nối trực tiếp với cổng thông tin Tổng cục Thuế, tự động tải về và cập nhật toàn bộ hóa đơn đầu vào, đầu ra của doanh nghiệp bạn theo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần). Bạn không cần phải ngồi nhập từng số hóa đơn một. - Tra cứu và lọc thông minh: Cho phép tìm kiếm nhanh với đa dạng tiêu chí, thậm chí tìm kiếm theo tên hàng hóa, mã hàng. - Cảnh báo tự động: Đây là tính năng tôi thấy cực kỳ giá trị. Phần mềm có thể tự động cảnh báo cho bạn về những hóa đơn sắp hết hạn khấu trừ thuế (quá 5 năm), hóa đơn có thông tin bất thường, hoặc hóa đơn bị đối tác điều chỉnh/hủy. - Xuất báo cáo tổng hợp: Dễ dàng xuất các báo cáo theo mẫu sẵn để phục vụ cho công tác kế toán nội bộ hoặc đối chiếu với cơ quan thuế. - Lưu trữ an toàn: Hệ thống lưu trữ đám mây, đảm bảo an toàn, bảo mật và truy xuất lâu dài.

Việc sử dụng phần mềm chuyên về tra cứu hóa đơn điện tử giống như bạn thuê một trợ lý kế toán siêu chăm chỉ và cẩn thận vậy. Nó giúp bạn tập trung vào các công việc mang tính chiến lược hơn là những thao tác lặp đi lặp lại, dễ sai sót. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp như vậy, hãy khám phá thêm các tùy chọn trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về tra cứu hóa đơn điện tử thông tư 78

Hỏi: Tôi có thể tra cứu hóa đơn điện tử nếu không phải là người mua/người bán trong hóa đơn đó không?
Đáp: Về nguyên tắc, để đảm bảo bảo mật thông tin, chỉ có người mua, người bán được ghi trên hóa đơn và cơ quan thuế quản lý trực tiếp mới có quyền tra cứu chi tiết nội dung hóa đơn đó. Tuy nhiên, bạn có thể tra cứu "thông tin hóa đơn" công khai (như số hóa đơn, ngày lập, tên người bán, người mua) trên một số cổng công khai thông tin của Tổng cục Thuế mà không cần đăng nhập.

Hỏi: Hóa đơn điện tử sau khi tra cứu thấy có sai sót thì xử lý thế nào?
Đáp: Nếu phát hiện sai sót (sai tên, địa chỉ, mã số thuế, sai tiền hàng, thuế suất...), bạn cần liên hệ ngay với bên phát hành hóa đơn (người bán) để yêu cầu điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định tại Thông tư 78. Tuyệt đối không tự ý sửa chữa hóa đơn đã phát hành. Người bán có trách nhiệm lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế và gửi lại cho bạn.

Hỏi: Tra cứu thấy hóa đơn bị ghi trạng thái "Đã hủy" trong khi tôi vẫn giữ bản gốc, tôi phải làm gì?
Đáp: Trường hợp này có thể do người bán đã thực hiện thủ tục hủy hóa đơn trên hệ thống. Bạn cần liên hệ ngay với người bán để làm rõ lý do. Nếu việc hủy là do nhầm lẫn hoặc không có sự đồng ý của bạn (người mua), bạn có quyền yêu cầu họ khôi phục hoặc lập hóa đơn mới. Hóa đơn đã bị hủy trên hệ thống sẽ không có giá trị pháp lý để bạn kê khai thuế.

Hỏi: Có bắt buộc phải tải và in hóa đơn điện tử ra giấy không?
Đáp: Theo Thông tư 78, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy. Bạn không bắt buộc phải in ra, mà có thể lưu trữ dưới dạng file điện tử (PDF, XML). Tuy nhiên, việc in ra có thể thuận tiện cho việc lưu trữ truyền thống hoặc xuất trình khi cần thiết (như thanh tra tại chỗ). Quan trọng là bạn phải đảm bảo tính toàn vẹn và có thể truy xuất được file gốc khi có yêu cầu.

Hỏi: Tần suất tra cứu hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lý?
Đáp: Tôi khuyên các doanh nghiệp nên thực hiện tra cứu và đối chiếu ít nhất một lần mỗi tháng, trùng với kỳ kế toán. Điều này giúp phát hiện sớm sai sót và xử lý kịp thời. Đối với những hóa đơn giá trị lớn hoặc quan trọng, nên tra cứu ngay khi nhận được. Việc dồn đến cuối quý hoặc cuối năm sẽ rất dễ bị quá tải và bỏ sót lỗi.

Hy vọng với những thông tin và chia sẻ từ trải nghiệm thực tế trên đây, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về việc tra cứu hóa đơn điện tử thông tư 78. Dù bạn chọn cách làm thủ công hay đầu tư vào một giải pháp phần mềm, thì mục tiêu cuối cùng vẫn là sự chính xác, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý tài chính - thuế của doanh nghiệp. Hãy bắt đầu từ những bước đơn giản nhất ngay hôm nay, đừng để "nước đến chân mới nhảy", bạn nhé!