Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Tổng Cục Thuế: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Tại sao cần tra cứu hóa đơn điện tử tổng cục thuế?

Chắc hẳn nhiều kế toán, chủ doanh nghiệp đã từng rơi vào tình cảnh "ngồi trên đống lửa" khi cần xác minh một hóa đơn đầu vào quan trọng mà không biết nó đã được kê khai hay chưa, có hợp lệ không. Đó chính là lúc bạn cần đến việc tra cứu hóa đơn điện tử tổng cục thuế. Không phải là chuyện làm cho có, mà đây là công việc sống còn để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi những rủi ro về thuế.

Tôi còn nhớ có lần một đối tác gửi hóa đơn cho công ty tôi, nhìn thì rất chỉn chu, nhưng khi lên hệ thống của Tổng cục Thuế kiểm tra thì... trời ơi, hóa đơn đó đã bị hủy từ lâu. Nếu không tra cứu kỹ, công ty tôi đã mất một khoản tiền lớn và còn bị truy thu thuế. Vậy nên, việc này giúp bạn:

• Xác minh tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn: Hóa đơn có thật không, có bị hủy, điều chỉnh hay thay thế không?
• Đối chiếu số liệu kê khai thuế: Đảm bảo số liệu trên tờ khai của bạn khớp với dữ liệu từ cơ quan thuế, tránh sai sót.
• Phòng ngừa rủi ro khi quyết toán: Tránh bị loại trừ chi phí, truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính.
• Quản lý nội bộ chặt chẽ hơn: Biết được hóa đơn nào đã được đối tác kê khai, từ đó đôn đốc thanh toán hoặc điều chỉnh công nợ.

Cách thức tra cứu hóa đơn điện tử trên Portal của Tổng cục Thuế

Portal của Tổng cục Thuế (Tổng cục Thuế) là kênh chính thống và miễn phí để thực hiện việc tra cứu này. Tuy nhiên, giao diện và quy trình đôi khi khiến người mới bỡ ngỡ. Dưới đây là các bước cơ bản nhất:

Bước 1: Truy cập và đăng nhập

Bạn cần có tài khoản đã đăng ký với cơ quan thuế (chữ ký số token). Truy cập vào trang thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng chữ ký số của doanh nghiệp.

Bước 2: Vào mục tra cứu hóa đơn

Sau khi đăng nhập, tìm đến phần "Tra cứu" hoặc "Hóa đơn điện tử". Tùy giao diện cập nhật, vị trí có thể thay đổi một chút.

Bước 3: Nhập thông tin tìm kiếm

Đây là bước quan trọng. Bạn có thể tra cứu theo nhiều tiêu chí: Mã số thuế người bán, Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày phát hành... Càng nhập chính xác, kết quả càng nhanh.

Bước 4: Xem kết quả và tải về (nếu cần)

Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái hóa đơn: "Đã phát hành", "Đã hủy", "Đã thay thế"... Bạn có thể xem chi tiết và tải file PDF về để lưu trữ. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về các bước chi tiết và mẹo tra cứu, có thể tham khảo bài viết hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử từ A đến Z này.

So sánh các phương pháp tra cứu hóa đơn điện tử

Không phải lúc nào cũng phải lên Portal. Tùy nhu cầu và quy mô, bạn có nhiều lựa chọn. Dưới đây là bảng so sánh nhanh để bạn dễ hình dung:

Như bạn thấy, nếu công việc của bạn liên quan nhiều đến phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp có lẽ là lựa chọn tối ưu về lâu dài.

Những lỗi thường gặp khi tra cứu và cách khắc phục

Ai mới làm cũng sẽ vấp phải vài trục trặc. Tôi cũng từng vật lộn cả buổi chỉ vì những lỗi "dở khóc dở cười".

• Lỗi "Không tìm thấy hóa đơn": Hay gặp nhất. Nguyên nhân có thể do: Bạn nhập sai số hóa đơn/mã số thuế; Hóa đơn chưa được người bán khai báo lên hệ thống (cần liên hệ lại đối tác); Hoặc bạn đang tra trên sai cổng (ví dụ hóa đơn của tỉnh A nhưng bạn lại tra cổng quốc gia chung chung). Hãy kiểm tra lại thông tin thật kỹ và đối chiếu với bên bán.
• Lỗi đăng nhập: Token hết hạn, chưa cắm USB Token, hoặc cài đặt driver chưa đúng. Cái này thì phải kiểm tra phần cứng và phần mềm máy tính của bạn thôi.
• Tra cứu được nhưng trạng thái không như ý muốn: Ví dụ hóa đơn bị "Hủy" hoặc "Thay thế". Lúc này, bạn cần liên hệ ngay với người bán để có hóa đơn hợp lệ thay thế. Đừng chủ quan mà vẫn lấy hóa đơn đó vào sổ sách. Nếu bạn đang tìm hiểu về loại hóa đơn đặc biệt này, bài viết về cách tra cứu hóa đơn có mã cơ quan thuế sẽ giải thích rõ hơn về cơ chế xác thực này.

Giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp

Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng hóa đơn mỗi tháng lên đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn cái, việc ngồi tra thủ công từng cái trên Portal là một cực hình. Nó không chỉ tốn thời gian mà còn dễ sai sót. Đó là lý do các giải pháp tự động hóa ra đời.

Một phần mềm tra cứu hóa đơn tốt sẽ giúp bạn:

• Tra cứu hàng loạt: Chỉ cần upload file Excel danh sách hóa đơn, hệ thống sẽ tự chạy và trả về kết quả cho tất cả chỉ trong vài phút.
• Cảnh báo thông minh: Tự động báo cho bạn nếu phát hiện hóa đơn không hợp lệ, bị hủy, hoặc chưa được khai báo sau một thời gian nhất định.
• Lưu trữ và báo cáo: Tự động lưu lịch sử tra cứu, xuất báo cáo theo nhiều mẫu, giúp bạn dễ dàng đối chiếu và quản lý.
• Tích hợp với phần mềm kế toán: Dữ liệu tra cứu xong có thể đẩy thẳng vào phần mềm kế toán chính của bạn, tạo thành một quy trình khép kín.

Thực tế mà nói, chi phí đầu tư cho một phần mềm như vậy hoàn toàn xứng đáng so với rủi ro thuế và công sức bạn bỏ ra. Nó không chỉ là công cụ tra cứu, mà là một trợ lý đắc lực cho bộ phận kế toán. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các tình huống cụ thể khi tra cứu hóa đơn bán hàng trong bài viết này để thấy sự cần thiết của việc kiểm soát cả hai chiều.

Câu hỏi thường gặp về tra cứu hóa đơn điện tử tổng cục thuế

1. Tôi có thể tra cứu hóa đơn điện tử của bất kỳ công ty nào không?

Không. Bạn chỉ có thể tra cứu những hóa đơn mà trong đó bạn là người mua (MST người mua là MST của bạn) hoặc bạn là người bán (MST người bán là MST của bạn). Bạn không thể tra cứu ngẫu nhiên hóa đơn của một công ty khác không liên quan.

2. Thời gian cập nhật hóa đơn lên hệ thống Tổng cục Thuế là bao lâu?

Theo quy định, người bán phải khai báo thông tin hóa đơn lên cơ quan thuế chậm nhất là ngày thứ 10 của tháng kế tiếp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp khai báo ngay sau khi phát hành. Vì vậy, nếu tra không thấy, có thể hóa đơn chưa được khai báo, bạn cần chờ hoặc liên hệ người bán.

3. Tra cứu trên Portal có mất phí không?

Hoàn toàn miễn phí. Đây là dịch vụ công trực tuyến do Tổng cục Thuế cung cấp.

4. Khi nào nên sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn thay vì tra cứu thủ công?

Khi số lượng hóa đơn cần kiểm tra lớn (trên 50 cái/tháng), cần tra cứu định kỳ hàng tháng để đối chiếu, hoặc doanh nghiệp muốn tự động hóa quy trình kiểm soát nội bộ để giảm thiểu rủi ro và sai sót.

5. Hóa đơn tra cứu thấy "Đã sử dụng" nghĩa là gì?

Trạng thái "Đã sử dụng" thường ám chỉ hóa đơn đó đã được người mua (có thể là bạn) khai báo, sử dụng để kê khai thuế đầu vào. Đây là trạng thái bình thường của một hóa đơn hợp lệ đã đi vào sổ sách.

Kết luận

Việc tra cứu hóa đơn điện tử tổng cục thuế không còn là một kỹ năng "nên có" mà là "phải có" đối với bất kỳ doanh nghiệp nào trong thời đại chuyển đổi số. Nó là tấm khiên bảo vệ doanh nghiệp bạn khỏi những rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có. Bắt đầu bằng việc tra cứu thủ công trên Portal để hiểu bản chất, và khi công việc phát triển, hãy cân nhắc đến các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp để tối ưu hiệu suất và độ chính xác.

Đừng để đến khi cơ quan thuế gọi điện hoặc khi quyết toán thuế mới cuống cuồng đi kiểm tra lại từng hóa đơn. Hãy biến nó thành một thao tác thường xuyên, một phần trong quy trình kiểm soát nội bộ của bạn. Sự chủ động hôm nay sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian, tiền bạc và cả sự bình yên trong công việc ngày mai.