TT78 Về Hóa Đơn: Cập Nhật Mới Nhất & Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp

TT78 là gì? Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Chắc hẳn dạo gần đây, nếu bạn là chủ doanh nghiệp hay kế toán, bạn đã nghe nhiều về cụm từ "tt78 về hóa đơn". Thực ra, tôi cũng từng khá mơ hồ khi mới nghe thấy. TT78 là viết tắt của Thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2022. Nó thay thế cho Thông tư 32/2011 và một phần Thông tư 39/2014 trước đây, quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ.

Vậy tại sao bạn phải quan tâm? Đơn giản thôi, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến mọi nghiệp vụ xuất hóa đơn hàng ngày của doanh nghiệp bạn. Từ cách lập, sử dụng, quản lý cho đến lưu trữ hóa đơn điện tử đều có những điều chỉnh. Hiểu sai hoặc làm sai có thể dẫn đến những rủi ro về thuế, thậm chí là phạt hành chính. Tôi nhớ có lần một người bạn làm kế toán kể, họ suýt bị phạt vì dùng mẫu hóa đơn cũ sau khi thông tư mới có hiệu lực, may mà phát hiện kịp.

Nội dung chính của TT78 về hóa đơn bạn cần nắm rõ

Thông tư này khá dài, nhưng bạn không cần phải nhớ hết. Chỉ cần tập trung vào mấy điểm then chốt sau là được.

1. Quy định chung về hóa đơn điện tử

TT78 khẳng định rõ và chi tiết hơn về tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Nó được coi là chứng từ kế toán, chứng từ thanh toán hợp pháp nếu đảm bảo các điều kiện về tính toàn vẹn, xác thực nguồn gốc. Nói nôm na, hóa đơn điện tử giờ đây có giá trị ngang bằng hoàn toàn với hóa đơn giấy.

2. Các loại hóa đơn được sử dụng

Thông tư liệt kê các loại hóa đơn, bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác... và đặc biệt nhấn mạnh đến việc sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp bạn chưa chuyển đổi số, đây chính là lúc cần tìm hiểu về các phần mềm tra cứu hóa đơn và hóa đơn điện tử.

3. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân

Từ người bán, người mua đến nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đều có những trách nhiệm cụ thể được nêu rõ. Ví dụ, người bán phải đảm bảo hóa đơn điện tử được lập, gửi nhận đúng quy định và lưu trữ an toàn.

Những thay đổi lớn nhất trong TT78 so với quy định cũ

Đây là phần mình thấy nhiều người hay nhầm lẫn nhất. TT78 không phá bỏ hoàn toàn cái cũ, mà bổ sung và sửa đổi cho phù hợp với thực tiễn chuyển đổi số.

Việc bỏ thông báo phát hành là một thay đổi lớn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và thủ tục. Tuy nhiên, đi kèm với đó là trách nhiệm tự quản lý mẫu hóa đơn của mình cao hơn.

Lợi ích thực tế của TT78 về hóa đơn đối với doanh nghiệp

Nhìn vào những thay đổi, có thể thấy TT78 thực sự mang lại nhiều lợi ích thiết thực nếu doanh nghiệp biết tận dụng.

• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ: Hóa đơn điện tử giúp loại bỏ hoàn toàn chi phí giấy, mực in, kho bãi. Một doanh nghiệp xuất vài trăm hóa đơn/ngày có thể tiết kiệm một khoản kha khá.
• Tăng tốc độ và hiệu quả làm việc: Việc lập, gửi, tra cứu hóa đơn diễn ra tức thì. Kế toán không cần phải lục tìm trong kho hàng đống hóa đơn giấy nữa. Bạn có thể tham khảo bài viết về cách truy cập và quản lý hóa đơn điện tử toàn diện để hình dung rõ hơn.
• Minh bạch, giảm thiểu rủi ro: Dữ liệu hóa đơn được mã hóa và lưu trữ an toàn, khó thất lạc hay làm giả. Mọi giao dịch đều có dấu vết điện tử rõ ràng.
• Dễ dàng kết nối với cơ quan thuế: Hệ thống hóa đơn điện tử thường được tích hợp, giúp việc kê khai, nộp thuế trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Thách thức và những lưu ý quan trọng khi áp dụng TT78

Tuy nhiên, đi đôi với cơ hội luôn là thách thức. Việc áp dụng TT78 không phải lúc nào cũng suôn sẻ.

Đầu tiên là thay đổi thói quen. Nhiều đối tác, nhất là các cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ tuổi đời cao, vẫn quen nhận hóa đơn giấy. Việc thuyết phục họ chấp nhận hóa đơn điện tử đôi khi cũng tốn công.

Thứ hai là vấn đề kỹ thuật và bảo mật. Doanh nghiệp phải lựa chọn được nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, đảm bảo hệ thống ổn định, dữ liệu được bảo mật tuyệt đối. Sự cố mất điện, lỗi mạng hay bị tấn công mạng có thể làm gián đoạn nghiệp vụ bán hàng. Bạn nên tìm hiểu kỹ về các tiêu chuẩn bảo mật mà nhà cung cấp phần mềm tra cứu hóa đơn đáp ứng.

Một lưu ý nữa là việc đào tạo nhân viên. Từ bộ phận bán hàng, kế toán đến kho vận đều cần được hướng dẫn để sử dụng thành thạo quy trình mới. Nếu không, rất dễ xảy ra sai sót.

Giải pháp phần mềm hỗ trợ tuân thủ TT78 hiệu quả

Để vượt qua những thách thức trên, giải pháp tối ưu chính là sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp. Phần mềm không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng TT78 về hóa đơn mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình.

Một phần mềm tốt sẽ giúp bạn:

• Tự động hóa: Tự động lập hóa đơn từ đơn hàng, tự động gửi email/SMS cho khách, tự động lưu trữ và sao lưu.
• Tra cứu tức thì: Cho phép bạn tra cứu bất kỳ hóa đơn nào chỉ với vài thao tác. Như bài viết về cách tra cứu hóa đơn trên SmartSign đã chia sẻ, việc này giờ rất đơn giản.
• Tích hợp liền mạch: Có thể kết nối với phần mềm kế toán, bán hàng, CRM sẵn có của doanh nghiệp, tránh phải nhập liệu nhiều lần.
• Hỗ trợ đa kênh: Khách hàng có thể dễ dàng tải hóa đơn điện tử về từ nhiều nền tảng khác nhau.

Trên thị trường có nhiều giải pháp, từ của các tập đoàn lớn đến các công ty chuyên sâu. Bạn có thể cân nhắc các tiêu chí như chi phí, tính năng, độ ổn định và dịch vụ hỗ trợ. Một gợi ý khác là tìm hiểu về giải pháp TS24, một trong những lựa chọn được nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay.

Câu hỏi thường gặp về TT78 về hóa đơn

Hỏi: Doanh nghiệp tôi nhỏ, có bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử theo TT78 không?
Trả lời: TT78 không bắt buộc 100% doanh nghiệp phải dùng hóa đơn điện tử. Bạn vẫn có thể dùng hóa đơn giấy. Tuy nhiên, xu hướng chung là chuyển đổi số, và hóa đơn điện tử mang lại quá nhiều lợi ích về lâu dài. Cơ quan thuế cũng đang rất khuyến khích.

Hỏi: Tôi có cần thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế nữa không?
Trả lời: Không. Một trong những thay đổi quan trọng của TT78 về hóa đơn là bãi bỏ quy định này. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về mẫu hóa đơn của mình. Nhưng bạn phải đảm bảo mẫu hóa đơn tuân thủ các quy định về nội dung bắt buộc trong Thông tư.

Hỏi: Chữ ký điện tử thay cho chữ ký số có an toàn không?
Trả lời: Chữ ký điện tử được đề cập trong TT78 phải là loại đáp ứng các tiêu chuẩn theo Luật Giao dịch điện tử. Nó có thể bao gồm các hình thức như chữ ký số, chữ ký sinh trắc học... miễn là đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và không thể chối bỏ. Về bản chất, nó vẫn rất an toàn nếu được triển khai đúng chuẩn.

Hỏi: Nếu khách hàng vẫn muốn nhận hóa đơn giấy, tôi có thể xuất cả hai loại không?
Trả lời: Không. Theo quy định, một giao dịch chỉ được lập DUY NHẤT một hóa đơn. Nếu bạn đã lập và gửi hóa đơn điện tử, bạn không được lập thêm hóa đơn giấy cho cùng giao dịch đó. Bạn nên giải thích và hướng dẫn khách hàng cách in hóa đơn điện tử ra giấy nếu họ có nhu cầu lưu trữ bản cứng.

Hỏi: Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?
Trả lời: Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu là 10 năm, tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Tuy nhiên, nếu có tranh chấp, khiếu nại liên quan thì phải lưu trữ cho đến khi kết thúc việc giải quyết. Bạn nên chọn nhà cung cấp phần mềm cam kết lưu trữ lâu dài và có chính sách sao lưu định kỳ.

Tóm lại, TT78 về hóa đơn là một bước tiến quan trọng, tạo hành lang pháp lý rõ ràng hơn cho hoạt động thương mại điện tử và chuyển đổi số. Nó đem lại nhiều cơ hội tiết kiệm và tối ưu cho doanh nghiệp. Thay vì lo lắng, hãy xem đây là động lực để bạn nâng cấp hệ thống quản lý của mình. Bắt đầu từ việc tìm hiểu và lựa chọn một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn và hóa đơn điện tử phù hợp. Hành trình số hóa có thể có chút thử thách ban đầu, nhưng chắc chắn kết quả mang lại sẽ xứng đáng.